20世纪60年代以后的20年中,台湾企业界发生了许多大事,一些认为比较有发展的大企业,却出乎意料地倒闭了。它们可谓占尽了天时地利,然而一旦面对激烈的市场竞争,它们就失去了所有优势。那么怎样应对这种情况呢?依靠合理化管理,做好周密的计划是最好的办法。其次是人事费用、员工的薪资水平也在不断上升。薪资水平上引证明人们的生活水平提高了,但是对企业家来说好像并不是一件好事。毕竟成本增加了,对企业的发展就会产生影响。这样在企业发展过程中,就要重新制定合理的发展计划,以及生产计划。
企业在生产过程中,要分析各项开支即成本能否降低,以及应该产生多少利润等。同时要分析未来市场的可能变化,展望企业的前途。因此就要求企业制定中期计划和长期计划,对于未来可能出现危机时的应对方法都必须事前计划,准备周详。这样,企业才能抢占先机。
合理计划就是要合理利用时间。一项切实可行的计划就要严格控制时间,充分利用时间,在最短的时间内拿出最有效的计划来。
比如要修一条公路,如果计划合理,工程进展迅速,可能只要一年就完成了。相反,如果没有制定合理的计划,就会延长工期,这样既浪费了时间又浪费了资源。这就需要管理者进行科学分析,制定合理的计划。
如何计划呢?首先要问自己,要多少人员,从什么地方开始,用什么材料、什么工具可以做得又快又理想,技术方面要如何配合.要多少预算等等。然后再利用PERT的方法去计划、配合,免得停工断料,工程能够一气呵成,这就是比较科学的计划。
每个细节都做了合理的计划,并合理分配时间,将工程所有的细节综合起来考察,就能制定出总的计划,进一步能够计算工程时间。在施工过程中,严格按照时间标准来完成进度,就可以大大提高工作效率。
实践证明,计划就是管理,就是时间,就是金钱,这也就要求制定计划的人懂得如何充分利用时间。举一个简单的例子,有人要去看一位朋友,他就需要考虑一下:什么时间去最好?去了要带些什么东西?有什么安排?怎样坐车?路上大概要花多长时间?什么时间回来?甚至计划到穿什么样的衣服、戴什么样的领带等等,这些就是计划。
这只不过是一个生活中的简单例子,但在企业中想要做出一份计划就很有难度了。也正因为有计划才会有效率,所以在台塑,计划成了上至王永庆,下至每一个员工经常考虑的问题。
计划的重要性在台塑表现在许多事情上。有一次,台塑集团要买一块地皮建厂,也就是后来的前镇分厂。但当时那块地皮属于台糖公司,有二十几亩。商谈的时候,台糖同意出售,但当时这些土地正租给农民耕种。按照规定,只有农民放弃“优先承租之同意书”才能出售给台塑集团。
为了实现这个目的,王永庆出面请高雄市“地政科”协办,招集农民来开会,农民们开始不同意放弃优先权,最终王永庆花了50万才令他们放弃。当时台塑资本金才1200万元,花50万元向农民买权利,等于花去4.4%的资金。对于刚刚起步的台塑,这样的代价可以说够大的了。
当时,台糖有两位监察人,一位姓陈,一位姓叶,他们也要求分得一块地皮,王永庆拒绝了这个要求。为了报复,他们就向台糖公司提出说,台塑PVC工厂只要1亩多地就够了,买二十几亩大概是要转卖图利。王永庆为了平息谣言当时就提出一个条件,“在契约上写明所承购的地皮不得转卖,不得作其他任何用途”。
但这样的做法并没有让事情得到好转,五十几万元一分钱也没有拿回来。结果台糖公司硬是把前镇这块地皮分售给了旁人,零零散散卖了出去。最后,台塑集团花了很多钱才辗转买到手。
企业做到有计划还要顺应自然和社会的变化。台湾岛经常会有台风来袭,对于一些高楼大厦或工厂来说可能并没有损失。相反,对那些茅草屋来说就是致命的了。茅草屋里面住的是穷人,房子被水淹、倒塌,损失惨重,这就形成一种恶性循环。穷人变得无家可归,流离失所,社会就难以安定,就算是“政府”帮助重新建起来,下次台风仍旧会把它刮倒,这是社会的损失。但是面对同样的情形,新加坡和洛杉矶政府采取的措施是不同的,他们建起了抗震坚固的劳工大楼,由此做到了一劳永逸。
从这里可以看到台湾地区“政府”缺少计划,不能做到防患于未然。台湾“政府”若是有计划,懂得管理,台风来袭,也就不会有什么损失。为了躲避台风,台湾官方希望工厂疏散,这样也可以使各地均衡发展。这对企业来说是有利的,对社会来说也是很有益处的,这样城乡发展就会均衡。
所以说,欠缺计划就会造成损失。
王永庆说,忙就是盲。他认为,一个人如果总是忙,其实他就是在整天盲目地做事,效果不理想,还可能出现其他损失。
一个人每天应酬很多客户,这个来,那个来,一谈半小时、一小时,细想一下,空空洞洞,什么事都没有做,更多的时候是一些无聊的谈话。管理者在与人谈话时,应该要控制管理好时间,还要讲究谈话的内容品质。是简单扼要、长话短说,还是详细铺排、条分理析,以及重点在哪里,技巧如何表达,都要有逻辑有计划。
和朋友聊天也要控制时间,谈什么是随便的,最重要的是要有意义,而不是浪费时间,胡扯一些乱七八糟的事情。
王永庆的许多朋友经常说,太忙了,忙得不可开交,连休息时间都没有。这些话里表面上看似怨恨实际上却是一种假惺惺的自豪,好像忙是身份高、地位重要的标志一样。
王永庆跟别人说起这样的事情来,“他们总说自己忙,但是仔细考虑一下,忙得效果怎样呢?这恐怕他们自己也很难讲清楚,忙但是没有具体的成绩,那就是白忙了,这和盲目做事不是一样吗?”
