基本会计岗位可分为：会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。各基本会计岗位与手工会计的会计岗位相对应，基本会计岗位必须是持有会计证的会计人员，未取得会计证的人员不得从事会计工作。基本会计工作岗位，可以一人一岗，一人多岗或一岗多人，但应当符合内部牵制制度的要求，出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权债务账目的登记工作。基本会计岗位的会计工作人员还应当有计划地进行轮换，以促进会计人员全面熟悉业务，不断提高业务素质。会计人员还必须实行回避制度。
电算化会计岗位是指直接管理、操作、维护计算机及会计核算软件的工作岗位，一般可以分为以下基本岗位：
（一）电算主管
电算主管岗位负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，通常应由具备会计和计算机知识以及相关的会计电算化组织管理的经验的从业者担任。电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。
（二）软件操作
软件操作岗位负责会计核算软件具体使用操作，包括输入记账凭证和原始凭证等会计数据，以及输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据处理工作。要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训的水平的从业者担任。各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作。
（三）审核记账
审核记账岗位负责凭证的审核记账，即对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。要求从业者具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平。此岗位可由主管会计兼任。
（四）电算维护
电算维护岗位负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据。此岗位要求从业者算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位。此岗位在大中型企业中应由专职人员担任。维护员一般不对实际会计数据进行操作。
（五）电算审查
对电算化系统运行进行监督，防范利用电算化系统的舞弊，负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，此岗可由会计稽核人员兼任。采用大型、小型计算机和大型会计软件的单位，可设立此岗位。
（六）数据分析
负责对计算机内的会计数据进行分析，负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平。采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，由主管会计兼任。
（七）会计档案保管
负责会计电算化数据和程序备份，打印的账表、凭证和各种会计档案资料的保管，上述电算化会岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位。
会计电算化岗位及其权限设置一般在系统初始化时完成，平时根据人员的变动可进行相应调整。电算主管负责定义各操作人员的权限。具体操作人员只有修改自己口令的权限，无权更改自己和他人的操作权限。
基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定。中小型单位和使用小型模会计电算化系统的单位，可根据本单位的工作情况，设立一些必要的电算化岗位，许多岗位可以由一个人担任。
二、中小企业实行会计电算化的岗位设置
中小企业可以根据需要进行适当的岗位合并，一人可以兼任多个工作岗位，但应该注意满足内部牵制制度的要求。
第四节计算机替代手工记账的基本要求
一、替代手工记账的任务和条件
采用计算机替代手工记账，使广大财会人员摆脱繁重的手工操作，是会计电算化的目标之一。但是有了一个好的软件并不能保证会计数据处理的安全、可靠，企业还必须在人员、设备、管理制度等方面具备一定的条件。
（一）替代手工记账是会计电算化的目标之一
具体地说，采用计算机替代手工记账的单位必须具备以下基本条件：
1.配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备，轨运行三个月以上
企业应配有适用的会计软件和相应的计算机硬件设备，并采取计算机与手工会计核算双轨运行三个月以上。在双轨运行过程中，计算机与手工核算的数据相一致，软件运行安全可靠。这是计算机替代手工记账的大前提。
