第一（节）现金管理
一、餐饮店现金管理的基本问题
1.钱账分开管理
（1）钱账分开管理，也就是管钱的不管账，管账的不管钱。餐饮店应配备专职或兼职的出纳员，负责办理现金收付业务和现金保管业务。这里一定要注意非出纳员不得经管现金收付业务和现金保管业务；在另一方面餐饮店也要规定，出纳员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权、债务账目的登记工作。
（2）管钱的不管账，并不是说出纳员不能管理任何账。出纳员在办理现金收付业务和现金保管的同时，兼登记现金日记账和编制现金日报表，由会计员登记现金总账；也可以由出纳员登记现金账（包括现金总账和日记账），出纳员编制现金日报表。但按《会计法》的规定，出纳员不得兼管稽核、会计档案保管、收入、费用、债权、债务账目的登记工作。餐饮企业只要严格遵守这一条即可。
2.现金差错处理
餐饮店在实际经营中造成现金差错的原因是很多的。有人为的责任性差错，如：故意漏记错记，隐藏或毁灭原始凭据等，也有事故性、技术性差错，如：核算错误等。处理时，餐饮店要区别对待。
（1）对于因出纳人员工作不认真造成的短款，无论金额大小，都要由出纳员个人赔偿，必要时可将其调离出纳岗位；
（2）对于玩忽职守，违反餐饮企业纪律，有章不循等原因造成的重大责任性差错，应追究失职者的经济责任，给予适当的处分，数额较大、影响严重的，应追究法律责任。
（3）对于一贯坚持按制度办事，工作认真负责，只是由于一时技术操作不慎而造成的长款或短款，如果金额较少，可在教育员工的基础上按“长款归企业、短款报损失”的原则处理；
（4）若由于当事人故意，或恶意侵占餐饮店现金，餐饮店可以做出解雇当事人，或选择送交公安机关等处理。
（5）对于一时查不清原因的差错，经负责人批准后，可将多余或短缺的现金列入“待处理财产损益”科目挂账，查明原因后再作处理，但不能长期挂账，要积极查处，尽快处理。
二、餐饮店单据管理
餐饮店在进行现金管理时，不仅仅要注意流入、流出的现金，而且要做好现金整个流程的管理。在这一流程中，单据管理的作用是不容忽视的。
首先，餐饮店可以通过设计合理的单据，达到信息记录清楚、工作高效的目的。为达到这一点，单据设计上应力求简洁、明了，字体不可过小，以便于出纳人员核算，也便于厨师认单。
其次，餐饮店通过单据管理，可以对工作中发生的问题进行及时的处理，纠正错误，减少不必要的误会。很多餐饮店经常发生单据记录错误，导致菜上错，或金额核算错误的现象。对单据管理设计一套内部管理程序.可以有效地减少不必要的麻烦。
1.餐饮店单据类别
这里所说的单据与前一章介绍的原始凭证有一定区别，是指与用餐收费直接相联系的一套餐单，虽属于原始凭证的一种，但并不包括全部的原始凭证。
（1）餐费账单
餐费账单是总服务台用于结算餐费时使用的，可以由总服务台工作人员填写，也可以由计算机打出。为了（节）约成本，一些中小餐饮店选择将取菜单和餐费账单合二为一，简化了工序。这种合并是很简单的。只需在取菜单中再加入金额一栏。如果餐饮店选择用电脑打印账单，则必须将两者分开。
（2）取菜单
取菜单一般是客人点菜，服务人员做好记录，厨师再按单做菜的一个标准。中小餐饮店可以设计成一式两份，由服务人员转至总服务台，再转至厨房一份。也有的餐饮店将其设计成一式三份，还有一份留在客人处，便于客人核对上菜与点菜是否有出入。
取菜单在设计上应力求简洁明了，便于辨认。服务人员在记录时字迹应尽量清晰，以免造成不必要的误会。
（3）收银员报告
收银员一般设在总服务台，在每天的经营结束时，应对当日的收入进行结算，制成收银员报告。收银员报告是餐饮店记账的基础，绝不是将数额进行简单的加总，应分类结算。这样做可以便于餐饮店及时了解当日提供服务的情况，针对顾客消费习惯，制定不同的价格策略，不仅为现金管理提供帮助，也为餐饮店其他各项管理提供方便。
2.单据的编号与控制
餐饮店除了准备好单据以外，还要对单据进行编号及有效地控制。规模较大的餐饮店可以选择使用收银机作业，并对餐单进行编号和控制。餐饮店在对餐单进行编号时应按照以下程序进行：
（1）预先进行编号
所有的单据都必须按顺序编号，即在印刷餐单时事先印好号码。如果让服务员自己填写，则加大了管理的难度。
（2）进行登记保管
未发放的单据应设专人保管；发放时，应将领用人，领出的张数，领出号码逐一登记，防止冒领。
（3）按顺序使用
