概而言之，沟通过程就是发送者将信息通过选定的渠道传递给接受者的过程。图1．2描述了一个简单的沟通过程。这一模型包括8个要素：(1)思想1；(2)编码；(3)通道；(4)译码；(5)思想2；(6)背景；(7)反馈；(8)噪声。
其中形成思想1、编码由发送者完成，而译码、形成思想2则是接受者的任务。
编码与译码
编码是发送者将其思想编成一定的文字等语言符号及其他形式韵符号。译码则恰恰与之相反，是接收者在接收信息后，将符号化的信息还原为思想，并理解其意义。
完美的沟通，应该是传送者的思想1经过编码与译码两个过程后，接收者形成的思想2与思想1完全吻合，也就是说，编码与译码完全“对称”。“对称”的前提条件是双方拥有类似的经验，如果双方对信息符号及信息内容缺乏共同经验，则容易缺乏共同语言，从而使编码、译码过程不可避免地出现误差。
因此，甲方在编码过程中必须充分考虑到乙方的经验背景，往重内容、符号对乙方的可读性；乙方在译码过程中也必须在考虑甲方经验背景的条件下进行，这样才能更准确地把握甲方欲表达的真正意图，而不至于曲解、误解其本意。
通道
通道是由发送者用于传递信息的媒介物，如面对面交谈、书面通知、电话、电报、电脑网络等。
不同的信息内容要求使用不同的通道。政府工作报告就不宜通过口头形式而应采用正式文件作为通道，邀请朋友吃饭如果采用备忘录形式就显得不伦不类。
有时人们可以使用两种或两种以上的传递渠道，例如，双方可先口头达成一个协议，然后再予以书面认可。由于各种渠道都各有利弊，因此，正确选用恰当的通道对有效的沟通十分重要。
在各种方式的沟通中，影响力最大的，仍然是面对面的原始沟通方式。面对面沟通时，除了语词本身的信息外，还有沟通者整体心理状态的信息。这些信息使得发送者和接收者可以发生情绪上的相互感染。因而，即使是在通讯技术高度发达的美国，总统大选时，候选人也总是不辞辛劳地四处奔波去演讲。
背景
沟通总是在一定背景中发生的，任何形式的沟通，都要受到各种环境因素的影响。
一般认为，对沟通过程发生影响的背景因素包括以下几个方面：
(1)心理背景。心理背景指沟通双方的情绪和态度。它包含两个方面的内涵。其一是沟通者的心情、情绪，处于兴奋、激动状态与处于悲伤、焦虑状态下，沟通者的沟通意愿、沟通行为是截然不同的，后者往往沟通意愿不强烈，思维也处于抑制或混乱状态，编码、译码过程受到干扰。其二是沟通者对对方的态度。如果沟通双方彼此敌视或关系淡漠，沟通过程则常由于偏见而出现误差，双方都较难准确理解对方思想。
(2)物理背景。物理背景指沟通发生的场所。特定的物理背景往往造成特定的沟通气氛。在一个千人礼堂演讲与在自己办公室里慷慨陈词，其气氛和沟通过程是大相径庭的。
(3)社会背景。社会背景包括两方面的含义。一方面，指沟通双方的社会角色关系。对不同的社会角色关系，有着不同的沟通模式。上级可以拍拍你的肩头，告诉你要以厂为家，但你绝不能拍拍他的肩头，告诫他要公而忘私。因为对应于每一种社会角色关系，无论是上下级关系，还是朋友关系，人们都有一种特定的沟通方式预期，只有有关沟通在方式上符合这种预期，才能得到人们的接纳。但是，这种社会角色关系也往往成为沟通的障碍，如下级往往对上级投其所好，报喜不报忧等，这就要求上级能主动改变、消除这种角色预期带来的负面影响。
另一方面，社会背景还包括沟通情境中对沟通发生影响但不直接参加沟通的其他人。例如，自己配偶在场与否，人们与异性沟通的方式是不一样的。丈夫在妻子在场时，与异性保持的距离更大，表情也更冷淡，整个过程变得短暂而匆促。
