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第29章 职场礼仪:日常留心,商务无所不通(2)

两周后查询面试结果

一般情况下,面试过后一个星期没有回复是很正常的。如面试两周后或主考官许诺的时间到来时仍未收到通知,你可写信、发E-mail或打电话询问面试结果。写信一是提醒招聘方,表示自己对这个公司很感兴趣;二是在面试官难以作出判断时,你的信件可能为自己增加录取的机会。电话要简短,最好不要超过5分钟。一是打电话可能干扰别人的工作;二是如果招聘方感觉不便回答可能陷于尴尬;三是会显得自己太着急。比如说:“您好,我打电话来是想问一下人事经理的招聘情况。”

即使未被录用,也不要气馁。反思失败的原因,找出应聘中的错误和失误,并针对这些不足重新做准备。

如果有机会,最好与主考官保持联系,这不仅能获知更多的面试技巧,也是建立职业关系网的一个重要组成部分,很可能在今后你仍有机会进入你所心仪的单位。

办公室礼仪:营造一个宽松的环境

想象一下这个场景:你去上班,途中遇见了一位重要客户,在你犹豫着要不要打招呼的过程中客户已被别人抢走,然后你失落地去公司。搭电梯的时候,由于人流拥挤,你等了好几分钟才挤上,电梯内又不时与他人相撞。你心情败坏地进办公室,上司已经等在那儿准备责备你工作上的失误,你不停地进行辩解,最终上司将交给你的工作项目转给其他人,于是你去质问下属,下属抱怨说是你任务交代不明确,看着乱糟糟的办公室,你已经无法正常工作了……

如此糟糕的一天,你可能会将它归结于各种原因,但是你可能没意识到这是因为你欠缺必要的办公室礼仪知识。在公司中,礼貌、体贴地对待他人会提高士气,提高工作效率。公室礼仪知识有助于营造一个宽松的办公环境,让你更加愉快地在办公室中工作学习。

做一个称职的商务人员

作为一个商务人员,大家都想做得更好或者是做到最好,大家也都在努力去做,但是往往收效甚微。让我们来分析一下原因,以下是一个称职的商务人员应该具备以下特点,你具备了吗?

1.有良好的表达能力,口头、肢体及文字的表达能力,能将自己的意图清楚表达;

2.知道如何实时、持久地调整自己的心态,以便更好的投入到工作之中;

3.会给自己定合理的目标,周目标,月目标,季度目标,年目标,甚至未来规划;

4.善于规划工作流程,清楚每天应该收集多少个客户资料,每天应该见几个客户;

5.善于学习,在和同事的工作中学习、和客户的交流中学习、书本学习;

6.是一个有心人,能处处留意商机,如:广告牌、电视、报刊等信息,留意潜在客户;

7.是一个自信的人:对个人的信心,对公司的信心,对产品的信心;

8.是一个有魅力的人:注重个人形象、有较高的修养、吃苦耐劳、反应敏捷、富有激情。

保持一个整洁舒适的工作环境

办公室不仅是员工工作的地方,也是接待各位来访者的场所。对于员工来说,整洁、舒适的工作环境能使人保持良好的工作状态;对于来访者来说,办公室的环境是体现组织风格面貌的无声语言。凡是成功的社会组织都非常重视办公环境礼仪。

环境礼仪主要包括以下两个方面内容:第一,保持工作环境的清洁,地面、墙壁、走廊应经常打扫,门窗玻璃、办公桌应擦洗得干净明亮;废纸废物应及时丢到纸篓中。第二,保持工作环境的整齐。办公桌上只放些必要的办公用品,并且一定要摆放整齐;不要将杂志、报纸、文件、餐具、手提包等随意放在办公桌上;文件应及时归类整理,放入文件柜,在办公下班时文件也应当锁好。整洁有序的办公环境,显示出工作人员的办事紧张高效和工作卓有成效。

需要指出的是,为了营造温馨舒适的工作环境而在办公室放置太多的家人照片不是十分可取的,因为办公室更需要的是严肃高效。

协调好与上级之间的关系

在组织行动的实施中,上司往往处于领导和支配的地位,其在经验、知识、能力和品德等方面亦具有值得下属尊重和学习的地方。因此,不妨用三个词来形容员工对上司的态度:尊重、服从和磨合。

日常交往中对上司的尊重、服从和磨合行为可体现在以下几个方面:

1.恭敬问好。碰到上司时应有恭敬的态度,这并不是谄媚。

2.认真对待上司布置的任务,必要时做记录,时刻回报工作进度。如果布置的工作不尽合理,要谨慎提出:提的意见要有根有据;尽可能使用委婉、商量的语气;选择合适的场合和时机。

