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第76章 口语当先,体语殿后——会议和媒体中的身体语言密码(1)

会议提供了组织内外部人士交流的机会,也是实施管理的重要工具。但会议绝不仅仅是一种形式而已,主持好一个会议也没想象中的那么简单。要真正主持好会议,除了口语要过硬外,还要学会读懂和利用身体语言,从而充分调动与会者的积极性,达到预期效果。

当今时代,媒体的力量越来越不可小觑,其覆盖面甚广,而影响颇大。在媒体前亮相时,万一你在形象方面有些疏漏或表现不佳,它所造成的负面影响是很难挽回的。所以,必须把握任何一次在媒体前露面的时机,口语当先,体语殿后,努力让自己表现得更无懈可击。

成功主持会议的八大准则

会议提供了组织内外部人士交流的机会,也是实施管理的重要工具。因此,会议口才特别是主持会议的说话艺术就成为很多企业经理人、机关领导人感兴趣的一个话题。

很多人都认为,会议只不过是一种形式而已,主持会议很容易。其实,这是一种误解。要真正主持好会议,充分调动与会者的积极性,达到预期效果,并不是件容易的事情。

领导是会议的“舵手”,要随时把握、驾驭好会议之舟,启发引导大家,始终遵循会议既定的议题、日程,进行充分地研讨,才能如期达到预想的目的。这就要求领导必须使与会者充分了解议题。开始就要讲明会议共有哪些议题,怎么个开法,有哪些要求,与会者要承担什么任务等诸多环节,无论哪个环节处理不好,都会影响会议的效果。有效地主持好会议,是领导说话水平的一个重要方面,也是领导的一项基本功。

其中,哪一项应由与会者在会上做出决定;哪一项只需听一听与会者的意见,以便进一步补充;哪一项只是告知性地打打招呼,介绍一下情况,暂不讨论;哪一项与会者必须和上级保持一致,只研究怎么协调行动等等。而要与会人听得明白,那么,主持会议的领导者就必须讲得清楚,把会议的目的、要求、内容诸项一一交待给大家。层次要清晰,逻辑要严密,表达要准确,中心要突出。切不可主次不分,轻重不分,内容庞杂,使听者不知所云,无所遵循。因此,要做好工作会议的主持,领导者需注意做到以下几点:

1.会议要准时开始

这是主持会议人最容易贯彻的一条原则。而由于种种历史原因,又是难于贯彻的一条。人们由于缺乏会议意识,有的是觉得会议不重要,九点通知十点到;有的是为了显示身份,如小说家张天翼创造的著名典型——华威先生为了与众不同,故意姗姗来迟。在这种情况下,领导应以身作则。这样才能使会议有个良好的开端,也是提高会议效率的第一步。

2.声音洪亮,语调多变

领导者在会议上讲话,要让自己说出的每个字、每句话都传到与会者的耳朵里,这是最为基本的要求。我们说话的声音洪亮,不光是指音量,还包括说话应该有力度,吐字清楚,节奏感强。能在声音中表现出领导的自信以及奋斗的力量。领导讲话如果声音有气无力,语调平铺直叙,就显得缺乏活力。领导者通过语调的变化,能表达出丰富的思想情感和观点,使与会者在思想情感上产生一种共鸣,使自己的讲话有较强的感染力、震撼力。庄重、严肃的会议,要求语调平缓、稳重;欢快、轻松的会议,要求语调轻快、随意。

3.务必让每个与会者都发言

务必让每个人都参加讨论,参与决策。如果你知道某个与会者喜欢发表会后议论,设法让他在会上发言,明确表态。这样,会后他再也不能说不同意了。这点要取得其他与会者的配合。这是一种领导艺术,这种领导艺术能节省许多开会时间。

开会时私下交谈只会引起冲突和不和。主持会议者不能允许任何人把会议分裂成一个个小组讨论会。应使所有与会者都能听到每个人的发言。如果窃窃私语者继续存在,可以把大家的注意力引到他身上,和蔼地请他把所讲的告诉大家。

4.应付分歧意见

对分歧不要视而不见,也不要设法回避。承认分歧,并提请与会者注意。把分歧意见公布于众,供与会者进行明智的选择。可以问争论的双方:“你到底站在哪一方?”然后再问:“你为什么采取那个立场?”最后问:“你建议我们应做些什么?”这样,他们坚持自己观点的强烈度就会减弱。

5.防止“冷场”

一发现要出现“冷场”,立即用评论、提问或解释的方法,鼓励大家继续讨论。要知道与会者发表的意见逐步减少,意味着他们对处理问题的紧迫感和能力也随之下降。

6.经常归纳提醒

开会时往往有这种情况:有时大家意见比较集中,而会议主持人却不能及时总结,提请大家转入另一项议题,出现了冷场,拖延了时间;有时在征求大家意见时,有的人一声不吭,有的人翻来覆去,谈不到点子上,越扯越远;也有时人们争论不休,互不服气。

归纳是向大家报告会议进展情况的一种技巧。主持人也可以把分歧意见进行归纳,以提请与会者注意。否则,不同意见会在讨论中被忽视。如果到会议结束时才冒出来,会使大家感到沮丧。

