结构是表达公文内容的基本形式，我国文论学家朱光潜先生在《选择与安排》中说：写文章“第一须有头有尾有中段”，当然“标题是基本的”。本章主要阐述公文标题、开头、正文和结尾等四个基本要素，解析公文基本结构形式，以提高拟稿人谋篇布局的能力。
第一节 标题拟制
标题是文稿的“眼睛”，居于全文之首，是“第一吸引力”，是文稿最精华的要素。标题对文稿的内容具有“首因效应”和画龙点睛的作用，在很大程度上反映出制文单位的管理水平。公文标题样式繁多，但无论是何种形式，都应直接揭示文稿的主旨，准确体现领导的意图。
一、公文对标题的规定
公文标题是公文内容的高度概括。完整规范的标题由机关名称、事由、文种三要素组成。2001 年实施的《国家行政机关公文处理办法》中明确规定：“公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。”
1.发文机关
发文机关是标题不可或缺的重要要素之一，标题前应写明发文机关或单位名称。
2.事由
事由是对公文主要内容的概括，反映文稿的主旨，事由前通常加介词“关于”二字。
3.文种
文种是标题的说明，在主要内容之后应标明发文所用的公文名称。文种应统一规范使用党和国家规定的公文文种。
完整规范的标题模式：
发文机关 ＋关于＋ 事由 ＋ 文种
如：《研究院关于表彰科技先进集体和个人的决定》。“研究院”是单位名称（机关名称）；“表彰科技先进集体和个人”是事由；“决定”是文种名称。
在实践应用中，公文标题的内容的拟定比较复杂，但也不必过分拘泥于要素的完整，把所有的标题都拟成“三要素”，如有文头的文件已印有制发单位名称，标题中可以不再标明发文单位的名称。有些内容比较简单的公文，可以只标明事由和文种或只标明发文机关和文种，如《关于召开职工代表大会的通知》、《研究院通知》等。还有的文件甚至只标明文种名称，如《通知》。
二、公文标题的基本形式
公文标题大致有三种形式。
1.单题式
单题式有三种表现形式：一是概括式，就是高度概括全文内容，揭示文稿中心思想，表现方式较为简洁灵活，常用于决定、通知、通报、请示等文种，如《关于实施军民分线分业经营的决定》；二是设问式，就是采用设问句的方式，吸引读者的注意力，如工作简报《中国航空工业何时走出低谷？》；三是交代式，就是交代文稿内容范围的方式，如《关于民用飞机技术手册验收的通知》。
2.双题式
一些重要文稿，一般都有一个正题和副题。正题符合单标题的要求，更多地突出文稿主题，副题则对正题起补充作用，说明文稿的内容范围和文种。如《抓住机遇，开拓创新，努力促进自有经济持续快速增长——在研究院民品经营工作会议上的报告》； 《把学习落到实处，让教育深入人心——研究院开展保持共产党员先进性教育活动总结》。
3.转发式
在转发标题中，介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”若同时在一个标题内出现，会令人不知所云。
如果批转、转发、印发（颁发）原文件时，原标题中已有“关于”介词，在新标题中可省略介词“关于”和文种“通知”，如《研究院转发集团公司关于加强科研生产安全的通知》。
当无法避免“转发”、“关于”、“通知”的重复出现时，可直接用发文字号作为新拟标题的事由，以替代原文标题，如《研究院关于贯彻落实国发［ 2006 ］ 27 号文件精神的通知》。
三、拟标题的基本要求
一要准确。首先“事由”部分的内容表达要准确无误，切合文稿内容，“题文相符”。标题要能够揭示文稿范围或论点，必须全面、准确、具体，使人看了标题便知晓文稿的大体轮廓和所表述的主要内容以及发文单位的意图，而不能似是而非，藏头露尾。
再次是使用文种要准确，不能借用或者滥用。公文文种的使用具有单一性，采用何种文种，不但受到公文内容的限制，而且直接受到行文关系的制约。因此，要特别注意区分相近易混淆文种，避免错用或混用。
二要简练。简练的标题具有醒目、易读、易记的特点。标题不宜过长，过长容易使人产生烦琐和累赘的感觉，不能产生鲜明的印象，从而影响对文稿的总体评价。
