高效工作,忙要忙到点子上
“最近比较忙”是很多人的口头禅,在讲究效率的当今社会更是如此。忙着工作,忙着赚钱,忙着学习,忙着消费……“忙”字成了很多人心头唯一的关键词。当然,这也是无数人工作和生活的写照。虽然“忙”字代表了人们的生活状态,但它代表不了人们的生活质量,因为只靠忙并不能直接为我们带来满意的结果。
在实际工作中,区别一个人工作效率高低的一个重要标准不是看他多么努力地工作,而是看他能不能高效工作,忙到点子上。
创设遍及全美的市务公司的亨瑞· 杜哈提说,不论他出多少薪水,都不可能找到一个具有两种能力的人。这两种能力一是能思想,二是能按事情的重要程度来做事。
很多人虽然整天忙碌,态度也很认真,但是很多工作目标都难以完成,原因其实很简单,就是很多人把大多数的时间都花费在了次要的事情上。如何解决这个问题呢?必须学会根据自己所承担工作的重要程度,依据自身能力来排定日常工作的先后顺序,全力以赴将其做完、做好,然后坚守这个原则,形成自己的工作习惯。那么依据怎样的标准来排定顺序?按照时间管理理论,主要有以下四点:
第一,重要而急迫的。属于第一时间必须完成的,用红笔标出,注明“最急”。
第二,重要但不急迫的。虽然没有设定期限,但早点完成早点安心,而且可以减少工作负担。用蓝笔标出,注明“稍急”。
第三,急迫而不重要的。用黑笔标出,注明“缓急”。
第四,既不急迫又不重要的,那就完全可以排在最后,用绿笔标出,注明“不急”。
成功人士一般都会遵循“要事第一”的原则,以分清主次的办法来统筹时间,把时间用在最具有“生产力”的地方,忙要忙到点子上。对任何人来讲,时间都是宝贵的。下面的故事就是非常好的例子,想必大家读后会感受很多。
刘松是一家教育集团的分公司经理,分公司成立一年多来形势虽然不错,但管理比较混乱。看上去大家都很忙,但忙不出结果。为了解决营运过程中效率不高的问题,他专门向董事长请教了一番。
董事长给了他一张纸,要求他写下第二天要做的6 件最重要的事。然后,董事长让刘松按照重要程度把这6 件事排列清楚。做完这一切,董事长让他把纸放进口袋,明天一早第一件事就是把纸条拿出来做第一项工作,直到完成为止,然后用同样的方法对待第二项、第三项,直到下班。董事长还让他在分公司推广这个办法。几个星期后,刘松到集团总部来汇报工作,他高兴地对董事长说,分公司现在的状况好极了。三年后,这个分公司以独立法人的形式成功上市。
毋庸置疑,正确的行为势必创造惊人的价值,就像刘松一样,当他分不清楚事情的主次,如同有人经常说起的那样,眉毛胡子一把抓的时候,他的工作肯定是一片混乱,效率低下,连带整个分公司的运转都不太顺畅,后果往往是:决策不能得到很好的执行,信息交流不畅,沟通出现障碍。当他运用适当的管理方法,将工作重心放在最重要的事上后,在没有增加成本的条件下(人员没变,时间没有延长),却作出了比以前更为优秀的业绩。
任何行动一定要有目标,有目标才能够忙到点子上。早上开始工作时,如果并不知道当天有什么样的工作需要去做,就很容易像以前的刘松一样,把时间浪费在不重要的事情上。没有目标,就不可能有切实的行动,更不可能获得实际的结果。有目标才能减少干扰,把自己的精力放在最重要的事情上。一个高效能的工作者每天进办公室的第一件事,就是给自己当天的工作制定一个清晰的目标和计划。
目标是一个人行动的指南针,找准目标,做事才能高效,才能够把需要做的事情做好。有目标的人是在为效率、为有效的结果而忙,没目标的人只会越忙越乱。
奥林匹克运动会十项全能金牌获得者詹姆斯· 卡特为了实现自己的目标,用运动器械装备了整个寓所,以便每天提醒自己努力去实现目标。他将十项全能每个项目的器械放在他不训练时也能够看到的地方,跨栏是他最差的一项,他就将一个栏放在起居室的正中央,每天必须跨越30 次;杠铃就放在室外廊檐下;撑竿跳高用的竿子在沙发后竖立着;壁橱里放着他的运动制服、棉织套服和跑鞋。詹姆斯说这种不寻常的陈设在他准备奥运会夺冠的过程中,帮助他改善了他的竞技状态。
如果你想让自己的工作卓有成效,也应当像詹姆斯· 卡特那样在“忙”前先为自己设定一个明确的目标,并为你的目标创建一种经常提醒自己的方式。比如,将你制定的目标和实施计划写在便笺上或是记事本上,并将它们有计划地放置在你的家中和办公室里,使你能够常常看到它们;或者将你对自己目标和实现计划的陈述录在磁带上,在你开车、做杂务、休息或思考时播放它们;将你的实施计划编辑在你的电脑屏幕保护屏上;或者,将你需首要实施的计划输入电脑,并用装饰纸打印出来,然后将这些纸悬挂在办公室、卧室的镜子上,甚至是冰箱上。这样,你的目标和计划就会常常出现在你的眼前,帮助你始终将注意力放在这些最重要的事情上面。