设备是会计电算化的物质基础，必须配有足够的专门或主要用于会计核算的计算机或终端。计算机硬件的配备方式有单机系统、多机松散系统、多用户系统、计算机局域网络系统。各单位可根据实际情况和工作状况进行选择，并配置相应的系统软平台。设备配置既要讲究成本效益原则，又要有一定的超前意识，满足会计核算的需要。其中，大型企事业单位开展会计电算化应有总体规划，分步实施。由于账条处理模块是会计核算系统的核心，通过对会计数据的处理，形成凭证、账生产账簿、报表三大数据源，为内部和外部管理部门提供主要会计核算信息。因此，可以先运行账务处理模块，并考虑今后与其他子系统的衔接；小型单位对会计软件的选择，特别是账务处理模块的选择要从实用出发，同时应考虑会计软件版本升级的需要。
2.配备相应的会计电算化工作人员
在企业配备的会计人员中，上机操作人员应具备会计电算化初级以上专业知识和操作技能，取得财政部门核发的有关培训合格证书。
人才是会计电算化成功的关键。在准备替代手工记账之前必须指定会计电算化初期的会计电算化上岗人员，并完成各会计电算化岗位人员的培训。其他暂时不能上岗的会计人员，在完成并行期间手手工记账的同时，也应开始参加会计电算化的培训，分期分批做好上岗准备。此外应该注意，企业培训工作必须循序渐进、逐步提高，开始应以学会操作软件为目的，然后系统组织理论基础学习，联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化管理和应用水平，使每个会计人员在甩掉手工账后，能适应会计电算化的新环境。
目前开展会计电算化岗位培训主要有三种形式：
一是财政部组织开展的全国范围内的初级、中级和高级会计电算化培训。培训的对象是在职会计人员，无论本单位是否使用会计软件都可以接受培训。
二是软件公司提供的针对购买会计软件的单位进行的培训。凡购买商品化会计软件，软件公司一般会对软件使用提供培训服务。这种培训的针对性较强，但一般只能培训会计软件的操作员。
三是由企业自己组织的培训，让会计人员系统地参加基础理论学习，再联系本单位的实际应用，全面提高会计电算化管理和应用水平。
3.建立严格的内部管理制度
会计电算化内部管理是指对已建立的会计电算化系统进行全面管理化保证系统的安全和正常运行，它是保证单位会计工作和会计电算化工作有序进行的重要措施。在准备替代手工记账之前，要针对会计电算化工作的特点，对内部会计管理制度的内容进行相应的调整。会计电算化的内部管理制度主要包括《建立会计电算化岗位责任制》、《会计电算化日常操作管理》、《会计电算化的计算机软件和硬件系统的维护管理》和《会计电算化系统的会计档案管理》等内容。
会计电算化内部管理制度包括岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等。
二、替代手工记账的过程
（一）整理手工会计业务数据
1.重新核对各类凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符
手工会计记录经过多人重复转抄，可能存在一定差错，在将基础数据移至计算机之前，须对会计数据按会计电算化要求进行整理。凭证与各级明细账、总账之间，总账与实物账库存记录之间应完全相符，金额、数量应完全一致。但在许多单位，由于存在一些历史遗留问题，使得会计业务处理长期存在不规范行为，常出现账证、账账、账实不符现象。这些问题都将导致会计电算化系统数据处理的错误。因此，在将初始会计数据录入计算机前，应对这些差错进行更正。
2.整理各账户余额
在会计核算软件中建账，如果是在年初，只须整理各账户期初余额；如果是在年中某月，还须整理以前各月各账户发生额。
3.清理往来账户和银行账户
如果往来账存大量呆账、坏账，应在将其移至计算机之前，按会计制度要求及时处理和核销。同样，银行自由式一般均有未达账项，应及时核对银行账，对于未及时核销的未达账项，应及时清理，以保证采用计算机进行银行对账的初始金额的正确性。
（二）建立会计账户体系并确定编码
会计账户体系是会计核算的基础，整个会计核算系统都是围绕会计账户体系建立的。建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级向下设置明细科目。设置会计科目时应遵循以下原则：
1.符合财政部和有关管理部门的规定。
2.满足本单位会计核算与管理的要求。
3.满足会计报表的要求，凡是报表所用数据需要从账务处理系统中取数的，必须设立相应科目。
4.保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目。
5.保持相对稳定。
6.要考虑与核算模块的衔接，凡是与其他核算模块有关的科目，在整理时应将各核算大类在账务处理模块中设为一级科目。
为反映会计科目间的上下级关系、便于计算机识别和处理、减少输入工作量、提高输入速度，促进会计核算的规范化和标准化，须对会计科目进行编码。会计科目编码设计合理与否，直接关系到系统运行的可靠性，影响到系统内信息的收集、汇总、存储、检索、传输等各种操作。编码时对多级科目、物码、部门码、人员码都要有系统考虑，选择与现有的管理水平需要相适应的编码。会计电算化采用的科目编码一般在手工核算编码的基础上，根据电算化需要改进而成。
一级科目编码按财政部规定；明细科目编码按照单位核算需要进行设置。会计科目编码采用科目全编码方案，即：本级科目全编码=上一级科目全编码+本级科目编码。