3.创造性地完成任务并多提建设性意见。任何时候良好的专业能力和思维能力,都是每个上司所欣赏的。

4.学会道歉。工作失误时,应真诚道歉,不要找借口。

5.必要时改变自己。人的思维方式和个性是很难改变的,但是改变你自己,还是比改变别人要稍微容易一点。前提是问题出现在沟通交流和做事的方式上,如果是原则方面的分歧,则需慎重考虑,有时候原则比上司更重要。

协调好与下属的关系

没有带不好的兵,只有带不好兵的将军。下属的主动性、积极性能否得到充分的调动,很大程度上取决于领导者对员工的关心和尊重程度。作为上司,要学会使用四个字——“善待下属”来处理与下属的关系:

1.关心下属的生活。下属如果感到在这个组织里生活有保障、有依靠,会更加安心地工作。

2.把下属的个人前途记在心上。为下属创造提薪、升职、继续培训进修和深造等机会,让其感到有奔头。

3.公私分明。领导自己的私事,不能让下属去做,否则会很容易失去下属的信赖。

4.指令明确、及时表扬。用“从以下方面着手能更好地完成工作”取代“这些工作要尽快完成”;当下属完成任务时,道一声“辛苦了”;下属工作出色时,说一声“干得好”。

5.主动承担责任。领导者在平时工作上应对下属严格要求,但当出现责任事故时,应尽量宽容,并主动分担责任。

协调好和同事之间的关系

同事之间是既平等又竞争的关系使得同事关系处理起来复杂而微妙,可以从以下几个方面来协调:

1.入乡随俗。良好的同事关系从自觉融入这个集体开始。不论是服饰仪表,还是言谈举止都应与同事保持一致,新来的员工如果要表示自己加入这个集体的诚意,不妨通过主动打扫卫生、早上为大家泡好茶等来表示。

2.不干扰同事。同事之间既不要格格不入,也不要完全不分你我。比如:不插手他人分管的工作;经允许后再借他人的办公用品并及时归还;尊重他人隐私。

3.发生争执时不要固执己见。发生争执时,先让自己冷静下来,再听取对方对问题的看法,然后,大家各退一步,以便找到解决问题的妥协点。

4.避免嫉妒。当自己对同事在工作上的成就和幸运产生嫉妒时,试着把对同事的仇视转换成努力工作的动力;当自己被嫉妒时,要用正确的方法去化解这种嫉妒,适当的示弱是有效的方法。

开门不仅仅是举手之劳

社会生活节奏的加快以及男女平等观念的普及,使得进出门的礼仪越来越实用化,开门亦被当成了举手之劳的小事。但是,开门作为衡量一个人的礼貌修养标尺之一不应该被简化。

如果对方是长者、女生或比自己年幼,则应主动替对方开门或关门,注意用手轻推、轻拉、轻关。

如果与同级、同辈者进入,要互相谦让一下。走在前边的人打开门后要为后面的人拉着门。假如是不用拉的门,最后进来者应主动关门。

如果为客人开门,注意遵循一个原则——方便客户。进门时要明确进门顺序:外开门,客先入;内开门,己先人。用靠近门一侧的手,门打开30度以内,随后让路;客户进门的同时,做一个挡门的动作,侧身用手或身挡门,留出人口,礼貌地用语言和手势同时示意客人请进;客人进入后,若你不用进入房间,切忌不要立即为客人关门,让客人自行关门,或等待半分钟再关门;如果房间有人,应先敲门,用食指有节奏地敲两三下即可,稍等片刻(3~5秒),得到允许再开门进入。

让靠近电梯最近的人先上电梯

电梯作为交通工具与人们的工作、生活越来越密不可分,但懂得并注意电梯礼仪的人并不多。这里介绍一些电梯礼仪,为人们安全、得体的乘坐电梯提供指导。

1.注意安全。以下行为可能会威胁你的安全:扒门、在电梯内乱蹦乱跳、大声喧哗、超载运行。另外,遇到故障及时拨打救援电话,遇火警不能使用电梯。

2.注意出入顺序。与陌生人同乘电梯,要依次进出;与熟人同乘电梯,有人值守时,后进后出,无人值守时,先进后出,便于控制好电梯。

3.让靠近电梯最近的人先上电梯。若电梯前有很多人在等候,不可争先恐后,让靠电梯最近的人先上电梯,并为后面进来的人按住“开门”按钮,出去的时候,靠电梯最近的人先走。

