（3）公文正文。正文是公文的核心。正文应当完整地表述公文的内容与制文的意图。
公文质量的高低，主要取决于这一部分写得如何；因此它必须努力做到内容符合法规政策，反映的整个情况属实，思想观点鲜明突出，结构严谨，条理清晰，文字精练，标点准确，篇幅力求简短。在一份比较复杂的公文中，公文正文一般包括开头、主项、结尾三个部分，其中比较简单的文件，如命令（令）、决定、公告、通告等等，文字简短，一气呵成，整个文件的主体正文中的开头、主项和结尾在一段中说完，甚至只有一两句话。
（4）附件。应写在正文之后，成文时间之前。如果附件不止一份，还要依次注明顺序号“附件一”、“附件二”等。附件是对文件内容起说明和补充作用的文字参考材料，主要包括随文转发、报送的文件，随文颁发的规章、制度，以及文件中的报表、统计数字、人员名单等。
附件是一份公文的有机组成部分，有些公文的附件甚至是反映公文中的重要内容的补充部分，它和正文具有同等的效力。而一些公文正文只起发布或转发附件的作用。国务院发布《国家行政机关公文处理办法》的通知，正文只有两句话：“现发布《国家行政机关公文处理办法》，自2001年1月1日起施行。1993年11月21日国务院办公厅发布，1994年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》同时废止”；而附件《国家行政机关公文处理办法》才是文件所要反映的主要内容。
（5）成文日期。成文日期指公文生效的时间。它是公文一条重要的内容。一般公文上标注的成文时间应以领导人签发的时间为准。如有需要会议通过的公文，则以会议通过的时间为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发时间为准。法规性公文则以批准时间为准。成文日期的年月日要完整，不能省略。如公文所述内容或另有生效时间，往往要十分重视地写在正文里；在法规类文书中，则单用一条写在最后。
（6）公文生效标识（印章）。公文生效标识具体说就是加盖制发机关印章（或签署人的姓名章），又称文件的落款、下款、署名，是发文机关正式确认公文效力的凭证，也和红头文件中的眉首部分第4项“发文机关标识”（或第6项“签发人”标识）相对应，一般来说加盖印章这个程序至关重要，在正式行文中除“会议纪要”和印制有特定版头的公文外，都应加盖发文机关或签署人（领导人）的印章；因为印章也是鉴定文件真伪的重要标志，必须重视。
公文用印分单一发文印章和联合行文印章两种标识方式。第一次发文机关制发的公文因为发文机关已在前面标识过，在落款处不再署发文机关的名称，只标识成文日期，加印。
两个和三个以上联合行文加盖印章时主办机关印章排列在前，协办单位的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。单一发文或联合行文都可能遇有特殊情况，即印章和正文严重脱离或分为两页；造成易于造假的弊端时，对此首先要调正这种局面出现。应通过把正文的字体加在下面或缩小或行距拉大或缩小的办法，务必将公文正文和印章放在一个页面上，不得在正文之下采取“此页无正文”的方法解决。
（7）附注。有的公文有附注。附注是指与公文有关需要说明的其他事项；这如文件发到哪一级传达的范围，可否张贴或登报，贯彻的方法及名词术语的解释等。这是公文在其另外部分不便说明的项目。所有这些都可以在附注一栏中写明。
3.版记 版记是印刷版记，共有五项：
（1）主题词。公文应该注明主题词。主题词是计算机时代管理文件的基础工作，也是管理公文的基础工作。简单地说，为运用计算机管理好公文，除其他公文特定格式外，所有公文都要标引主题词。主题词是标示公文内容的分类、特征和归属的关键性词语。正确标引主题词的方法是：审读文稿；提炼主题；查表选词；按序标引。标引出合理、准确的主题词为各类公文的处理、计算机存储、调出和检索提供方便。为了正确标引公文的主题词，国务院办公厅发布了《国务院公文主题词表》可供查阅使用。
标引主题词必须确定又要讲究层次性。确定就是选用的主题词十分准确；由大到小、讲究层次，使人们迅速找到文件的关键问题，了解文件的内涵。根据主题词本身的含义由大到小、由内容到形式地标引；即按照类别词、类属词、文种词的顺序，依次标注。一份公文的主题词，一般不得超出七个。
