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第6章 实用心经之御上为柔(2)

(2)能否用更好的方式说明你的点子

曾经有一个出色的点子,却因为在向公司高层上司汇报过程中,一个不恰当的笑话而遭到全盘否决。后来经过当事人不断的道歉和沟通,才起死回生。

太多的点子是被一些完全无关的因素所封杀。所以,在适当的时机不妨问问你的上司,或者是其他的手握生杀大权的人:“除了点子本身,我还需要加强哪些方面?”

(3)你的点子能否获得大多数人的支持

把你的点子告诉部门内其他可能赞成的人,然后通过他们把自己的想法告诉自己的上司。因为大家都赞成这个点子,他的想法或许可能改变。

千万注意:必须谨慎行事,别让大家认为你在上司后面搞阴谋。

(4)能否向别人推销

如果上司仍然不接受你的点子,或许别人会有兴趣。仔细考虑一下,自己的点子能否给别的部门带来好处?如果有,就不要犹豫,直接去找该部门的负责人。

当然,如果你担心引起“办公室政治效应”,就不能采取这一招,因为这样做是直接打击你的上司。如果不怕,这可能是最好的解决方法。

(5)必须放弃吗

有时候点子再好也没有市场。如果你按照前述的建议做了努力,而上司仍然无动于衷,就算了吧。把精力投入工作,准备一个新的点子。

如果你一直不能推销自己的点子,问题或许就不是点子本身,而是你或者你的上司有问题。最好的建议就是应当考虑更换一个工作了。

莫当“炮灰”

向上司提建议时如果言辞得当,对方还是容易接受意见或建议的,如果词语运用不当,则不能起到预期的效果。所以说向上司提建议也有很大的学问。一定要选择时机,千万不可在他心情很坏的时候提建议。

找好时间点

上司每天忙于工作,苦不堪言,有时还有许多生活中的烦恼缠绕着他。当他心情好的时候,有些建议尽管不太中听,他还是能接受的;假如他工作没做好或者家中有什么不快的事,他正憋着一肚子火无处发泄,你这时提建议,特别是刺耳的良言,那就正好撞在枪口上,或许你的建议他以后采纳了,但他不会记着你的功,反而会因为你当时戳着他的痛处而嫉恨你,甚至找机会报复你。

如果是对公司有益的建议,应在开会时提出,但切忌批评上司,如果你想提出与上司不同意见,可以在私下里单独向上司提。如果上司有什么不对的地方,第三者也听不到,再加上你的态度谦虚诚恳,上司肯定会慎重考虑的。

十种“自杀式”进言

中国古代法家代表人物韩非认为,下属不能随便向上司进言。他的诊断虽有些偏颇,但说明了向上司提建议宜慎重这个道理。下面我们列举向上司进言者的十种危险,不妨参考一下其中的分寸:

①上司秘密策划的事,不知情者贸然进言就会有危险。

②上司表示不一的事,谁把这个情况说破,谁就会有危险。

③在进言被采纳的情况下,如果进言的内容被他人得到了,进言的人就要受到泄密的怀疑。

④经历还不深,还没得到上司信任时,如果把自己的才能全显露出来,那么,即使谋划成功,也不会受赏;如果谋划失败,反而受怀疑。

⑤揭露上司的过失,用道德加以指责,那是危险的。

⑥上司用他人的意见获得成功,并把这个成功归于自己,知道这个秘密的人会有危险。

⑦强制上司从事自己能力以上的事,这样的事会让他很难堪,这个进言者会有危险。

⑧如果上司谈论人的品格,又别有所指,接着再谈论平庸的人,并有煽动之意,幕僚们就要有所警惕。

⑨赞扬上司宠爱的人,如果你想接近他,就会受到怀疑;指责上司厌恶的人,如果是试探,你也会受到怀疑。

⑩在向上司进言时,只说大话,毫无针对性,当仔细讨论时,就会让人反感;如果发言过于小心,就会被认为是愚笨;如果高谈阔论自己的计划,就可能被斥为信口开河。

借题发挥的学问

给上司提建议,有很重要的一个方面,那就是一定要注意时机和场合,以便使上司更能用心领会你的意见,并不会导致对你的反感。在娱乐活动中,一般上司的心情比较好,这时候提出建议会使上司更容易接受。特别是如果你能把所提的建议同当时的情景联系起来,通过暗示、类比等心理活动的作用,则会对上司有更大的启发。还有些比较成功的下属善于接住上司的话茬儿,上承下转,借题发挥,巧妙地加以应用,从而很好地触动了上司,使许多悬而未决的问题得到了解决。

