（4）安排布置餐饮店内部会议的资料准备工作。
（5）组织与安排员工生日庆祝及餐饮店集会。
（6）负责发文管理及报批。
（7）协助餐饮店各部门进行资料整理。
（8）管理办公室的档案资料。
（9）审查文件、记录及内刊。
十、餐饮店行政主管岗位职责
（1）听从副总经理的指挥，认真执行上级的工作指令，一切管理行为直接向主管领导负责。
（2）严格执行餐饮店各项规章制度，认真履行其工作职责。
（3）负责餐饮店行政后勤、保卫工作管理制度拟订，完善、监督和执行。
（4）负责组织编制餐饮店年、季、月度行政后勤、保卫工作计划；编制餐饮店年、季、月度后勤用款计划，做好行政后勤预算工作，并定期组织检查。
（5）负责员工生活费用管理和核算工作，建立健全员工生活费用成本核算制度，拟订合理的生活费用标准，对员工工作盈亏标准进行考核。
（6）负责做好餐饮店经营用水、电管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，抓好电气设备和线路的保养维修工作，加强水、电费用核算，及时交纳水、电费。
（7）负责员工就餐的卫生管理工作。定期询问餐饮店员工对就餐质与量的要求，以确保员工就餐的安全。
（8）负责餐饮店内部治安管理工作。维护内部治安秩序，搞好治安综合治理，预防犯罪和治安灾害事故的发生，保护餐饮店财产的安全，确保生产、工作的顺利进行。
（9）负责建立和完善餐饮店安全责任制。建立以防火、防盗、防灾害事故为主要内容的安全保卫责任制，做到组织落实、制度落实和责任落实。
（10）严格门卫登记制度。一切进出餐饮店的物资，门卫严格检查、验证，物证相符方能进出，凡无证或证物不符门卫有权扣留，由保卫科查处。
（11）建立和完善餐饮店后勤岗位责任制，加大员工考核力度，提高服务质量。
（12）加强餐饮店部门人员的培训教育工作。协同人事、企管等职能部门，做好管理员、炊事员、保卫人员、维修工等日常安全教育和职业道德教育工作，定期开展岗位优质服务评比活动。
（13）按时完成餐饮店领导交办的其他工作任务。
十一、总经理办公室档案保管员岗位职责
（1）按规定管理办公室的全部文件、档案、证件、执照、资料和印章；切实做好保密工作，各种文件、资料不得遗失、外泄；定期清理各种文件、资料。
（2）做好上级部门和有关单位的文件的登记收发工作，及时送总经理室领导和有关人员传阅。
（3）做好各类文件、档案、资料的收发、借阅、登记工作。外借文件资料要按时收回。
（4）负责餐饮店介绍信、印章的保管和监督使用，严格按审批程序管理使用公章、证明和介绍信。
（5）保守国家和企业秘密。
十二、总经理办公室通讯员岗位职责
（1）负责有关信件投寄、邮件寄取、内部文件交换工作。
（2）按规定的时间地点投递、交换文件，接到急件通知应立即去取。
（3）取回的信件、邮件应立即交档案保管员或秘书，不得拖延上交或丢失。
（4）严格遵守保密规定，不私自拆看文件。
十三、总经理办公室驾驶员岗位职责
（1）服从办公室主任的用车安排，完成领导交给的正常用车任务。
（2）做好车辆保养维护工作，使车辆处于良好状态。
（3）自觉遵守交通法规，文明行车，确保行车安全。
§§§第四节餐饮店总经理办公室管理制度一、餐饮店总经理办公室档案管理制度
（1）档案资料是指餐饮店各部门及个人在从事公务活动时所形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
（2）餐饮店需要进行归档处理的资料主要有：基建工程项目档案、文书档案、财务档案、销售业务档案等。根据有关档案法规规定，各业务档案由各职能部门整理、立卷保管，涉及酒店全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括：
①餐饮店及各部门召开的专业会议和研讨会，包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报总结等。
②各部门专题研究报告、调研资料等。
③以酒店名义的发文。
④上级主管单位和行政管理机关的文件。
⑤各种基建施工图纸、合同。
⑥重要的照片、录音资料、题字、题词等。
（3）餐饮店档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则，由总经理办公室主管餐饮店档案工作，对档案实行统筹管理，统一调度，并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。
（4）立卷按永久、长期、短期分别组卷。卷内文件要把正文和底稿，文件和附件，请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。
（5）案卷厚度要适中，一般在2厘米左右，超过者可立分卷。
（6）根据卷内文件之间的联系，进行系统排列，编序号，抄写案卷题目和案卷封面，确定保管期限，装订案卷，编制案卷目录等。
（7）案卷按年份、机构排列，永久与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及注明存放案卷年号与卷号。
（8）准确做好文件索引，以方便查找。
（9）档案资料的收集、立卷和保管工作由各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档，以免散失、积压。
（10）确保档案安全。每年清理一次档案资料，对档案材料的数量和保管情况进行检查，发现问题及时采取措施补救。
（11）清查档案时，对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握，慎重对待，具体要点如下：
①销毁档案前要经过认真鉴定，确定要销毁的档案要列册登记；
②提出销毁报告，报主管领导审批；
③销毁档案材料要严格执行保密规定；
④销毁档案材料时，必须指派专人监督，以防泄密。
（12）档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的政策、方针、法规。忠于职守，严守机密，做好档案管理工作。对有下列行为之一的，根据情节轻重给予相应的处罚。