餐饮店必须教育其员工按顺序使用单据。当日使用的第一张单据的号码必须连接上一天使用单据的号码，不得跳过某些单据，用后面的单据。一旦由于操作失误而跳过某一号码单据时，应由总服务台盖上作废印章，由前台经理审核签名，并保留这张单据，将其余其他单据一起上交。以保持单据顺序的连贯与完整。
（4）编码进行控制
所谓号码表是指账单号码的控制表。餐饮店可以利用号码表对餐饮单据填制及领用进行控制。在填制时，收银员应按单据编号逐张填在单据号码控制表上。已经取消或作废的餐具，其号码也必须标上注明。收银员下班时，应根据账单号码控制点餐实际使用张数，填写收银员报告下方的账单使用情况一栏，然后将单据号码控制表、餐单、收银员报告一起交到指定地方。
三、餐饮店单据路径控制管理
餐饮店收入的日常控制的主要手段是单据控制。所以必须设计和运用适当种类及数量的单据来控制餐饮收入的发生、取得和入库。在实际工作中，餐饮活动是在一个较大空间中进行的，服务及管理需要较多的人手，属于劳动密集型行业，每种商品服务的价格差异较大，有时还涉及回扣的核算，管理上难度较大。任何一单一环的不完善，就可能导致整个控制体系的脱（节），错误与舞弊可能随之而来，进而损害餐饮店的利益和形象。
1.单据管理中常见的错误与舞弊
（1）走数
所谓走数是指账单上的某一项目的数额或者该项目数额中的一部分出现流失。其作弊的手法也是多种多样。
改动菜单
比如在结算时把价格高的项目擅自改小，后者在开账单时，把实际消费价格高的项目改成消费价格低的项目，使实际收取的餐饮费用的价格大大小于应该收取的费用。
（2）漏记收入项目
在结算时故意漏记几个项目，以减少餐单上的餐饮费用总额。
（2）走餐
走餐是指不开账单，也不收钱，白白流失餐饮收入。当餐饮店服务员遇到自己的亲朋好友，或主动要求其亲朋好友来此用餐时，会发生这种情况。
走餐的作弊手法也有很多，如：餐饮店服务员与客人串通一气，客人用餐后，让其从容离去，而不向其结算餐饮费用；另外一种方式是客人实际消费的菜品式样多，而收银台收到的结账菜品单少，使客人少付款。
（3）走单
是指故意让整张账单走失，以达到私吞餐饮收入的目的。常采取的作弊方法有以下几种：
故意丢弃或毁掉账单，私吞相应的收入。
一单重复收账。通常一张餐单只能用于一个对象，收一次钱，但收银员或其他员工取出已收过钱的餐单向另一台客人收款，由于同一张餐单收了两次款，则可以把其中一份装入自己口袋。
不开账单私吞货款。
（4）错误情况
餐饮店的收入工作繁杂，计算汇总等环（节）很多，实际操作起来比理论上分析还复杂几分。因此，完全避免工作中出现错误几乎是做不到的。即使餐饮店完全杜绝了舞弊现象，也同样无法保证餐饮收入永远正确，差错时有发生。
餐饮店在单据管理中经常发生的错误有以下几种：
餐饮单据漏记或计算错误。
给与客人的优惠折扣记错。
餐饮单据汇总计算发生错误。
由以上分析可知，餐饮店加强财务管理与控制是避免错误与舞弊的有效途径。要做好这一管理就需要将物品传递线、餐单传递线、货币传递线协调统一。
2.物品控制管理
（1）餐饮店的收入活动涉及钱、单、物三个方面。三者的基本关系是：物品消费掉，账单开出去，货币收进来。在这三项内容中，物品是前提，因为如果客人不点餐，物品不消费掉，其余两者都是空的；货币是核心，因为所有控制都是围绕着款项收进而进行的，保证正确无误的收进款项，是餐饮服务业进行财务管理的重头戏；单据是关键，没有单据的传递很难将物品线与货币线连接在一起，管理和控制也就失去了依据。因此，涉及餐饮收入的管理基本程序，既要把握三者的有机联系，又要对三者分开进行考察和监督。
（2）在进行物品管理时，餐饮店应注意使经手物品的人不经手餐单和货币，而仅仅从事物品的传递，形成物品线；经手单据和货币的人又将单据和货币分开进行传递，形成单据线和货币线，从而形成餐饮收入的三条传递线进行运作。而每一条传递线又由许多紧密相连、缺一不可的传递条或传递环（节）组成。每向前传递一步，就对上一步的传递核查、总结一次，以保证每条传递线传递结果的正确性，最后将三个环（节）相互核对、比较，从而进一步提高了整个控制管理系统的可靠性。
（3）一般来说，餐饮物品的传递是指菜品自厨房取出开始，送经餐台至客人消费为止。从管理的角度上看，餐饮物品送到餐台上至客人消费掉，不能认为是完全的物品传递线，而应将这部分物品传到财会室计算出成本为止。在这一过程中，主要单据为“取菜单”。
3.餐单传递线
餐单在前面已经作了具体的介绍，餐单在传递时也应有一定的路线，以保证每一环（节）都服从管理的需要，方便检查核对。一般的餐饮企业的餐单传递线可以按以下步骤设计：