(4)文化背景。文化背景指沟通者长期的文化积淀，也是沟通者较稳定的价值取向、思维模式、心理结构的总和。由于它们已转变为我们精神的核心部分而为我们自动保持，是思考、行动的内在依据，因此，通常人们体会不到文化对沟通的影响。实际上，文化影响着每一个人的沟通过程，影响着沟通的每一个环节；当不同文化发生碰撞、交融时，人们往往能发现这种影响，三资企业和跨国公司的管理人员，可能对此深有体会。
例如，由于文化背景的不同，东西方在沟通方式上存在着较大的差异：东方重礼仪、多委婉，西方重独立、多坦率；东方多自我交流、重心领神会，西方少自我交流、重言谈沟通；东方和谐胜于说服，西方说服重于和谐。这些文化差异使得不同文化背景下的管理人员在沟通时遇到不少困难。
反馈
反馈是指接收者把信息返回给发送者，并对信息是否被理解进行核实。反馈是沟通体系中的一个重要方面。在没有得到反馈之前，我们无法确认信息是否已经得有效的编码、传递和．译码。提供反馈有利于增强沟通的有效性。
噪声
噪声是妨碍信息沟通的任何因素，它存在于沟通过程的各个环节，并有可能造成信息失真。比如：模棱两可的语言、难以辨认的字迹、不同的文化背景等都是噪声。
1．噪声的内容
典型的噪声包括以下几个方面的因素：
(1)影响信息发送的因素。这方面容易出现的噪声主要有：
①表达能力不佳、词不达意，或者逻辑混乱、艰深晦涩。从而使人无法准确对其进行译码。
②“信息——符号系统”差异。信息沟通使用的主要符号是语言，语言也只是一种符号，而不是客观事物本身，它只有透过人们的“符号——信息”联系才能导致对信息的理解。由于不同的人往往有着不同的“信息——符号系统”，因而接受者的理解有可能与发送者的意图存在着偏差。
③知识经验的局限。你无法向一个小学生解释清楚相对论，也无法向一个乡村老农解释清楚超导的原理，因为每个人只能在自己的社会经历及知识经验范围内译码，当信息超出这一范围时，他是无法理解的。企业内不同部门的交流也会因各自使用的专业知识、术语而困难重重。
④形象因素。如果接受者认为发送者不守信用，则即使其所发出的信息是真的，接收者也极有可能用怀疑的眼光去理解它。在春秋时期，周厉王烽火戏诸侯即是典型例子。管理者注重树立自己诚实忠信、言行一致的形象是至关重要的。
(2)影响信息传递的因素。
①信息遗失。
②外界干扰。比如，在马达轰鸣的环境下交谈将是一件十分吃力的事情。
③物质条件限制。没有电话，你自然无法与千里之外的总部进行口头沟通。
④媒介的不合理选择。用口头的方式布置一个意义重大、内容庞杂的促销计划，将使实际效果大打折扣。
(3)影响信息接受和理解的因素。
①选择性知觉。由于每个人的心理结构及需求、意向系统各不相同，这些差异性直接影响到他们接受信息时知觉的选择性，即往往习惯于对某一部分信息敏感，而对另一部分信息“麻木不仁”、“充耳不闻”。事实上，我们对能印证自己推断、论点的信息常表现出高度的兴趣，而对相反的信息却漠然视之，正如有的学者指出，我们不是看到事实，而是对我们所看到的东西进行解释并称之为事实。
②信息“过滤”。接收者在接收信息时，往往根据自己的理解和需要对信息加以“过滤”。当一个信息传送下来，每经过一个层次，都要产生新的差异，最后则有可能突破了允许极限范围。过滤的程度与组织结构的层次和组织文化密切相关。
