01 说话术 让5岁小孩子也能听懂的表达技巧
想想看，是不是自己在和上司或是后辈说话时，在不知不觉中会夹杂英语单词和专业词汇，或者是时不时会使用同龄人才了解的词汇？
这时，你有没有留意对方的反应？对方是否会一脸焦急地问你：“简单来说，到底是怎么一回事？”
我曾经跟随过一位上司，他在说话时总是秉持着“5岁小孩儿都能听懂”的原则。无论和谁对话，他都不会想当然地认为别人能听懂全部内容。
例如，在介绍一些大家都明白的工作内容时，他也会加上一些说明，同时尽可能地避开专业词汇，甚至还会举出例子方便大家理解。
他也经常跟部下说“请把我当成5岁小孩儿来跟我谈工作”。
人总是会有错觉，认为自己理解的东西别人也一定可以理解。让我们先舍弃这个思维定势。
不管谈话的对象是谁，只要我们把他当作“5岁小孩儿”，就会下意识地用“简单易懂的措辞”来向其解释问题。只要不断练习，你的沟通能力就能够得到显著提升。
关键在于说话时要注意“有耐心”“简单易懂”“紧扣要点”。刚开始时请务必每天尝试一次。
那些能立刻让对方听懂的对话内容会转化为工作成绩，这样它就会成为你的有力武器，和他人沟通时也不会出现障碍。
无论对方是谁，都要秉持着“有耐心·简单易懂·紧扣要点”的原则来展开对话。
02 对话 有意识地以YOU（你）为主语
“我很不擅长和别人谈话。我也不知道说什么才好，精神紧张，心怦怦地跳。如果遇到那种合不来的人，心情就更沉重了……”
职场上有很多人总是很发愁应该如何与同事或客户交流。
其实不用担心。我们又不是非要做“谈话高手”，没有必要强迫自己开口说话，其实最重要的是“倾听”。请尝试在谈话时集中精力“倾听”对方的话。
我曾经任职过的一家公司中，有一位上司总是被很多人围着谈这个谈那个。同事、部下等人会不间断地来找他。说得夸张点儿，他简直连喘口气的时间都没有。即便是刚返回办公室，还没有坐下，就又有人来找他说话了。
为什么大家都想找他说话呢？因为他是领导？不只是这个原因。因为即便是在私下里也常常有很多朋友来找他聊天。
我观察了一段时间后发现了一件事：这位上司在和别人说话时常常会用到很多以YOU（你）为主语的句子。
具体就是这样：
“你是怎么认为的？”
“这个想法真有你的风格。”
“你这个经历真有意思。”
一般来讲，人总是很喜欢和别人讲自己的事情。即便是不擅长讲自己的事的人也很喜欢让他人听听自己的意见，获得他人的认可，而这位上司恰好就是掌握了这一要点，所以大家都很喜欢找他聊天。
当别人主动来跟自己谈话聊天时，就相当于不断有信息主动涌进来，自然也能够收集大量的信息。
从对方口中获得信息的关键在于“认真倾听对方所说的话”。这是最重要的一点。
压抑住想要表达自己的想法的冲动，认真去听对方的意见。“你怎么认为？”“如果是你会怎么办？”，像这样询问对方的兴趣点，把谈话的主角让给对方。
这样一来，不仅你说话的负担就减轻了不少，同时也能给对方带来一个好心情。
不过，一味地听别人讲话，有时也会觉得很痛苦。这时候你可以在某些地方做出相应的附和，或是抓住间隙提出问题，引导谈话的方向，等等，这也是一种倾听方式。
应该将倾听对方的话和自己说话的比例控制在7:3。
事前调查对方的情况，能够让谈话变得更加有趣。因为掌握对方的一些情况后，我们提出的问题也会更具有针对性。
同时，对方也会因为你事前的准备而觉得自己受到了重视，会更投入地谈话。这样也可以让谈话变得更加轻松。
将谈话的主角位置让给对方，有关工作的谈话也会变得轻松。
03 失误 不怕麻烦，反复检查
“怎么回事！为什么犯这种错误！”
就算是像我这样经验丰富的秘书，也常常会被上司这样训斥。其实，人就是如此。越是告诫自己不要出错，不要出错，反而会因为紧张而不断犯错。结果被上司训斥得狗血喷头后，丧失自信心，心情也落到谷底……这简直就是“负面连锁反应”。如果不能立即调整好心态的话，甚至第二天上班也会感到厌烦。