①将属于餐饮店所有的档案据为已有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。
②损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。
③擅自提供、抄录、公布餐饮店档案以及应当保密的档案。
④涂改、伪造档案。
⑤玩忽职守，造成档案损失。
二、餐饮店档案文件借阅管理制度
（1）借阅档案者，必须先履行登记手续，保密级档案文件必须经餐饮店主管领导批准方能借阅。
（2）案卷只能在档案室查阅，不能借出，未立卷的文件及资料可以借出。可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期，到期必须归还，如需再借，应办理续借手续。
（3）借阅档案的人员必须爱护档案，要保证档案的安全与完整，对档案内容要保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏，否则按违反保密法追究当事人的责任。
（4）借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告。
（5）外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能带离档案室。
（6）外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审核才能带出。
三、餐饮店文件管理制度
1行文工作制度
（1）餐饮店内部应注意上下行文的规范化，具体行文要求如下。
◎文字表述准确、简练、通顺，标点使用正确。
◎专题专用，内容明确。
◎符合行文格式要求，行文文号、题目、主管领导批示、内容书写要符合规范。
（2）以餐饮店名义的行文，先由部门承办人认真领会领导要求，按照行文规范拟稿。经部门主管审阅后，送总经理办公室核稿并请总经理签发。
（3）文件签发后，由总经理办公室统一编发文号。
（4）按需要进行打印、复印。打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐，打印完毕应通知起草人校对。复印资料，应注意有关保密规定，密级文件需经主管领导签字批准。
（5）将打印文件盖章，留一份与原文稿一起存档。
2收文工作制度
（1）主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。属领导亲收的收文，由总经理室签收登记，并交收件人亲自拆封。
（2）收到文件后应于当日在收文本上登记，写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。
（3）填写文件传阅单，附在文件上。
（4）将文件放入文件传阅夹交总经理办公室主任。
（5）办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议并签字，再请领导批阅。
（6）急件或重要文件，须在第一时间送办公室主任审阅并签字，再请领导批阅。
（7）密级文件须交餐饮店高层管理人员传阅，并做好记录，注意密级文件不得携离办公室。
（8）文件返回后要翻阅每份文件传阅单，检查高层领导是否有批示。
（9）有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传阅及时，催办有效，防止积压误事。
（10）无批示的文件按类别归档。
（11）上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。
3发文工作制度
（1）以餐饮店名义上报下发的文件，餐饮店高级管理层发出的信函均属于发文范围。
（2）将须发出的文件在发文登记本上登记，注明时间、发往单位、内容提要及份数。
（3）检查文件是否加盖了公章，负责人是否已经签字。
（4）文件经领导签发后，须在两天内发出。
（5）急件用“航空”发出，重要文件须挂号发出。
（6）底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。
四、餐饮店印章管理制度
（1）餐饮店印章的使用应该由总经理室负责进行统一管理。
（2）印章刻制。餐饮店刻制新印章须报主管部门批准；内部各部门刻制新印章，要写出书面报告，并附上新印章的名称、式样、规格，报总经理批准后，方可到有关部门刻制。使用新印章，应确定好时间，并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。
（3）印章使用管理。印章使用要求是：严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
①使用印章要履行审批手续，以餐饮店名义对外行文、签署合同、协议书等须有主管高层领导签字方可盖印，介绍信、各类报表、信件须经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印；员工因私开具各种证明，加盖餐饮店印章，必须书面提出申请并附上有关材料，经部门经理审批后报总经理办公室批准。
②盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。
③印章使用完毕要做好印章使用记录，要在印鉴使用登记表上记录使用项目、内容、时间、经办人等。
（4）印章保管。餐饮店印章（包括行政印章、总经理印章等）由总经理办公室专人保管。各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应保管于保险柜内，以保证安全。未经主管领导批准，印章保管人不得委托他人代管，也不能擅自把印章带出办公室使用。
（5）印章停用。印章因故停用要按规定进行清理，同时将所有停用印章交到餐饮店办公室统一保管，并办好移交手续，经报总经理批准后，将停用印章存档或销毁。
五、餐饮店介绍信使用管理制度
（1）介绍信使用管理统一由总经理室负责。
（2）介绍信种类有如下几类。
①信笺介绍信：在空白信笺上书写有关内容。
②存根介绍信：主要是介绍某人到别处办事的凭证。存根要归档，保存五年。
③证明信：以餐饮店名义证明某人身份、经历的专用书信。
