档案管理的六项工作内容是一个统一的、有机的整体，各个环节之间互相制约，互相促进。它们的基本关系是：收集、整理、鉴定、保管、统计等各项环节中都贯穿着社会需要和提供利用工作的要求；同时，前者诸环节又都直接影响着档案的提供利用。因此，整个档案工作的内容又可以划分为两个方面：基础工作和利用工作。收集、整理、鉴定、保管、统计等工作是整个档案业务工作的基础，利用工作是在此基础上提供档案服务，实现档案的价值。基础工作为利用工作提供物质前提，创造条件，没有基础工作便无法开展利用工作；利用工作直接体现档案工作的目的和方向，它既反映基础工作的成果，也向基础工作提出要求，没有利用工作，基础工作就失去了存在的意义和工作的目标。
四、档案工作基本原则与要求
（一）档案工作基本原则
1.集中统一地管理全部档案
一个机关党、政、工、团档案，由机关档案室集中管理，不得分散保存；各级党政机关形成具有长远保存价值的档案由中央档案馆和地方综合性档案馆集中管理，所有档案未经批准不得任意转移、分散和销毁；党的系统、政府系统的档案工作，由档案事业管理机关统一进行指导、监督和检查。
2.维护档案的完整与安全
维护档案的完整的要求是：保证应该集中和实际保存的档案不致残缺短少，同时维护档案的有机联系，不能人为地割裂分散，或者零散的堆砌。维护档案的安全要求是档案本身不受损坏，延长档案寿命，还要保护档案免遭有意破坏，档案机密不被盗窃，不失密。
3.便于社会各方面对档案的利用
档案工作必须不断地提高服务效率和服务质量，为档案利用者尽可能地创造方便条件；档案的收集、整理、鉴定、保管、编目等各项工作，都应以便于利用着眼、不能脱离服务为目标。
（二）档案工作基本要求
档案工作的基本要求是完整、安全、有效。
1.完整，即档案的收集要做到齐全完整，没有疏漏。
2.安全，主要是保证档案的物质安全和政治安全，防止自然的和人为的损坏以及免遭有意的破坏，不丢失，不泄密。
3.有效，即能够有效地提供利用，充分发挥档案的作用。
知识链接
一、秘书档案工作的内容
1.做好各类文书档案归档工作。积极改进计算机输出文稿定稿、电传文件和资料、手写文件材料的归档工作。
2.做好办理完毕而又具有利用价值的文书的收集、保护工作。尽量收集齐全，并及时按文书形成过程中的规律或特点进行立卷、归档。同时注意保护文书原件不受损坏，确保涉密性文件不泄密、不丢失，从而使立卷的文书达到安全和完整。
3.做好档案开发和利用工作。拟制文稿是秘书工作中一项最基本的工作，秘书人员在将单位和部门的制文意图和领导观点转化为书面文字进行表述时，秘书可利用档案信息，发挥档案信息的凭证作用和参考作用，拟定计划，发文布置工作、解决问题，以保证机关工作的高效运转。
4.做好辅助领导决策服务工作。秘书可借助相关档案信息为领导决策提供依据和相关咨询材料。另外，秘书人员为领导提供信息，既可提供最新信息，也可利用档案信息提供历史资料，为领导设计、比较、选择最优方案提供有价值的信息。
二、秘书档案工作的原则和要求
（一）强化档案意识
要促使全体秘书人员具有较强的档案意识，就应加强档案工作的宣传教育。
档案宣传，可根据不同需要和不同对象而作出不同的选择。可强化机关秘书人员档案意识和引导有关领导重视档案工作。同时，也可通过档案宣传教育、档案专题讲座或报告、档案知识培训班等多种形式，提高秘书人员在档案工作方面的整体素质，以发挥秘书的综合职能作用。
作为秘书人员，要自觉加强档案学和档案专业知识的学习，要不断提高档案方面的理论修养，充分认识档案的价值和作用，认识秘书工作与档案工作的密切关系，使档案在服务于秘书工作中最大限度地实现价值，发挥其积极作用。
（二）科学管理档案
秘书应当具有管理档案观念，充分提高档案意识，科学有序地挖掘、收集、整理和利用好档案基础资源，为各项工作提供依据。这就需要统筹安排，坚持积累和收集，要求秘书人员根据档案管理有关制度，运用先进计算机技术，注意采用集中整理和平时整理相结合的方法，掌握应收集档案的分布、流动和保管情况，统筹安排不同档案及时归档，为档案管理的现代化、科学化和规范化创造条件。
（三）有效利用档案
充分利用已有的档案信息资料，在办理公务中科学规范、准确无误，当好领导的参谋，是秘书人员做好本职工作的基本要求。为此，在领导决策过程中，秘书人员应通过档案资料为领导决策提供依据和咨询资料，使领导决策正确科学。在处理矛盾和问题过程中，秘书人员应凭借有关档案信息，为领导出主意，想办法，妥善解决工作中遇到的矛盾和问题。
三、文书工作与档案工作的联系和区别
（一）文书工作与档案工作的联系
由于文书与档案有着密切的联系，这就决定了文书工作与档案管理工作也具有密切的联系。这种联系主要表现在四个方面：第一，两者工作的对象相同。文书工作和档案管理工作的对象都是文书文字材料（档案工作还有其他载体材料），一个是形成和处理这些文字材料，一个是有规律地集中保存这些文字材料；一个是前期的处理，一个是后期的处理。两者都是围绕文书材料而展开工作，从而实现其价值和效用。
