2.负责拟写公函、便函、简报、新闻稿及公文等，经本部门经理审阅、修改后外发。
3.做好对外业务洽谈、内务会议以及早会的记录。
4.负责保管本部门所有销售、合同、影像图片资料、不同表格表式及有关文件。
5.负责保管营销人员的销售报告、工作汇报及销售计划、公关计划。
6.协助本部经理负责安排、落实VIP的住宿。
7.收集和整理在经营过程中客人的投诉、建议和具体要求，向部门经理提供书面材料。
8.督促营销主管在收到订房的传真或来函、来电后，填写生活委托书交前厅预订处，对于传真，应填写预订确认书以回复对方。
9.根据前厅部预订处提供的住房流量表、住房情况表的具体内容、小部营销过程小所获得的信息及市场调研、营销主管的月报告，每月末向本部门经理编写一份市场分析报告及客源结构报告。
10.回答和回复国内外客户的一般询问，并在自己职责范围内协助解决客户的困难。
五、营销人员岗位职责
1.执行部门主管制定的营销计划，并及时反馈。
2.随时掌握市场信息并了解酒店营业动态，向部门主管提出建议，及时注意促销策略。
3.建立并保持酒店与各旅行社、各公司等客户之间的业务联系；定期拜访下榻的商务散客、长住客人，加强与他们的沟通和交流。
4.运用灵活多变的营销技巧和方式，积极开展销售活动，不断开拓新的市场，吸引新老客户。
5.认真做好VIP的接待工作，热情接待来访客户。
6.协助部门主管，负责与会议主办单位洽谈有关事宜，并做好内部协调、会议准备和跟踪服务工作。
7.每月向部门主管递交一份销售汇总报告及下月的销售计划。
六、团队营销人员岗位职责
1.了解每天团队预订及营销情况，并反馈给部门主管。
2.了解每一团队是由哪家旅行社或公司接待，协调解决团队行李的进出及各营业场所可能发生的问题。
3.做好海外旅行社的联系地址、电话、电传、传真及社名的中、英文记录，收集团队网络档案并列为每日工作汇报内容。
4.关心、照顾好团队在酒店内部的住宿、饮食、购物及娱乐等，并将有关情况及时反馈给部门主管。
5.征询领队、全陪、地陪及客人对酒店的意见，每天在下班前将接待情况，以及接待团队过程中存在的问题，客人的信息反馈，详细编写备忘录交给接班人员，以便在工作总结会上提出和改进工作。
6.积极参加培训，发挥工作主动性，完成主管交办的其他任务。
七、营销部会议制度
1.部门例会。这是营销部经理实施日常管理的重要手段。一般每周召开两次，部门全体人员参加。会议主要内容为：传达总经理室的指令，小结本周营销工作的情况和安排下一周营销工作，互通和汇总近期的公关营销信息和市场动态，解决和协调公关销售工作中的有关问题。
2.营销部月会。这是一种汇总信息、总结经验、分析市场、协调关系、制定计划的重要措施。一般每月召开一次，参加对象是酒店总经理、分管副总经理、有关部门经理及销售部全体员工。会议主要内容：向酒店领导和有关部门经理汇报和通报一个月的营销工作情况，汇总巾场信息和分析近期市场走向，解决和协调各部门在营销工作中出现的有关问题，通报促销计划和拟订下一步的营销策略。
3.客户联络会。为了巩固老客户和发展新客户，除了日常定期和不定期对客户进行销售访问外，每年在年终或重大节假日召开大型的客户答谢联络会，以深化与客户的感情，征求客户的意见，寻求新的市场商机，并向客户发放纪念品等。
八、营销部报告制度
1.每个营销人员要拟订一周的促销计划，上报部门经理审批。
（2）营销人员每次外出促销，要将促销内容和对象及时汇总，向部门经理写出报告，碰到较重要的信息要马上报总经理，必要时再通报有关部门经理。
（3）营销部人员对每个人店的团队、会议人员和贵宾，要做好随访工作，了解客户的需求，征询客户的意见和建议，并把所有信息汇总报部门经理，以接受质检部门对服务环节的监督和改进酒店的服务接待工作，进一步提高服务质量。
（4）每个营销人员对每位商务散客、长包、长住房客户，要负责定期随访，了解客人的要求，解决他们所需解决的问题，并每月向部门经理报告一次。
