为了使讲话更加条理清楚，在每一大部分中，还可以用一是、二是、三是、四是或首先、其次，再次来划分，尽量不要重复使用。恰当地运用序码来划分层次，不仅给人留下条理清楚，层次分朗的印象，而且能够加深理解，便于记牢。当然，运用序码排列层次不可太多、太乱，千万不能大一、二、三，套中（一）、（二）、（三），再套小1、2、3，这样容易造成听觉上的混乱，弄不清“辈分”，不利于准确理解和记住讲话内容。
设立小标题。将报告中所讲的内容按性质不同划分为几个部分，每部分前面加一标题，起一个提示作用，告诉听众这—部分主要讲什么内容。小标题既要准确地概括出这部分的内容，又要使用简洁、显明的语言。如十五大报告，共分十个部分，每个部分都冠一标题：世纪之交的回顾和展望；过去五年的工作；邓小平理论的历史地位和指导意义……设立小标题，能够鲜明地表示出讲话内容要点，体现出清晰的层次和条理，便于听众抓住讲话要领，更好地理解讲话内容。现在领导讲话大都采用这种形式。
（3）要言不烦，精辟概括
报告的主体部分要做到要言不烦，精辟概括，尽量少讲废话、空话。一般来讲，讲话水平高低，很大程度上取决于概括能力的大小。不会概括，写出来的文章、讲出来的话，就显得平铺直叙，就像记流水账，给人的感觉是零碎，层次不高，缺乏深度。例如，十五大报告，全文共三万余字，可以说是鸿篇巨制，但是阅读全文时，又感到“字字珠玑，句句精彩”，非常精练，概括力极强。现以十五大报告为例，分析如何进行高度概括提炼。
一是横向概括。即按照空间顺序，把横向的一些零碎、分散、复杂的事实材料，进行科学分类归纳概括，使其条理清晰、层次分明，便于记忆。报告第二部分“过去五年的工作”，对五年来我国所进行的重大改革，发生的巨大变化，取得的巨大成就，用“两个显著”、“三个新”，五个自然段，七百余字，就全面、透彻地概括了出来。分别从经济建设、改革开放、精神文明建设、国防建设及人民生活水平等五个方面进行阐述，分类非常科学，用语非常精炼。
二是纵向概括。即按照时间先后顺序，把一些零散的事实材料，提纲挈领地归纳概括成几条或几点。如报告第一部分“世纪之交的回顾和展望”，回顾一百年，展望五十年。通过“三个伟人”、“三次巨变”、“一个结论”，五个自然段，近六百字，就把百年历史进行了高度浓缩概括，高屋建瓴地把自鸦片战争以来中国复杂的历史，简洁鲜明地阐述出来，听后给人一种清晰准确的感觉。
三是理性概括。即通过大量具体事例进行分析研究，从理论上进行归纳概括，从而得出带有普遍性、本质性、规律性的结论。如报告第三部分“邓小平建设有中国特色社会主义理论”，最重要的是把多年来一直讲的“邓小平建设有中国特色社会主义理论”，提炼概括为“邓小平理论”，从而更加简洁，更具理论色彩。这一部分对邓小平建设有中国特色社会主义理论内容，重新进行了阐述，并归纳概括成为一个精髓、一块基石、一种方法、一个体系，进一步完善了邓小平理论。
3.报告语言准确，具有艺术性
领导者作报告的目的是为了宣传真理、说明事实、传播知识、统一思想。为要达到这些目的，就必须使报告所运用的语言具有艺术性。
（1）调好“焦距”
调好“焦距”，使报告的语言具有鲜明的针对性，这是报告生命之所在。
尽管它在某种意义上，不仅是一个语言的问题，更重要的是属于内容的问题，然而，我们研究语言艺术也必须给以阐述。毛泽东曾经说过：射箭要看靶子，弹琴要看听众，写文章做演说倒可以不看读者不看听众么？我们无论和什么人做朋友，如果不懂得彼此的心，不知彼此心里面想些什么东西，能够做成知心朋友么？做宣传工作的人，对于自己的宣传对象没有调查，没有研究，没有分析，乱讲一顿，是万万不行的。毛泽东的话，一方面阐明了调好“焦距”，使文章和讲话具有针对性的重要性，另一方面又指出了实现这种针对性的途径。这对于我们研究报告的语言艺术有着重要借鉴意义。
我们知道，聚光镜可以把物品点燃，其原因就在于它通过自己的凸体，能够使光集中在一个焦点上。领导者作的报告，在某种意义上也可以说是一面聚光镜：通过报告的“镜面”，使科学的世界观和人生观，使正确的路线、方针和政策，使共产主义的精神，使人类的知识，反射到听报告者的心灵中去，点燃他们的心灵之火，为壮丽事业而奋斗。这就需要我们调准报告语言所反映的内容与报告对象思想状况之间的“焦距”，做到具有较强的针对性。
