目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自左而右、自上而下地横写的。除此之外，还有一种竖式请柬。它的行文，则是自上而下、自右而左地竖写的。
在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。
规范的请柬正文示范：
谨订于1999年5月18日下午三时于本市金马大酒店水晶厅举行五环集团公司成立六周年庆祝酒会，敬请届时光临。
联络电话：6332266
备忘
在请柬的左下方注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时勿忘。其中邀请者的名称在行文时没有在最后落款，而是处于正文之间。其实，把它落在最后，并标明发出请柬的日期，在商务交往中也是允许的。
另外，被邀请者的“尊姓大名”没有在正文中出现，则是因为姓名一般已在封套上写明白了。要是不厌其烦地在正文中再写一次，也是可以的。在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。
2. 邀请信（邀请函）
以书信为形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。比之于请柬邀约，书信邀约显得要随便一些，故此它多用于熟人之间。用来邀请他人的书信，内容自当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求是言简意赅，说明问题，同时又不失友好之意。可能的话，它应当打印，并由邀请人亲笔签名。比较正规一些的邀请信，有时也叫邀请书或邀请函。
邀请信范文：
尊敬的奥海公司负责人：
1999·北京民用新产品新技术展销会定于今年5月8日至28日在北京国际展览中心举行，欢迎贵公司报名参展。
报名时间：3月1日至20日
报名地点：花园路乙10号
联系电话：2531188
组委会敬邀
1999年2月16日
在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本上相同。
任何书面形式的邀约，都在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出的。因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位、个人的书面邀约，都必须及时地、正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答，即或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，都有可能自作自受，自找麻烦。
鉴于同时受到邀请的往往不止一方，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方对能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”，“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。
为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，循例要将与邀请者联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码（网址）、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等。以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过，联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
3. 回函
对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。
所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。
在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，作出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。
回函的具体格式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。
接受邀约的回函示范：
中岛公司董事长兼总经理×××先生非常荣幸地接受成功影视广告公司总裁×××先生的邀请，将于1月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。
在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。
回函通知邀请者自己决定接受邀请后，就不能届时失约了。这类临时的“变卦”，会给邀请者添许多麻烦。
拒绝邀约的理由应当充分，如卧病、出差、有约在先等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。
拒绝邀约的回函示范：
尊敬的×××先生：
我深怀歉疚地通知您，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受您的邀请，前往波特曼饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。恭请见谅，谨致谢忱。
有效沟通
对邀请者而言，发出书面邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身份，以及双方之间关系的现状。
★贺信（贺电），送上一份浓浓的祝福
如果说口头上的祝贺不足以表达个人的诚意和感情，那么书面祝贺就是最好的表达恭贺和祝福之意的方式。最常见的书面祝贺方式有贺信和贺电两种。
