3.结构严谨
信息资料的结构安排，应该把最重要、最新的信息以及接受者需要先知道的事实或观点放在最前面，以精炼的文字叙述主要事实，表达主要观点。然后，按事实材料的重要程度、轻重缓急，先后有序地排列：先讲概况，再讲细节；先讲主体，再讲陪衬；先讲结果，再讲过程。内容安排要尽量减少层次和段落，凡能用一个层次、一个段落说明问题的，尽量不要搞多余的层次和段落。一般来说，信息资料的开头要开门见山，落笔入题；上下之间的连接、转换要简洁、精炼，过渡自然；结尾要简短，意尽而言止。整篇资料要做到事实清楚，结构严谨，详略得当，自然和谐。
4.语言凝练
编写信息资料，要尽可能做到删繁就简，凝练明快，语言要简明扼要，文辞精炼不繁，遣词造句要通俗易懂，力求规范化。可以进行必要的概括，但不能过于抽象，言之无物，更不能任意拔高或故弄玄虚，使信息失真。
5.内容准确
信息的事实叙述必须清楚明白，每一细节、数字、时间、地点等应经过核对，准确无误，不能模棱两可，含含糊糊。
知识链接
一、信息工作程序
信息工作就是组织信息有序化交流和利用的活动。信息工作程序包括收集、整理、传递、存储、反馈和利用。
信息收集是信息工作的基础和初级阶段，是秘书根据工作需求，通过不同的渠道和方式搜集和获取信息的过程。
信息整理是信息工作的核心，是秘书对原始信息进行分类、筛选、核实，使其成为有价值的信息。
信息传递是秘书通过传输媒介或载体，把信息从信息发生源传递到信息接收源的活动过程。
信息存储是用科学的管理办法，将有保存价值的信息系统化，以便日后利用。
信息反馈是秘书把输出信息的作用结果返送回来，并对信息的再输出发生影响，起到控制和调节的作用。
信息利用是指将获取、处理的信息应用于实际工作，使信息的价值得以实现的过程。
二、信息分类的含义及步骤
（一）信息分类的含义
信息分类就是根据信息所反映的内容性质和其他特征的异同，分门别类地将它组织起来的一种科学方法。信息分类是为了对大量已掌握的信息进行梳理分析，掌握信息资料的总体情况，为信息鉴别、筛选和处理提供条件。
（二）信息分类的步骤
分类是对各种信息按一定的标准进行类别划分，分类的依据是信息资料的特征。特征相同的信息资料归为一类，称为母类。母类下再划分为不同的类别，叫子类。子类下还可根据具体情况细分，形成有秩序、有层次的分类体系。
1.辨类
辨类是对信息资料进行类别分辨，即对信息资料进行主题分析，分辨其所属类别的过程。
2.归类
归类是对所收集的信息按照特定的原则和方法，根据信息内容的某种特性和管理利用的具体要求，将其分门别类地组织起来。
三、信息校核范围
校核是对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。由于信息的来源、信息传播渠道中难免有客观的杂质和主观因素的干扰，要求对信息进行校核，对信息是否失真加以认定，分析考证原始信息的可靠性和准确性，从而剔除虚伪和失真的信息。
信息核实的范围包括信息中需用的事实、观点、数据、图表、符号以及时间、地点、人物等。有些信息、数据要核对查证，有些信息要试验、计算，有些信息则要比较，以保证信息的真实、准确。对有关政策、法规、重要计划、主要数据、典型事例的信息，秘书要认真查对出处、核实原件，地名、人名、时间、事实、数据等要准确无误。
注意事项
一、分类要注意的问题
（一）遵循一定原则
1.在分类中注意科学性、系统性、逻辑性和实用性；2.要确定分类体系，确定分类层次和各层次的分类标准；3.要把信息归入最符合其实际内容的类别；4.子类之间界限要清楚，不互相交叉或包容。
（二）利用颜色、标签区分类别
根据分类结果，将每个字母、地区、主题等的文档使用特定颜色文件夹或在文件夹外边加彩色标签；给索引导卡涂上不同颜色，以便于检索。
（三）建立交叉参照卡
有的信息能归类到两个位置，如公司更名信息、多主题信息。为了便于查找，可建立交叉参照卡。填写交叉参照卡片存储在归档系统的相关位置。查找到该位置，查看卡片就知道另一个查找线索。
二、鉴别要注意的问题
对原始信息资料的鉴别是一道复杂而细致的工序。一般要注意以下几点：
