完成一个项目，需要动用庞大的人力、物力和财力。任务繁重不可怕，就怕没有领会项目意图，便盲目行动。行动之前明确项目意图，找对方向感，才能避免浪费宝贵的时间、精力和有限的资源，确保项目管理的效率和效益。
1.“我究竟要做什么”
实施项目和打猎一样，首先必须明确目标在哪里，并清楚地认识到自己究竟需要做什么。如果连这两点都没弄清楚就开始行动，那么不仅不能完成既定的目标，还会白白浪费自己的力气，甚至误伤了自己的“同伴”，给整个项目团队带来灾难。具体来说，怎样才能弄清楚“我究竟要做什么”呢？
通常来说，项目目标不清，工作任务不明往往是由以下两方面原因造成的。
（1）领导没有交代清楚
如果项目经理在给项目成员交代任务时没有说清楚，那么项目成员自然不知道自己该干些什么。实事求是地说，领导交代不清或在布置项目时出现关键信息的遗漏等都会给项目成员造成“目标不清”“行动方向不明”等工作障碍。
（2）项目成员没有及时记录
俗话说“好记性不如烂笔头”，有些项目成员对自己的记忆力往往过于自信，即便是领导再三强调，工作重点需要手头记录，他们依然我行我素。这种缺乏及时记录的工作习惯很容易造成任务信息的遗漏或者记忆错误等。如此一来，在项目的执行过程中就很容易模糊自己的工作目标和任务，甚至对“我究竟该做什么”产生迷茫和无措。
【项目管理法】项目经理在接手项目后，必须要在第一时间弄清楚这个项目的目标是什么，自己究竟充当着怎样的角色，应该做些什么，只有明确了这些问题，才能顺利地制订项目计划以及进行项目分工等。
2.列出工作任务清单
不论项目大小，在实施和执行过程中都会涉及方方面面的工作任务，这些工作任务之间或存在时间上的先后关系，或呈现出并列态势，或某一工作任务是另外一项工作任务的基础和前提。面对关系如此复杂和错乱的工作任务，身为项目经理，在开展项目工作前必须要列一份工作任务清单，这种做法不仅有利于理清工作头绪，还能找到最佳的工作统筹办法。
（1）构思整个项目流程
接到项目后，不妨按照以往的经验以及常规的工作流程，设想一下这个项目应该怎样完成，并列出一个大致框架。一旦思路形成，就一定要拿笔清楚明确地记录下来，一方面可以有效避免遗忘，另一方面可以方便我们在原有的项目流程上进行不断的细化、修改，以便找到项目的最佳执行办法。
（2）学会分解整个项目
作为项目经理，既要学会从整体角度看待项目，又要学会用微观的角度来分解项目。只有把整个项目分解成不同的工作任务，才能根据各个工作任务去组建项目团队，才能把这些碎片化的工作分别交给不同的项目成员来共同完成。一般来说，项目经理分解项目的能力越高，其后期的工作任务分配也就越容易、越轻松。
（3）列清单时的注意事项
为了提高工作效率，在罗列工作任务清单时，要学会对工作任务进行适当的归类，比如需要借助技术外援的工作可以汇总到一起进行安排。此外，还要定期对工作任务清单进行细化和修改，随着工作的逐渐展开，及时对各项工作的进度进行必要的补充和记录。
【项目管理法】不管是大项目还是小项目，不管项目工作简单还是复杂，身为项目经理，都必须提前列一份工作任务清单，提前好好统筹一下需要执行的工作，只有这样才能对项目的各项工作任务进行科学、合理的分工。
3.确保项目文件无懈可击
撰写项目资料并不是一件令人愉快的事情，但对于整个项目来说却是一项必不可少的任务。项目文件就好比是整个项目的记忆，不管是在项目执行和实施过程中，还是在整个项目结束后，其所涉及的各类数据、规划、决策等信息都有重大的“查询”价值，因此项目经理务必要确保项目文件的无懈可击。
具体来说，撰写项目文件需要注意以下问题和细节：
（1）明确文件的内容和形式
关于项目的信息很多，其中有些有记录价值，有些则可有可无，因此，我们首先要明确哪些信息需要记录和保存。其次，文件的保存方式很多，既可以备份到移动硬盘，也可以刻录成光盘，还可以按照传统的书面形式列入项目宗卷，要从中选出适合自身的文件保存形式和载体。
（2）明确保存地点和查阅权限
项目文件的记录和保存主要是为了让大家查阅方便，因此既需要一个明确具体的保存地点，还需要设置一定的查阅权限。为了避免项目文件的丢失和机密信息的泄露，还要对文件的外带以及复制等做出明确细致的规定。
（3）进行编目、归类等以便查找
如果项目文件过多，信息又过于杂乱无章，那么在进行有效信息查询时无疑会耗费大量的时间和人力。为了提高项目文件的查找效率，必须建立一个具有强制约束力的项目档案目录以及分类标准等。