某地方,一个公司刚购置了一批计算机及相关设备,并准备修建一个机房。但在机房安置空调机一事上,上司却不肯批准,认为公司的同志们都在没有空调的情况下办公,不宜单独对机房破例。虽然有关同志据理力争,说明安装空调是出于机器保养而非个人享受的需要,但仍不能打破上司的老脑筋,说服上司。

有一次,公司的上司与同志们一起出去旅游、参观。在一个文物展览会上,上司发现一些文物有了毁坏和破损,就询问解说员。解说员解释说,这是由于文物保护部门缺乏足够的经费,不能够使文物保存在一种恒温状况下所致,如果有一定的制冷设备,如空调,这些文物可能会保存更加完善。上司听后,不禁有些感慨。

此时,站在一旁的机房的负责人老王乘机对上司低语:“刘局长,机房里装空调也是这个道理呀!”

刘局长看了他一眼,沉思片刻,然后说:“回去再打个报告上来”。

后来,这位上司果真批准了机房的要求,为他们装上了空调设备。

从例子可以看出,正是由于老王能够不失时机地将眼前的景象同自己所要提出的建议联系起来,使上司产生由此及彼的类比和联想,从而很好地启发了上司,使他能够接受老王的意见,使问题得以解决。在娱乐中的寥寥数语竞胜过郑重其事的据理力争,这是不能不引起下属深思的,更值得我们加以借鉴。

不妨玩点心理战

对于许多公众人物来说,例如公司总裁、主管、指挥官、董事以及政治人物等,最重要的莫过于保护外在形象。于是乎,我们的自我防卫系统越加牢不可破,惟有正面而肯定的评语,我们才听得进去。

如果上司对我们的谏言充耳不闻,则多说无益。此时,应找出一些方法,让上司能够把该听的话听进去。为了突破心防,我们在提供谏言之前,应充分表达我们对上司的尊重以及实话实说的可贵:

“对于你的工作成就,我一向推崇备致,同时也希望你不要介意我有话直说。”

“我非常了解你的意图,而且我也知道你宁可听实话。”

如果我们能够掌握上司的行事动机和追求目标,并由此导入我们的谏言内容,则上司自然就比较愿意察纳雅言。上司关心的是升官?是利润?是顺利连任?还是既有的名望?当然,别忘了,还有整个组织的共同目标。只要我们能够了解上司所重视的是什么,并将我们的谏言连接在一起,如此便能引起他们听的兴趣,而不会只想到面子问题了。

“我认为你目前的做法将会影响到××(上司看重之事),我能够发表一下个人的看法吗?”

“我希望表达我对此事的看法,这关系到你目前正在推动的工作。”

主动分享经验

突破心防的另一种方式,便是主动分享我们的经验,并指出其中的异同之处,如此可以带动对方的心,让沟通更顺利。

“我很了解你目前所面临的挑战,因为我过去在××(与之相关的)方面有过类似经验。”

“我能够体会你的反应,因为我过去在碰到××的时候也有相同的反应。”

一般来说,针对政策的谏言比针对上司个人行为的谏言来得容易,但是若是碰到死硬、固执型的上司,他们会坚持既定的立场,别人的话都听不进去。此时,我们应该采用下列的方式:

“有一些话也许你并不想听,但是基于下列各项原因,你实在应该听听看。”

陈述原因,其中包括上司个人利益及组织共同目标的冲击在内。等到上司愿意倾听并且不预先设限之后,才提出谏言内容。有了充分的准备,谏言才能发挥效果。

小心“自卫反击”

实际提出谏言内容时,必须做好准备工作,充分顾虑对方的感受,否则上司会以为你是在攻击他,而不是关心他,产生自卫性的反击,让下属就算有话也不敢讲了。

特别是负面的评语,绝对要对事不对人。例如,应该说:“由于你始终不苟言笑,因此别人会觉得紧张。”不要说:“大家都怕你。”上司不可能让自己变一个人,但是他可以改变自己的行为,偶尔以笑脸迎人,舒缓大家的情绪。

为了降低上司的自卫心态,谏言者应多以第一人称的方式来形容自己的感觉,而不要以第二人称的方式来描述对方的行为。例如:以“根据我的研究显示,此一政策将会带来若干负面的效果”来取代“你的政策将会带来负面的效果。”以“我相信诚实就是上策,因此我认为我们应该立刻将资料予以公布”来取代“你不发布资料就是不诚实的做法”。