但是，无论被训斥还是被批评，工作是不等人的。这时，我会反复对自己讲以下4点：
1.重新调整日程，分配好时间再开始工作。
2.制作“清单”，避免失误。
3.必须要做到“检查三次”。
4.即使失败也不要感到沮丧。
第一点就是在开始一天的工作前，首先确认自己的工作安排，分配每一项工作的大致时间，把握工作进度。如果后面出现因时间紧张而匆忙完成工作这种情况，也会容易发生错误。因此，合理分配时间十分重要。
第二点的“清单”，就是在纸上罗列出自己在平时工作中容易出现的失误。利用清单，筛选出自己遗漏的问题或是重复犯的错误，等等。虽然我们想要尽量避免犯错，但很多时候很难做到这一点。这时，我们就要利用清单，消灭错误。
第三点的“检查三次”。比如你要提交给上司一份重要文件。首先应该大致浏览一遍，检查内容。第二次要再多花一点时间阅读细节的部分，使用手或笔逐行逐句地阅读，也可以读出声音来检查。
第三次检查之前，先放置个3～5分钟去做“其他工作”，然后再进行最终的检查。这里说的“其他工作”可以是打电话，回复邮件或是和其他同事交谈，等等。
搁置一段时间的优点是可以暂时和需要确认的内容分离开，然后从全新的角度去检查内容。这样就能在第三次检查中发现前两次没有发现的小问题。
也许你会觉得时间紧张，无法做到一遍又一遍地检查。不过，一旦你养成“检查三次”的习惯，就会发现检查所花费的时间是非常少的。
有时，一个小错误会对工作整体造成很大的影响。同时也会因为这个小失误失去好不容易获得的上司和同事的信赖。
换句话说，这种看似“麻烦”的检查其实也是在保护自己。
最后一点也是最重要的第四项——不要感到沮丧。人总是在遭遇失败时就变得畏首畏尾。下一次遇到同样的问题，会因为过度紧张而出现更大的失误。因此，当你失败时，你可以这样对自己说：
“没关系，只是工作上的失误罢了，又不会要命。”
像这样，平复心情，调整状态，然后重新再来。
在任何时候都要做到“检查三次”。
04 会议记录 会议笔记要做到可以直接演讲的程度
会议记录就是会议内容的归纳总结。虽然会议记录并不是正式文件，也不会给客户看，但有时需要给上司过目。
公司内部用的资料虽然简单，但是每一份会议记录中都会有你完成这份记录的印记。所谓“笔记可大可小，可轻可重”。
如果是工作能力十分出色的上司，他们只要翻一下会议记录就知道部下的工作能力。我想大部分人都觉得“上司怎么可能凭借笔记就做出判断呢？”其实，正是因为会议笔记很简单，所以才越是要花大力气去做好。你的会议笔记是否简明扼要地总结了要点？是否能让那些没有出席会议的人在读过后能够了解所有的会议内容？
最重要的是你在何种程度上把握了会议的内容，是否有认真参与会议。
为什么会这么说呢？因为如果你只是“大致”地做会议记录，也就代表了你只是“大致”地听下会议而已。
并不是只有能够做出十分显眼的事的人才能够获得上司的认可。从日常工作中踏踏实实的态度中也能获得上下级的信赖，获得很好的评价。
从现在开始，请你做好会议笔记，而且要达到能够直接用来做PPT讲演的程度。这样自己的工作才能提高一个层次，做笔记的能力也会有所提高，这样对自己的工作也会有更多的帮助。
不断地做好简单的会议笔记，积累大量的经验，以后参加重要的会议或制作文件时，也能制作出优秀的资料总结，让周围的人和上司都对你刮目相看。
所有人都会浏览会议记录，会议记录的作用就是要让没参加会议的人也能够明确整个会议的内容。提高会议记录的完成度的两个关键点是：
1.将要点提炼成简短的关键词，简明扼要。
2.尽量网罗会议中所有的重要信息，但要精减文字量。
请不要忘记，你的工作远比你想象的要重要。
越是简单的工作，上司就越会注意结果。