第二，两者的某些工作环节相同。为了使文书更好地形成档案，归档文书整理的工作由文书部门承担，然后向档案部门移交。归档文书整理工作要符合档案管理的要求，它既是文书工作的任务，又是档案工作的任务，两者不可截然分开。通常情况下，档案部门指导协助文书部门搞好归档文书整理工作，在某些小型机关，往往是档案工作人员与文书工作人员共同进行文书整理工作。同时，文书工作的终结程序-归档，又是档案工作的起始环节-收集，两者从不同的角度履行同一道手续。
第三，两者互为因果。文书工作是档案工作的基础，档案工作又是文书工作的最后归结，有了文书工作，才有档案管理工作，没有文书工作，特别是没有文书整理归档工作，就没有档案管理工作。文书工作是因，档案管理是果。有时文书工作需要利用档案，没有档案管理，也就不能更好地开展文书工作。
第四，两者工作人员的基本素质要求相同。
（二）文书工作与档案工作的区别
文书工作与档案管理工作的区别主要表现在四个方面：第一，两者的工作任务不同。文书工作的主要任务是高质量地形成文书，有秩序而安全地运转文书，完整妥善地保管文书，正确地发挥文书的作用；档案管理工作的重要任务是集中、统一和科学地管理档案，大力开发档案资源，更好地提供档案利用。
第二，两者的服务对象不同。文书工作的服务对象主要是为机关领导工作和公务办理工作服务；档案管理工作是为全社会以及各行各业开展服务，提供利用，而且提供利用的范围对象愈广泛，其价值效用发挥得也就愈大。
第三，两者工作的目的不同。文书工作的目的主要是实现文书的现实效用，档案管理的目的是实现档案的历史作用。
第四，两者工作的具体内容不同。文书工作的主要内容是文书的形成、文书的处理及文书的管理；档案管理工作的主要内容是档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等。文书工作主要是每份文书的处理，档案管理工作是将文书以件为单位按照一定规律排序组合以及保管利用等的管理。
本章小结
档案是人们的日常工作对象，对各项工作具有重要的支持作用，人们工作往往包括档案的形成和提供利用。档案工作与文书工作密切联系，其中档案工作是日常工作的重要组成部分。本章概述了档案和档案工作的基础知识，明确了人们日常工作中常用档案类别和档案工作内容，着重阐述了档案在工作中的作用，主要阐明了档案工作的特点、机构、原则和要求。本章内容知识性、理论性较强，教学中应结合日常工作实际，通过案例分析和讨论使学生对档案及档案工作有深切的了解和认识。
【关键概念】档案 档案工作 档案类别 档案机构 档案室 档案馆
思考和训练
一、填空题
1.档案是由__________转化而来的，没有文书和信息材料，也就没有档案。
2.档案是过去已经形成的而不是__________或尚未形成的东西。
3.档案的法律作用是指档案在解决争端、处理案件等活动中所发挥的_____作用。
4.我们国家的综合性档案馆分为中央级档案馆和______两种类型。
5.档案的根本价值就在于_____。
6.__________是指对于处理完毕并具有保存价值的各种文件实体及信息进行收集、整合、鉴定、保管、开发和提供利用的一系列业务活动。
7.档案管理有着自己独特的管理对象和范围，其工作的对象是单位在行政和事务活动中产生的__________。
8.要促使全体秘书人员具有较强的档案意识，就应加强档案工作的______。
9.文书工作是档案工作的_____，档案工作又是文书工作的最后归结。
10.档案管理工作的重要任务是集中、统一和科学地管理档案，大力开发档案资源，更好地_______________。
二、选择题（有一个或多个答案）
1.档案的特点有（）
A.原始记录性B.历史性C.确定性D.社会性E.程序性
2.档案的类别有（）
A.文书档案、科技档案与专门档案B.历史档案与现行档案C.公务档案与私人档案D.传统档案与科学档案E.组织档案与个人档案
3.档案的作用是（）
A.教育作用B.行政作用C.业务作用D.文化作用E.法律作用
4.档案的管理机构有（）
A.档案室B.档案馆C.档案局D.档案处E.档案科
5.档案馆的职能有（）
A.接受与征集档案B.参与编修史、志的工作C.开展档案的利用工作D.编辑出版档案史料E.科学地管理档案
6.档案工作的特点有（）
A.管理性B.服务性C.机要性D.政治性E.随机性
7.档案工作的基本要求是（）
A.完整B.安全C.有效D.可靠E.经济8.文书工作与档案工作的联系有（）
A.两者工作人员的基本素质要求相同B.两者的某些工作环节相同C.两者互为因果D.两者工作的对象相同E.两者方法相同
9.文书工作与档案工作的区别有（）
A.两者工作的具体内容不同B.两者的工作任务不同C.两者的服务对象不同D.两者工作的目的不同E.两者工作的手段不同
10.文书与档案的区别有（）
A.两者在内容和格式上不同B.两者的性质和形成不同C.两者的目的和作用不同D.两者存在和发挥效用的时间不同E.两者方法不同
三、简答题
1.简述档案的概念与特点。
2.简述档案的类别。
3.简述档案工作的概念与特点。
4.简述档案工作基本原则。
5.简述档案的作用。
四、论述题
1.论述档案的管理机构。
2.论述文书与档案的联系和区别。
3.论述秘书档案工作的内容。
五、实务题
背景说明：你是青岛海洋公司行政秘书施晓萌，下面是办公室主任王荣刚需要你完成的工作任务。