7.注意掌握说话的分量和分寸

语言的分量是由词义和态度两个主要因素构成的。词义是指语言的本意,态度是指表达时所持的表情和情绪。比如,主持会议的领导,要批评下级人员的工作差错或较大的失误,这里就有个分量问题。如果是个别的、一般性的差错,而批评的分量过重,未免有小题大作之嫌。本人不服气,大家也不满意。如果是较大失误,而批评分量过轻,既达不到教育本人的目的,又给大家一种袒护当事人、文过饰非之感,不能使闻者足戒。这也是“度”的一种要求。

当然,不做具体分析,以理服人,而是无限上纲,乱扯一通,也不会有好效果。因此,根据问题的性质、程度,在讲的时候,就有一个轻重之间怎样才算适宜的分寸问题。

分寸是衡量语言分量的尺度。要把握好分寸,一是注意词意上的细微差别,尤其是同义词、近义词之间的细微差别。二是注意态度和语调的区别,这种分寸也是会影响到分量的。指出问题的严重性,进行严肃的批评,不一定非要高门大嗓、声色俱厉不可。语言尖刻,态度粗暴,甚至出口伤人,以挖苦、讽刺、嘲笑人为快事,必定造成对方的反感和抵触,不利于问题的解决,也不利于团结。

8.会议要适时而止

会议议程一经发出,不要更改,不要超过规定的时间。如果会议程序拖延了,要立即采取行动。明确告诉大家,要在规定的时间内开完会。此举最得人心。

先入为主,先声夺人

明快生动的开场白给人的印象是深刻的,能起到先入为主、吸引听众的效果。精彩的开场白往往能像磁铁一样紧紧地吸引住听众,提高整个会议的调子和节拍,增强他们对会议的兴趣。正如俗话所说,良好的开端是成功的一半。

开场白最多不超过一分半钟,拖泥带水的开场白会削弱解决问题的紧迫感,使会议刚开始就面临失败。

开场白既要把开会目的讲明,又要把重点点出,使与会者有思想准备,为领会会议精神打下良好的基础。同时又不能三言两语,草草了事,意不明,言已尽,给人以茫然之感,使与会者不明白会议的议题,失去对会议的兴趣。好的开头可以一下抓住与会者的心,给人以深刻的印象,吸引人们继续听下去。就像看一部引人入胜的电影,开始就兴味盎然,人们自然急于了解下面的情节。

开场白还要尽量避开那种陈旧死板、千篇一律的格式。要根据会议的实际或讲形势,或道特点,或提要求,或讲别处的此时此刻,总之要因境制宜、灵活构思、巧妙设计,让与会者在不知不觉中进入你精心设计的“圈套”。

一次,张主任召集全单位人员开会。当时会场比较嘈杂,听众情绪还未安定。张主任这样开头了:“有个笑话说,张飞和关羽参加一次刘备召开的军机会议。当时大家正交头接耳,刘备无法讲话。张飞说:‘哥,看我的。’于是他用在长坂坡喝退曹军的大嗓门吆喝一声,结果大家没有平静下来。关羽说:‘小弟,你那手不行,还是看我的。’于是,他便坐在刘备的位子上,捋须凝目,似有所思。这下子大伙儿觉得奇怪,倒安静下来了。其实,这只是个笑话,刚才大家交头接耳,现在为什么静下来了?这个问题留给大家思考。我今天所要讲的主要内容是……”生动贴切的故事,立刻引起了听众的注意,会场很快安静下来了。

还有一次,情况正好相反。张主任要讲话了,会场气氛太严肃,跟讲话的内容不协调。为把气氛搞活跃些,张主任又做了这样的开头:“有个善于演讲的人总结了一条经验,要调度会场情绪,只要注意看两个人:一个是看长得最漂亮的,看着这个人,可以使你讲话更有色彩;第二个是要注视会场上最不安定的那个听众,镇住他,使你讲得更有信心。我想学习这个方法,可咱们这儿长得漂亮的、英俊的有100个,可是没有发现不安定的听众,这可叫我难办了……”

主持人的任务是把问题清楚全面地向大家摊开。他还需讲清解决问题的迫切性,以促使大家立即行动。

开场白要陈述的内容,包括会议的背景、主题、目的、意义、议程和开法,其语言要简明扼要、条理清晰、语调和表情都要与会议气氛协调一致。

一般情况下,好的开场白主要有三条:一是直接点题,提纲挈领,要言简意赅地把会议的内容、主题讲清楚。二是借题发挥,调动全场的情绪,营造适宜会议开展的气氛,使与会者兴奋起来。三是运用富有启示性、诱导性的语言,引导全场迅速进入境界,让与会者集中精力。

从与会者的身体语言探查态度

开会是集体活动,这个活动的初衷是融合集体智慧解决困难问题。所以,如果一次会议能够顺利进行,就会极大地促进工作效率。但如果会议开得不成功,就无法调动起员工的积极性,往往会议开了不少,要解决的问题却没有得到应有的应对方式,甚至是一些传达性的会议也没有办法让员工接收到有用的信息。