05 统一处理 牢记“一心多用”是基础中的基础
据说从原始时期开始男性就不擅长同时处理多个任务。其实这只不过是因为男性没必要同时完成多个任务罢了。男性的能力主要体现在捕猎养家，抵御外敌入侵这些方面。
所以，男性并不是无法做到同时处理多个任务，而是没必要。其实男性也有能力完成多项任务。
为了完成多项工作，首先最重要的是“眼观六路，耳听八方”。同时，“大脑保持24小时高速运转”。要在平时的工作中养成观察周围情况的习惯。这样才能注意到有哪些工作还没有完成，以及遗漏工作，甚至还能提醒同事注意某些失误，增加帮助别人的工作的机会。尤其是注意到自己工作中的问题，能够提前把损失减少到最小。
另外，还应该充分利用上下班的通勤时间。例如，确认接待客户的酒店的地址、安排乘用车、思考如何推进下午的工作，等等，训练自己在工作时间内让大脑保持高速运转。
经常问自己：“除了我目前负责的这个工作外还能做什么？”并养成这种习惯。
提高工作速度的窍门就是除了运转大脑外，还可以不断活动自己的手、脚，以及身体的其他部位。也就是说要把自己的全身心调动起来，全力以赴地工作。
就像人们跑马拉松想快速跑完全程时，会有意识地加快双腿摆动的频率。跟这个感觉相似，大脑和身体是相互联系的，应该让两者联动起来一起工作。
“一心多用”可以让你在各种情况下快速地完成工作。
例如，本来准备加班做的工作却以很快的速度提前完成，还能开始准备第二天的工作。这种人就会获得“能快速完成工作”“有能力”这样的评价。
在工作中学到的同时处理多个任务的技能，也能为自己的生活带来很大变化。一次性做完多项工作，腾出来时间做自己的事，处理生活中的事也能做到游刃有余。
养成寻找是否还有我能完成的工作的习惯。
06 预先准备 通勤时间也是当天工作的准备时间
关于如何利用上下班的通勤时间这件事，做到上班和下班时间做180°相反的事是最为理想的。下班就是放松的时间，放松自己工作中紧绷了一天的神经，做一些自己喜欢的事。
但是，上班则是一天工作的开始，是非常重要的准备时间。是否能够充分利用这个时间，会对当天的“工作效率”带来很大影响。
在早上的地铁或公交中有些人会选择打游戏、听音乐来打发通勤时间。不过针对不想因工作的失误而被上司训斥的人，我并不推荐这样的做法。
无论游戏如何好玩，还是应该选择在下班时间玩。上班途中先做好当天工作的准备。
首先是确认一天的工作日程。思考有哪些工作需要做，依照什么样的顺序完成效率才会更高，是否遗漏了一些工作。
这时，用手机做记录可以避免出现遗漏。能用手机接收邮件的人应该尽量在到公司前大致浏览一遍邮件的内容。这样到公司后便可以着手应对邮件内的工作。
安排好当天的工作后，在脑中回忆一下是否有遗漏的工作。如果还有时间，可以浏览当天的新闻，了解国内外发生的事情。
不仅如此。地铁上的广告，别人正在读的报纸，等等，对我们有用的信息其实随处可见。即便是周围人的聊天内容可能也会为我们带来工作中的灵感。
请牢记：获得的信息越多，对工作就越有帮助。
通勤时间比较短的人可以早起15分钟来进行这个练习。
如果能够充分地利用通勤时间，会大大提高当天的工作质量。请尝试这个方法，相信你一定能亲身感受到它的效果。
早上的通勤时间就是用来准备当天的工作，并收集信息的时间。
07 惯性思维 工作状况瞬息万变，要抛掉“思维定势”
总是想着“我经常就是这样处理工作”，或是“某人就是这么说的”，其实是非常危险的。如果是第一次接触的工作，一定会有紧张感。但熟悉了的话，我们就不会太紧张了。也就是说在做“熟悉的”工作时出现了惯性，而惯性则会让人散漫。
如果工作上出现了变动，而惯性思维让我们依然是按照一般的方法去处理的话，一定会出现工作上的失误。
