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第36章 惜时如金——成大事当珍惜时间,只争朝夕(3)

时间像是海绵,要靠一点一点挤;时间更像边角料,要学会合理利用,一点一滴的累计,会得到长长的时间。

那时杰克大约只有14岁,年幼疏忽,对于卡尔·华尔德先生那天告诉他的一个真理,未加注意,但后来回想起来真是至理名言,尔后他就从中得到了不可限量的益处。

卡尔·华尔德是他的钢琴教师。有一天,给他教课的时候,忽然问他,每天要花多少时间练琴。他说大约三四个小时。

“你每次练习,时间都很长吗?”

“我想这样才好。”杰克说。

“不,不要这样。”他说,“你将来长大以后,每天不会有长时间空闲的。你可以养成习惯,一有空闲就几分钟几分钟地练习。比如在你上学以前,或在午饭以后,或在休息余暇,五分、十分钟地去练习。把小的练习时间分散在一天里面,如此则弹钢琴就成了你日常生活的一部分了。”

当他在哥伦比亚大学教书的时候,他想兼职从事创作。可是上课、看卷子、开会等事情把他白天晚上的时间完全占满了。差不多有两个年头他一字未动,他的借口是没有时间,这时,他才想起了卡尔·华尔德先生告诉他的话。

到了下一个星期,他就把他话实验起来了。只要有五分钟的空闲时间,他就坐下来写作一百字或短短几行。

出乎他意料之外,在那个星期的终了,他竟积有相当的稿子了。

后来他用同样的方法积少成多,创作长篇小说。他的授课工作虽然十分繁重,但是每天仍有许多可资利用的短短余闲。他同时还练习钢琴。他发现每天小小的间歇时间,足够他从事创作与弹琴两项工作。

利用短时间,其中有一个诀窍,你要把工作进行得迅速。事前思想上要有所准备,到了工作时间来临的时候,立即把心神集中在工作上。

卡尔·华尔德先生对于杰克的一生有极其重大的影响。由于他,杰克发现了如果能毫不拖延地充分利用极短的时间,就能积少成多地供给你所需要的长时间。

向时间要效益,合理利用时间就是与时间争夺宝贵的生命。“忙里偷闲”,会这样做的人,才是会生活的人。

7.惜时如金

我们的生活是以时间的单位为单位的,如果我们要在有限的生命中有所作为就必须惜时如金,用最少的时间做最有价值的事,这是我们成大事必须遵循的原则。

节约时间是基本的运筹原则。从时间中节约时间,用尽可能少的时间,办尽可能多的事情,学习到更多的知识,从而极大地提高效率。恩格斯指出,利用时间是一个极高级的规律。古今中外许多成大事者都想方设法把一般人不屑利用或难以利用的时间利用起来,下面是成大事者总结出来的一些从时间中去找时间的切实可行的方法:

(1)拒绝拖拉

办事要拒绝拖拉、疲沓,以免误事。英国著名的《帕金森定律》一书中有一段生动的描述:“一位闲来无事的老太太为了给远方的外甥女寄张明信片,可以足足花一整天的工夫。找明信片要一个钟头,寻眼镜又一个钟头,查地址半个钟头,做文章一个钟头零一刻,然后,送往邻街的邮筒,究竟要不要带雨伞出门,这一考虑又去掉了20分钟。照这样,一个忙人在3分钟里可以办完的事,在另一个人却要一整天的犹豫、焦虑和操劳,最后还不免累得七死八活。”

有的人在工作中稍不如意,就放下不干了或等待明天再干,这样一拖再拖,就有很多的事情给拖拉下来,而时间却悄无声息地流失了。如果你有这样的习惯,那你就是在浪费自己的生命。

对付拖拉,有三种有效对待的办法:

第一,养成良好的习惯

许多人的拖拉,是因为形成了那样的习惯。对于这样的人,无论用什么理由,都不能使他自觉放弃拖拉习惯。因此,需要重新训练,培养他们良好的积极工作的习惯。

第二,确定工作的重要程度

一个人再拖拉,到了非干不可的时候他就不得不干了,正如房子着火了,他就不得不迅速逃生一样。明白了工作的重要性,他就不会再拖拉下去,以免造成危害和其他人的不满。

第三,委托他人

有的时候,你拖拉的原因也许是你不喜欢做,这或许与你的个性或专长有关。这时候,你可以把它委托给别人去做。这样,事情也做了,你也不拖拉,对双方都是件好事。

(2)消除“时间瓶颈”

所谓时间瓶颈,就是浪费时间多半源于单位的领导或家长、教师,正如瓶颈多半位于瓶的上端一样。要解决这个问题,必须根据不同的对象,采取相应的对策:

①对“听而不闻”的人

应采取以下办法:慎选谈话的时机,不要在他繁忙或心绪不佳的时间与他联系;谈话时开门见山,单刀直入;先尽量指明与他谈论的事对他的利害关系;一旦发现他听不进你的话语,则尽快结束交谈,另找时间再谈。

②对见异思迁的人

应多作询问,让他在解答时发现问题,通过研讨,迫使他改变主意,并决定工作次序和完成工作的时限,尽量避免中途变卦而浪费时间。

③对以你为听众的人

应尽量不发问,一边听,一边思考,在听话过程中,显示心事重重的态度,有礼貌地打断他的话,提出问题,共同研讨。

美国威斯汀豪斯电器公司前任董事长兼总经理唐纳德·C·伯纳姆提出了提高效率的三原则,这就是当你处理任何工作的时候,都要提出三个“能不能”的问题,以达到节约时间的目的。

第一,能不能取消它?