调好“焦距”的基本要求，就是要抓住难点、疑点、热点，要敢于触及现实问题。对于那些人民群众中存在的疑难问题，对于那些人民群众普遍关心的热点问题，领导者在报告中必须给以有说服力的回答。如果领导者摸不准群众的思想脉搏，抓不住问题存在的症结，无的放矢，照本宣科地只讲一些笼而统之的空话，是很难受到群众欢迎的。
丁玲的长篇小说《太阳照在桑干河上》，曾经描写了一个不看对象、无的放矢地给农民作报告而不受农民欢迎的人的故事。这位叫文采的知识分子，“生得颇有风度，有些地方很像个学者的样子。”按理，他的报告应该说理深刻、阐述透彻，使听众乐于接受，然而，面对不识字、没文化的普通农民听众，他却从书本到书本地高谈阔论一番，结果脱离了农民群众的实际水平和接受能力。因而，在内容丰富、长达六个小时的报告中，出尽洋相，弄得不可收拾：“有些人悄悄从人群里走出来，坐到后排的台阶上，手放到膝头上，张着嘴巴睡了”；顾长生的娘和不让她离开会场的民兵吵上了；主持会议的人喊叫声，民兵的呵斥声，群众的议论声，使会议开成了“一锅粥”。文采也只好把报告停下来。
如此“焦距”失调的报告，绝非仅存于文艺作品之中。在实践中我们看到，有的领导者“一稿多用”，准备一个报告稿，今天讲明天讲，这个会讲那个会讲，全不看时间和对象的变化。这种“以不变应万变”的内容和方式，由于缺乏特点和针对性，往往使下属大倒胃口，收不到良好效果。也有的领导者在作报告时，对于一些下属迫切关心的问题，对于一些难点、热点问题，不能解释，不敢触及，这种不能拨动下属心弦的报告，也必然会使下属由于感到与己无关而产生厌烦。
因此，我们强调领导者报告的语言艺术，首先应该强调语言的针对性，要调好“焦距”，适合人们的需要和兴趣。“登台眼光四座；有何党何派人，然后发言，庶不致离题。”孙中山先生的这一教诲，可以作为领导者作报告时的一条箴言。
（2）准确精炼
准确精炼的报告语言，是表达报告内容，增强报告效果的必备工具。语言不通顺，词不达意，说话拖泥带水，不仅不会有说服力和感染力，还会因意思模糊、文理混乱而令人无法理解，产生歧义。有这样一个笑话，说的是山东军阀韩复榘一次到某大学作报告。一开场他就讲：“今天到会的人很茂盛，敝人实在是很感冒。你们都是大学生，懂得七八国英文，我不懂这些，今天真是鹤立鸡群了。”这个笑话，有多大的可靠性，且不去论及。不过，从这个笑话可以看出，用词不当，语意不清，胡乱编造，对于会议报告效果本身以及领导者在人们心目中的形象，会带来多么不良的影响！
当然，这种故作斯文，讲话牛头不对马嘴的事，在现实中，尤其是在我们领导干部中，是十分罕见的。但在说话、报告中，用词不当、错字百出的现象，也不无存在。加里宁在《关于鼓动和宣传工作中的几个问题》的讲话中，曾经举过这样一个例子：“常常遇见‘超准确射手’的字样……请问，这人怎样射击，他是不是超过了目标射击呢？”这“是不正确的，并且它还有害于事。”我们看到，有的领导者把“锦上添花”说成“绵上添花”，把“履历表”说成“复历表”，等等，这都会极大地影响宣传效果。至于“文化大革命”中，有的“直升飞机”干部甚至把伟人的话都能读错，更是让人笑掉大牙！
总之，语言是报告内容的直接反映，是事实和思想的外衣。领导者在作报告时，只有把握语言的准确性，才能真实地反映出报告的内容和自己的思想。
作报告的语言还要精炼。斯大林曾这样称赞列宁：只有列宁才善于把最复杂的事情描述得这样简单和明确，这样扼要和大胆——他说的每一句话，都是一颗子弹。
精炼的语言，不仅可以准确鲜明地表情达意，而且能收到言简意赅的效果。有的领导作报告，好啰嗦重复，附词赘语，这就好像人手上长出了“六指”，脸上长出了肉瘤，不但显得多余、难看，而且带来害处。
因此，领导者作报告为了做到精炼，对于那些应景的话，对于那些重复的话，要统统删去，不可吝惜。
4.力求口语化、大众化和说自己话
（1）口语化
报告，是通过口头语言，把信息传达给听众的。这样，对于领导者来说，作报告时的语言就必须“上口”。如果报告者语言不“上口”，听众也就难以“顺耳”，报告的内容再好，也不会被听众很快领会。这与写文章不一样，文章是书面语言，人们可以边看边思索，一遍不明白再看一遍，而听报告尽管也能边听边思索。但听不连贯和听不明白，往往不能再听一遍。
