将你要做的事情楚地记录下来，是一种帮助自己记忆、理顺工作的手段。“日常备忘录”可以帮助你节省时间，提高工作效率，更加有效地做好工作。在每一个公司，老板都会喜欢工作用心而不丢三落四的员工。
中国有句老话：“好记性不如烂笔头。”一个人的记性不管有多好，久而久之，有些东西也会遗忘，或者记得模模糊糊，这对一个人的工作是极为不利的。如果能将工作中的一些事，特别是重要的内容，用“日常备忘录”记下来，那就不用担心遗忘了。
一些刚路入职场的年轻人，常常会心中窃笑使用备忘录的同事，特别是看到同事把很容易犯也记到备忘录七时，简直就认为同事是一个大笨蛋。他们的理由是，自己记性那么好，干吗要把事情记到纸片上呢？
其实，他们之所以这样认为，是因为他们还没认识到备忘录给工作带来的好处。善于使用备忘录，不但能使你的工作有条不紊地进行，提高你的办事效率，而且还会改善你的形象，使你容易获得上司的青睐，获得加薪和晋升的机会。
还有一点，他们过分自信自己的记性，是因为他们还没有为此付出刻骨铭心的代价。一个人的记性即使再好，也不可能长时间地记住那么多复杂的事，终究一些事会随着时间的流逝而淡忘了，当他们决定使用备忘录时，一些损失已经不可避免了。
在工作中使用“日常备忘录”可以免掉许多不必要的文件、档案，又可以将你要做的事情楚地记录下来，是一种帮助你记忆的手段。这种方法最能有效地提醒自己，提高工作效率，而赢得老板的信赖。
某单位的秘书小沈，做事认真，头脑灵活。平时就养成了记“日常备忘录”的习惯。他将工作中遇到的事，诸如重要数据，以及老板的指示或指令都在“日常备忘录”上记载下来，并随身携带，以备不时之需。
有一次，老总做报告，临时需要两个数据，忙问身边的随员。可是几个人所报数字相差甚远，该听谁的呢？此时，小沈不慌不忙地掏出“日常备忘录”，报出了老总所需的精确数字。大家都不约而同地向小沈投以钦佩的目光，老总也对他另眼看待，认为他工作踏实，做事认真、周到，干的好。无形之中，小沈在老板心中的印象大大加深了。
“日常备忘录”会帮助你节省时间，有效地做好工作，还会密切与老板的关系，得到老板的器重。
什么是“日常备忘录”
理论上，你的“日常备忘录”应该是一些大信封、卷宗，档案和活动封面等。从1号到30号，或从1月到12月，加以编号。
“日常备忘录”是你想记却又不愿长久记在脑中的讯息、文件和资料的存储器，而且在需要时可立即找出来的东西。
为了让你的“日常备忘录”成为一种有用的工具，你最好养成习惯，每天早上去看看自己记了些什么。
为了让“日常备忘录”更有用，要养成一种习惯，把你现在想的或做的，以及以后你想要提及的事都记在上面。一些成功的职场人士，会把老板谈到的工作或一些指示也记下来，每天早上查看，并督促自己去做。
假定你在6号要参加一个重要的会议．你还要带些与之有关的资料去．把文件放进备忘录里，并在上面注明会议的地点、时间、与会人员．性质和原因。也许你偶尔会忘了开会或一时找不到资料，可是只要你记着每天早上查看你的却日常备忘录”，你就会记着这些东西。
有些人，在和上司谈工作或闲聊时，一听到重要的信息，就会马上从口袋里拿出备忘录，把重点记下来。
在每一个公司，老板都会喜欢工作用心而无遗漏的员工，因为在老板看来，这样的员工工作态度好，所以对他们做事比较放心。而那些听过就忘的员工则不知道下一步将怎样开展工作，即使他们记住了开会时上司安排的工作内容，也容易给上司留下应付公事的坏印象。
如果平时不记“备忘录”，只用脑子去记，突然要用的时候却要花很长时间才能想起来，或者根本就想不起来了。有时候，不做“备忘录”，你也会忘记上司安排你做的工作，当上司问你做得如何时，你才猛然想起，可这时已经晚了。类似的事情你一定经历过。很多事不用备忘录记下来，就必须在脑子里想着不能忘！不能忘！这样一来，你累都累坏了，还能干好什么工作！
使用“日常备忘录”的好处
养成做“日常备忘录”的习惯，会给你带来不少好处。
当你每天早上打开当天的“备忘录”，就可以找到你想要的东西。你会因为没有把事情或工作忘了而心安；你可以把苦思冥想的时间省下来，用在其他的工作上；你总能知道你的约会、计划和文书工作，你因用不着分心于其他事而变得工作起来相当有效率。同时，它还能记录你的工作状况，让你能看清楚自己在某段时间里的变化，从而引导你采取正确的工作方法与技巧走向新的目标；它还能提醒你在适当的时候发个邮件、打个电话，与同事、朋友保持联络……
使用“日常备忘录”，能让你用最少的时间，以充沛的精力去提高工作效率。当你使用“日常备忘录”时，你就能亲身体验到它带来的积极变化，为你的成功提供有力的保证。
公司在召开例会的时候，有的员工会很认真地做会议记录，而有的员工则可能心不在焉地做着小动作，或者昏昏入睡。这两类员工，可能仅凭一次开会，就被老板分出优劣来。
对于上司的口头指示或指令，即使是很简单的一件事，也应该记录下来。即使这些事情你是一定会记得的，但是对于发布命令的上司来说，总还是担心属下会不会忘记，或是遗漏某一部分。所以，这时候如果能记录下来的话，上司不仅很安心，而且对你的认真态度也会留下深刻的印象，把你列为优秀员工的行列，待日后有职位需要提拔时，他会优先考虑你的。
