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第6章 管理学基础理论(3)

不确定型决策方法包含小中取大、大中取大、最小最大后悔值法等。

小中取大法是指将所有备选方案的最小收益列出,选取最大的那个的备选方案作为最终方案。在每一种备选方案中,都有最大、一般、最小收益,但是由于决策者对未来持悲观预计,他只认为那个最小收益最有可能发生,最终在几个方案的最小收益中取大。

大中取大法则正好相反,决策者对未来持乐观预计,将各备选方案的最大收益列出,选取最大的那个的方案作为最终方案。

最小最大后悔值法,就是各方案都有一个最大后悔值,最终选最大后悔值最小的那个方案。后悔值是指每个方案选定后,有可能将来发生的是另外的自然状态,而已选方案的收益比该自然状态最佳方案的收益是有差距的,这就是后悔值。最小最大后悔值法就是选最大后悔值最小的那个方案,其目的是为了在实践中让后悔值最小。

二、计划

1.计划的内涵

计划一词在通常理解下有两种含义,一是动词;一是名词,是动词的结果。此处指动词。管理学中的计划是一项职能,一种行为。是确定组织的阶段性目标后安排其实现方式的一种管理行为,此处的阶段性目标是指组织目标在时间上的分解。

计划是决策组织落实过程中的第一个环节,它把之前制定的决策具体化了,充实细化到每一个空间和时间,是决策在时间和空间上的进一步展开。计划与决策的关系,是先有决策,后有计划。当然这指的是比较高层面、比较重要事项的决策。计划是决策的逻辑延续。因此也可以说,计划就是在组织日常管理工作中,对决策的结果进行安排以使其能实现的第一个环节。决策工作是相对务虚的,计划工作则是将其落到实处。

当然,从另一个角度来说,计划之中也有决策,计划的每一步都要做决定,做决定就是决策。人类的所有行为都遍布决策。

计划是一种经常性的工作,是管理者要做的例常工作,是对未来组织运作预先进行的行动安排。

计划是后边组织、领导、控制的基础,没有计划,后边的工作便不能开展。

计划是管理者的工作,是各级管理者的工作,是每个管理者的工作。可见它也不是只由计划部门来做的,一般组织里的专门的计划部门只负责组织主要业务的安排,各部门、各岗位也要对其负责的任务进行计划。另外,计划是对未来的安排,未来总有意料之外的变化,不是做计划时能预知的,因此,事先制订的计划,肯定是应该随新情况出现而修改的,几乎不存在执行中不需修改的计划。

在制订计划中,一个很重要的因素是目标。目标在这里可分组织目标与具体目标。组织目标是组织存在于社会的理由,是组织所有计划的基础,当然也是起点。具体目标是每一个具体计划的基础,也是每一个具体计划的起点。组织的每个岗位都应有自己的目标,也是该岗位制订其计划的基础与起点。

2.计划的意义

计划工作对组织很有意义,主要体现在以下五个方面:

第一,确定组织运作方向和方式以协调成员行为。计划内容使组织成员有了行动依据,从而使组织内的活动更加有效。

第二,能提高组织在未来的不确定性的环境中运作的有效性。

计划是对未来的规划,在未来的不确定性环境中,组织有了行动准则,就能因其的整合作用而减少行动成本;同时,计划是对未来的思考,能够预想到未来有可能发生的不利因素,从而预做准备以减少有可能带来的冲击。

第三,计划要涉及对现在运作的思考。这样有助于发现现在的纰漏,从而使组织运作更加有效。

第四,计划是控制的依据。

计划的内容给控制职能提供了评估标准。在日常运作中,计划规定了标准与完成时间,控制可以依据其进行。

第五,计划能够激励员工。计划设定的目标是对员工的正面激励,同时,计划内容在时间上的安排,也是对员工的一种激励。

3.分类

分类是对事物的深入认识。计划也可分成较多的类别。从计划的类别里面,有助于我们对计划有更深入的认识。

计划有这样一些类别:正式计划与非正式计划、长期计划与短期计划、战略性计划与战术性计划、程序性计划与非程序性计划等。

按计划的正规程度,可分正式计划与非正式计划,非正式计划并未形成文字,往往存在于组织高层人物的头脑中,往往存在于一些规模比较小的组织内,内容比较宏观。正式计划是规范地制订并形成文案的计划。非正式计划起不到计划的系列意义,在实践中应尽量避免非正式计划出现。

长期计划与短期计划是按计划覆盖时间长短来分的,在实践中,长期计划一般在5年以上,短期计划是1年以下,也有的管理学基础理论著作分得更细,将1年以上5年以下的计划称为中期计划。

战略性计划与战术性计划是按层面来分的,战略性计划是长远、整体的层面,不能直接按照其操作,是指导方针性的。比如生产的战略性计划,就生产业务制订一个长远、整体层面的计划,一个大的宏观的目标。战术性计划是执行层面,是对战略性的具体安排。二者一个宏观、一个具体,一个是指向性的,一个是执行性的。还有的基础理论著作里在战术性计划之下列有运营计划,运营计划比战术性计划更加具体,比如战术计划是下个月将报纸发行量提高5%,则运营计划就是哪个岗位、谁来做等更加具体的安排。