九、营销部工作标准
1.加强公关，开拓市场，稳住客源。营销部要通过访问、电话、信函等方式，向客户介绍酒店产品和服务质量；有日的地对各类客户进行跟踪访问，征求意见，纠正缺点，改进工作；利川重大节日，有计划地对旅行社、大中型企业及公司进行公关促销活动，争取团体及散客的入住。
2.热情接待，周到服务，树立形象。接待任何客人都要热情周到，特别是贵宾，要做到全程服务、全方位服务、全天候服务。要针对各类客人进行特殊和特色的服务。要以良好的服务形象和仪表，为客人创造一个优雅舒适的氛围，最大限度地满足客人的精神和物质需要，为酒店树立起良好的企业形象。
3.了解市场，收集信息，灵活促销。通过各种渠道了解市场，掌握客户信息，为酒店总经理室提供全面、真实、及时的信息，以便于制定营销决策和灵活的促销方式，发挥营销部的咨询和参谋作用，并能更好地为开拓市场服务。
4.密切合作，主动协调，创造效益。营销部门涉及酒店所有部门和每个员工，其服务优劣直接或间接影响到产品的质量和经济效益，关系到酒店的形象和信誉。因此，营销部要根据客人的需求，不断加强与酒店其他有关部门的沟通协调，做到互相配合，互相支持，充分发挥酒店整体营销水平，为酒店创造最佳经济与社会效益。
（第六节）酒店市场营销工作流程
一、酒店团队销售工作流程
1.做好销售前的准备工作。
2.全面了解旅游市场、旅行社、会议等团队住店情况。
3.根据市场情况制定销售方针。
4.公关销售部经理报出旺季房价报主管副总审批，确保A类客户。
5.公关销售部经理制定淡季房价报主管副总审批。销售员分赴本市及全国各地全力销售。
6.打销售电话，确定客户是否有意向，制定每日销售报告。
7.受理预订。
8.答复预订（订房员）确认或变更。
9.订房员填写好生活委托书和团队客源索引单，与前厅预订确认是否变更。
10.酒店满员，请求原谅，推荐其他酒店。
二、酒店商务销售工作流程
1.做好销售前准备工作、制定计划。
2.业务人员了解所拜访公司的情况。
3.寻求介绍者，同酒店领导联系，其他公司介绍，朋友、同事介绍。
4.通过报纸、电视等新闻媒介了解公司情况。
5.针对客户全面开展销售活动。
6.结识接待人员，得到关于该公司的更详尽情报。
7.由熟人介绍认识有关人员，特别是总经理助理或秘书，他们对订单起决定作用。
8.向对方赠送酒店小册子和纪念品，并向对方介绍酒店，认真听取客人的希望与要求，回答对方提出的各种问题。
9.对方接受预约。确认后，签订合同，制作客户档案，预订、排房。
10.如对方对本酒店不感兴趣，回酒店写销售报告，说明原因，总结经验。
三、酒店会议接待工作流程
1.会议接待业务洽谈。向来宾介绍酒店设施和信誉等，使来宾认可，并签订会议接待协议书。
2.会议联系与协作。填写会议接待委托书发送至总经理办公室、前厅部、客房部、餐饮部、康乐部、车队、售票中心。
3.会议准备与接待服务。
（1）做好宣传广告、横幅，布置会场。
（2）制作会议报到指示牌。
（3）在大厅或客房设会议的报到处，向会议代表开展公关营销活动。
（4）跟踪服务，听取客人的意见，以便及时弥补和改进。
（5）协助总台与会务组人员每天晚上12点前核对用房实数，并由主办单位签字。
4.会议结束。
（1）根据会务组的委托，办理车船机票。
（2）检查督促各收银员及时转结客账。
（3）协助会议主办单位到总台结账。
（4）邀请会务组人员参加座谈会，征求意见，密切关系，改进工作。
（第七节）酒店市场营销常用管理表格
1.营销部经理日报表
2.营销部经理日常经营报表
3.营销经理工作月报表
4.销售情况总结汇报表
5.月度销售情况统计表
6.季度客房出租情况表
7.团体客户预订情况月度统计表
8.客户入住情况月度统计表
9.客户与酒店来往记录表
10.客户情况变化表
11.客户访问计划表
12.客户拜访记录表
13.新客户拜访情况登记表