同样的，“那个人就是这么说的”也和“好像在哪儿读到过”一样，都是属于毫无根据的说法。就算上司真有这么说过，也要自己先去确认，这样出现糟糕的结果的话，也能够自保。
我有一个工作习惯就是“无论什么时候都必须亲自确认信息”。
实际上，这也是从很多次惨痛经历中得出的教训。想当然地认为“前辈都这么说过”“总是关照我的人也这么说过”，自己却没有积极确认，到最后才知道这些信息其实是错误的。结果不用说，自然少不了上司的训斥。
无论这个人多厉害，他提供的信息也不一定都是正确的。正因为如此，在任何情况下都要做到“亲自确认信息”，自己对自己负责。
亲自确认信息并不是不相信别人、质疑别人。而是心怀感激地接受别人带来的信息，在这个基础上“为了自保，才要自己去确认”。
每天都要完成的工作其实并不是完全一成不变的。因此，要把每天的每一项工作当成“新的项目”来对待，无论多麻烦都要自己亲自确认。无论多么有自信也不要“过度自信”，要认真地调查所有相关信息。
在这个基础上，每天带着不一样的心态去观察工作情况和工作伙伴，充分把握工作状况，仔细分析后作出应对。只需要花一点时间做准备，工作效率就能得到大幅度的提升。
抛开思维定势，亲自确认工作信息，提高工作质量。
08 自我管理 身体是工作的本钱，要做好健康管理
我们经常会听到一句话：健康管理也是工作的一环。
但遗憾的是，能够做好健康管理的职场人其实并不多。虽然大家工作繁忙，免不了持续加班，但是在忙碌的工作中，我们也应该抽出时间照顾自己的身体。如果是侧重体力的工作，可以注意三餐的营养均衡，补充维生素，少烟少酒，勤漱口，勤洗手，等等。这些看起来像是教育小孩子，其实比起小孩子，大人才更要注意自己的身体。
举个例子：
小A和小B在同一个部门工作。有一天突然接到一个紧急的重要任务。每天需要加班完成项目，在巨大的压力下，大家逐渐开始烦躁起来，雪上加霜的是公司里有很多人都患上了感冒。
小A是平时会借助饮酒来减压的人。但是小A总是一拿起酒杯就刹不住车。他抱着“小喝一杯”的想法，喝两三杯停不下来了，在加班的这段时间也没改掉这个贪杯的毛病。而小B也十分爱喝酒。不过他考虑到自己的身体状况，以及同事们的感冒。他将减压方法就从喝酒改为做运动，而且经常漱口，在饮食上也注意营养均衡，保持身体健康。
最后，小A果然染上了感冒，在身体状况极差的情况下，工作上也出现了很多失误。而小B的自我管理起了效果，没有被传染感冒，全身心地投入到工作中。两个人谁能获得上司的好评，也就不言自明了。
追求效率的公司并不会在意你的身体状况，以及是否有精神压力。虽然这是一个残酷的事实，但是工作不等人。
换句话说，只有那些认识到“自己的健康只有依靠自己来管理”的人才能获得工作上的成功。能够做好工作的人其实就是能够做好自我管理的人。为了做好应对突发事件的准备，从平常就要开始好好“管理自己”。
“自我管理”就是“工作管理”。
09 保存记录 使用一切手段保留记录，关键时刻可以“保身”
日本人有“相信他人”的美德，但是换成工作上的“信赖”时，就要多想一步。凡事都要注意“保留记录”。
如果省略了这一步，仅仅是凭借长期的信赖关系，只做口头约定或是做绅士协定的话，有时候会得到惨痛的教训。当然，这不只是针对客户或同行，在与公司内部的上司、同事、部下等人打交道的场合也要牢记这一点。
刚开始的时候可能会觉得“怀疑他人会让我感到于心不安”，其实“对方是不是觉得我在怀疑他”这种担心完全是多余的。
专业人员总是会把注意力放在工作上，无论什么事情都会做记录。只要用真诚的态度、热情的笑容以及自信心，相信一定能够将自己真正的想法传达给对方。
如果对方当场拒绝记录，或是表现出犹豫不决的话，就预示着本次对话中一定有陷阱或者危险的地方，尤其是这种时候，更要仔细地做记录。
具体来说，可以这样做：
用邮件整理电话中商量的事情之后确认内容，做好记录备份。