【项目管理法】在撰写项目文件时，一定要对信息进行筛选、核实、区分等，以免将小道消息、谣言、模糊性言论等非正式性文件收录到正规项目文件中，从而造成文件记录以及查询工作量的增加。
4.方向清晰，目标专注
项目要想顺风顺水地执行下去，就必须要有清晰、专注的实施战略，而不是毫无目的地乱冲乱撞。尽管有相当一部分项目经理是靠着自我摸索从“菜鸟”成长为“精英”的，但在如今这个竞争激烈的时代，我们根本就没有自我摸索、自我成长的时间和机会。要想快速成长为项目管理精英，就必须要有清晰的行动方向和专注的工作目标。
（1）项目领导讲究专注
作为项目经理必须要具备专注的职业精神，项目管理毕竟是“团队化”作战，如果三天朝东，两天朝西，那么整个项目团队势必会陷入方向混乱的“迷茫”状态，从而影响整个项目的进度和执行效率。战略是方向，只有明确了方向，本着专注的精神瞄准一个方向前进，才能形成资源聚合效应，并最终占据竞争优势。
（2）战略的及时传达
尽管战略是项目管理层面上的产物，但只有全体项目成员都清楚了该做什么、不该做什么才能朝着正确的方向快速前进。这就要求项目经理必须及时将战略传达给每一位项目成员。在传达项目目标和行动方向时，要本着“清晰”“具体”“有针对性”的原则，以便让每一位项目成员都能清楚地知道自己现在该做什么，以后该做什么。
【项目管理法】项目要顺利实施，就必须要有清晰、专注的战略，不论是在哪个项目实施阶段，战略都不能变得模糊，否则一旦战略出现问题，项目的执行必然会陷入困境之中，甚至最终迷失前进的方向。
5.确定项目流程的工作标准
项目流程的工作标准就好比是标尺，没有了标尺，对项目的掌控就会出现偏差，从而影响项目执行的效率和速度。作为项目经理，要想准确掌控项目的进度、判定项目的质量优劣，就必须要事先确定项目流程的工作标准。我们可以通过量化和细化来定义工作关键性环节的标准，这也就是常说的“SOP”。
（1）标准化作业程序
所谓SOP，即标准化作业程序，项目经理可以通过统一的格式和标准操作步骤以及要求等来描述任何一个项目工作任务，这样一来SOP的要点就能更好地指导和规范项目成员的日常工作。即便是一个缺乏经验的“新人”，有了这些关键的控制点，也能在标准作业程序的帮助下快速、准确、高效率地完成工作。
（2）强化项目成员的执行意识
再好的项目工作流程，如果项目成员不去按照标准化要求执行，那么一切都会无济于事。这就要求项目经理必须要强化项目成员的执行意识，确保每一个项目成员都会按照既定的项目流程来进行工作。人人都有逆反心理，怎样说服项目成员主动按照项目流程来行动，这就需要项目经理的运筹帷幄和处世技巧。
【项目管理法】项目流程好比是整个项目的骨架，如果一开始连框架都歪了，那么要想达到预定的目标就需要付出更大的代价和成本。因此，项目经理在确定项目流程时，一定要反复斟酌、多方验证，以确保项目流程的科学合理性。
6.界定项目作业流程
相信每一个项目经理对“返工”都深有感悟，它不仅会造成资源和时间的浪费，还会影响整个项目的执行进度。要想避免这种情况的发生，就必须提前界定项目作业的基本流程，只有这样才能最大限度地避免项目推进过程中因失误以及流程不合理等造成的“返工”。那么，作为项目经理，怎样才能清晰明确地界定项目作业流程呢？
（1）按照作业流程设置监控点
项目经理的精力毕竟有限，不可能事必躬亲，也不可能随时监控每一位项目成员的工作状态。作为项目管理者，一方面需要对项目成员的工作进行监控，另一方面又无法做到时时监控、事事监控，在这种情况下，按照作业流程设置监控点就成为既有效又节省管理成本的最佳监控方案。
（2）作业流程一定要完善合理
如果项目作业流程从一开始就存在漏洞或不足之处，那么必然会带来时间消耗的无效作业流程。因此，身为项目经理在界定项目作业流程时，一定要去除作业流程中的劣势，建立起细致、严格、科学、完善、合理的项目作业流程系统，只有这样才能高质量地完成项目任务，减少不必要的资源浪费。
【项目管理法】项目推进的过程是一个固定模式，只要界定了项目作业流程，项目经理就能更好地指导项目成员完成工作，不仅能按照计划展开项目进度，还能在此基础上提升整个项目的执行效率。
7.坚决去掉多余的流程
