新闻发布会也称为记者招待会，是组织为了公布重要的新闻或者解释重要方针政策而有意邀请媒介公众参加的一种公关活动，这是组织与新闻界建立和保持联系的一种常用的形式。以这种方式发布信息，形式比较正规、隆重、有深度、规格也高，并可以和现场记者交流，容易引起社会公众的广泛关注，能在短期内迅速扩大组织的社会影响，化解不利因素，为组织营造和谐的外部环境。由于新闻发布会是一项相对比较经济、效果较好的一种公关传播方式，故为大多数组织所乐于采用。
新闻发布会的工作程序看起来似乎简单，其实不然。严格来说，这项工作具有很强的挑战性。例如，组织和媒体记者为此付出的时间成本和精力有多大，现场主持人和发言人的心理素质和现场反应能力是否合乎要求，他们所传达的事关组织的信息准确与否，他们是否有足够的情报与判断力来应付那些见多识广的记者刁钻提问等等，所有这些都很难完全掌控。而且，对于组织来说，也不是任何时候、任何事情都需要新闻发布会来承担公关传播工作。因此，有经验的组织一般对召开新闻发布会都比较慎重，轻易不举办这样的活动。
一般而言，只要在如下情况下才有举办新闻发布会的必要：
1.新闻发布会的主题是记者感兴趣的；
2.组织所提供的信息一定会造成轰动；
3.充分相信新闻发布会现场不大可能失控。
会前准备工作包括：
1.确定好新闻发布会的主题，而且只能确定一个主题。如果有多个主题，则很容易分散新闻记者和社会公众的注意力，影响主题新闻价值的顺利实现，达不到组织所需要的传播效果。
2.选择好时间和地点。时间选择上尽量避免与重大新闻事件撞车。一般选择上午举行，方便记者发稿。但发布坏消息或较易引发争议的记者会，最好安排在周五下午，以借助周末冲淡坏消息的影响力。
3.选择好地点。地点的选择应主要考虑记者的方便。也可以依照增进亲切感和有创意的原则来选择合适的地点，如草坪、艺术场所等。要提前布置好现场，设计制作好主题背景，并为记者提供必要的工作设备如传真机、收音设备、拍摄辅助灯光和专区设置、交通和停车的方便性等。这一项工作至少应提前半个月完成。
4.选好主持人和发言人。这是新闻发布会成功与否的关键所在。主持人和发言人除了要传递重要信息外，还要回答记者提出的各类问题。所定人选必须熟悉新闻发布会的主题和公关目标，并对可能出现的突发状况有掌控和解决的能力。此外会场的气氛维持也很重要，所以主持人应该接受面对媒体记者的专项训练，做好准备。
5.确定好你邀请的媒体记者。最好是邀请那些组织比较熟悉、平时彼此关系不错，同时权威性、专业性比较强的媒体记者。一般来说，到会的媒体越权威、越专业，记者招待会的效果越好。
6.准备“模拟问答要点”和模拟演练，以增加主持人和发言人对主题的熟悉度，增强自信心。
7.传播辅助信息。一般新闻发布会都会有新闻资料袋给记者。这些资料是组织的公关宣传文件和相关资料之组合，包括新闻稿、相关背景资料、组织简介等，如：实施或背景资料、主管介绍、组织对事件立场的文件、组织刊物、新闻稿、赠品和样品、新闻照片等。
新闻发布会的会场注意事项是：
1.主持人或发言人始终保持礼貌、冷静以及温和的态度。尤其不要随便打断记者的发言和提问，更不要采取任何手势、动作和表情来阻止他们。
2.接待人员和主持人（发言人）应有明确分工，让记者受到良好接待，也让发言人有充分精力和时间应付难缠的问题。
3.对于不愿发表评论的事情或者机密性的信息。不要用“无可奉告”之类的词语（易造成记者认为组织诚意不够或回避问题，但外交场合可以）。一般认真解释不便发言的原因即可。需要回避的，应处理好运用技巧（如用技巧性语言在不知不觉中转移话题）。
4.遇到某些情况下记者闹场时，应力争避免和记者发生正面冲突，同时要展现耐心和修养。如果场面失控，主持人应及时向记者道歉，然后要求闹事者冷静退场，必要时报警处理。如果闹事者假冒记者提问，可以回答；如果所提问题过于离谱，可以请他表明是哪家报社或媒体记者，迫使对方不再捣乱。
5.如果新闻发布会现场出席人数较少，可以安排自己人坐到座位上充数，以壮声势。