1.通过鉴别，确定原始信息资料的性质。这主要是看这个原始信息资料说明了什么问题，有没有典型意义，从中可以提炼或引出什么思想，得出什么新的观点和结论。对一些比较新的或有争议的问题，更应当准确地分析它的性质，以确定对这一原始信息资料是持肯定态度还是持否定态度。
2.通过鉴别，确定原始信息资料的使用价值。在原始信息资料中，哪些是有用的，哪些是没用的；哪些信息含量大，哪些信息含量小；哪些信息价值大，哪些信息价值小，通过仔细分析、考证，做到心中有数。
3.通过鉴别，确定原始信息资料的可靠性、真实性。对获取的信息，要认真审查其来源是否可靠，情况是否真实，对其中列举的事件、数据、时间、地点、人物都要反复核实，以确保绝对准确。
三、筛选要注意的问题
1.剔除虚假、过时、重复雷同、缺少实际内容的信息；2.注意挑选对工作有指导意义、与业务活动密切相关的信息；3.注意挑选带有倾向性、动向性或突发性的重要信息；4.分析信息需求，结合中心工作或解决特定问题的需要筛选信息；5.注意挑选能预见未来发展变化趋势，为决策提供超前服务的信息；6.坚持信息数量和质量的统一。
四、校核要注意的问题
1.各种校核方法可以互相补充，结合使用；2.要综合运用自己的知识和经验能力，提高校核信息的能力，透过现象看本质，保证信息的真实、可靠。
第二节信息传递
学习目标
本节内容实用性较强，应采用讲解、案例分析结合的教学方法，通过实际操作加强对理论知识的理解，使学习者能够迅速、准确地掌握传递信息的方法。
案例分析
有一次，张力接待了一位有业务往来的客户。在交谈中，客人提到：他刚从国外回来，该国的商店里摆放着不少中国丝绸，当地人很喜欢，而且对中国文化非常感兴趣。张力敏锐地感觉到，这是很有用的信息，于是向对方详细了解了有关具体情况。送走客人，张力立即将此信息汇报给上司，并建议企业生产反映中国民俗的丝绸产品，到国外开辟市场。事实证明，张力的建议是正确的。
理论知识
人们要有较强的信息意识，有目的地捕捉各种有价值的信息，并及时准确地传递信息，使信息产生积极的社会效益和经济效益，既要注意接收外界传递的信息，又要将获得的有用信息迅速传递出去。语言传递具有传递直接和及时的特点。秘书每天都进行着成百上千的语言信息交流，从最简单的打招呼到交流，再到各种会议发言，传递着大量的信息。可见，语言信息是信息构成的一个重要方面。秘书应在接待来访、汇报工作、会议讨论、联谊会等社交场合，加强语言交流，从各种交谈、零碎的话语中获得有用的信息，利用各种信息传递方式实现信息的交流和利用。
一、信息传递的基本形式
信息的传递是双向的，有内向传递和外向传递。信息内向传递的形式有信件、备忘录、通知或告示、传阅单、企业内部刊物等。信息外向传递一般通过信件、新闻稿、新闻发布会、报刊简短声明、直接邮件等方式进行。
（一）信件
信件是正式的书面交流信息，可用于外向传递（如给客户、供应商的信件）、内向传递（如晋升或提高工资的信件）。信件的内容通常包括目的、主题、结束语三部分。
1.优点
（1）是书面的，具有凭证作用；
（2）便于阅读和参考；
（3）能发送至相应的地址。
2.缺点
（1）信件邮寄花费时间；
（2）不便于交换看法。
（二）备忘录
备忘录是通信的简化书面表格，通知有关工作事项。它用于内向传递，即企业内部之间进行信息交流。备忘录表格能预先打印或准备好。
1.优点
（1）是书面的，便于查阅和参考；
（2）文字不必像商业信件那样正规；
（3）使用方便。
2.缺点
（1）沟通较慢；
（2）不便于交换看法。
（三）通知或告示
贴在布告栏上，通知公司的内部事项或征求员工对某事项的意见。写通知或告示应尽量避免生硬的语气。通知或告示要醒目，让人们在一定距离能阅读。做到文本信息简单短小，图片和色彩具有吸引力。
（四）传阅单
需要传阅内容多的信息时利用传阅单，上面列出所有应阅读该信息的工作人员的姓名和部门，读完信息后签字。见表3-2所示。
（五）企业内部刊物
企业内部刊物主要介绍公司动态和业务进展情况，是沟通上下、联系员工的桥梁。内部刊物的内容一般有公司内部信息、职务升迁信息、员工信息、员工嘉奖榜、业务往来信息等。
