4.发展的观点
社会是不断前进的，社会需要利用档案的因素也随之变化，档案的作用、价值也将因之而发生变化。这就要求我们必须以发展的眼光认识和估计档案的价值，预测档案的长远的历史意义。事情往往如此：现在有用的档案，将来可能会变得没有多大用处；而现在尚未用到的档案，将来又可能会变得有用。因此，鉴定档案的保存价值，必须坚持发展的观点，要有远见，既要分析档案对当前的作用，又要充分地估计到档案对将来子孙后代的作用。
5.效益的观点
所谓效益的观点，是指在分析档案价值时要考虑到收益与付出之比，只有当档案发挥的作用超过因保存档案所付出的代价时才能判定其具有保存价值。美国档案学家菲利普·鲍尔博士认为：价值一定要和费用放在一起权衡。他指出：一种严格而实在的费用核算是所有例行鉴定工作的必要条件。保存档案需要库房、设备、装具、管理人员、信息存储（编制手工和机读目录、索引）、复制、修复等多种费用，越是保管期限长的档案所需费用越高。任何一个社会、国家所能提供的档案保存能力都是有限的，人力、物力、财力等因素必然直接制约档案保存的质量和数量。因此，在鉴定工作中应充分考虑到每份档案是否值得保存、值得保存多久。这里所说的效益包括经济效益和社会效益，它不是一个可以完全量化的概念，而是鉴定档案价值时应具有的一种观念、一种指导思想。
（四）影响档案价值的因素
档案的保存价值是由其对于社会的现实作用以及长远的历史作用所决定的。
或者具体地说，某一部分档案、某一案卷、某份档案文件的保存价值，是由档案自身的特点和社会利用的需要两个方面的因素决定的。
1.档案自身的特点和状况
档案自身的特点和状况，包括档案的内容、形成者、时间、名称、外形特点、可靠程度、有效性和保存状况等。档案本身的特点和状况是决定档案是否具有保存价值以及具有多大的保存价值的依据。
（1）文件的内容。文件的内容所记录的信息和反映的情况是分析判断档案价值的关键因素，因为档案文件的用途是和内容联系在一起的。鉴定档案价值必须分析档案的内容及其意义，但要注意档案内容的可靠性和唯一性。
（2）文件的形成者。形成者是指文件的责任者和立档单位。分析档案的价值，必须站在本机关的角度，同时还应看立档单位在社会上的地位和作用。
（3）形成时间和时效。文件形成时间表明文件产生的历史。产生的时间越早，一般其价值越高。档案价值的时效性，表现为档案可以在不同时期满足不同需要的阶段性，即现实的使用价值、历史的参考价值和鉴赏的文物价值。
（4）文件的名称。文件的名称，表示着文件的不同作用，也在一定程度上反映出文件的不同价值。但要注意的是，由于文件名称用法上的不统一以及实际情况的复杂，有的文件不能仅看名称，所以名称往往只具有参考作用。
（5）文件的外形特点。有些文件从内容上看并不重要，但它的外形特点影响其价值。如制成材料、书法、图案等方面有科研或艺术价值；或者文件上有著名人物的批示、题词、签名等，也影响其保存价值。
（6）文件的可靠程度与有效性。同一文件在撰稿、印制过程中以及根据使用的需要，可以形成各种稿本。不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的。同时有些文件在一定时期内相当重要，但当条件和环境变化时，其价值会随之消失，所以有效性也是影响档案文件价值的重要因素。
（7）文件的保存状况。主要应从完整程度、是否重复等方面考虑，从全宗文件之间的有机联系出发，全面地考查文件的价值。
2.社会利用需要
社会的利用需要是决定档案价值关系的主体性因素。一般包括以下两方面：
（1）社会需求的广泛性。社会对档案的需求是多方面和多层次的，而档案的内容无所不包，可以满足社会的广泛需求。档案只要能满足社会需要就具有价值，否则就无价值。需要的满足程度对社会的利益影响愈大，档案的价值就愈大，反之就愈小。
（2）社会需求的阶段性。社会对档案的需求，从长期上可以分为近期利用需求与长远利用需求。近期利用需求主要是档案形成者的需求，长远利用需求则扩展到整个社会。档案的长远利用需求越大，其价值越大，反之越小。
第四节档案保管工作
学习目标
掌握档案保管工作的技术与方法，进行档案的安全保管。
案例导入
某公司在成立之初，考虑到档案工作具有保密性质。于是，领导决定把档案室设置在办公楼最顶层靠里面的一个房间里，这个房间虽然偏僻，但光线很好，一天内有5个小时可以接触到阳光，工作人员工作也很清静。可好景不长，由于档案室外阳光太充足，而室内又没有空调等恒温恒湿设备，所藏纸质档案开始变脆，严重影响了档案利用。
[分析]