6.对于早到的摄影记者，要注意安排专人陪同，尤其要避免让他们看到那些不便拍摄的场景。
7.如果新闻发布会开始的时候到达现场的记者人数不足，可以适当延迟开会时间。但如果到场的是电视台记者则应马上开始。因为电视由其调度中心指挥转播，在众目睽睽之下，要维护组织的形象。如果让观众在电视机面前傻等只会给公众留下笑柄。
8.一般情况下，新闻发布会不应超过半小时。但如有记者提出要求，可留其接受采访。
会后工作：
1.尽快整理出记者招待会的新闻稿，及时发送给与会记者以及未与会记者（必要时要追问，确认其是否收到）。这些新闻稿就是记者见报的初稿，是方便记者的工作的，可增加刊载机会；新闻稿被刊载意味着有利于组织的观点、信息得到了有利的传递。
2.广泛收集各媒体对本次事件的报道角度和情况，并作分析评价，检查是否达到记者招待会的目的和公关目标。
3.总结记者招待会工作的得失，包括征询部分记者对本次招待会的看法和意见，以作为今后工作的借鉴。
案例一中国足球队的一次记者招待会
1997年11月8日凌晨，世界杯亚洲区预选赛十强赛卡塔尔、伊朗之战终场哨响，预示着中国足球队新一轮冲击世界杯再次失利。以后的比赛，对中国队来说，仅仅具有形式上的意义。中国民众的疑惑、失望、愤恨、痛苦溢于言表，外在化、激情化的言辞、行动不断出现在各种媒体上。中国队的能力受到极大的怀疑，形象遇到前所未有的危机。
“给民众一个说法”已是大势所趋。11月13日，中国足球队在大连东方大厦举行记者招待会。足球常务副主席王俊生为主要发言人、国家体委宣传司司长何慧娴为主持人，教练组成员戚务生、金志扬、迟尚斌、陈熙荣，运动员代表范志毅、徐弘、区楚良等出席会议。何女士首先表达了中国队非常希望与新闻媒体见面，共同为中国足球会诊的真诚愿望。王俊生接着作长篇发言，分析此次失利的主要原因：判断出偏差，发挥欠稳定，战术组合需要尽快提高，关键时刻在关键位置上出现了技术失误，导致失分。
发言人还回答了记者提出的问题。
会上发布了中国足球队致全国球迷的一封公开信《擦干眼泪，奋起直追》。来自全国各地新闻单位的百余名记者参加了两小时的记者招待会。
案例评析：
中国足球队的这一场失利，伤透了球迷和国人的心。怎么向国人交代？这是这场记者招待会举办的初衷。从记者招待会的过程来看，效果还是可以的。
1.时机把握得比较好。这次记者招待会不是在比赛失利后的当天或者第二天举行，表面看似乎没什么，其实这是很有讲究的。因为国人、媒体对中国足球队寄予的希望比较大，因此这次受到的打击也很大。在大家情绪比较激烈的时候举办记者招待会，可能会出现现场球迷闹事，场面失控的情形。而稍后顺延几天，大家冷静下来后，接受了事实，反应也就不会那么激烈了。
2.选择的地点也很合适。没有选择官方色彩较浓厚的北京，而是在中国足球市场最好，拥有国内最高水平球队的大连举办，对球迷来说比较有亲和力。
3.主持人态度诚恳，开场白“中国足球队非常希望与新闻媒体见面”的表态缓和了记者们的情绪。足球最高负责人的出席表明足协对此次失败敢于承担责任的态度。
4.王俊生的发言比较诚恳，达到了预期的解疑惑，总结经验教训，指明未来发展方向，恢复球队形象，化解形象危机，缓和公众情绪，换取公众的理解、帮助与支持等综合目标。在官本位意识浓厚的中国，这种姿态给社会公众的心目中留下了相当深刻的印象。
案例二宝钢新闻发布会
2004年8月12日，上海宝钢集团就宝钢股份收购增发方案出台、集团整体上市等事宜在北京国贸饭店举行新闻发布会。宝钢集团公司董事长谢企华、宝钢股份总经理艾宝俊等出席。陈缨主持发布会。以下是发布会现场情况（节选）：
陈缨：各位新闻界的朋友们，大家好，非常感谢大家来参加宝钢的见面会。公司非常重视目前与市场各方建立起的真诚信任的关系，我们希望与市场的这种良性互动能够得到持续，所以公司今天在此召开媒体见面会，就宝钢股份2004年上半年的业绩以及本次实施的增发收购的有关情况跟大家做一个交流。请允许我跟大家介绍一下今天出席媒体的各位领导……
