（9）宽敞的办公室可以放置盆花，但盆花要经过认真选择，一般不用盛开的鲜花装点办公室。过艳的色彩会夺取来访者的注意力，使人们的精力发生偏移。可以选用以绿色为主的植物，绿色可以给人舒适的感觉，可以调节人的情绪。对盆花要给予经常的浇灌和整理，不能让其萎枯而出现黄叶。可以在绿叶上喷水，使其保持葱绿之色。花盆的泥土不能有异味，肥料要经过精选。有异味的肥料会引来苍蝇或滋生寄生虫，反而会给办公室带来污染。
法则35：重要文件一定要备份
作为一流的员工，应该始终要求自己对工作的尽心尽力，特别在看似细小的事情上，更体现他们可贵的负责精神，做事情有始有终，比如，整理文件、给文件分类、对重要文件和档案作备份，以备不时之需，这些都是一名优秀员工做事有始有终的体现。
1.对文件进行分类
在办公逐渐进入电脑化时代后，人们原本预估纸张的使用会减少，但事实却正好相反。统计数据显示：如果说过去的纸张使用量是1，目前用量却是1.3，可见电脑化时代并未能真正减少纸张的使用。在对文件进行分类管理的过程中，可以按照以下标准进行：
（1）把要用而未分类的文件统统整齐地堆叠在一起，放在固定的位置，千万不要将纸质文件随意乱放，这样你要找某一份文件时就有序可循，等看过后再依自己的分类方式归纳好。
（2）当遇到大量的文件时，应该以自己工作需求的分类方式来归纳。给每个产品一个大的资料夹，每个资料夹中又分成公关，活动，记者会，展览等，分别用透明夹收好，做好标签，再整齐收到产品资料夹中，这样就能一目了然。每份文件可能有不同版本，建议每次更新都能注明日期，这样就能快速找到最新版本的文件。
（3）除了按产品分门别类，还可以依据经常接触的部门业务来分，例如业务部、行销部、财务部等；或是依文件功能，如合约类、工作报告类、厂商资料类等。重点就是要按自己的工作对象与需求来分类，分类后，最好能利用有索引内页的文件分类来归纳，更方便找寻。
（4）不要把文件分的过细。复杂的分类系统反而会造成寻找上的不便。一般来说，50个档案中，每个只装2份的文件，不如分类成10个档案，每个有10份文件来得方便。过于复杂的分类，在一段时间后可能会被你遗忘，让你因为找不到文件而倍感挫折，达不到你原来进行分类想要达到的目的了。
2.利用相应的工具管理重要文件
整理重要文件是为保存它们的使用价值，而不是为了收集而收集。所以，存放资料时，编排的方法很重要，要保证这些资料容易检索，当然也要便于保管。
（1）Windows中的文件管理
如果你想显示文件夹里文件的详细资料，你可能知道选择资源管理器中的查看详细资料选项（名称、类型、大小及修改时间）。遗憾的是这些文件的分类仅仅是通过Microsoft或者是其他应用软件的一些说明创建的。很多说明性的广告文字占用了大量的磁盘空间，并且这个文件的分类并不见得合理。
一个管理文件的好方法就是用Power Desk4，一个免费的替代Windows资源管理器的软件，可以从“On track”网站上直接下载。根据Windows文件分类选项，PowerDesk添加了通过文件扩展名的分类功能。
你还可以通过文件分类选项编辑文件说明的类型，比如你可以把你的图片说明由“Bitmap lmage”改成“bmp”；“GIF Image”改成“gif”，“JPEG Image”改成“jPg”。也可以将它们整编分类改成“Images bmp”、“Images-gif”、“Images jpeg”，这样所有的图片就按类型排列在一起了。
（2）用好文件夹
使用文件夹保存资料，可以把每一个文件夹都整齐并排地放在文件柜里或者办公桌的右下方的抽屉里，这种方式叫做文件柜式或垂直式保存法。
◇文件夹一般是用硬壳纸对折而成的。在对折处写上资料的名称或类别；
◇文件分类一般只分大类和中类，用硬纸板将不同类别的文件分开，对于各类文件夹要标明它们的区间位置；
◇使用文件夹保存资料，一般就不用铁钉来装订，但各种票据、日报及简报仍可以用铁钉装订；
◇资料标签要贴在文件夹上，不同类别的资料要用不同颜色的标签，这样就便于查找，不容易搞混。
（3）文件夹的排列方法
◇文件夹在文件柜里要按从右到左的顺序排列；
◇文件夹一般是16开，如果资料大于这个尺寸，就将资料对折起来放进去；
◇文件夹原则上不装订，但对需装订的资料一定要从它的左上角对齐装订，否则看不清这些资料里面的页数；
◇如果资料需要折起来，就要从正面往背面折。如果折成两折还不好放，再将外面的那一半对折一次。
法则36：合理处理废弃文件