收据、凭证等看起来可能用不上的文件资料也要复印备份。
外出时，用手机拍照片给自己邮箱做备份。这就是带有日期的“记录”。
重要场合可以使用手机的录音软件或是用录音笔。
给对方打电话委托转达信息时，或是外出预约时要问清楚对方的姓名。
我再次强调一遍，并不是因为不相信对方才会做这样的事，而是为了在出现突发状况时，保护自己、保护自己的工作。还有一个好处就是可以避免浪费时间。
比如说给负责人发传真时，而负责人恰巧外出，需要我们委托别人转交传真。当负责人返回办公室后，我们打电话过去却发现对方没有收到传真。这时如果你知道自己是委托了哪个人转交传真，那么就可以直接告诉对方：“我拜托贵社的某某转交了”。对方也不用浪费时间去找传真，直接找那个人就可以了。
我私下里也养成了记笔记的习惯，而且这个习惯也发挥了很大的作用。希望你在平时的生活中也养成做记录的习惯，这样一定会给工作和生活带来很多帮助。
无论任何事情都要做好记录，这样可以减少工作中出现的问题，节约时间。
10 避免疏忽 再小的工作也要当成重要的事去做
越是工作出色的人，也越是会注意细节。他们总是秉持着“交给自己的工作没有优劣之分”的原则，认真完成每项工作。
因为他们知道，没有什么工作是不重要的，低估工作的重要性一定会给自己带来大麻烦。
“你到底花了多少时间啊。这点儿工作，闭着眼都能做完。”三年前就进入公司的K，在刚进公司的新人旁边这样说道。其实，平时K就觉得只有那些引人注目的重要工作才叫工作，其他都不值一提。他觉得自己有实力和能力，就应该被安排去做十分重要的工作，这种“自信”让他觉得交给他“普通”工作就是看不起他。
终于有一天，K的工作出错了。错误就出在他经常说的“谁都能做的”Excel的函数输入，而且这还是提交给客户的重要文件。更为讽刺的是，刚入职的员工在和他做相同的工作。这就是由于他过度自信，没有检查造成的后果。
结果自然少不了上司的训斥：“最基础的工作你都做不好，以后还能交给你什么重要工作吗？”
上司的话并不是没有道理。连简单的工作都做不好的员工，还如何让他负责重要的工作呢？
无论你身处什么样的环境，“不会基本工作的人就等同于不会工作的人”，这个道理是共通的。人一旦骄傲自大，就会犯下大错。K就是因为疏忽才犯了严重的错误。
工作上的事不分大小，只有紧急程度的区别，但是所有事都很重要。忘记了这个道理，就有可能吃大亏。
为了避免发生不可挽回的错误，请认真对待每一个日常工作。
工作有缓急，但没有轻重。
11 明天的准备 睡前反省一分钟，为明天的工作做准备
忙乱的一天终于结束了，我们下班时会长舒一口气。这时候一定要好好地奖励自己，表扬克服困难、努力工作的自己！可以去运动健身，和朋友逛街，或是在家悠闲自在地休息……总之下班就要换个好心情。
但是，当你休息好了，准备睡觉时，我有个小建议请你先听一听：
“请做好明天的战斗准备！”
“战斗”这个词听起来会稍微有点夸张，但是工作就是和自己的战斗。以游戏作比喻的话，就是挑战下一关。只要对自己说“好！明天也要努力战斗！”，你的心情马上就会不一样。
不管今天过得怎么样，明天你都有权利去翻开新的一页，回到起跑线，重新开始比赛。
因此，反省了一天的工作状态后，为自己加个油，再进入梦乡。
虽然这只是一件小事，但是能让第二天起床后的心情产生非常大的差别。
如果你在入睡前皱着眉头，想着：“真讨厌啊，明天又得上班”。那么，在第二天该起床上班时，总会觉得心情不好，很多事情也没来由地感到不顺利。有时候会赶不上地铁，碰见让自己心情糟糕的人之类的。
在前一天告诉自己“明天我还要努力工作哦”，那些让人头痛的问题也会顺利解决。心情不好的话，问题依然是问题，烦恼依然是烦恼。
对今天发生的事情做个简单的回顾，给自己开个小型的反省会：自己努力获得的成果要好好表扬自己，然后明天会继续努力。在入睡前的一分钟为自己加个油，明天又会是新的一天。