4.当超载铃声响起,最后上来的人主动下来等后一趟。如果最后的人比较年长,年轻人要主动谦让。

5.电梯内站成“凹”字形。进入电梯后,正面应朝电梯口,以免造成面对面的尴尬。在前面的人应站到边上,如果有必要,应先出去,以便让别人出去。

与客人共乘电梯的礼仪

在为客人带路或送走客人时,为减少客人的疲劳和表示尊重,我们会更多的使用电梯。与客人共乘电梯时讲究一定的电梯礼仪会给客人留下良好的印象。以下要点会对你有所帮助:

1.伴随客人来到电梯厅门前时,先按电梯呼梯按钮。轿厢到达厅门打开时,如果客人超过一人,你应先行进入电梯,一手按“开门”按钮,另一手按住电梯侧门,礼貌地请客人们进入电梯轿厢。

2.进入电梯后,按下客人要去的楼层按钮。如果电梯行进间有其他人员进入,可主动询问要去几楼并帮忙按下;电梯内如果只有你和客人时,可以略作寒暄活跃气氛,若有其他人在场,则考虑是否有必要寒暄;电梯内尽量侧身面对客人,避免面对面的尴尬。

3.到达目标楼层后,主动按住“开门”按钮,另一手做出请出的动作,可以礼貌地说:“到了,您先请!”,等客人走出电梯后自己再步出电梯,并对客人行进的方向进行热情引导。

上下楼均靠右单人行走

即使在电梯已经非常普及的今天,楼梯依然是必不可少的行路通道,而上下楼梯亦有它独特的礼仪规范,你不可以不了解。

1.上楼时,女士在前男士在后;长者在前,幼者在后,此以示尊重也。下楼时,男士在前,女士在后;幼者在前,长者在后。此为安全顾虑之故。

2.为人带路上下楼梯时,应走在前面。

3.上下楼均靠右单人行走,不应多人并排,以方便对面人上下。

4.尽量少交谈,更不应站在楼梯上或转角处深谈。

5.保持与前后人员的距离,以防碰撞。

6.步伐要轻,注意姿态、速度,不能拥挤、奔跑。

7.若携带较多物品上下楼梯应等楼梯上人较少时再走,以免相互影响。

文书礼仪:以人们可以接受的方式来传递信息

礼仪文书是指用于社交礼仪的书面文字材料。它主要是通过书面形式来与受文者进行互相交流、互相通信、互通感情以便于双方相互了解、增进友谊、维系关系、促进合作。

在工作中你可能经常需要写文书,生活中亦常常有人请你帮忙写文书,而你总是在需要写的时候才去查阅资料匆忙完成,这样写出来的文书所传递的信息通常很难让人们接受,其作用也被大大弱化了。在日常生活中,因为“失礼”于人而造成的人际关系障碍、甚至直接经济损失的例子不胜枚举。其实,一份漂亮的文书在很多情况下可以帮助你维系社会关系,打造良好的生活圈,处理事务起来也更加方便。因此,提前了解文书礼仪知识是很有必要的,

通过这一部分的学习你可以熟练掌握不同类别商务文书的写作方法,熟悉文书的正确格式,规避常见的错误,撰写出规范、标准、合法的商务文书。

实用性和情感性并重

文书的用途决定了其写法要实用性与情感性并重。

1.实用性

礼仪文书适用于很多场合,比如日常交际应酬 (如问候、拜访、请遏、邀约)、庆典礼仪(节日、事务)、人生礼仪(如生辰、婚嫁、丧葬)等,其被较多的应用正是因为它的实用性。因此在写文书时,要注意从实处着手,写拜访信就必须交代拜访时间、事由和拜访目的,写推荐信要指明推荐人、推荐理由。根据每一种礼仪文书的不同用处而写,即使同一类别,也应明确其中的细微差别,比如写书信,在称谓、敬语上应根据不同的目的与要求而用字。

2.情感性

礼仪文书大多是从心底深入进行交谈,加深情谊,处处体现出相互之间的感情。所以,礼仪文书除了实用性外,还必须突出情感性。动之以情才能使交往变得真诚,通常一篇好的礼仪函电或致词,欢快时喜形于色,悲恸时催人泪下,庄重时令人肃然。情溢文中是礼仪文书的根本要求,这样才能使使商务文书不但能告知信息,还能交流情感、维系良好的人际关系。

规范性和灵活性并重

实用性与情感性是对文书内容上的要求,在形式上文书也有一定的要求,即规范性与灵活性并重。

1.规范性

礼仪文书在漫长的写作实践中逐渐形成了一套基本的定式、体式与款式,各类礼仪文书都有自身的规范化体式。如书信先要有问候,后要有祝愿语;名片一般先写服务机关及头衔,再写上姓名(中间),然后写自己的地址、电话号码、邮政编码等。每一种基本体式,都是社会约定俗成的,在写作时既不能随便变动,如果错用将不利于你的交际。

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