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第14章 外脑的合力:组织智囊团(1)

1智囊团是人才和智慧的集体

奋斗目标若是缺少智慧的参与,成功的可能性几乎为零。反之,若是有许多人投入智慧在其中,成功的机率无疑会大大增加。智襄团就是成功智慧的一个主要内容。

所谓“智囊团”,就是选择一些学有专长、富有知识和才干的各类人士,把他们组织起来,为领导决策当参谋、出主意、想办法。这些智囊人物参与决策,有领导者和其他人不可替代的优势。他们有广博的专业知识,掌握着现代科学方法和先进技术,可以集中时间和精力去收集充足的信息资料,对决策问题进行深入分析和多方面比较。他们所处的特殊地位,使他们观察处理问题时容易做到客观、公正。他们既能为领导者决策提供一系列经过定性、定量分析和可行性论证的可供选择的方案,又能为领导者设计和调整实施决策的具体方案;他们既能收集、分析、筛选、整理信息,把有价值的信息迅速而准确地反映给领导者,又能进行科学预测,向领导者适时提出战略性的建议。可以毫不夸张地说,智囊团已成为现代领导科学决策中不可缺少的因素,没有智囊团参与的决策就不可能是科学的决策。

“智囊团”与其它组织和机构相比较,具有明显的特殊性,主要有以下几点:

第一,它不是行政机构。智囊团不承担日常行政事务,不介入日常管理工作,也不能对下发号施令。它的职能是为领导者决策服务,是向领导者提供信息、建议、方案,它的主要精力用于研究重大、长远的问题。因此,不能把“智囊团”人员当成行政人员看待,对他们采取同其它部门一样的领导方式。

第二,它不是领导者的秘书班子。智囊团是由各方面专家组成的“谋士”班子,是领导者的“外脑”、“思想库”,是专门为领导出谋划策的,完全不同于秘书班子。秘书班子是以领会和贯彻领导意图为使命的,并以领会和贯彻的准确性作为评价其工作优劣的基本准则。而智囊班子是以客观、科学的研究成果为领导者服务的,能提出多少真知灼见是评价他们工作优劣的根本标志。如果智囊人物只会看领导者的眼色行事,不敢指出领导者的错误主张,就不能成为智囊团。

第三,智囊团的工作具有独立性。智囊人物虽然是领导者的下属,要在领导者的委托和指导下进行工作,但现代智囊团是一个相对独立的研究机构。它的活动是从客观事实出发,依靠科学的论证和实验,得出符合实际的科学结论。它只尊重和服从真理,对事业负责,对自己的研究成果负责,而不管领导者的倾向如何,不只看领导者的眼色行事。

纵观中外的许多知名企业家,他们莫不注重智囊团的作用,他们都十分强调以人为本,充分调动人的积极性、创造性。中国著名企业家鲁冠球就是这样的领导者,他基于“企业即人”

的思想,在组织生产和开拓市场时,充分强调人的价值,重视对员工素质的培养,把“领导生产”这种传统观念转变到“领导人”这一新的管理观念,把思想教育重点放在培养员工应该“做什么样的人,活得才有意义”的高度上,让广大员工形成热爱企业,关心集体的观念。这种观念形成员工“想主人事、干主人活、尽主人责、享主人乐”的自觉行动。

2智囊一虑,减少千失

虽说是古有名言“智者千虑,必有一失”,但现代社会是个十分复杂的社会。政治、经济、文化各个巨大系统,纵横交织在一起,而现代科学技术和生产力的飞跃发展,又使社会中的各个系统处在不断的变化之中。面对着这样复杂的不断变化的社会,任何高明的领导者,单靠个人的能力都是不够的,还必须借用他人的力量,即发挥智囊人物或团体的决策参谋作用。因为凭借许多智者的“一虑”,有时可避免很多不必要的失误。

现代决策的特点正是“断”、“谋”分家。“断”

是领导者的决策,“谋”则是指专门智囊人物或团体为领导者决断而出谋划策,在领导者决策之前,智囊团积极地发挥作用,为领导者提供各种信息资料,拟定各种可供选择的方案。

现代领导者的决策离不开智囊团的参谋作用,在一定意义上甚至可以说,领导者的决策正是智囊团的“谋”的结晶。因此,任何一位高明的领导者都必须充分认识智囊团的功能,并积极发挥其作用。