（1）收银员将取菜单的内容键入收银机（如果没有收银机的餐饮企业则开立账单），打印出餐饮单，并把取菜单附在其后，按餐台号码的顺序排放好，等待客人结账。如果服务员送来取菜单，则属于已打印出餐单的餐台。如果该餐台的客人又打算添菜，或增加酒水，收银员应按照服务员开来的取菜单上的餐台号，再键入收银机，按照餐单上面的内容打印餐单。
（2）客人结账时，打印餐单的下脚，即记下结账单的总金额。根据餐单的最后总金额向客人收款，并把结完账的餐单按编号放好。
（3）每班或每天结束时，根据餐单编制本班或本天收银员报告，并在收银机上打印出本班或本天的收入情况记录纸带，将此纸带与收银员报告核对后，连同餐单一起交到稽核处。
（4）稽核人员将一天的餐单及收银员报告全部审核一遍，制做出当日“餐饮收入日报表”，然后把餐单、收银员报告、当日餐饮收益报告一起交由稽核员，再进行稽核，有时，餐饮企业不必设立那么多的稽核员，可由物品线和餐单线的负责人相互稽核对方报告内容。
4.单据传递路径及规范
（1）收银员首先应根据餐饮单据向客人结账收款。有些餐饮店的结账收款采用柜台形式，即让客人自己到收银台付款。但现在较为正规，也是较为普遍的一种方式是餐台付款，既由服务员从收银台取来账单，把账单放在托盘上，送到餐台递给客人。
这种结算方式，一方面可以避免收银员直接接触客人，减少差错发生的机会；另一方面，餐饮店也为客人提供了全方位的服务，方便了客人。在餐单结算时，如果客人选择使用信用卡、挂账、支票或出示费宾卡等方式结账，收银员应严格按有关规定办理。
（2）收银员下班时，要填写交款信封，将现金装进去封存，放入指定的保险箱。
（3）出纳人员和检点人员一起打开保险箱，点收当日全部由收钼员提交的现金，并将其送存银行。
（4）餐饮企业应根据银行的回单，编制总出纳员报告，并把银行回单附在此报告上，交由稽核员审核。
四、抓住两个核对点
在上一（节）中，我们已经明确，要将餐单线、货币线和实物线结合在一起，就需要抓住两个点：取菜单与餐单核对点、餐单与货币核对点。
1.取菜单与餐单核对点
餐饮企业的收入稽核人员应将企业交来的取菜单与收银员交来的餐单进行核对，以检查或测试餐单上的项目是否与取菜单上的项目相符，即餐单是否完全根据取菜单的内容开立，有无遗漏。餐饮企业在实际操作中也许经常会遇见餐单与取菜单不相符的情况，这时应加以区别对待：
（1）这种不相符如果是因为客人在点完菜后加菜，厨房取菜单上的项目多，而餐单上的项目少，应及时通知客人，如果客人已经离去，则应视责任归属及时进行处理。如果属于当事人屡犯错误，则应给予一定处罚；如果属于初次犯错误或者责任归属难以确认，则由餐饮企业自己承担。
（2）如果在客人加完餐后，餐单上的项目多于点菜单，即后加的点菜单发生丢失现象，如果货币与餐单核对上，对餐饮企业没有发生实质性影响，则可对责任人进行警告等较轻的处罚措施，但应及时将丢失的餐单补全，并由有关负责人签字。
（3）如果客人没有加餐，而发生点菜单项目多于餐单项目，餐饮企业需要对其引起高度重视。如果是员工故意隐瞒或与客人串通。则应对其进行严重处理。如果属于核算问题，则应重新核算，并由管理者判断是否应进行处罚。
（4）如果客人没有加餐，而点菜单项目少于餐单项目，餐饮企业也应加以区别对待。如果货币与账单可以对上，对餐饮企业没有实质影响，这时如果属于客人多付餐费应及时通知客人，因为客人也许早已意识到自己多付了账款，但是碍于情面没有及时向餐饮企业提出；如果货币与账单无法对上，则可能有一部分货币被员工贪污了。例如，某员工可以利用工作之便，向顾客多收钱，自己取走多收的部分。当然，在内部监督机制健全的餐饮企业只有通过员工之间的串谋才能达到这一目的，而且，这时通过餐单检查可能已是无效的。
2.餐单与货币核对点
餐饮企业的收入核对员不仅仅要把取菜单和餐单进行核对，还应根据餐饮收入日报表中的现金结算数（有的餐饮企业将银行支票收入也包括在现金之中）与出纳员报告及银行存款回单等有关单据的数额进行核对，根据核对的结果，编制现金收入控制表，并对现金溢缺写出追查结果报告。餐饮企业在进行判断时也可结合上述判断方法进行：
（1）如果餐单金额少于货币金额，餐饮企业应查明是客人采用赊账、信用卡等其他方式，还是少收客人钱或结算错误。如果属于前者，只要总数对上了，可以不再细查；如果属于后者则应查清是有人故意还是结算失误，并追究当事人的责任。