（六）新闻稿
公司公布决定或政策时，可采用发布新闻稿。新闻稿要简明扼要，直入主题，客观反映事实，不作评论说明。
（七）新闻发布会
新闻发布会主要是为了公布重要的信息。公司展示最新产品、演示技术上的最新成果、产品展览会前或展览期间，都可举行新闻发布会。面对面的交流能产生良好的效果。
秘书要落实发布会日期、地点、出席名单；准备展览用品、赠品；制作工作人员及展览会使用标牌；发请柬和资料；拟写及印发有关信息材料；布置会场；等等。
（八）声明
在报刊上宣布新的任命或电话、地址的变更等，声明要简短，引人注目。
（九）直接邮件
直接邮件是将公司的信息材料通过邮局寄出。
1.优点
（1）发送多页文档比电子方式便宜；
（2）收到的纸面信息可归档供参考。
2.缺点
（1）邮件要封装、贴邮票、送到邮局，花费精力大；
（2）比电子邮件发送速度慢；
（3）邮件可能丢失或错投。
二、信息传递的方法
秘书应根据信息的形式、类型、使用目的及信息接收者的不同，选择有效的信息传递方法。
（一）语言传递
人们将信息转化成语言传递给信息接受者，多用于企业内部传递信息。具体形式有对话、座谈、讲座、会议、录音、技术交流等。
1.优点
（1）简洁、直接、快速；
（2）较少受场合地点的限制；
（3）信息反馈及时。
2.缺点
（1）获得信息零乱；
（2）对信息接受者来说信息较难储存。
（二）文字传递
人们将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者。这种方式可以避免信息失真变形，实现远距离多次传递，便于利用和存储。企业文字传递信息的主要表现形式是文本、表格、图表等。秘书可利用这几种形式编发各种信息简报、报告、统计报表及市场信息快报等传递信息。
1.文本
文本是大多数信息的传递形式。为了增强文本的影响力和清晰度，可以运用一些文字处理技巧：
（1）对标题和重点内容加粗字体或画重点线；
（2）对各要点加上序号和符号；
（3）使用艺术字；
（4）使用文本框，突出部分文本；
（5）使用不同字体和字号显示信息。
2.表格
表格是用于对特定的、标准的信息进行展示的。在表格中系统地排列信息，更加直观。运用表格传递信息要做到：有完整的标题；信息简明；标明信息来源。
表格应体现一定的目的，按逻辑顺序布局，易于填写，做到：尽量精简文字，留出足够写空间。
3.图表
统计信息以图表的形式传递，更易表达和理解。基本的图表有柱状图、饼状图、折线图，使用何种图表取决于传递信息的类型。
（1）柱状图
柱状图中的信息用坚实的柱子标示，多用于统计数字的比较，容易理解。如每季度的产品销量、每月的电话费、一年来的销售量比较。
（2）饼状图
饼状图是用圆环的形式来展示信息，其中的圆环被分成几个区域，每个区域信息在整体中占一定百分比。饼状图传递信息应做到：标题完整；每一区域用不同的颜色或阴影表示；按比例划分每一区域；注明信息来源。用于表示整体内各部分之间的比较。
（3）框图
框图是用图解的形式来表示信息。
（4）流程图
流程图以简单直观的图解表示做某项工作的程序，用于分析任务的逻辑进程。
任务用方框表示，用箭头连接，箭头表示信息或任务的流向。
（5）组织图
组织图显示的是一种线性关系。
（三）电讯传递
电讯传递是指利用现代化的通讯手段传递信息的一种方式。传递信息量大、速度快、效果好、抗干扰能力强、不易失真。秘书电讯传递的途径有电话、传真、电子邮件等。
1.电话
电话用来交换口头信息。
（1）优点
①传递信息快捷；
②双方能沟通交换信息；
③从电话中的语调能判断对方的态度和反应。
（2）缺点
①电话传递没有书面证据，信息可能被误解；
②如果是长途电话或打电话时间长，费用高。
2.传真
传真是通过电话线传送书面信息，能用于客户信息、会议信息、紧急信息、订购货物信息等的传递。
（1）优点
①传递信息速度快；
②能接收和发送手写、打字、打印的文本和图形信息；
③传递不受时间的限制。
（2）缺点
①难以保证信息的机密性；
②只能发送给有传真机的单位。