用心思考,带着思想来工作
宏基集团董事长施振荣曾针对目前大多数员工只知道拼命工作,而不懂得如何聪明工作的现状提出了“不换脑袋就换人”的理念。所谓换脑袋就是随着外界环境的变化而不断转变自己的思维方式,换掉习以为常的工作模式,在工作中充分发挥大脑的作用,用心思考。
一个知名企业家曾经对他的员工说:“我们的工作,并不是要你去拼体力,而需要你带着你的大脑来工作。”从中我们可以得出结论,一个优秀的员工应该勤于思考,善于动脑分析问题和解决问题。然而,在公司里,有些员工缺乏思考的能力,他们在遇到问题时,不是去多问几个“为什么”,多提几个“怎么办”,而是逃避问题,这样的员工不仅不会受企业的欢迎,在职场上也难以有所发展。
“思考”这种重要的工作态度,源于IBM 创始人托马斯· 沃森的一次销售会议。
那是一个寒风凛冽、阴雨连绵的下午。老沃森在会上先介绍了当前的销售情况,分析了市场面临的种种困难。会议一直持续到黄昏,气氛很沉闷,一直都是托马斯· 沃森自己在说,其他人则显得烦躁不安。
面对这种情况,老沃森缄默了10 秒,待大家突然发现这个十分安静的情形有点不对劲的时候,他在黑板上写了一个很大的“THINK”(思考),然后对大家说:“我们共同缺少的是——思考,对每一个问题的思考。别忘了,我们都是靠工作赚得薪水的,我们必须把公司的问题当成自己的问题来思考。”然后,他要求在场的人开动脑筋,每人提出一个建议。实在没有什么建议的,对别人提出的问题加以归纳总结,阐述自己的看法与观点。否则,不得离开会议室。
结果,这次会议取得了很大的成功,许多问题被提了出来,并找到了相应的解决办法。从此,“THINK ”便成了IBM 公司员工的座右铭。
从某种程度上讲,工作就是一个思考的过程;工作取得进步,就是一个思考深入的过程。思考得多了,想到的方法自然就多了。当一个猎人打了一只兔子时,他就会想办法再去猎一只鹿;当他猎到一只鹿时,他又会想办法去猎一只熊。而只有这样不断地思考,不断地寻找更好、更有效的办法,才有可能成为一名优秀的猎人。
杨春民是网通广州分公司支撑共享中心的主任,他被誉为网通里的“思想者”,那是因为他时刻在思考应该怎样更好地开展工作,应该如何提高工作效率。
支撑中心每个月都有一项任务,将该月出账的用户收入拆分到各营销中心。过去,这项工作是工作人员使用EXCEL 表格来处理,通常需要花费好几天时间,还经常出错,影响到对各营销中心的考核。
杨春民开始思考:工作不能一味埋头拉车,还要抬头看路,看看我们走的路有没有错,是否还有其他路可以更省力、更快捷。那么,现在能不能找到一个数学公式一样的东西将这些资料统一处理、提高效率呢?
他想到了用数据库,利用数据库可以对众多繁杂的数字进行统一管理,并且查找方便、不易出错。于是,杨春民利用午休时间编制程序,协助收入拆分和佣金结算,利用数据库将所有用户的收入及其归属进行归档。账务组在该程序的辅助下,提前3 天准确完成各营销中心的收入拆分,大大提高了工作效率,并保证了公司经营分析数据的准确性和及时性。深圳分公司的CPN 计费出账和结算在他开发的程序的帮助下,出账时间由原来的3 天缩短到1 天,结算时间由原来的5 天缩短到2 天。
杨春民能获得工作上的成功,主要得益于他有善于思考的敬业精神。他能够把公司的事当成自己的事,处处为公司的利益着想。
步步高升是每一个职场中人的愿景,也是我们对自己亲人和朋友的一个美好祝愿。然而,在充满竞争的社会里,在以绩效作为目标管理的企业里,现实很残酷:不换脑袋就换人。人类社会已经步入知识经济时代,更进入了一个不断变化的时代,作为职场中人,如果不更新自己的知识体系与思维模式,那么很快就会跟不上潮流,被社会淘汰。
思考是人类独有的能力。我们有意识,有认识和发现的能力,还有反应和构思的能力。我们通过思考、感悟和探寻而获取知识的能力构成和决定着我们工作的结果。
一名敬业的员工,愿意控制和改变自己的思想,同时仔细探求自己的思想对自己、同事、自己的工作与环境的影响和作用,通过耐心的实践和调查将因与果联系起来;对自己的每一次即使是微不足道的经历和日常发生的琐事进行思考,作为一种获取知识的途径。俗话说:“只有努力寻找的人才能找到,大门只会对敲门的人敞开。”只有通过耐心、实践和无止境的思考,让主动思考为你的工作保驾护航,你才能做得更好。
统合综效,合作缔造卓越成果
工作中经常会出现这样一种情况:当团队中每个人都在努力忙碌的时候,团队的整体绩效却未必在同比增加。于是人们禁不住要问上一句:团队为什么会失败?“三个和尚没水喝”的故事一直在告诉我们合作的重要性,可在许多企业的管理实践中,合作的情况总是不尽如人意。