智囊人物古已有之。我国古代就有所谓食客、谋士、军师、谏臣之称,这些人为当时的统治者出谋划策,安天下、镇国家、御外侵。历代统治者也都懂得,要巩固自己的基业和扩大自己的统治,单凭自己的能力是不够的,因而不少统治者广纳贤士、贤臣、谏臣,如秦始皇招纳李斯、韩非等人才。刘邦重用张良、萧何、韩信等贤士,刘备更是“三顾茅庐”,请求诸葛亮出山。这些历史上著名的谋士都为当时的统治者贡献了巨大的智慧。

现代智囊团就是从这些古代的智囊人物发展而来的。

智囊制度在国外也有着悠久的历史。

17世纪30年代瑞典国王古斯塔夫二世在他的军队中,以不正规的形式设置了咨询助手,在国王需要时,助手便发挥作用。17世纪中叶,法国路易十四的军队中,就有了参谋长的职位,他为军事首长出主意、想办法。19世纪初,普鲁士军事改革家香霍斯特,在军队中建立了参谋本部制,用参谋的集体智慧协助军事统帅进行决策,1828年上任的美国总统杰克逊,把一些杰出人士安插在他的周围,这些人虽没有官职,但对总统却有很大的影响,杰克逊常和他们在白宫的厨房内讨论国事,决定大政方针,被人们称为“厨房内阁”。

智囊人物虽然古而有之,但智囊团却是现代社会的产物。英国在1913年创立的咨询工程师协会,是现代智囊组织的雏形。第二次世界大战期间由于科学技术的进步,交战的双方在先进的军事技术的发展部署和运用方面,展开了竞争。美国把一些科学家和工程师集中起来参与军事机构,适应了军事的需要,取得了巨大成功。第二次世界大战以后,美国陆军航空队与道格拉斯飞机公司签署了一项合同,在道格拉斯飞机公司建立一个从事“洲际战争的广泛题目”的研究部门,为陆军航空队推荐运用于战争的仪器,这就是所谓的“兰德计划”,进而又成立了一个综合性的战略研究机构——兰德公司,兰德公司被称为西方世界“智囊团”

的开创者,现已誉满全球。随后,世界各国都建立了相应的智囊机构。

现代智囊团是领导决策过程中必不可少的机构。现代科学技术飞速发展,各种知识不断更新,领导者个人根本无法迅速接受所有的新知识,因此,需要智囊团予以帮助。有人统计,20世纪70年代以来的发明和发现,超过以往2000年的总和。18世纪知识的更新周期大约80年~90年,19世纪减少到30年,近50年又减少到15年,而当代某些领域内的知识更新周期只有5年~10年,自20世纪70年代以来,世界每年出版图书50万种,平均每分钟出版一本图书,而且各学科之间相互渗透和融合,各种新学科、边缘学科和新的理论层出不穷。在这样的情况下,领导者进行决策,没有智囊团的帮助是不可能的,任何一位有能力的领导者也难以作出合理的科学决策。正如前面所说“智者千虑,必有一失”,作为领导者日理万机,难免有考虑不周的地方,甚至在有些地方钻牛角尖,如果没有智囊人员的参谋就难免出现挂一漏万的情况,在处理重大问题时,也不可能对它的前因后果都了解得非常清楚。因此,任何高明的领导者都需要借助智囊人物的智慧。

3根据目标组装“外脑”

智囊团是由两个或两个以上的人,以和谐的态度和主动积极的精神,为共同目标齐心努力的团体。

智囊团原则使你得以把他人的经验、训练和知识所汇集的力量,当作是自己的力量一样加以运用;如果你能有效地应用智囊团,则无论你自己的教育程度或才智如何,几乎都能克服所有的障碍。

没有人能够不需要任何帮助而成功。毕竟个人的力量有限,所有伟大的人物,都必须靠着他人的帮助,才有事业扩展和成功的可能。

让我们先来看一下“火车列车员”的智囊团模式:列车长之所以能够使火车开往目的地的惟一原因,就是其他列车员认同并且尊重列车长的职权。如果,列车长未能适时地告诉司机火车出发的时间,乘客们会下车寻求其他可到目的地的方法,如果司机不遵守交通规则,很可能会发生致命的车祸……为了使你的智囊团发挥正常功能,你必须给团员清晰而且正确的指示,而团员也必须愿意充分与你合作,以下四个简单的步骤,可确保智囊团的正常运作。