那些完全不必去做的事情,那些完全不必应酬的交往,应该决然“刹车”。“有所不为,而后有所为”不怕舍弃一些什么,才能得到一些什么。

第二;能不能与别的工作合并?

这就叫合并节约时间法。把能够合并起来的事尽量合并起来办,一举两得,无形中提高了效率。星期日去探望友人、同学,不妨在途中顺便跑跑书店。

第三,能不能代替它?

为了达到某种目的,用费时少的办法去代替费时多的办法,殊途同归,可以节约很多时间。打电话同写信一样可以达到互相交流、传递信息的目的,但打电话可少费时间;骑自行车办事快就不要走路;看电影与看电视都可达到娱乐的目的,在家看电视就可节约路途往返的时间。由此可见,最简便的办法往往包含着较高的效率。

一项大的工作可以首先分解成若干小的部分,然后对每个小部分再问三个“能不能”,提高效率的途径就更会逐步显现出来。

(3)安排时间表

既然合理的利用时间可有效地提高工作效率,有助于事业的成功,我们就应该在自己的日常生活中制订一个可行的、适宜自己的待办计划表。在待办计划表中,要注意以下几点。

一份计划时间表,首先应该简单明了,使你在百忙中随意瞄几眼,就可一目了然,明白马上需要做什么事。

①依赖记忆

在睡觉之前想想第二天的工作是个很好的方法。在确定所有的工作后,人就可以安稳入睡,不会满脑子胡思乱想。

利用记忆记住你的工作之后,你的脑子就会想尽一切办法去解决问题。有时候当我们的问题存在于脑海中时,睡梦中会突然跳出一个理想的解决之法,也就是人们所说的有所思就有所梦。当我们真正地利用了我们的潜意识来解决问题时,我们就会发现,它的作用是惊人的、不可思议的。

有了计划,潜意识就要完成它,而记忆会替你完成。人脑就像一个平行处理器,许多工作在脑中可以同时处理,一旦记下了一定的事物,大脑就会把它转移到潜意识中,不知不觉地开始研究解决它的办法。

②适时检查计划表

有了计划表,是否严格地执行了,还需要适时地检查。晚上睡觉前,再翻一翻你前一天的计划表,看一看你执行的情况和进度,会有助于你来日工作的安排和完成。

学生都知道,英语中的英语单词是最难记忆的。其实,如果你制定一个计划表,每天完成十个单词的记忆任务,定时检查,督促保证完成,那么一年过去,你就可以掌握3650个单词,两年之后,你所记的单词已足够你日常生活中的对话、写作和运用了。一天记十个并不难,难的就在于一丝不苟地坚持下去。因此,光有计划表是不行的,还需要适时检查,督促计划表的按时完成。

③限制计划数目

每个人的精力是有限的,运用有限的精力去做无穷无尽的事是不可能的。人在极限劳动的情况下,也很容易导致意想不到的损害效果,因此,限制一天中的计划数目,可在自己身体力行的情况下进行科学的调整,使自己处于一个协调的工作环境之中,既可完成工作任务,又不影响身体健康。

最好的办法是在下班前几分钟,拟定第二天上午的工作表。成功的高级经理人员谈到,这个方法是他们做有效的时间管制计划时最常用到的一个。如果延到第二天上午再列工作计划表,就容易草率,因为那时已经有了工作的压力,工作表上所列的,常常只会是紧急事务,而不是重要的事项。

(4)养成有计划工作的习惯

在棒球比赛里,胜利取决于跑回本垒的次数。只跑到三垒,并不能因为跑了3/4的路程而得分。

工作也是这样。能够开始当然很好,继续做下去也不错,但是不到完成,你就不算做了你开始做的事情。很多人有一种把一件工作“做了一会儿”,然后又放在一边的习惯,还欺骗自己相信工作已经完成。

这样是很浪费时间的;因为你常常不会再回头去做这件工作,因此你先前所用掉的时间就等于失去了。就算你再回头去做这件工作,首先,你要花时间重新建立起冲劲,从头探查各步骤,检视上次你所做的事情,就算把它做好,也浪费了许多时间。因此不要堆积许多只做了一半的工作。

当然,如果工作范围太大而不能一次做完,那你该怎么办呢?那就是系统地利用时间。

例如,假定你有一份很长的报告要写,你就避免从“一次只做一个小时左右”的观点去想,而要指定你自己先写好大纲,或做好调查研究,或写下引言。做好了这一步,你把它放在一边就可以有完成某一件特定事情的感觉,并且清楚地知道你下一步该做什么。下一次再做的时候,你就不需要再重新去理出头绪,也就不会有心智阻碍。

