7.将已经到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；
8.将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部进行校对审核，并办理相应的报销或结算手续。
三、酒店原料、物资采购管理制度
1.物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，一般应该以酒店一个季度的消耗量为基准作为库存的底线。材料存量应以两月使用量为限，物料及备用品库存量不得超过三个月的用量。
2.坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的原则进行采购。
3.各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。
4.对于计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，才能进行采购。
5.凡购进物资，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。
6.对于高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。
7.从国外购进原材料、物品、商品等，凡需用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，才能进行采购，否则财务部拒绝付款。
8.对于不按上述规定采购者，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处理。
四、酒店原料、物资审查管理制度
1.物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损，应对自然溢损和人为溢损要分别作出不同的处理。
2.自然溢损
（1）物品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中出现的干耗或吸潮升溢，如食品中的米面及其制品、干杂货等，在升损率合理的范围内，可填写相应的升损报告，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目处理；
（2）超出合理升损率的损耗或溢余，应先填写相应的升损报告书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费”科目内处理。
3.人为溢损
人为溢损要查明原因，根据单据报部门经理审查，按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。
五、酒店仓库管理制度
1.仓库的种类
酒店的仓库一般有以下几类：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒仓、饮品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，动力部的油库、石油气库，建筑、装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。
2.物资验收
（1）仓管员对采购员购回的物品都要进行验收，并要做到一下几点：
（1）发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不进行验收；
（2）发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；
（3）对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收；
（4）对购进的物品已损坏的不验收。
（2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、型号、规格、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计。
3.入库保存
（1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；
（2）进仓的物品一律按固定的位置堆放；
（3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上；
（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。
4.保管、抽查
（1）对库存物品要经常进行检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。
（2）抽查
（1）仓管员要经常对所管物资进行抽查，检查实物与卡片或记账上的项目是否相符，若不相符要及时核对；
（2）材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，要查看账卡是否相符、账物是否相符、账账是否相符。
5.物资发放
（1）领用物品计划或报告：
（1）凡领用物品，根据规定须提前做计划，报库存部门准备；
（2）仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做好目录，准备好物品，以便取货人领取。
（2）发货与领货
（1）各部门各单位的领货一般要求专人负责；
（2）领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单价、用途等）并签名，仓管员凭单发货；
（3）领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单人账；材料会计一份，凭单记明细账；
（4）发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。
（3）货物计价
（1）货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出；
（2）需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。
6.物资盘点
（1）仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点；
（2）将盘点结果列明细表报财务部审核；
（3）盘点期间停止发货。
7.记账
（1）设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然；
（2）账簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立账户；
（3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再人账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得人账；
（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能人账，否则要退回仓管员补齐手续后才能人账；
（5）发出的物资用加权平均法计价，月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部各一份；
（6）直拨物资的收发，同其他入库物资一样人账；
（7）调出本酒店的物资所用的管理费、手续费，不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用；
（8）进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价；
（9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检疫费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调整暂估价，报财务部材料会计调整三级账；
（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；
（11）与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。
8.档案制度
（1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿；
（2）材料会计的档案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。
六、酒店原料、物资损耗处理制度
1.物资及原材料、物料发生变质、霉坏，失去使用（食用）价值，需要作报损、报废处理；
2.保管人员填报“物资、原材料变质霉坏报损、报废报告表”，据实说明坏、废原因，并经业务部门审查提出处理意见，报部门经理或财务部审批；
3.对核实并获准报损、报废的物资、原材料的残骸，由报废部门送交废旧物品仓库处理；
4.报损、报废由有关部门会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批；
5.在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。
七、酒店食品采购管理制度
1.由仓管部根据餐饮部门的实际需要，订出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购；
2.当采购部接到总经理审批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室需要各留一份备查，由仓管部根据食品部门的需求情况，定出各类物资的最低库存量和最高库存量；
3.为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物应该采取定期补给的办法。
八、酒店能源采购管理制度
1.酒店工程部油库应该根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出相应的季度使用计划和年度使用计划；
2.制定实际采购使用量的季度计划和年度计划（一式四份）交总经理审批，总经理同意后交采购部按计划采购；
3.按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及酒店的营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理；
4.当采购部接到工程部油库的请购单后，应立即进行报价处理，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。
5.超出季度和年度使用计划而需要增加的能源请购，必须另外填写请购单，且要提前一个月办理；
九、酒店仓库物资管理制度
1.酒店仓库的仓管人员应严查进仓物料的规格、质量和数量，若发现与发票数量不符，以及质量、规格不符合使用部门要求的情况时，应拒绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量报告。
2.经办理验收手续进仓的物料，必须填制“商品、物料进仓验收单”，以作为仓库记账的凭证，并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后，所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题，均由仓库负责处理。
3.为提高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理，应该采用隔天发料的办法来办理领料的有关手续。
4.各部门领用物资时，必须填写相应的“仓库领料单”或“内部调拨凭单”，经使用部门经理签名，再交仓库主管批准方可领料。
5.各部门的预计物资使用计划应在月底报送仓管部，临时补给物资必须提前三天报送仓管部。
6.物料出仓必须严格办理出仓手续，填制相应的“仓库领料单”或“内部调拨单”，并验明物料的规格、数量，经仓库主管签署，审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。
7.仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。
8.仓库应对各项物资设立“物料购、领、存货卡”，凡购入、领用物资，应立即作相应的记载，以及时反映物资的增减变化情况，做到账、物、卡三相符。
9.仓库人员要定期对库存物资进行盘点，发现升溢或损缺，应办理物资盘盈、盘亏报告手续，填制“商品物料盘盈盘亏报告表”，经领导批准，据以列账，并报财务部一份。
10.为配合供应部门编好采购计划，及时反映库存物资数额，并节约使用资金，仓管人员应每月编制“库存物资余额表”，送交采购部、财务部各一份。
11.各项材料、物资均应制订最低储备量和最高储备量的定额，由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划，采购部根据请购数量进行订货，以控制库存数量。
12.对于仓管部因未能及时提出请购而造成的供应短缺，责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购，而采购部不能按时到货，责任则由采购部承担。
十、酒店仓库安全管理制度
1.酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外，其他任何人未经批准都不得进入仓库。
2.因工作需要需进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理相应的入仓登记手续，并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后，出仓时应主动请仓管人员检查。
3.仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观。
4.仓库不准代私人保管物品，也不得擅自将未经领导同意的其他单位或部门的物品存入仓库。
5.任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品物资。
6.仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品。
7.一切进仓人员不得携带火种进仓。
8.仓库应定期检查防火设施的使用实效，并做好防火工作。
十一、酒店仓库防火管理制度
1.仓库内的物品要分类储放，库内要保证主通道与库存物资有一定的距离。货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。
2.仓库内的照明要采用60瓦以下的白炽灯，不得用可燃物做灯罩，不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备，化工仓库的照明灯具设防爆装置，仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。
3.仓库的总电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保护，每年要对电线进行一次全面的检查，如果发现可能引起打火、短路、发热和绝缘不良等情况，必须及时进行维修。
4.物资入库时要防止挟带火种，潮湿的物品不准入库。物资在入库半小时后，值班人员要间查一次安全情况，发现问题要及时报告。物品堆积时间较长时要翻堆清仓，防止物品积热产生自燃。
（第七节）酒店采购部常用管理表格
1.采购表
2.采购登记表
3.供应商商品明细表
4.供应商进货数量统计表
5.供应商变动表