③接收者的译码和理解偏差。由于个人所处社会环境不同，在团队中角色、地位、阅历也各异，从而对同一信息符号的译码、理解都会有差异。即使同一个人，由于接受信息的心情、氛围不同，也会对同一信息有不同解释。
④信息过量。管理人员在作出决策前需要足够的信息，但如果信息量过于巨大，则过犹不及，使管理者无法分清主次，眉毛胡子一团抓；或是浪费大量时间，坐失良机，沉没于信息的汪洋大海之中。
⑤阶层差别。特别需要强调和说明的是，社会地位的差距对沟通产生着十分重大的影响。
⑥目标差异。企业内各部门的分目标差异而造成的冲突和互不信任，也往往会干扰他们之间的有效沟通。技术人员与营销人员常常会有意见冲突，前者往往责怪后者提出一些不切合实际的要求，或是不支持高层次的理论研究，而后者则认为前者不能顺应消费趋势潮流的变化。
2．噪声的消除
沟通的每个环节、每个阶段都存在着干扰有效沟通的噪声，我们该采用什么对策来消除这些噪声呢？
(1)系统思考，充分准备。凡事预则立，不预则废。在进行沟通之前，信息发送者必须对其想要传递的信息有详尽的准备，并据此选择适宜的沟通通道和场所等。
(2)因人制宜的沟通策略。发送者必须充分考虑接受者的心理特征、知识背景等状况，依此调整自己的谈话方式、措辞或是服饰仪态。譬如，在车间与一线工人沟通，如果你西装革履，且又咬文嚼宇，势必在沟通的双方间造成一道心理上的鸿沟。技术人员在与其他员工沟通时，也要尽量避免使用专业词汇。
(3)充分运用反馈。许多沟通问题是由于接收者未能准确把握发送者意思造成的，为减少这些问题的发生，沟通双方应该在沟通中积极反馈。管理者可以通过提问以及鼓励接受者积极反馈来取得反馈信息，当然，管理者也可通过仔细观察对方的反应或行动来间接获取反馈信息。
(4)积极倾听。积极倾听要求你能站在说话者的立场上，运用对方的思维架构去理解信息。亨利·福特曾指出，任何成功的秘诀，就是以他人的观点来衡量问题。积极倾听有以下四项原则：专心；移情；客观；完整。移情就是要求你应去理解说话者的意图而不是你想理解的意思。而且在倾听时，应客观倾听内容而不迅速加以价值评判。当听到自己不同意的观点时，人们常常会在心中反驳他人所言。显然这种行为会带来主观偏见和遗漏余下的信息。完整则要求听者对发送者传递的信息有一个完整的了解。既获得传递的内容，又获得发送者的价值观、情感信息；既理解发送者的言中之义，又发掘出发送者的弦外之音；既注意其言语信息，也关注其非言语信息。
(5)调整心态。人们的情绪对沟通的过程有着巨大影响，过于兴奋、失望等情绪一方面易造成对信息的误解，另一方面，也易造成过激的反应。因而，管理者在沟通前应主动调整心态乃至恢复平静，所谓“心气和平则事理通达”。
(6)注意非言语信息。非言语信息往往比言语信息更能打动人。因此，如果你是发送者，你必须确保你发出的非言语信息能强化语言的作用。如果你是接收者，你同样要密切注视对方的非言语提示，从而全面理解对方的思想、情感。高明的接收者精于察盲观色，窥一斑而见全貌。
(7)组织沟通检查。组织沟通检查是指检查沟通政策、沟通网络以及沟通活动的一种方法。需要加以检查的四大沟通网络如下：
①属于政策、程序、规则和上下级关系的管理网络或同任务有关的网络。
②属于解决问题、提出建议等方面的创新活动网络。
③包括表扬、奖赏、提升以及联系企业目标和个人所需事项在内的整合性网络。
④包括公司出版物、布告栏和小道消息在内的新闻性和指导性网络。
