第一条本公司的文件打印坚持以下原则：有打印必要时方予打印，内部传递的简单请示报告或非正式通知及公告，在公司内部局域网络内公开即可，无须打印。
第二条如有对外发文的工作需要，由起草人定稿并校正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。
第三条凡属私人资料范围者，不得在公司打印、复印或用公司传真机递送。
第四条文印室工作人员对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室来拿取，不得延误。
第五条文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或公司管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
第六条文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。
第七条文印室工作人员初次违反上述规定的，给予批评并处50元以下罚款，屡教不改或给公司造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
四、企业邮件、函电收发制度
第一条全厂公私报刊、外来邮件、外发公启、函电由厂收发室负责收发。
第二条各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。
第三条每天下午××点以前，厂收发室应将当天外发函、电清点，累计送交邮局寄发。
第四条外来邮件一律经厂收发室签收分发。
第五条凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。
第六条一般公启函、电和厂内职工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信、报箱内。
第七条私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。
第八条不论公私邮件收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误，对国外来函应检封口、邮戳，如发现拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。
第九条凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。
第十条收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。
第十一条收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。
第十二条每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。
第十三条各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当面向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。
第十四条收发员应坚守工作岗位，法定节假日、应有人值班，周末休息应采取换休形式。
第十五条收发室内外应保持整齐清洁。
第十六条收发室由行政部门负责管理，其工作质量由行政主管进行检查、考核，并承担责任。
五、公文管理细则
第一条本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
第二条本公司公文，实行统一管理。公文的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。
第三条各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本公司应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。
第四条公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。绝密、机密文件打印一定要用专用磁盘。绝密文件只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅；机密文件按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档；秘密文件由阅文人妥善保管。
第五条公司发文的程序为：拟搞、审核（部门领导）、签发（公司领导）打印、发文、催办、立卷、归档、销毁等。
公司收文的处理程序为：收文、分文、传送、催办、立卷、归档。
第六条草拟公文应注意以下事项：
1.内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
2.反映情况要客观，实事求是。
3.文字要准确、精练，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
4.人、地、物名、引文及时间要具体、准确。
第七条各级领导对送来的公文要及时阅批。急件的，当天批复；一般文件的，三天内批复。
第八条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
第九条公司所有发文，发文单位应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总裁办档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。
第十条收文由总裁办公室统一负责。总裁办收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总裁办收回归档。所有文件发放，一定要有登记、签收手续。
第十一条公司发文，一定要由总裁办统一编号：
1.以公司名义对外发文，一律×××字（××年）××号；
2.公司党总支发文，用××党字（××年）××号；
3.以工会、共青团、妇联名义发文，用××政字（××年）××号；
4.公司监事会发文，用××监字（××年）××号；
5.董事局发文，用××董字（××年）××号；
6.董事局委员会发文，用××董×字（××年）××号；
7.董事局委员会所属机构发文，用××董××字（××年）××号；
8.其他管理部门的发文，用×××字（××年）××号。
第十二条红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。
六、图书管理制度模板
第一条本公司所有图书的购进、保管、整理、外借与归还等事务均按本制度办理。
第二条行政部相关人员应长期关注公司员工的学习及工作需要，为企业经营业务研究提供资料以及提高员工的素质，负责对图书市场的调查研究，寻找合适的图书。
第三条行政部必须每季度整理出一份图书目录，提供给各部门主管，并且按月把新进图书情况通知各部门。
第四条行政部购买图书应依照“图书购买计划”和各部门的实际需要来进行。
第五条购买图书的各个环节进行控制与检查权赋予行政部主管。
第六条行政主管制定购买图书预算，在接收图书时支付现金，结清图书书款。
