在接到书面邀约的同时没有接到“答复卡”，并不意味着不必答复。答复是必要的，只不过需要自己亲自动手罢了。对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。
在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由就可以了。回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞等方面，与之不相上下，就算不上失礼。
接受邀约的回函示范：
中轻公司董事长兼总经理邬烈兴先生非常荣幸地接受成功影视广告公司总裁王超先生的邀请，将于1月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。回函通知邀请者自己决定接受邀请后，就不能届时失约了。这类临时的“变卦”，会给邀请者添许多麻烦。拒绝邀约的理由应当充分，如卧病、出差、有约在先等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
拒绝邀约的回函示范：
尊敬的张义先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受您的邀请，前往波特曼饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。恭请见谅，谨致谢忱。
基本迎接礼仪
迎来送往，是社会交往接待活动中最基本的形式和重要环节，是表达主人情谊、体现礼貌素养的重要方面。尤其是迎接，是给客人良好第一印象的最重要工作。给对方留下好的第一印象，就为下一步深入接触打下了基础。迎接客人要有周密的部署，应注意以下事项：
1.对前来访问、洽谈业务、参加会议的外国和外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班，安排与客人身份、职务相当的人员前去迎接。若因某种原因，相应身份的主人不能前往，前去迎接的主人应向客人作出礼貌的解释。
2.主人到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。客人看到有人来迎接，内心必定感到非常高兴；若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样解释，都无法消除这种失职和不守信誉的印象。
3.接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”“欢迎您来到我们这个美丽的城市”“欢迎您来到我们公司”等。然后，向对方作自我介绍，如果有名片，可送予对方。
4.迎接客人应提前为客人准备好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙准备交通工具，那样会因让客人久等而误事。
5.主人应提前为客人准备好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间；同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的计划、日程安排交给客人，并把准备好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。
6.将客人送到住地后，主人不要立即离去，应陪客人稍作停留，热情交谈。谈话内容要让客人感到满意，比如客人参与活动的背景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。考虑到客人一路旅途劳累，主人不宜久留，让客人早些休息。分手时将下次联系的时间、地点、方式等告诉客人。
（1）迎宾的仪式
迎宾所指的是在人际交往中，在有约在先的情况下，由主人一方出专人，前往来访者知晓的某一处所，恭候对方的到来。在一般情况下，迎宾仪式包括如下内容。
①宾主双方热情见面。
②向来宾献花。献花者通常应为女青年或少先队员。若来宾不止一人，可向每位来宾逐一献花，也可以只向主宾或主宾夫妇献花。向主宾夫妇献花时，可先献花给女主宾，也可以同时向男女主宾献花。