第一人称的陈述方式更为真实而有效,而且由于不具控诉的语气,因此比较不会引起对方的反感。

当然,敏感的问题私下提出来比较好,换做是我们,我们也会希望别人这么做,如果上司身边始终有助手在的话,我们就应该请求单独晋见的机会,或是视情况决定该不该讲话。

谏言也要厚道

所谓过犹不及,谏言太多也不见得好,因为这会让上司变得过于自省,进而失去了前瞻性的眼光。有些人建议,为了维护良性的互动关系,每一句批评的话应该搭配五句肯定的赞美。当然,“五句”这个数字也许没有什么科学根据,但是此原则大体上是不错的。如果我们充耳所闻全都是批判性的话语,那么我们就对别人太过严厉了。

给了谏言之后,便期待上司立即予以采用,这是不世实际而且错误的想法,一来,我们的谏言不见得一定中肯;二来,时机不见得一定成熟。事实上,有些时候上司必须坚持他们的立场;如果每次听到谏言就马上改变立场的话,这种上司还不如没有的好。

“向上影响”战略

“管理上司、向上影响”观念的提出,是想改变上司与部门间一成不变的“管”与“被管”关系,进而强调两者之间是一连串互相管理的互动过程。这些权力与影响力的建立,不是用来谋图私利,而是站在组织整体利益上,充分发挥下属的活动空间,增进绩效。

它的着眼点在于一个组织若仅依赖上司的努力,而没有下属站在相对立场上提出意见,指正缺点,甚至督导、催促其作业者,必定难以在竞争环境里脱颖而出。到底国人在这方面使用的方法如何呢?最近几年来,已经有一些学者开始重视这个隐晦不明的“黑箱”,通过研究发现,倒可让我们大开眼界。白领为了自身好处或公司整体利益,向上司提出建议或要求时,可以运用下列方法:

①理性安排:包括理性分析、提出相关资料和事前拟妥计划等。

②交际应酬:包括请客喝酒、拜访送礼、陪伴打牌、跳舞等。

③拥兵自重:包括提供前例、说明大都有相同的看法等。

④虚假欺瞒:包括隐瞒事实、强调只有上司有能力解决问题,先提出很高的要求再逐步妥协等。

⑤讨好奉承:包括对上司毕恭毕敬,向上司保证将好好表现,在众人面前力拜上司等。

⑥婉转迂回:包括在开玩笑中或等上司心情较好时提出要求,暗示和向上司好言相劝等。

⑦援用制度:包括遵循公司提案制度,引用公司规定和请教其他部门的专家等。

⑧情绪刺激:包括冷嘲热讽,故意说上司没有能力,直接向上司报告等。

⑨威胁利诱:包括威胁将放出谣言,向上司打小报告以求好感,答应上司给他好处等。

⑩攀拉交情:包括凑近身体表现亲密,向上司暗示以前给他的好处等。

11.纠缠坚持:包括紧跟在身边,重复要求和不断强调自己的看法等。

12.哀兵求助:包括泪眼相对,强调自己走投无路,不断叹息或沉默不语等。

13.友善赞美:包括发自内心的赞美上司,装扮自己以留给上司好印象等。

14.亲密撒娇:包括撒娇和打情骂俏等。

这十几种方法中,白领在进行向上影响时,多以“理性安排”和“拥兵自重”为主;相对的,“交际应酬”、“哀兵求助”和“亲密撒娇”较少使用,而“讨好奉承”、“婉转迂回”和“援用制度”亦频繁运用。

较常使用的方法亦即较能帮助下属提出要求和建议,而“哀兵求助”和“亲密撒娇”是最无效果的方法。至于最少使用的“交际应酬”,其效果并非最差,仍有奏效的机会。

把闲聊当成契机

大凡有见识的白领,都一定知道向上司“灌输思想”的重要性。上司一旦接受了你的某种观点,就会自然而然地运用它来指导自己的决策,使他的方案能够沿着你预定的轨迹前进。

这种方法含而不露,形式灵活,影响力长久而隐匿于无形,实属高招中的妙手。

许多白领正是靠着那种与上司之间的随意交流甚至是休闲娱乐,逐步启发、诱导着上司,使自己的种种想法得以实现,并使自己成为上司不可或缺的“宠幸”之人,发挥着巨大的甚至是无可替代的影响力。

在整个二次大战期间,斯大林在军事上最倚重的人有两个,一个是军事天才朱可夫,一个则是苏军大本营的总参谋长华西里也夫斯基。

众所周知,斯大林在晚年逐渐变得独裁,“惟我独尊”的个性使他不能允许世界上有人比他更高明,更难以接受下属的不同意见。在二战期间,斯大林的这种过分的“自我尊严”感曾使红军大吃苦头,遭到本可避免的巨大损失和重创。

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