作为会议主持人或者发言者,需要明白与会者的身体语言密码,懂得察言观色,才能掌控会议,保证会议效果。

你最容易看到的与会者的身体语言,就反映在他的头部,所以,我们不妨从“头”说起。会场上的头部姿势一般有这样四种:直竖着头、歪着头、向下低头和用双手在脑后托着头。

直竖着头。头部直直地竖立着,不偏不倚。通常情况下,一个人对于所听到的事表示中立态度时使用直竖着头的姿势。但你也不能忽略了他的眼神,如果发现直竖着头的人眼神呆滞,并且没有望向发言者,那就表示他对会议内容完全没有兴趣。

歪着头。头要是倾斜到一侧,则表示有了兴趣。如果发现与会人员采用这种姿势,有时候还用手摸着下巴,这样的动作就流露出对你的讲话内容有些兴趣。

向下低头。如果这样的姿势还伴随着严厉的面部表情,通常情况下就意味着否定的态度。主持会议的人如果不能使与会者的头抬高或斜向一边,沟通就会很有困难。

用双手在脑后托着头。我们曾经在前面的章节讲到过这种姿势,是很得志的年轻管理人员经常使用的姿势。做这种姿势的人可能在想“答案我全知道”,或“或许将来你会跟我一样行”,甚至“一切都在掌握之中”之类。通常是比主持会议或者发言者更高级别的与会者才会做出这种姿势。

要判断与会者是否同意你的发言内容,你可以观察他们的身体语言。我们在这里总结一些最常见的明显表示赞成或者反对的身体语言。

点头。这种点头是轻微的、不时的。它表示赞成。

在某人发言时把头抬起,并用目光注视发言者。它表示赞成。

在某人发言时,把身体转向发言方向。它表示赞成。

交叉抱臂,或者还伴有腿部的交叠。它表示反对。

低下头,或者身体背向发言者。它表示反对。

这几种姿势有着比较明显的赞成或者反对的态度,但还有一种姿势就不那么泾渭分明了,这就是那些“扯着根本不存在的线头”的人。

当你提出了某项建议,并且请大家讨论时,有人赞成,有人不赞成,并提出不赞成的理由,这都是态度明确的。在大家热烈讨论时,有人既不表示赞成,也不表示反对,而是低着头在自己的衣服上假装在扯线头。你可能会以为这种人是中立分子,无所谓赞成与反对。而实际上,这是在用一种非语言的方式表达他反对的意见。这样的人在压抑自己的意见。他不愿意把反对意见说出来,就用扯线头的方式来发泄不满。

如果你是会议主持人,碰到这种人,你不妨坦诚地问他:“你认为呢?”或:“我看得出你有一些意见,能不能告诉我呢?”询问的时候摊开手掌,表示你虚心、开放地接受外来的意见。若是他嘴上说没有反对意见,手上却继续着这样的动作,你就得用更直接的问题询问他,直到他表明态度。

现在有很多的会议时间拖得很长,超过了适宜的时长。在这些会议上,你可以看到与会者中出现许多表示“我已经厌烦了”的姿势。作为会议主持人或演讲者,当大量这样的身体信号出现时,你就应该知道你的会议已经让大家感到厌烦了,及时结束是最好的方法。再继续开下去,你所传达的内容也难以被心浮气躁的与会者接受。以下这些动作提醒你——该散会了。

眼睛半眯着。当与会者觉得这个会与己无关、这个会开不开都行时,一般就会做出“半眯着眼”的姿势。这种“似睡非睡、似听非听”的姿势表达了他的漠不关心。这就说明你的议题没有碰触他的兴趣点。’

用手撑着头。这里的支撑必须是有力度的,因为用手指轻轻碰触着头有时是思考或者感兴趣的表示。用手支头是想避免倒头大睡。一个人感觉厌烦的程度与他支持头部的姿势有关。极度无聊、不感兴趣时,头是完全由手来支撑的,而厌烦到极点就是倒在桌上呼呼大睡了。当你发现参加会议的人用手支撑着自己的头,甚至将手肘顶着桌子做支架时,你就应该懂得他们的内心独白:“再不结束我就要睡着了。”

用手指头敲桌子或用脚在地上打拍子。手指头在桌子上轻轻地敲和脚在地上打拍子,当很多人同时用了这种厌倦和不耐烦的姿势时,就是在告诉演说者该结束了。值得注意的是,敲桌子和用脚打拍子的速度与这个人不耐烦的程度有关,速度愈快,表示愈不耐烦。

有趣的是这些姿势一般都依次出现。刚开始没兴趣时,主要表现是半眯着眼,似听非听;兴趣进一步减弱后,就用手去支着头;再到最后,恨不能马上离开会场时,这时就出现了敲桌子和脚在地上打拍子的现象。因此,聪明的会议主持人,见到这种情况,最明智的办法就是散会。

找出谁是想发言的人

一般情况下,会议主持人都会希望与会者能够在会议上热烈地发言,所以他通常也会鼓励性地问问与会者:“你觉得呢?”或者:“你的意见如何?”

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