标题要竭力压缩事由部分的文字，使之简练，言简意赅。标题也不能过于抽象、空洞，出现苟简造成晦涩，更不能采用生僻或生造的词汇，使读者如坠烟海，百思不得其解。
三要新颖。就是要鲜明地、突出地表达文意。首先要有独特之处，不同凡响，抓住文稿最核心的内容，提炼最新鲜最贴切的词汇。
其次要新鲜醒目，充满生机，引人入胜。既不标新立异，又不落巢臼。
四要生动。标题一定要从呆板的模式中解放出来。尤其是总结、简报、调研等文种的标题，应当尽量运用多种修辞手法，借鉴文艺体裁的表现形式和技巧，使标题新鲜活泼，生动感人。
四、公文标题常见病例分析
1.题不对文
即标题与内容不符。如研究院转发《集团公司关于经营业绩考核办法》的通知。标题是转发集团公司文件，正文却说“结合我院实际，制定了《研究院经营业绩考核办法》”。这个公文的主要内容是结合研究院实际对贯彻落实集团公司考核办法提出具体措施，而不是颁发研究院办法。再如《研究院关于开展劳动竞赛的请示》，从标题上看，是请示开展职工劳动竞赛活动，而正文实际上是请求上级给予解决“劳动竞赛经费”的请示。
2.题不达义
一是题大义小。如《关于科研经营管理的若干规定》，而文件内容中根本就没有对科研经营管理做出具体规定，只是提出了原则要求，内容只能属一般性通知。有的标题太大，涉及面过宽、过深，也比较复杂，如《研究院关于实施国有企事业单位体制改革的决定》，超越了研究院自身的权力范围和能力水平。
二是题小义多。如《研究院关于做好争创全国模范职工之家活动筹备工作的通知》，标题的事由主旨是“筹备”二字，而正文中不仅详细介绍了“争创活动”的目的、意义、内容、方法，还谈到了组织领导、活动步骤、管理制度等内容，显然，标题题义过小不能准确反映公文的主要内容。
3.表述模糊
一些公文文稿标题模糊笼统，过于抽象，看了标题不知道要表述什么，抓不住中心和要领。如《研究院关于文化对症下药的通知》，是通知解决员工行为规范方面的问题，还是解决科研管理方面的问题？文件的内容却是如何加强劳动纪律，对什么现象对症下药？使人一头雾水，不知所云。
再如《研究院关于制定长期计划的通知》。这样的题目很难让人弄清这个长期计划到底是科研经营计划，还是“精神文明建设”计划，或是民品、三产都包括在内？长期有多长？一个月还是一年、三年？像这种表述不清，含义模糊的标题，使人不得要领，甚感茫然。
4.用词陈旧
别人已拟写过的题目，自己再用，老生常谈。对文稿内容没有新的深刻认识，不从新角度和新材料中提炼，就很难拟写出有新意的标题。如《关于做好职工的思想政治工作》、《关于加强科研管理工作》、《关于加强人才培养的意见》等，像这类千篇一律的标题，大同小异，缺乏新鲜感。
5.要素位移
如某研究院给航空材料研究所的函件，标题是《函请贵所参加我院飞机设计手册评审的通知》。某研究院和航空材料研究所属平级单位，又是洽商事项，按行文规定，文种必须用“函”，可是在标题模式的文种位置错误地使用了“通知”文种，把“函”移到了标题之首。这样任意移位，会给公文处理造成许多麻烦，影响工作效率。
6.句子太长
标题句子过长，转折过多，会使人难以理解，尤其是一些批转、转发类公文的标题。如《研究院转发集团公司转发中纪委 〈关于2006年元旦、春节期间严格遵守廉洁自律有关规定反对铺张浪费的通知〉 的通知》，一个标题几十个字，不仅啰唆累赘，读起来也费力，不便于理解和记忆，影响标题的美感。
7.用词重叠
多出现在转发、印发式公文中。如《研究院关于转发〈陕西人民政府关于转发《国务院关于加强安全生产的通知》的通知〉 的通知》”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，标题冗长，令人不知所云。
也有涵义重叠的标题，如《研究院关于申请追加科研经费的请示》，“申请”与“请示”内涵重复。
8.文种乱用
一是混用文种。“请示”、“报告”混淆，如《研究院关于工会换届选举的请示报告》。二是错用文种。该用“请示”，却用了“报告”；该用“函”的却用“通知”；还有的把“措施”、“计划”、“要点”、“安排”等应用文类当作文种使用，如《研究院关于加强科研设备管理的措施》。三是生造文种。如《研究院关于调整工资的补充说明》。这里的“补充说明”不能作为文种使用。
