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第49章 达到目的的高效能工具 (3)

(3)子目标实现之“和”一定是大目标的实现。大目标实现之“和”则是最终目的的实现。

3如何描绘你的目标树

首先,写下你的大目标和最终目的,然后思考实现最终目的有哪些策略,列出可能的策略并添加到目标树上的各级标框内。其实,这些子目标是实现大目标和最终目的的步骤,在达到最终目的之前,首先是大目标和子目标的达成。接下来,再考虑完成每个大目标的因素,这些因素就是多杈树的叶子了。这样,你的目标很快就被描绘成一棵“枝繁叶茂”的大树啦。同时,你的目的分析任务也就顺利完成了。

合理统筹

我们工作中的每一个环节都会点用时间,要想高效完成自己的任务,需要合理统筹,安排好工作中的每一个环节。“双管齐下”法是国内一家著名的管理资讯研发中心研究的一种时间统筹方法,它可以帮助你做好工作中各个环节之间的统筹,快速提高你的工作效率。

工作中有很多因缺乏统筹而造成效率低下的例子,比如复印文件就是一个很典型的例子。

今天,你有一大叠文件要复印,粗略预计大概需要一小时,实际上需要你真正动手操作的时间有多少呢?现在科技的飞跃发展,机器的先进程度早已不像古老的机器般需要我们由始至终守候,其实真正需要动手的时间,合计起来不过十来分钟而已。

而其他的50分钟,你是不是什么事情也不干,只是眼睛瞪得大大的,一味望着复印机发呆。而时间就是这样悄无声息地流逝了,你就白白将这宝贵的50分钟给浪费了。一天有多少个50分钟?你的人生可以有多少个50分钟可以让你挥洒?其实你只要留心一下,你就可以让这一段空挡时间得到利用。你可以在这50分钟内看看文件,搜集、整理一下资料,或者,打打电话联系有关的客户。

也许你会觉得,节约时间到如此挖空心思的地步实在太累人了。但是比起白白浪费时间,无法在上班时间内做完工作,你觉得哪个划算点呢?其实为了提高日常工作的效率,统筹安排多项工作并进是很重要的。国内外的成功人士在利用和支配时间上常常运用“双管齐下”法,巨大的成就产生往往缘于灵活运用有限的时间。因此,不妨在工作中学会实用“双管齐下法”,合理地安排好自己的每一项工作。

关于“双管齐下法”,这里有一个很好的实例。著名的管理咨询师林和忆起自己的中学生活,他认为当时的课业安排就是一个统筹策略的好例子。林和曾在国内一家知名的中学就读,这所学校素以音乐闻名,每年全国高中音乐比赛都名列前三名之内。高中三年里,喜爱音乐的他也一直是混声合唱团的成员之一。

合唱团练习的时间是每天三点到六点,天天如此,即使是到了高三,高考迫在眉睫的时候也没有间断过。每到全国合唱比赛之前辛苦练唱到七点的情形,林和至今仍然记忆犹新。

你可能会有疑问,这样练习不会耽误功课吗?然而在合唱团指导老师独特训练法的引导下,参加合唱团的学生的成绩并没有因此而落下。因为在每次训练前,指导老师都会提醒他们在练唱时务必记得把功课带过来。

由于是混声合唱,所以练唱有一起合音的时候,也有部分练习的时候。合唱分三部,所以其中唱一部的同学练习时,唱其他两部的同学就可以休息,他们就利用休息的时间看书。

在这个时间段内,既可以写作业,也可以准备考试。如果连续练唱三小时的话,嗓子一定会哑,所以间断地休息是非常合理的。就算是读书三小时,其间也是需要休息的,因为人的精力有限,完全没有休息的话,效果肯定会打折扣。因此,在同一时间内,让音乐与读书并进,一点儿痛苦也没有。甚至,就读书的立场而言,音乐还可调节心情。这样的读书效果远远超过三小时死钉在书桌前念书的效果。

也许最好的合唱练习法是当某一部在练唱时其他几部也应该专心听才对,但至少就效果而言,音乐与读书并进术的成功,是绝对可以确认的。

如果不把功课带到练习场所,高三的同学恐怕都会因为担心功课而坐立不安,无法进入状态进行练习,指导老师的安排却使同学们能两者兼顾。从当时的经验里,可以深深体会到同时处理—件以上的事情,也就是双管齐下法的可行性与重要性。

例如有一天,部门主管让你起草一份报告,并要求你一天时间内完成。其中查阅资料需要2小时,找3个人了解情况共需2小时,事前各需准备1小时,找两个人统计数据各需3小时,草拟报告需4小时左右。接到这项任务后,你不停埋怨:2+2+1+1+3+3+4=16(小时),而一天的工作时间才8小时,怎么可能做得完?主管不是不会运算,就是故意为难你。

其实你的想法都错了,其实你的上司的用意就是想考考你,看看你的工作效率高低。如果你是一名善于利用“双管齐下”方法统筹安排工作的人的话,达成目的就不是难事。

最合适的操作方法是:

1上班后通知有关人统计数据,同时通知要向其了解情况的人做好准备。

2用两小时查阅资料。

3找被访者了解情况。

4中午之前将上报的统计数据进行审查,若发觉缺漏,再行补充。

5利用下午时间草拟报告。

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