忙表示没有计划,不懂分析,不懂管理,所以才会忙。忙就是盲,对事情不清楚,不知轻重缓急,没有秩序。这样就会造成很大的影响,有时会造成重大损失,甚至误人误事,其结果也可能会害了自己。若是有计划,不管事情怎么多,做起来就会从容不迫,有条不紊,秩序井然,轻重有别。
表格管理合理化
在成熟的企业里,一般都会出现这样一种情况:部门齐备,结构完整,但是不干实事,基本上是形同虚设。在管理上被称作是衙门化形式,这种管理上出现的弊端对企业是非常不利的。所谓衙门化,就是只注重形式不做实事。就像是古代的衙门,大老爷高高地坐在公堂上,下面的人们都屏住呼吸,不敢大声说话,连咳嗽都不敢。表面来看,大老爷也是在办公,但真正为百姓做的事情却很少,所以那衙门也就形同虚设了。有些企业的一些部门也如同县官衙门,虽有名但无实。
王永庆从开始创办公司就知道,当公司发展成一个大型的企业集团后也会出现这样的情况。所以,在其公司还没有成为集团的时候,他就将各项管理做到了面面俱到,以避免“衙门化”现象在台塑出现。
其实企业“衙门化”现象在欧美发达国家的企业也存在着。所不同的是,发达国家的企业是组织型的衙门化,而台湾的企业则是官僚型的衙门化,这就是管理的差距。很显然,组织型的衙门化要比官僚型的衙门化更有效率,因为组织毕竟还会偏向于管理,而官僚往往是独裁制,效率高与不高也就不言而喻了。
企业管理衙门化,还有一个很重要的原因就是企业所在地的政府的保护。台湾当局为什么要这样做呢?
因为同样的产品,台湾的企业就竞争不过国外企业,而当局为了保护本土企业不受到外来企业的“压迫”,才运用政策对本土企业进行保护。也正是因为此,当许多企业与外来企业竞争失败后,并没有从自身找原因,因为他们知道还有政府的保护能够让自己达到垄断的目的。
有先见之明的王永庆认为,当局保护不利于企业的发展,相反只会让企业开始对当局保护产生依赖,从而更加骄纵,这样的管理职能会让企业的发展越来越糟糕。王永庆很反对当局保护。在台湾,每两年都要举行一次所谓的“国建会”。就是“政府”邀请岛内外各行各业风骚人物,以及学者专家对经济建设与社会发展提建议,定对策。王永庆说,要防止企业衙门化的出现,就要实行规范化管理。对此,他的方法就是不断检讨表格和流程,来促进各项管理工作的规范化。而这一方法就是王永庆所说的表格化管理。
表格化管理,是通过对过去每个工作过程中留下的表格以及所有流程、制度,进行深入检讨、研究,来提高管理效率的方法。而这种管理方法的要旨就是要不断检讨表格和流程。管理者必须要对任何一个工作环节进行认真的分析和讨论,对工作过程的记录以及留下的其他一些证据不能有丝毫的马虎,如果不专心地研究这些表格,就不可能发现问题,更谈不上解决问题了。
据国外一个研究机构调查发现,每一个事故发生前都会有36种征兆,每个征兆又有很多的细节表现。而表格和流程管理就可以让人们注意到这些细节。可见,对于一个企业来讲,不断检讨表格和流程是多么的重要。
表格化管理要求管理者要将管理知识和实际工作联系在一起,做到融会贯通,这样才有效果。如果只是知道管理的一些名词,但对于如何实施却不懂或者没有深究,只是做表面文章,就很难达到真正意义上的管理。