(1)确定你的目标

使智囊团发挥功效的第一个步骤,就是设立一个明确的目标。(谁愿意搭乘目的地不明确的火车呢?)很显然的,如果你连自己的明确目标都还没有确定,是不可能进行其他工作的。

你必须确定智囊团的共同目标,就是你自己已明确的目标,或至少应该非常接近你的目标。

如果你已经写下自己的明确目标,以及达到目标的方法,则你对此一步骤应该就能驾轻就熟了。

写了智囊团的共同目标以及执行计划,可使你了解过程中的每一个环节,就像列车长不能同时收票、服务餐车旅客、不能驾驶火车一样,你也无法一人处理所有环节的事务,这时候你就必须运用第二个步骤了。

(2)挑选团员

挑选能帮助你达到目标的人,是件必须小心谨慎的事,你可能最后会发现,你原先挑选的人并不合适。你也可能在一段时间之后发现,有些意料之外的事情必须找人来做。在这过程中,尝试和错误是不可避免的,但是,如果你能时时把握住以下两项特质,就能更快挑选到适任的人才。

第一项特质是工作能力。切勿只因为你喜欢或认识某人,就把他选择为团员,虽然这样的人,会改善你的生活品质,但未必就适合智囊团;你最好的朋友,未必就是你所需要的行销专业人才,但或许他可为你介绍专业人员。

第二项特质就是和他人和谐共事的能力。不和谐的工作气氛,将会抵消智囊团的效率。虽然,这种情形可能不会立即发生,但却可能在输赢的关键时刻爆发出来。

卡耐基曾经讲过他找寻一位首席化学家的故事:经过全球探访后,他找到一位当时在一家德国公司任职的化学家,这位化学家的能力是无庸置疑的,于是卡耐基便和他签了5年的合约,但是不到1年卡耐基就和他解约了。

为什么呢?

因为这位化学家很容易发脾气,整个部门被他搞得一团糟,没有人愿意和他共事;而他也因为太计较小事而经常怒气冲冲,以致什么成就都没有。

你必须排除智囊团中的任何不和谐现象,各成员应毫无保留地汇整彼此的智慧,个人的野心(包括你自己的野心),必须臣服于执行任务以及达成智囊团共同目标之下。

清楚地了解智囊团的目标,有助于判断团员是否具备以和谐态度完成工作的能力。

你可能仍然必须调整智囊团的组织结构,但是,你也必须采取步骤创造团内的和谐。

(3)订定集会时间和地点

订定明确的定期集会时间和地点,以确保团员能不断进步,且借此机会解决智囊团所面临的问题。智囊团初期阶段的会议内容,可能涉及借重各成员的专业技术,来精确规划执行计划的议题。

塞缪尔·斯迈尔斯认为,随着智囊团的不断成熟和成员之间和谐气氛的增长,你会发现,这些会议会使各成员的脑海中激荡出一连串的构想。当团员共同工作一段时间之后,便会在会议中涌现出更多的令人兴奋的事情,而各成员之间也会愈来愈和谐。

想像一下一组业务代表开会的情形,他们可能会对共同目标做出决议,但是,如果能以一天或一个周末的时间,听取并采纳他们对计划的意见,以加强他们的坚毅信念,就能使他们免除情绪的压抑,并渴望达到目标。

切勿以定期会议取代成员之间的频繁接触,打电话、写留言条或是在走道上的谈话,都可以使成员获得会议时所需要的资讯,如此一来,便可在会议中迅速解决突发情况。

4高素质:智囊人物的时代特色

关于智囊人物的素质构成,不少成功学专家都有论述,归纳起来,主要有:第一,要事业心强。第二,要知识广博。第三,要头脑敏锐,思想解放,有创新精神。第四,要有严格的科学态度、缜密的思维能力和系统分析能力。第五,要掌握现代化的科学研究手段和方法。第六,要具有良好的文字和口头表达能力。第七,要能客观地考虑问题。这些见解无疑都是正确的,作为智囊人物的条件无疑都是必要的。但是,作为选择智囊人物的领导者仅仅把握住这些条件还无法实际操作。从实际操作考虑,领导者应从下述三个方面对智囊人物进行综合考察和选择:

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