档案保护的一个要求就是防光，上述案例中把阳光充足的房间作为档案室的做法是不科学的。而且，档案室设在最顶层的房间是不适合的，因为顶层房间有漏水的可能性。如果使用时间长了，下雨房间漏水的话，也会带来隐患。另外，档案室内最好有一些恒温恒湿设备，保持室内温湿度恒定，才能有效地保护档案。
理论知识
档案保管工作就是根据档案的成分和状况所采取的存放和安全保护措施。要采取适当的措施，克服导致档案损毁的不利因素，维护档案的完整与安全，延长档案的寿命。档案保管主要包括以下几个方面内容。
（一）档案库房管理
档案库房是保存档案的重要基地，是档案保管的最基本的物质条件。库房管理是档案保管工作的主要内容。
1.合理安排库房布局
库房布局是指对库房的使用安排及对库区房间和保管区段的划分。库房区域尽可能集中，同一基本大类的档案应尽量安排在一个房间或几个相邻的房间中；办公室、阅览室等应靠近库房门口及楼梯间，业务技术用房应布置在库房的一楼；利用频率较高的档案应存放在靠近办公室的房间里。
库房房间较多的档案部门，应编制库房号及库位索引，进行定位管理。库位号一般由房间号、柜架号及搁板号构成。其中，柜架号自房间入口处计，从左到右依次编排；搁板号自上而下依次编号。库位号确定后，应在此基础上制成库位索引。
2.排列柜架
库房中的档案架、柜、箱等装具，应该排列有序，统一编号。各种不同形状、不同质地、不同规格的柜架应分类集中使用，做到整齐划一。柜架的两端应与墙壁和
地面保持一定距离或空间，间隔有度，有利于档案的搬运和取放，不宜过紧或过松。
排列方面应与窗户垂直，以防强烈的阳光直接照射，排列有序，有利于通风。
（二）档案日常管理
1.建立库房管理制度
建立库房管理制度主要包括：安全制度，档案进出库房登记制度，库藏档案定期检查制度，设备管理制度，清洁卫生制度和保密制度等。建立这一制度要统筹兼顾，考虑周密，从详，从序，从细，从实。健全的库房管理制度能够有效加强档案的保存，有序地存储和移动档案，从而服务于档案全局工作。
2.调节温湿度
温湿度对于档案的保存有直接的影响，温度过高，容易使纸质变干燥；温度过低，容易使纸质变脆；湿度过高，容易使纸质变软、字迹模糊易发霉，这些都不利于纸张的保存。根据有关规定，保管一般纸质档案的温度为14～20℃，相对湿度是50％～65％，一昼夜允许变化范围温度为±2℃，湿度为5％。因为一般微生物繁殖所需温度为20℃以上，湿度要大于60％，纸张的含水量要在7％左右。控制和调节档案库房的温湿度一般从以下三方面着手：①做好案柜（架）的间隔距离和案柜（架）与窗户及地面的间距，保持通风状态。②合理安排库房门窗数量和过渡间、密闭窗户等措施，防止和控制库外高温、高湿的影响。③配备温湿度临测仪器和控制调节设备，有效及时地调节温湿度。
3.档案流动中的保护
在日常工作中，借阅、退还以及必要的再整理、重排架、复制、展览等都要移动档案，搬运档案时要轻拿轻放，运输工作以轻便、牢固、无震荡为宜。工作人员接触档案时，应穿工作服、戴手套，以防汗水玷污档案。档案存放方式要有利于存取，竖放不可太挤，平放不宜过高。存取档案应连同材料一同取出、放回。复制档案时方法应安全，不能损坏档案。
借阅档案必须遵守借阅制度。残旧、脆化等易损档案和特别珍贵的档案一般提供复制品，而且不宜借出档案室外；尚未整理的零散档案，一般不宜借阅；借阅者不得涂改档案或在档案上作标记；禁止使用者在阅览室内吸烟等。
4.安全检查
定期和不定期地对档案进行安全检查，是库房管理工作的一项重要内容。安全检查的内容主要有：检查档案有无被盗、泄密和受损等情况，及时发现不安全因素，以便及时防治；检查档案有无发黄变脆、字迹褪色、潮湿发霉及鼠害等自然损毁现象，以便及时防治；检查有无火灾、水灾等隐患，用电设备是否完好，消防器材是否齐全，门窗是否牢固，防止意外事故发生。检查可采用定期与不定期相结合，定期检查一般是一年一次，不定期检查一般是在保管人员变动，发生意外事故或结合重大节日、活动时进行。
5.库房卫生
库房卫生是库房管理中的经常性工作，是档案保护技术中诸多内容的一个重要项目，它与档案生虫、长霉、污染、磨损等有直接关系，必须予以足够的重视。
知识链接
（一）档案保管工作的内容
所谓档案保管工作，就是指档案的存放管理和维护档案完整的安全的活动。
其内容包括两个方面：一是凭借柜具或库房对档案实施的日常管理，主要包括档案库房的使用与安排，档案及其柜具的有序化摆放，与档案检索、提供、利用等环节密切相关的档案移出与收进等。二是对一切可能损毁档案的社会或自然的因素采取必要的措施，防止档案的损坏，延长档案的寿命。档案保管场所的管理要做到八防：防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。