然后再把工作分成许多小工作去做,你就会养成所谓的“强制去完成”的宝贵习惯。这会为你每天省下很多时间。

(5)善用零碎时间

在大都市地区。通常人们每天早上去上班要花一个小时在高速公路上或火车上,而下班回家又得再花上一个小时。在美国,上班时间平均单程是20分钟,而在人口100万或更多的大城市,32%的人住在距离上班地点35分钟车程的地方。

任何事情要在你一生中占去这么多的时间,都值得你特别注意。很明显的,有两方面值得你考虑一下:第一,是否能减短交通时间?第二,是否能有效地利用交通时间?

你要有意识地决定,在这段时间里把注意力投注在什么方向。你会惊异地发现,不浪费这段时间会获得多么宝贵的益处。

推销员常常发现,在接待室等待客商的时间,利用这个空当儿,足够他办完所有纸上作业:写一份和上一位顾客面谈的报告、写给顾客以及可能成为顾客的人的信件、计划以后拜访哪些人、填写支出费用报告等等,只要把必备的表格或资料带在手边就可以了。

不要认为这种零碎的时间只能用来办些例行纸上作业或次优先的杂务。最优先的工作也可以在这少许的时间里来做。如果你把主要工作分为许多小的“立即可做的工作”,你随时都可以完成重要的工作。

上帝很公平,他给每个人一天的时间都是24小时,只看你怎样去利用。一寸光阴一寸金,把时间当金子一般去珍惜的人,终不会是平庸之辈,终会成就一番事业。

8.成功的人有25小时

成功的人有25小时,因为他们会利用和创造时间为自己的事业服务。

(1)善待时间

什么时候做重要的事情最合适?生理学家克莱特曼医生的研究显示,人的正常体温在一天之中的变化可相差达1.65摄氏度之多。体温变化的模式会影响你的工作效率、精神集中程度及心理状态。

人通常在早上的后半段和傍晚的中段神志最清楚。下午的时候人会感到越来越想睡,下午两三点钟是工作效率的“低谷”。体温在下午6点钟到8点钟达到高峰之后,很多人会精神减退。

用你的工作效率最高的时间处理困难的事情,或者从事创意思考。工作效率低的时间则用来看报、整理档案、打扫或清理信件。配合自己的精神状态去工作,可以事半功倍。

(2)做事预先计划

你开车去不熟悉的地方,会不会先不问路或不带地图?时间管理专家认为,每次花少许时间去预先计划,会收效显著。事先花20分钟筹划,稍后就不必花一个钟头去记起该做些什么事。《生活安排五日通》一书讯作者赫德莉柯说:“不要把所有活动都记在脑袋里,应把要做的事写下来,让脑子做更有创意的事情。”

每天都列张工作清单。按照重要程度用数字给它们排次序。要是事情较多,就把最迫切的列为“甲类”,次要的是“乙”类,再其次是“丙”类,或者用不同颜色的笔来分类。

(3)凡事分清轻重缓急

拣出重要的文件,加以分类“处理”(须处理或须交托别人去做的),“阅读”(一有空就要看文件)以及“存档”(将来可供参考的文件)。把“处理”的一部分放在显眼的地方,其余两部分则放在一旁。只把主要的文件放在办公桌上,你就可以避免分心而浪费时间。

(4)学会闭门谢客

许多人喜欢说他们办公室的门是永远打开的。然而,如果每个不速之客都接待,你也许办不成什么事。

应该找些委婉的方式保护自己,避免突如其来的干扰浪费你的时间。公共关系专家列维把他的开门政策稍加变化——让门半掩着。这意义很清楚:他其实不想让你进去,如果真的有急事也可以马上进来。但真有要应付不速之客的另一个办法:告诉对方你事务繁杂,向他道歉,然后请他在你不忙或工作效率较低的时间再来。

(5)避免干扰

电话最能帮助我们节省时间,也最能浪费我们的时间。《时间管理新法》一书的作者麦肯齐说,想把长篇大论的来电挂断可以先定个时限,然后用“大致上就是这样了……”之类的话题暗示交谈应该结束了。

打电话之前要弄清楚打电话的用意。如果你要谈好几件事,就先记下来,然后照着谈。忙碌的人会希望你直截了当。如果不想让自己打出的电话不受欢迎,就要记下你通常要打电话的对象什么时候最不忙;更好的办法是先约定时间再打重要的电话。

(6)不要空等

如果知道等候是不可避免的,可以随身带些阅读的材料。公事包或者文件夹里放些文件、报告、刊物或剪报。

(7)稍作休息

尽量利用时间并不等于必须每一刻都埋头苦干。做日常工作之际稍作休息,可以帮助你稍后做得更快更好。中午打个盹可以恢复体力。运动一下也可以让头脑清醒,身体放松。就算只是交替做深浅呼吸10分钟,也有松弛身心的作用,令你精神焕发。

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