1. 贺信
贺信是指行政机关、企事业单位、社会团体或个人向其它集体单位或个人表示祝贺的一种专用书信。今天贺信已成为表彰、赞扬、庆贺对方在某个方面所作贡献的一种常用形式，它还兼有表示慰问和赞扬的功能。
贺信一般由标题、称谓、正文、结尾和落款五部分构成。
标题。贺信的标题通常由文种名构成。如在第一行正中书写“贺信”二字。
称谓。顶格写明被祝贺单位或个人的名称或姓名。写给个人的，要在姓名后加上相应的礼仪名称如 “同志”。称呼之后要用冒号。
正文。贺信的正文要交待清楚以下几项内容：第一，结合当前的形势状况，说明对方取得成绩的大背景，或者某个重要会议召开的历史条 件。第二，概括说明对方都在哪些方面取得了成绩，分析其成功的主观、客观原因。贺寿的贺信 ，要概括说明对方的贡献及他的宝贵品质。总之这一部分是贺信的中心部分，一定要交待清 祝贺的原因。第三，表示热烈的祝贺。要写出自己祝贺的心情，由衷地表达自己真诚的慰问和祝福。要写 些鼓励的话，提出希望和共同理想。
结尾。结尾要写上祝愿的话。如“此致——敬礼”、“祝争取更大的胜利”、“祝您健康长寿”等 。
落款。写明发文的单位或个人的姓名、名称，并署上成文的时间。
贺信要体现的是自己真诚的祝福，是加强彼此联系、增强双方交流的重要手段。所以贺信要写的感情饱满充沛。冷冰冰的陈述、评价是表达不出贺者心愿的。贺信内容要真实，评价成绩要恰如其分。表示决心要切实可行，不可空发议论，空喊口号。语言要求精炼、简洁明快，不堆砌华丽词藻。篇幅要短小精悍。
下面是一篇贺信范例：
贺信
《××》杂志社：
我们怀着十分欣喜与钦佩的心情通知您，贵刊在刚刚结束的“中国期刊奖”暨“第二届全国百种重点社科期刊”评选中荣获“中国期刊奖”暨“第二届全国百种重点社科期刊”称号。在此，向贵刊表示衷心的祝贺与诚挚的敬意。
处于世纪之交的“中国期刊奖”与“第二届全国百种重点社科期刊”的评选，是本世纪最后一次对全国期刊界的检阅，承先启后，继往开来，预示着新世纪中国期刊业进一步繁荣、腾飞的灿烂前景。吮吸着悠久历史的芬芳，化育着时代奋进的 精神，祝愿贵刊早日成长为中国期刊之林的一棵参天大树。
×××杂志社 敬贺
×年×月×日
2. 贺电
贺电的结构由收报人住址姓名、收报地点、电报内容、附项四部分构成。拍发礼仪电报，要用电信局印制的礼仪电报纸按栏、按格写。
收报人住址姓名。先写住址一马路、街道、门牌号码；再写单位名称或个人姓名。
收报地点。填写省、市、县名，大城市可略写省名。
电报内容。贺电的内容一般有标题、称呼、正文、结尾、落款等五部分组成。
？标题。贺电的标题，可直接由文种名构成，即在第一行正中写“贺电”二字。有的贺电标题也可由？文种名和发电双方名称共同构成，如“国务院致中国体操队的贺电”。有的还用副标题，即？以发电单位、受电单位和文种作为主标题，而用副标题说明内容。
？称呼。称呼要写上收电单位或个人的名称、姓名，是个人的还应在姓名后加上“同志”、“先生”？或职务名称等称呼。要顶格写，称呼后加冒号。？
正文。贺电的正文要根据内容而定，若发给单位或某一地区庆祝活动的，宜在表示祝贺的同时，对？其？作出的各种成绩、取得的巨大成就给以充分肯定，并给以鼓舞，提出希望。一般私人之间的交往，则一般把内容放在祝贺上就可以了。？
结尾。贺电结尾要表达热烈的祝贺和祝福之意，有的也提出希望。？
落款。即在正文右下方署上发电单位或个人的姓名，并写上发电日期。
附项。包括发报人签名或盖章、住址、电话。
贺电的写作要求：贺电篇幅不能太长，一般用百余字表达祝贺就行了。贺电在用语上要细细斟酌，贺颂要恰如其分。提出的要求和希望要合乎情理。贺电要及时、迅速拍发。
贺电在格式上要求比较严格。文字要精简明白；电报的按字计费是按电报纸上的格子计费，所以要严格按格填写，手写字体要端正；数字用阿拉伯数字填写，一个数字可以填在一个格子里，并用括号表示。
“电报挂号”是一个单位在电讯部门登记后获得的专用号码，使用这个号码，就可以代替单位的地址和名称。
附项是电文以外的内容，不拍发、不计费。但因具有在电报无法投递或其他意外情况下供电讯部门与发报人联系的作用，所以应如实详细填写。
下面是一则贺电范例：
贺电
××路（263）号××轻工机械公司：
××值此贵公司成立30周年之际谨向你们致以热烈的祝贺
××××机械工业公司发报人签名或盖章？王×住址××路×号？电话223301
有效沟通
贺信和贺电主要用于表达祝贺、贺喜、祝福的情感，所以要有真情实感，感情真挚而热烈，不能虚伪地恭维和奉承。
★介绍信，商务沟通的有利“鹊桥”
介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件，它有两种类型：一种是印好格式的介绍信，一种是用公用信笺书写的介绍信。按使用方法分，有私人介绍信和单位介绍信两种，私人介绍人兼具介绍和引荐的作用；单位介绍信兼具介绍和证明的作用。
介绍信是双方联系工作，洽谈事宜，了解信息，交流人才，从事社会活动等的纽带。如派人到有关单位参观学习、出席会议、联系工作、了解情况、举荐人才等，都要写介绍信。
介绍信的结构包括以下部分：
标题。第一行中间写“介绍信”三字。
称呼。第二行顶格写收信人单位或个人名称。
正文。正文要写清楚被介绍人的姓名、身份、人数，去联系什么事，对收信单位或个人有什么要求等等。
结尾。正文写完后，另起一行空两格写“此致”，再另起一行定格写“敬礼”。
落款。最后在介绍信的右下方分两行写上开介绍信的单位或个人名称（单位介绍信要盖上公章）及日期。
下面是一篇介绍信范例：
介绍信
无锡市××厂：
为全面贯彻教育方针、帮助学生深入了解社会实际、国家实情，自觉走与实践相结合的道路，培养合格的建设人才，我院决定要求学生回乡度假期间参加社会实践活动。
现有我院学生×××来你厂参加社会实践活动，具体事宜，请予接洽、安排为荷。
致以
敬礼！
××学院（公章）
××年×月×日
有效沟通
介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。使用介绍信，可以使对方了解来人的身份和目的，以便得到对方的信任和支持。