程序性计划与非程序性计划是就计划所要安排的事件进行区分的,如果计划所针对的是例行活动,经常反复出现的,就是程序性计划,反之则是非例行计划。

另外,计划还有这样的分类,比如分为目标、战略、政策、程序、规则、方案、预算。这是按层面来分的,从目标往下,层面越来越低、内容也越来越具体。

上述计划中,除了非正式计划应该摒弃外,其他计划在组织中都会存在,也即组织在日常运作中,都会遇到制订这些类别计划的机会。

4.计划的制订程序

计划的制订程序分为:

第一,确定目标,指决策制定后,在其导向下将目标具体化。

第二,确定组织的过去、现在状况,预测将来遇到的影响因素,将这些作为计划的前提,并让整个组织的所有参与制订计划的人都了解。

第三,制订多套计划。

第四,评估各计划并选出最优。

第五,形成文案。

5.制订计划的方法

制订计划的方法也可称技术,是在制订计划过程中比较有效的一些方法,比如滚动计划法、在制订生产进度计划中要使用的甘特图法、排队论方法等。在本书里就不展开讲解了。

结语

计划在传媒组织中现在也不鲜见,每到一周、一月、一个季度、一个工作年度等的开始时,各级管理者都在制订自己本部门的计划。另外,对于中国传媒组织而言,由于肩负着重要的党的路线、方针、政策的宣传任务,定期或不定期地总有宣传部门安排的宣传报道任务,这些也会列入传媒组织的工作计划之中。

三、组织

1.组织的内涵

此处的组织是管理的第二项职能,是一种行为,与管理学的研究对象是两回事。管理学研究对象的“组织”是本部分“组织”的结果。组织这个职能就是围绕组织结构这个主题而设计、运作、变革。它为计划的落实提供保证。也可以说,组织负责“组织”的计划的实施。

2.组织设计

在组织设计、运作与变革中,组织设计是最开始的一步,内容也比较繁多。

(1)基本步骤

组织设计的基本步骤分四步:

第一,确定实现组织目标所必需的活动。这是指一个组织要实现其目标所要做的全部活动,比如一家企业,要实现其提供产品或服务的目标就需要生产、销售、财务、人力资源、行政、后勤等活动。一家报社,要实现出版报纸的目标,则需要采访、编辑、排版、校对、印刷、发行、财务、人力资源、行政、后勤等各方面的活动。

第二,将活动分组。

将第一步所确定的活动分成部门,再在部门内进一步确定岗位,还要把部门分好层级。

第三,为各岗位配备人员,并赋予其相应的权利与责任。

第四,在各层次、部门、岗位之间建立联系,包括纵向与横向的联系方式与手段。

这四步,主线是先分后合,先将活动细分,再将分开的活动用规则、政策等各种制度联系起来。最终是形成一个运作有效的组织结构。

(2)基本原则

基本原则有四条:

第一,遵循贡献相似性原则,在此基础上适当考虑关系接近性原则。这是在分组时考虑的原则,贡献相似性是指在将活动分组时,成果相同或相似的活动将其分在一个部门内。

按贡献相似性原则设定部门,让我们来讲一个集团的案例。在2004年,时代华纳集团按价值链上下游原则,将集团拆分成两大部分。一个是以内容产品生产为主的“娱乐与广播电视网集团”,主要有华纳兄弟电影公司、新线电影公司、特纳广播电视公司、家庭影院频道、华纳兄弟唱片公司,这块的主要功能在于生产;另外一部分是以拥有渠道与传播为主的“传媒与传播集团”,主要有时代华纳有线网公司、美国在线、时代出版发行公司,这一块的功能是传播或以掌控渠道为主。这种拆分就是依据贡献相似性原则,将活动结果相似的部门或板块归并在一起,以利于管理。时代华纳集团是一个多法人的联合体,它的这次整合是在集团的层面整合由独立的企业组成的板块,而在一个组织内部的组织结构的设计,也是同理。

在遵循贡献相似性原则的同时,还要在此基础上考虑关系接近性原则。关系接近性是指并非所有的成果相同或相似的活动都分在一个组,其中有些活动如果跟成果不相同或相似的活动更近,在工作中联系更简便,则可以将这两者归到一起。比如一个大的电视台的栏目组要招聘新人,这项工作按理要归到台内人力资源部门,但台规模大,栏目组数量繁多,这些比较小的工作与其归到人力资源部门,不如让栏目组自己负责更有效。这就是关系接近性原则,它是对贡献相似性原则的有意违背。

第二,次要活动服从、服务于关键活动。关键活动是指对实现组织目标贡献最大的活动,也是对组织生存、发展最重要的活动。一个企业,生产与销售是关键活动,财务、人力资源等都属于次要活动。在组织设计时,要让次要活动从属于关键活动,为关键活动提供支持和服务。

第三,能位对应原则。指在为岗位配备人员时,人的能力与岗位要求要对应。这是在组织设计第三步时要考虑的原则。

第四,弄清管理者的管理幅度,以合理设定组织的管理层级。管理幅度是一种能力,是一位管理者能够直接指挥和监督的下属人数。管理者的管理幅度决定组织层级,管理幅度越大,管理层级越少。在一个作业人员数量既定的组织内,知道了每个管理者的管理幅度,便可以设定组织的管理层级。组织的层级越少也即组织越扁平越好,这样组织内的信息传递速度快、失真可能性小。管理层级如果超过了应该的层级,则信息沟通有问题,少于应有的层级,管理会出现混乱。所以,要弄清楚管理者的管理幅度,设定准确的层级。

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