（2）抄送机关。抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送机关应当使用全称或规范化简称、统称。确定抄送机关要从工作的实际需要出发，而不能乱抄乱送，免得给自己和对方增加不必要的工作负担。
（3）印发机关和印发时间。印发机关指发文机关的具体办公部门。印发时间不同于成文时间，前者是指公文印发的时间。
（4）版记中的反线。版记中的反线指版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。
（5）版记的位置。版记的位置在公文末页。版记是公文的最后一个要素，置于公文的最后一行，其作用是确保公文的完整性。
四、党政公文格式的异同和公文处理的程序
1.公文格式的异同 目前，党政机关和行政机关的公文格式标准总体一致，但在一些要素的标识位置方面有不同的要求。党政机关有时又需要联合行文，这就要求公文写作人员必须了解和掌握两种公文格式的不同之处，并能熟练应用。
2.公文处理必须遵循处理程序 公文处理程序分为发文和收文程序。
（1）发文程序包括：拟稿、会签、拟定主题词、核稿、呈批、签发、注发、编号、登记、打字、校对、缮印、用印、封发、传递等。
（2）收文程序包括：签收、拆封、登记、翻印、分办、传阅、阅文、拟办、批办、承办、催办、办复、注办、暂存等。
收文与发文程序中每一环节都有特定的要求，环环扣紧，不能省略或倒置。
此外，公文处理的还有立卷、归档、销毁等。
第五节 公务文书的行文规则
公文的特点是定向表述。除公告、通告及法规文件等少数文种需要公开告知或普遍告知所有应该知晓或必须知晓的人们外，一般都有特定的受文对象。受文对象不同涉及行文关系问题。不同的行文关系在公文写作上又有不同的要求。明确行文关系，严格按照已定的受文对象作定向表述，这是公文写作的重要一环。
一、准确选择文种行文
不同的文种在撰拟要求上要根据行文对象和意图来确定文种，并要从行文方向上分清上行文、平行文、下行文，还应进一步在同一行文方向中确定合适的文种。目前在文种使用上比较突出的问题是：在上行文中请示与报告不分；在下行文中滥用公告、通告的现象屡有发生，并常见诸报端，应加纠正。
二、不要越级行文
越级行文指超越了隶属关系的行文。越级行文主要发生在上行文中，某些人想走捷径误以为越向高一级领导机关请示，越能迅速解决问题。殊不知上级机关收到越级文件后缺少被超越机关的意见，不便处理，仍要转往超越机关，造成公文往返，欲速不达，贻误公事。
1985年《国务院办公厅关于公文处理等几个具体问题的通知》中指出：“目前一些省辖市和地区，经常越级向国务院报文请示问题，这是不符合国家行政机关办事规定的。这类文件国务院不便受理，往往要转回所在省，反而费时误事。越级行文，打乱了正常的行文关系，不符合组织原则，也有可能影响到领导与被领导的关系。”这个指示至今仍很重要。
三、党政分开行文
党的组织和行政机关具有不同的性质和职能，必须坚持党政分开行文。党组织与党的领导机关不应单独向国家行政机关、企事业单位行文作指示、交任务。邓小平曾在中央政治局扩大会议上作的《党和国家领导制度的改革》的讲话中指出：“今后凡属政府职权范围内的工作，都由国务院和地方各级政府讨论、决定和发布文件，不再由党中央和地方各级党委发指示、作决定。”同样，国家行政机关也不能向党组织下命令、发通知等。属于行政方面的工作需向政府及上级行政领导部门请示、报告的，也不要不分问题的性质和内容，件件抄报给党的领导机关。
当然，这并不排除党政机关在某些必要情况下的联合行文。事实证明，必要时的联合行文可以解决某些重大问题。
第六节 公务文书的写作要求
一、公文写作要严格符合政策法令
一切公务活动都必须贯彻执行党和国家的路线、方针、政策。因而，公文作为处理公务活动的重要工具必然带有鲜明的政治性、政策性。公文所表达的基本观点与意图，提出的要求、意见和措施，必须符合国家的法律、法令，符合党和国家的方针、政策，绝不允许有任何的抵触和违背。背离政策法令的文件，是错误的文件。以错误的文件为根据来处理公务，必将导致工作失误，造成不必要的损失。因此，上级有权撤销或改变下级错误的文件，以维护法律的尊严和政令的统一。我国《宪法》规定，全国人大常委会有权“撤销国务院制定的同宪法、法律相抵触的行政法规、决定和命令”，“撤销省、自治区、直辖市国家权力机关制定的同宪法、法律和行政法规相抵触的地方性法规和决议”。同时，还规定国务院有权改变或撤销各部、各委员会、地方各级人民政府发布的不适当的命令、指示、规章和决定。