五、拟标题的基本方法
1.规范选用文种
拟标题必须规范使用公文文种。《国家行政机关公文处理办法》规定的公文文种共有13 类14 种，即命令（令），决定，公告，通告，通知，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。
“规范”、“计划”、“要点”、“安排”、“方案”、“总结”、“制度”、“讲话”、“办法”等常用文类不能作为正式文种使用。
选用“公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送的行文关系确定”（《国家行政机关公文处理办法》）。选用文种的方法如下。
一是确定行文关系。当拟稿人是受文者的所属上级机关时，宜选用具有规定性、指导性、公布性的下行文种；当拟稿人是受文者的所属下级机关时，则选用呈报性的上行文种；当拟稿人与受文者是同级或不相隶属关系时，则选用商洽性的平行文种。
二是按照行文权限。公文文种对使用者的权限有明确规定，发文机关必须严格按照规定的法定权限选用文种。
三是注意行文目的。公文文种都有特定的适应范围，一种文种只在某一方面实现一个行文目的。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的的文种。
2.高度概括事由
拟写事由的关键是要善于概括，运用语法修辞技巧精练词语。一般采取“自拟摘要”、“适当修辞”方法，如《研究院转发集团公司产品部等部门关于做好成品配套工作若干意见的通知》，不仅对联合发文的诸多部门用“等部门”的形式进行了概括，而且对转发的三份公文主要内容也进行了高度概括，因此，标题拟制得相当漂亮，而且非常简洁和规范。
3.正确使用“关于”
“关于”是标题中的介词，在标题中使用的频率很高。《国家行政机关公文处理办法》虽然没有对“关于”做出明确规定，其实，“关于”的使用在标题中是有严格的语法限制的，决不是用不用都可以。
一般在批转或转发的公文标题中，凡使用“通知”文种的标题都可以使用“关于”，例如《研究院关于批转科技部加强专业建设报告的通知》；标题中凡省去“通知”文种的标题就不能使用“关于”，例如《研究院批转人力资源部实施科技人才培训计划的报告》。如果是说明事情，事情简单明确，而且发文的范围很小，标题尽量不要使用“关于”，例如《研究院党风廉政建设规定》。
4.避免转发重叠
转发式公文标题中“关于”和“通知”重叠的现象十分普遍，如《研究院关于转发集团公司关于转发国资委关于防止国有资产流失的通知的通知的通知》。避免重叠的方法有两种，一种是替代法。如果新拟标题中出现两个“关于”和两个“的通知”时，可用发文字号代替转发标题，如《研究院关于贯彻落实航发［ 2005 ］ 37号文件的通知》。既避免了重复出现“关于”和“通知”的问题，又标明了事由。一种是直转法。如果遇到上级机关层层转发的文件，可采用直接转发最上一级文件的办法。如《国防科工委关于选拔国防科技工业有突出贡献中青年专家工作的通知》，“通知”下发后，集团公司转发，地方航空局转发，单位转发，这时就可采用直接转发国防科工委通知的办法，将标题拟成《研究院转发国防科工委关于选拔国防科技工业有突出贡献中青年专家工作的通知》。
第二节 文前开头语
文前开头语就是公文的开头，在新闻学上称为“导语”。万事开头难，公文拟稿的开头更难。俄国著名作家高尔基说：“开头好像在音乐里定调一样，往往要费好长的时间才能找到它。”
开头是公文结构的重要组成部分，是全篇拟稿内容的高度概括，集中反映了公文的主题思想。“立片言以居要，乃一篇之警策”，因此，拟好文稿开头对统领全文，拓展行文思路，增强感染力和吸引力起着很大的作用。
一、开头语拟写基本要求
中共中央《关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》对公文开头提出了明确要求：“一切较长的文电，均应开门见山，首先提出要点，即在开端处，先用极简要文句说明全文的目的或结论”。