在日常工作中，经常会遇到一些废弃文件，对这些文件的处理决不是一扔置之那么简单，而是应该遵循的一定的原则与规范。
1.废弃文件的管理
（1）文件管理的目的
◇文件、信息的共享和有效利用；
◇减少寻找文件的时间，提高工作效率；
◇办公室空间的有效利用；
◇办公环境的改善；
◇提高办公事务效率。
（2）文件管理的基本原则
◇文件不重复保管：一种文件只在一个位置上保管。
◇对原件实施管理：不随意复印或使用复印件。
◇分类归档管理：不要使文件私有化。
◇简化报告文件：原则上报告限定在1—2张A4纸。
◇文件取放方便：能够快速地取出和保管文件。
（3）文件处理的顺序
文件的整理工作是办公室“5S”活动的关键内容，一般可以按照以下几个步骤进行：
◇设定废弃文件的对象和废弃基准
文件是有生命周期的。长期不用的文件、无效或旧板文件以及其他没有保存价值的文件都是整理和废弃的对象。
财务文件——永久保存。
品质文件——为了进行品质追溯，保存一定时间。
没有废弃基准，就会将一些没有价值的文件保存下来，充斥空间。所以，整理文件之际，明确废弃基准是很有必要的。
文档生命周期示意，废弃基准代表性文件：
一类文件：使用后即刻废弃的会议资料、通知、参考资料等。
二类文件：保管后废弃技术资料、计划、指示书等。
三类文件：保管、保存后废弃特定的财务资料、要追溯的品质记录等
（4）废旧资料、废弃文件处理方法
◇废旧资料的销毁。废旧资料，是指按规定不需要归档的文件资料和已经超过保密期限、无存档价值的档案资料，以及办公所用的废旧报纸等文字资料。由于在这些资料中也有一些公司的秘密，所以对这些资料的销毁，也必须要按规定进行。
◇文件废弃系统：保管型文件随着时间的流逝，其利用价值会降低，如果不及时清理，就会泛滥成灾，这里介绍一种容易掌握的“废弃四法”。
◇废弃四法：按文件进行废弃；按文件夹进行废弃；按项目进行废弃；按颜色进行废弃。
2.需要永久保存的文件
（1）公司法规及公司代表大会文件。
（2）董事会及其他重要会议的文件。
（3）有关经营方针及事业规划。
（4）预。决算材料。
（5）各项规章的制定及修改和废止情况。
（6）发至公司内部机构的指示及命令。
（7）重要的权利、财产的得失保全及其变更的情况。
（8）重要契约。合同的缔结、解除及其他变更。
（9）有关公司职员的升迁、赏罚及授予的重要内容。
（10）向官方提请的文件及官方批复文件中的重要内容。
（11）重要的诉讼文件。
（12）重要的统计及调查。
（13）其他重要文件。
3.对废弃文件进行彻底删除
工作中的数据安全一直是大家比较关心的问题，而对于删除数据也是大家比较容易忽视的一个安全“漏洞”，一些机密的重要文件如果不将其做真正意义上的“彻底删除”，往往酿造的后果不堪设想。
（1）常见的“彻底删除”并不彻底
我们都知道，一块新硬盘在使用前必须要对其进行分区、格式化操作。而格式化操作就是给这块硬盘划分“区域”，不同的区域存储不同的数据，在这地方我们只关注“目录区”和“数据区”。一块硬盘经过格式化后，就会自动生成“目录区”和“数据区”，而这个“目录区”就是存储“数据区”中的数据保存的位置等信息，“数据区”则负责保存所有文件的数据信息。当我们执行了所谓的“彻底删除”命令后，系统其实只是将“目录区”中记录该文件状态信息的一个状态标志设置为“删除”，这时，系统就知道该文件原先所占用的硬盘区域已经是空闲的了，如果这时用户要求存储新文件，系统就可以将这块空闲的硬盘空间分配给新文件了。而在新文件还没有进行存储操作时，被“彻底删除”的文件却仍然存在于硬盘中。
所以，通过系统的“彻底删除”而删除的文件就有可能被重新找回来。现在也有很多这方面的软件可以实现此功能，例如著名的数据恢复软件“Final Data”、“Easy Recovery”及“Recover4 All”都可以找回那些被“彻底删除”的文件。另外，还有一些专门的组织或是单位专门从事数据恢复工作。这些软件或是数据恢复公司的存在，习惯于通过系统的“Shift+Del”键来删除那些重要文件的朋友们就要警惕起来了，说不定哪天，你的重要文件轻而易举地就落入别人的手中，可能会导致不可预测的后果。
（2）文件粉碎机是案头必备工具
怎样才能真正实现彻底删除文件呢？以前，很多人都是在使用“Shift+Del”键删除文件后，再向该文件所在的磁盘分区中拷贝一些大文件。通过这种方法有时的确可以解决问题，但是这种方法读者朋友们用眼看都感觉很麻烦。其实，上网助手最新新增的“文件粉碎”功能就可以让你很方便地解决问题。