明明10分钟可以汇报完的工作，结果却洋洋洒洒说了不止一个小时，相信每一个项目经理对于这种情况都不陌生，无休无止的会议，大大小小领导的签字以及无可避免的“大企业病”……实际上，很多工作流程都是缺乏效率和意义的，只有去掉项目作业流程中多余、重复的部分，项目成员的效率才能得以提高。
（1）让复杂的工作变简单
项目规模越大，项目成员越多，项目作业的流程控制节点就会越多，殊不知过多的控制节点会增加工作内容的烦琐程度，甚至使得项目成员的大部分精力都纠缠于项目流程中，而忽略了项目工作任务本身。如果能让“复杂”的工作变“简单”，去掉那些不必要的流程，那么项目执行的效率自然能够得到大幅度提升。
（2）学会适当放权
项目经理越是实行“集权”式管理，项目流程的控制节点就会越多，反过来为了维持这种权利的集中，又不得不增加很多不必要的工作流程和内容。要想把复杂的工作变简单，把繁多的工作流程变精简，项目经理就必须要学会适当放权。只有把权利下放给项目成员，才能从根本上减少汇报以及审批、签字等工作流程，从而提高项目整体的管理效率。
【项目管理法】如果项目成员常常会无意识做出很多重复性工作，整个项目的推进和实施必然会陷入低效率的泥潭。为了提高项目成员的工作效率，必须坚决去掉那些多余的项目作业流程，只有这样才能把“复杂”变“简单”，把“疲惫”变“轻松”。
8.必要时重新设计作业流程
有些大型项目的工作流程光作业环节就数以百计，其中哪怕只有一个小环节排序不当，也会极大地影响整个项目团队的工作效率。因此，身为项目经理，要对作业流程进行重新设计或调整。
（1）要敢于推倒重来
有些项目经理在进行决策的时候往往过于优柔寡断，即便发现了整个流程的不合理之处，也缺乏全部推翻，重新设计作业流程的勇气。诚然，任何一个项目作业流程都是智慧的结晶，都耗费了很多的人力、物力以及资金等，但这并不能成为我们固执守旧的理由，毕竟只有丢掉了低效率的作业流程，才能有高效率作业流程的诞生。
（2）诊断流程中的问题
在重新设计作业流程之前，一定要对整个项目的工作流程进行全面、详细而又具体的诊断，只有通过诊断，才能发现流程中存在哪些问题，造成这些问题的根源又是什么，从而根据这些一线资料有针对性地改进项目作业流程或者重新设计流程等。
（3）流程诊断的5why分析法
所谓5why分析法，即“我知道什么”；“实际发生了什么，应该发生什么”；“关于流程异常我了解什么”；“查找原因时我需要做什么”；“流程异常的相关情况和倾向是什么”。只要清晰把握了这五个基本原则，就能够轻轻松松找到项目作业流程中的问题以及根源所在。
【项目管理法】原有工作流程中存在不合理的地方，那么就必须不惜一切代价地进行流程调整或重新设计，否则不仅会影响项目成员的工作效率，还会阻碍整个项目的发展和实施。
9.学会有节奏感地做事
与杂乱无章地开展工作相比，遵循一定的工作节奏和韵律显然更容易提高效率。在执行项目的过程中，任何一个项目成员都会遇到各种各样的工作“障碍”：突如其来的电话、项目经理临时召集的会议、项目客户的突然来访……面对这些意外的打扰，我们不可能视而不见，更不可能置之不理，但只要参与其中，原本的工作节奏就会被打乱，制订好的工作计划就会被迫推迟，如此一来不仅会降低工作效率，还会陷入消极应对和疲劳不堪的工作状态。因此，学会有节奏感地做事是十分必要的。那么，具体来说，怎样有条理地做事呢？
（1）公示忙碌时间
如果总有事情打扰，那么我们原本的工作时间就会被分割成N个小块，从而大大降低工作效率。因此，要想保持自己的做事节奏，就要学会公示自己的忙碌期，找出自己一天中最忙碌、效率最高的时间，并向大家声明在此时间段严禁打扰，如有来访者则另约时间。
（2）集中安排干扰事项
与其他项目成员的商讨，与项目客户的洽谈以及协商等都是不可避免的，为了提高工作效率，我们可以将这些小而杂乱，容易对本职工作产生干扰的事项集中到某一个时间段进行统一处理。这既能保证各项沟通工作的顺利进行，还能尽可能地避免在高效率工作时段被打扰，可谓一举两得。
（3）学会快速排除干扰
一般来说，人受到的干扰时间越长，对工作的影响也就越大。从个体差异的角度来看，任何一个项目成员的抗干扰能力都不相同，但抗干扰能力并非是天生或一成不变的，为了保证做事的节奏感，我们必须学会快速排除干扰。
【项目管理法】项目经理要对整个项目的实施和执行进度负责，为了按期完成项目，必须要帮助项目成员保持和谐的工作节奏，尽可能避免他们被过多的外界信息干扰，只有这样项目成员才能在有限的时间里高效率地完成项目任务。