谢企华：各位新闻界朋友大家上午好，首先我向大家介绍一下此次收购目标资产的概况。
女士们、先生们，宝钢是在全国人民支持下建立起来的大型钢铁企业，自1978年12月打下第一根桩以来，经过几代宝钢人的努力，秉承积极发展、追求卓越、诚心至上的理念，宝钢已发展为全球最具竞争力的钢铁企业之一。2000年12月，宝山钢铁股份有限公司成功登陆中国资本市场，成为中国资本市场蓝筹股的代表，上市后宝钢股份多次被评选为最受尊敬的上市公司和最具投资价值的公司。2003年宝钢股份被《亚洲货币》评为中国最注重股份价值的公司第一名。今天我们翻开宝钢发展新篇章，宝钢钢铁主业一体化，使宝钢股份实现跨越式发展。全球的行业地位显著提升，核心竞争力大大增强。我们的目标是成为全球钢铁行业的前三名，为中国成为钢铁强国再做出新的贡献。下面我想我和我的同事们将非常乐意回答大家所提出的问题。谢谢大家。
陈缨：谢谢谢董事长。我们相信充分的交流有助于媒体对公司的理解。因此公司非常愿意在此就媒体关心的问题与大家进行探讨与交流。但需要向大家表示歉意的是，由于我们的行程安排得非常紧，所以交流的时间控制在20分钟之内，建议每位提问者最好不要超过一个问题，希望能够得到大家的理解和配合。
新华社记者：我想请教谢企华董事长，这次宝钢增发收购对宝钢发展的战略意义在什么地方？特别是在宝钢一体化的战略当中处于何种地位？宝钢集团最终要实现整体上市会采取什么方式？此次收购增发和谢总最近提出的干3000万吨、看4000万吨、想5000万吨的十一五规划目标是什么样的关系。
谢企华：谢谢。你提了一非常好的问题。2003年宝钢提出新一轮的发展规划，这个发展规划指的是我们的钢铁工业要成为具有自主知识产权强大的具有综合竞争实力的世界一流的公司，我们这个战略发展规划提出了两个阶段的目标，第一阶段我们就要成为世界五百强，销售收入达到1200亿。第二阶段到2010年我们的钢铁主业要进入全球钢铁行业综合竞争力的前三名，销售收入1500亿。从现在看我们第一阶段的销售收入目标应该说已经提前完成了，就是我们2003年已经成为了世界五百强的第372名。……另外我们要成为钢铁的前三强，从目前宝钢整个集团公司来讲，我们现在的规模在世界第六，这次宝钢资产收购后金额晋升排位，所以我们提出干3000万吨，看4000万吨、想5000万吨。这次收购后我们能力大大增强。整个集团公司钢铁精品基地，以及经过我们生产研发技术、销售一体化以后，整个公司经营风险应该大大降低，成本应该还有更大的下降空间。经过这次收购，宝钢的核心竞争力得到大幅度的提升，在全球的地位也得到显著提升。
《解放日报》记者：我们注意到此次收购以后宝钢股份关联交易和同行业竞争情况将发生比较大的变化，能否请谢总做一个详细的描述。宝钢国际作为一个贸易性的公司，宝钢股份收购其意义是什么？
谢企华：刚才这两个问题第一个问题请我们马强国总经理回答，第二个问题请何文波先生回答。
马国强：非常感谢对公司的关心，应该说这次公司收购以后，关联交易发生了本质的变化。它的重要特点是采购和销售之间的关联大幅度的下降。
何文波：我来回答第二个问题，关于这次收购包括宝钢国际，包括海外的资产，实际上它可以使股份公司构成一个完整的供应链系统，包括上游和下游。
陈缨：因为时间的关系，我们再安排最后两个问题。
《证券时报》记者：请问艾总一个问题，宝钢上市以来一直保持一个非常好的增长业绩，也有一个非常良好的鼓励分红的记录，但这次增发之后流通股将增加超过100%，这种大幅度的增加对宝钢股利分配政策将产生什么样的影响因为宝钢好的分配对机构投资者和日益成熟的社会投资者都非常有吸引力。谢谢。
艾宝俊：谢谢你的问题。我想宝钢从上市以来一直注重投资者的价值和投资者的回报。如果大家有分析的话可以看到，我们每年现金分红都在不断增加。基于公司2004年收购情况及收购后目标资产情况的预测，董事会预计我们2004年的分红依然会秉承公司历来坚持在资本市场上树立大盘蓝筹绩优股的形象。