当然，你平时的工作安排也应该使用备忘录，使你做起事来有条不紊而又具有效率。
虽然只是做了一下记录，但是在写的时候，很自然地就会加深印象，起到了提醒的作用。所以有人说：“备忘录就是为了要把事情忘记才写的，这样就不会因为要记一些繁琐的事而费脑伤神了。”
备忘录除了具有防止遗忘和塑造好形象的作用外，它还具有核对的功能．当上司指示完工作后，你可以参考你的记录重复指示的要点，以核对你听到的和上司交待的有无差距。
在日后的工作中，你还可以根据记录的备忘录自我检查你的工作状况与工作进度是否正确，确保没有遗漏的工作项目。
同时，如果你记录了上司交待事项的重点，还可以避免日后在工作中产生“有没有交待？”“有没有听到？”之类的纠纷，让你更为高效地工作。
现在，你也许知道了，自己为什么不用把文件堆满办公桌就能记着要做的事的缘故了．把这些文件放进你的档案里，并在放置的地方和你想要使用的时间处做个记号。你可能会忘了，但可以确定的是，这些文件将在预定的时间来到你的手中。
你可以在往后的时间里翻阅这些文件，然后在每个月的1号打开当月的卷宗，按照预定的时间将文件放进去。
因此有充足的理由相信，养成使用“日常备忘录”的习惯，能让你花最少的时间、以充沛的精力去提高工作效率。当你养成这种习惯后，你就能亲身体验到它带来的积极变化。
6W3H的记录方法
你在做记录的时候，如果有不清楚的地方．就需要向对方询问清楚，这一步叫确认。
你要注意尽量用具体化的方式，向上司或老板确认命令的内容，这一步叫检验理解。但在这个过程中，你要让上司把话说完后，再提出自己的意见或疑问，千万不要打断上司的思路。
然后你就可以用科学的记录方法—6W3H的记录方法，进行记录了：
WHAT—指要做的是什么以及描述以后的状态．
WHEN—指全部工作完成的时间及各步的时间间，
WHERE—泛指各项工作或活动发生的场所，以及工作完成的场所。
WHO—指与命令有关联的对象；
WHY－指理由，目的，根据．
WHICH－根据前面的5个W，做出各种备选方案，
HOW—指方法、手段，也就是如何做，
HOWMANY－指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化，
HOWMUCH—指预算、费用。
如果你的记录具备了以上内容，那么你的记录就是完整的了。有的时候，你做记录只是为了达到“备忘”的目的，没有必要记录得那么全面，只把其中的要点写明让自己看得懂就行了。但你不能只写一二个字代替而走上另一个极端。在记事的时候，你要尽量写成完整的文句。因为记得不够完整的事情，只写一二个字，时间一长会想不出自己写的到底是什么．所以如果在当时你没有时间详细记下来，最好也要利用还没有淡忘之前的时间，尽快地把全文补齐。
有些人不习惯用备忘录，而是用笔记本来记事情，这种方式是不大好的。在事情比较少的时候用笔记本来记确实是比用备忘录好，因为较不容易撕掉，但是事情一多用笔记本可就难处理了。因为完成的事件不能把它撕掉，顶多只能用横线划掉来代表。但是同一页里总会留下几件尚未完成的事。这样一来，每天累积下来的页数一直增加，整理起来也就费事多了。所以你最好用备忘录，而不要选用笔记本。
在选用备忘录的时候，你最好使用同一种规格的备忘录。如果大小不整齐，那小张的就容易散落、丢掉。而且整理后保存也不方便．再就是备忘录纸最好只用单面，因为写在背面的事情很容易被遗忘。
在做记录的时候，你还要注意有的人，包括你的老板、上司或同事，很讨厌别人和自己说话的时候，总是拿着笔拼命地记录，因为这样他们会感觉好像是警察在录口供，或记者在采访嫌疑犯似的．在这种人面前，你最好不要做记录，否则会引起他人的反感。你最好在谈话后抽时间把重要的话记下来。
如果你与上司谈话，有重要的事情需要记录，在你专心记录的同时，一定不要忘了适时答话。否则交谈就只有单方面进行，会很容易停顿下来。所以，在双方交谈时，你必须随时给予适当的回答才行。
如果你认为对方所说的内容很重要而必须记下来，那你可以事先告诉对方：“对不起，我先记一下。”记完之后再提示对方：“对了，然后呢？”这可以让对方能够放心地讲下去。记录后需要经常整理。
备忘录，不是记录完毕就万事大吉的，记录下来的东西是否能适时，适时地拿出来看，加以整理很重要。如果记录的话，每个人平均天大约要用十张左右的零星备忘纸，这些备忘纸如果不好好整理，就等于废纸，所以你每天一到公司，第一件事就要把前一天的备忘录整理一番。当然，这项工作也可以安排在当天下午进行。
整理的方法是把记录纸分成下面这几类：
（1）今天应该要处理的事情；
（2）必须尽快处理的事情；
（3）已经处理过的事情；
（4）其他。
整理时，你可以把（1），（2）两项放在本子上，把（3）项丢掉，把（4）项暂时放在抽屉里，大约过一个星期再找出来，分门别类，留下有用的信息。
其实，整理记录的过程，就是你在大脑中检查工作状况和工作计划的过程，只要你做好了，你就会感觉到公司里你的工作会井然有序、有条不紊，而且效率大为提高．
只要你放弃自己的小聪明，养成使用备忘录的习惯，你一定会体会到使用备忘录给你带来的好处，请你相信，无论你的记性多么好，你都需要备忘录！