③宾主双方其他人员见面。依照惯例，应当首先由主人陪同主宾来到东道主方面的主要迎宾人员面前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主宾。随后，再由主宾陪同主人行至主要来访人员的队列前，按其职位的高低，由高而低，一一将其介绍给主人。
④主人陪同来宾与欢迎队伍见面。
（2）迎宾的前期准备
在迎宾工作之中，要进行必要的先期准备，以求有备而行，有备无患。
①掌握基本状况。一定要充分掌握迎宾对象的基本状况，尤其是主宾的个人简况，如姓名、性别、年龄、籍贯、民族、单位、职务、职称、学历、学位、专业、专长、偏好、著述、知名度等。必要时还需要了解其婚姻、健康状况，以及政治倾向与宗教信仰。在了解来宾的具体人数时，不仅要务求准确无误，而且应着重了解对方由何人负责、来宾之中有几对夫妇等。来宾此前有无正式来访的记录。如果来宾，尤其是主宾此前前来进行过访问，则在接待规格上要注意前后协调一致。无特殊原因，一般不宜随意在迎宾时升格或降格。来宾如能报出自己一方的计划，如来访的目的、来访的行程、来访的要求等；在力所能及的前提之下，应当在迎宾活动之中兼顾来宾一方的特殊要求，尽可能地对对方多加照顾。
②制定具体计划。一定要详尽制定迎接来宾的具体计划，有助于使接待工作避免疏漏，减少波折，更好地、按部就班地顺利进行。根据常规，它至少要包括迎送方式、交通工具、膳宿安排、工作日程、文娱活动、游览、会谈、会见、礼品准备、经费开支以及接待、陪同人员等各项基本内容。单就迎宾而言，接待方亦应有备在先，最为重要的有五项内容，即一是迎宾方式，二是迎宾人员，三是迎宾时间，四是迎宾地点，五是交通工具。
③确定迎宾方式。明确要不要搞迎宾活动，如何安排迎宾活动，怎样进行好迎宾活动。一定要精心选择迎接来宾的迎宾人员，数量上要加以限制，身份上要大致相仿，职责上要划分明确。在迎宾工作中，现场操作进行得是否得当，乃是关键的一环。
④注意迎宾时间。要预先由双方约定清楚，要在来宾启程前后再次予以确认，要提前到达迎宾地点。
⑤确定迎宾地点。交通工具停靠站，如机场、码头、火车站、长途汽车站等；来宾临时下榻之处，如宾馆、饭店、旅馆、招待所等；东道主一方用以迎宾的常规场所，如广场、大厅等；东道主的办公地点门外，如政府大院门口、办公大楼门口、办公室门口、会客厅门口等。前三类地点多用以迎接异地来访的客人。其中广场，主要用以迎接贵宾。第四类地点也就是办公地点门外，则大多用以迎接本地来访的客人。
⑥确认来宾的身份。通常有四种方法可行。
第一，使用接站牌。使用接站牌时，牌子要正规、整洁，字迹要大而清晰，不要随便用纸乱写。尽量不要用白纸写黑字，让人感到晦气。接站牌的具体内容，有四种主要写法：一是“热烈欢迎某某同志”，二是“热烈欢迎某单位来宾的光临”，三是“某单位热烈欢迎来宾莅临指导”，四是“某单位来宾接待处”。
第二，使用欢迎横幅。
第三，使用身份胸卡。
第四，自我介绍。
在方便、务实的前提下，上述四种确认来宾的方法，可以交叉使用。
⑦施礼问题。在迎宾之时向来宾施礼、致意，最重要的是要做到下列四点：一是与来宾热情握手；二是同来宾主动寒暄；三是对来宾有问必答；四是为来宾服务周到。接到来宾后，在步出迎接地点时，迎宾人员应主动为来宾拎拿行李。不过，对于来宾手中的外套、提包或是密码箱，则没有必要为之“代劳”。
⑧引导问题。来宾的引导，指的是迎宾人员在接待来宾时，为之亲自带路，或是陪同对方一道前往目的地。在一般情况下，负责引导来宾的人，多为来宾接待单位的接待人员、礼宾人员、此事负责人，或是接待方与来宾对口单位的办公室人员、秘书人员。在宾主双方并排行进时，引导者应主动在外侧行走，而请来宾行走内侧。若三人并行时，通常中间的位次最高，内侧的位次居次，外侧的位次最低。宾主之位此时可酌情而定。在单行行进时，循例应由引导者行走在前，而使来宾行走于其后，以便由前者为后者带路。在出入房门时，引导者须主动替来宾开门或关门。此刻，引导者可先行一步，推开或拉开房门，待来宾首先通过。随之再轻掩房门，赶上来宾。出入无人控制的电梯时，引导者须先入后出，以操纵电梯。出入有人控制的电梯时，引导者则应后入先出，这样做主要是为表示对来宾的礼貌。出入轿车，如果引导者与来宾出行，宾主不同车时，一般应引导者坐车在前，来宾坐车居后；宾主同车时，则大都讲究引导者后登车，先下车，来宾先登车，后下车。在引导来宾时，切勿一味沉溺于高谈阔论，免得令来宾走神，“一失足成千古恨”，当众跌跤失态。