第七条行政部设立专职图书保管员，对图书进行分类、整理与借阅工作。凡新购进的图书应贴上标签，进行编号。
第八条所有图书都必须按图书管理卡要求进行登记，注明购入时间、著作名称、作者姓名、出版社名称、出版年月以及其他必要的项目。并把卡片分类放入各索引柜内，以便检索。
第九条每册图书都必须附借阅卡及装卡纸袋，并把装卡纸袋贴在封底的内侧。
第十条所有图书都必须在封面、目录和第一页上，以及在图书中间的两三处，加盖企业印章。
第十一条所有新进图书，都必须在登记册上做好登记，写明新进日期、著作名称、作者、出版社、分类与编号、页数及价格等重要项目。
第十二条每年按图书管理卡，对书架中的全部图书进行一次清点与核对。保管员在清点与核对前，停止图书外借，并要求全部被借出图书都交回放上书架。
第十三条如果图书丢失，或者需要捐赠与处理，必须填写“报废、报损单”，向图书室主管做出报告，按上级主管指示行事。
第十四条必须经常整理图书管理卡，把已经不存在或被清理掉的图书的管理卡挑出来，单独保存。
第十五条本制度的制定、修改与废除，由行政部提议，常务董事决定。
七、资料室管理制度模板
第一条为规范公司资料管理，为公司员工提供进修、研习充分的资料保障，特制定本制度。
第二条凡有关公司业务及工作研习方面之资料，如《技术手册》、《零件手册》、《零件价目表》、《技术通报》、《技术图表》、《技术性刊物》、《参考书籍》及《技术性说明书》等，属本资料室管理范围。
第三条凡本资料室资料资料室内部统一管理，本资料室只对本公司员工开放，所有资料概不外借。
第四条资料的使用依照各部门的实际需要并提出申请，资料室工作人员根据申请适量供给之。资料发给后，各部门应由部门主管或指定人员负责保管。
第五条凡资料内容出现明显错误或已过时，行政部应予收回销毁，各部门不得自行处理或遗赠他人。
第六条资料室内所有现存资料，应依资料的性质予以分类后归档。
第七条资料因遗失或残缺不全导致无法使用时，行政部应即以内部联络函通知技术生产部申请补充。
第九条对于本公司员工业务研习及使用技术有直接帮助的参考书籍，各部门人员可以向行政部申请选购。
第十条凡对本公司员工业务研习及使用技术有直接帮助的技术性刊物（期刊），经部门主管和行政部主管共同核准后，由行政部订阅，经归档登记后寄发各相关部门。
八、图书借阅管理制度模板
第一条为营造良好学习氛围，丰富员工业余文化生活，提升员工整体文化素养，合理管制图书借阅工作，特制订此管理规定。
第二条凡本公司图书由行政部内部统一管理，图书室只对本公司员工开放，所有资料概不外借。
第三条行政部负责图书的借阅管理。
第四条图书室所有图书应由行政部专人编号登记入册，并编制目录卡供本公司员工查阅。
第五条每年1月、6月由行政部负责图书室的盘点与清查。
第六条公共参考图书、辞典、珍贵图书概不外借，如工作需要或其他原因必须借阅者则通过正常借阅程序且当天归还。一般书刊、报纸可随意阅览，但不能带出图书室或撕剪，阅读完毕后放回原位。
第七条每周二、周五15：00~18：00为图书借阅时间。
第八条公司所有图书借阅者仅限公司在职员工。员工在借阅书籍时必须先查览目录卡，做好登记，征得图书管理员同意后方可外借，每次最多借阅一册，最长时间不得超过2周，若未能读完需办理续借手续。
第九条员工在阅读过程中，应爱护书籍，不得在书中批改、圈点、画线、折角、涂写。如有破损或遗失处3倍以上罚款。
九、内部刊物管理制度模板
总则
第一条为使本公司内部刊物管理更规范，使本公司内部刊物起到应有作用，特制定本制度。
第二条本公司内部刊物之所有事务，包括编辑、发行与管理悉按本制度办理。
目的
第三条本公司内部刊物的发行可以使全体员工通过一个统一、正式的渠道了解公司有关经营活动的全部信息与情报。
第四条本公司内部刊物的发行可以大规模持久地进行职工间的沟通，增强职工间的团结。
第五条通过公司内部刊物的发行，为全体员工共同参与提供了一个平台，有利于提高全体员工的士气。
发行
第六条公司内刊物以公司名称为基本定语，然后加刊物性质名称。
第七条本公司内部刊物的发行日为每月的9日。
管理
第八条本公司内部刊物的总负责人为行政部经理。行政部经理必须明确制定编辑方针，对编辑会议及编辑主任传达编辑方针与意图、精神，把握编辑方向，并且在原则上确定公司刊物的主要版面与内容。
第九条内部刊物的编委由各部门派代表担任。
第十条编委会主任由行政部经理选拔并正式任命。
组织
第十一条编辑会议由编委会主任召集、主持召开，并就编辑计划、方针及举措等编辑、出版、发行与分配事宜进行审议与合议。编委会成员对此进行监督与评价。
第十二条公司内部刊物发行上的一切经费由本公司负担。但是，编委会主任必须在会计年度开始前，对全部及分项开支进行概预算，并向总务部长做出报告。
第十三条公司内部刊物原则上只向公司职工、管理者，以及员工家属进行约稿。但是，在有必要向外部第三者约稿情况下，必须经过编辑计划会议讨论做出决定。向外部约稿，须给予一定的酬金，由本公司负担。
第十四条编委会主任及编委成员的任期，原则上为一年。
第十五条公司内部刊物原则上免费分发给公司管理者、职工、家属以及公司外部的关系户，必要时可向其他外部机构与个人送发。
第三节企业文书管理实用表单
一、企业公文实用表格——请示
二、企业公文实用表格——报告
三、企业公文实用表格——决议
四、企业公文实用表格——决定
五、企业公文实用表格——批复
六、企业公文实用表格——通知
七、企业公文实用表格——通报
八、企业公文实用表格——公函
九、企业公文实用表格——送件登记簿
十、企业公文实用表格——收文登记簿
十一、企业公文实用表格——发文登记簿
十二、文件目录清单
十三、收发文日志
十四、文件签收簿
十五、信函寄发登记簿
十六、行文表
十七、往来信函登记表
十八、发文申请书
十九、打（复）印文件登记簿
二十、图书借出卡
二十一、图书借阅登记卡
第四节企业文书管理规范化细节执行标准
一、公文管理日常工作准则
文书管理应有既定的目标，并以此作为衡量的标准。同时，文书管理体系必须为各个部门提供相应的服务：
1.不论何时何地，只要公司需要，就尽可能提供准确、及时的信息。
2.维持一个能保证企业信息开发、存储、检索、留存和处置的有效系统。
3.保证企业的信息要求，进行有关文件、设备与程序的管理，制定标准和定期评价方法。
4.有效地控制和处理公司文书，帮助公司对其职员进行教育。
二、公文管理工作注意事项
企业文书是为完成企业组织目标而服务的，文书管理中应注意以下几点：
1.各部门要有专人负责文书的处理工作，建立严格管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育。文书传递过程中必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收（发）文簿检查归档，以防流失。
2.各部门工作中形成的文书，包括文件、会议记录、相关照片、图表、录音（像）等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，在有关人员核对整理后及时归档，各部门、经办人不得私自留存。
3.没有存档价值和没有存档必要的公文，经档案室鉴定，登记后销毁。
4.文书管理做到简便，即简化审批程序，减少传递环节，缩短文件流程。