“今天的结束”就是“明天的开始”。意识到这一点后，在工作上也会做到张弛有度了。
睡前的一个小习惯能够改变第二天的工作状态。
12 投诉 用“捧杀”对付故意找麻烦的人
每个公司都会有那么一两个人喜欢“找麻烦”。但是有时候因工作需要还不得不跟他打交道，最可怕的是如果这个人就是自己上司的话，真是太糟糕了……这个时候我们应该怎么做呢？
用正面攻击法直接对付他？或者直接无视他的存在？实际上，当遇见这种人时，很多人都是憋在心里不说出来，最后因为压力过大而直接去了医院。
但是，真是没必要。我现在就给大家介绍一种能够立刻实践的好方法。
那就是“捧杀大作战”。
说实话，赞扬自己讨厌的人确实不是一件容易的事。一旦他出现在我的视线范围里，我就会僵住，笑不出来。再加上如果是对方主动来找自己，脑中哪里会涌出什么夸奖赞美的词汇呢，克制不住的话可能就一拳挥过去了……但是，你要先冷静下，平复心态，照我说的做。
如何对付像老鼠一样讨厌的课长？
当他早上嘟嘟囔囔地找你麻烦时，不用低声下气地说抱歉，而是带着微笑地对他说一句：
“课长，感谢您的细心指导。我一定会按照您说的努力工作！”
课长会觉得非常意外，同时也会停止找你麻烦。
下一个要对付的就是大家都避之不及的X女士。当她开始鸡蛋里挑骨头时，你同样可以这样说：
“X小姐，您连这种地方都能注意到，真是高手，太谢谢你了，我会注意。”
听到你反应如此迅速，回答如此坦诚，X女士一愣，准备说的话也默默地咽回肚子里了。因为她找不到可以攻击你的地方。
关键就是要做到两点：微笑着感谢对方，赞美对方。
为什么说这两点会有效呢？因为，那些喜欢找别人麻烦的人，同样对自己也有很大的不满。他们试图通过挖苦对方、贬低对方来抬高自己。也就是说，当他得到赞美时，自己的自尊心也相应地得到了满足。
同样，和聊不来的人聊天，只能越聊越累。可以假装自己投入地在听对方讲话。
另一点是“不要回应对方的话”。
因为，你越是认真回应，对方就越激动。
另外，作为职场修为较高的人，我建议你“试着听一下别人的牢骚”。有时候这些小怨言中也藏着很多对自己工作有帮助的信息。
不管是工作上喜欢挑毛病的同事，还是经常抱怨的客户，他们都可以成为提高自己工作技能的跳板。
在被挑毛病时别忘记“微笑和感谢”，这才是击退敌军的上上策。
13 虚张声势 一定要实现工作中的“大话”
你知道吗？工作中的“大话”其实非常重要。
一般来说，工作中的说大话就是指“用强硬的态度压制对方”，或是“不懂装懂”。但这并不是积极意义上的做法。
但是，一旦你学会“怎么去说大话”，你的工作质量将会有很大提升。
“说大话”其实并不是让你去做一些不可能完成的工作。它不是说让你把一贫如洗的自己吹成亿万富翁，听不懂法语却说自己精通法语。这只是吹牛皮。
我所说的工作上的“说大话”是指说一些自己认为自己能胜任和完成的事情，尽管在当时那个时间点还无法自证，依然放出豪言说“我能行！”因此，在“说大话”之前，要正确地分析现状，判断自己是否真的有能力实现自己的“大话”。
假如你还是判断自己能够胜任工作，就大声说“放心交给我吧！”，这才是真正的“说大话”。
这么做有很多好处：
1.因为你充满自信地说出这句话，周围的人也会更加信赖你。
2.沟通能力变强。
3.做出成绩后得到周围人的好评。
但是有一点一定要牢记。一旦你说过什么“大话”，就一定要说到做到。
一旦说出口，到最后，可不是简单一句“是我口误”就能推卸责任的。
即便是再怎么辛苦，加班到多晚，甚至住在公司，无论使用什么方法，都要实现自己说过的话。因为这关系到上司、同事对你的评价。
如果你能实现自己说过的话，这也一定会给你带来巨大的自信心。
“说大话”其实是获得高评价、增强自信的训练。