接待礼仪
接待客人要注意以下几点。
①客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位；请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。
②客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志；若可能，应该时常为客人换饮料。
③接待人员带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势。
④诚心诚意地奉茶。我国人民习惯以茶水招待客人，在招待尊贵客人时，茶具要特别讲究，倒茶有许多规矩，递茶也有许多讲究。
乘车礼仪
（1）小轿车
小轿车的座位，如有司机驾驶时，以后排右侧为首位，左侧次之，中间座位再次之，前排右侧殿后。如果由主人亲自驾驶，以驾驶座右侧为首位，后排右侧次之，左侧再次之，而后排中间座为末席。
主人夫妇驾车时，则主人夫妇坐前座，客人夫妇坐后座，男士要服务于自己的夫人，宜开车门让夫人先上车，然后自己再上车。如果主人夫妇搭载友人夫妇的车，则应邀友人坐前座，友人之妇坐后座，或让友人夫妇都坐前座。
主人亲自驾车，做客人只有一人时，客人应坐在主人旁边。若同坐多人，中途坐前座的客人下车后，在后面坐的客人应改坐前座，此项礼节最易疏忽。
女士登车不要一只脚先踏入车内，也不要爬进车里。需先站在座位边上，把身体降低，让臀部坐到位子上，再将双腿一起收进车里，双膝一定保持合并的姿势。
（2）吉普车
吉普车无论是主人驾驶还是司机驾驶，都应以前排右座为尊，后排右侧次之，后排左侧为末席。上车时，后排位低者先上车，前排尊者后上。下车时前排客人先下，后排客人再下车。
（3）旅行车
在接待团体客人时，多采用旅行车接送客人。旅行车以司机座后第一排，即前排为尊，后排依次为小。其座位的尊卑，依每排右侧往左侧递减。
公务拜访的礼仪
约好去拜访对方，无论是有求于人还是人求于己，都要在礼节上多多注意，不可失礼于人，而有损自己和单位的形象。
我们要注意的首要规则是准时。让别人无故干等无论如何都是严重失礼的事情。如果有紧急的事情，不得不晚，必须通知你要见的人；如果打不了电话，请别人为你打电话通知一下；如果遇到交通阻塞，应通知对方要晚一点到；如果是对方要晚点到，你将要先到，可以充分利用剩余的时间整理一下思路，耐心等对方到来。
当你到达时，告诉接待员或助理你的名字和约见的时间，递上你的名片以便助理能通知对方。冬天穿着外套的话，如果助理没有主动帮你脱下外套或告诉你外套可以放在哪里，你就要主动问一下。
在等待时要安静，不要通过谈话来消磨时间，这样会打扰别人工作。尽量不要不耐烦地总看手表。如果你等不及，可以向助理解释一下并另约一个时间。不管你对要见的人有多么不满，也一定要对接待或助理有礼貌。
当你被引到约见者办公室时，如果是第一次见面，就要先做自我介绍；如果已经认识了，只要互相问候并握手就行了。一般情况下对方都很忙，所以你要尽可能快地将谈话进入正题，而不要闲扯个没完。清楚直接地表达你要说的事情，不要讲无关紧要的事情。说完后，让对方发表意见，并要认真地听，不要辩解或不停地打断对方讲话。你有意见的话，可以在他讲完之后再说。
拜访时，应多注意以下三个方面：
第一，讲究敲门的艺术。要用食指敲门，力度适中，间隔有序敲三下，等待回音；如无应声，可再稍加力度，再敲三下；如有应声，再侧身隐立于右门框一侧，待门开时再向前迈半步，与主人相对。
第二，主人不让座不能随便坐下。如果主人是年长者或上级，主人不坐，自己不能先坐。主人让座之后，要口称“谢谢”，然后采用规矩的礼仪坐姿坐下。主人递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯，要克制自己的烟瘾，尽量不吸，以示对主人习惯的尊重。主人献上果品，要等年长者或其他客人动手后，自己再取用。即使在最熟悉的朋友家里，也不要过于随便。跟主人谈话，语言要客气。
第三，谈话时间不宜过长。起身告辞时，要向主人表示“打扰”之歉意。出门后，回身主动伸手与主人握别，说：“请留步。”待主人留步后，走几步，再回首挥手致意：“再见。”
