在信息使用的技术方面，首先徐要解决的问题就是如何高速高质量地把信息提供到使用者手中。
信息价值上的转化是信息增值上的深化，是信息内容使用深度上的提高。信息使用深度大体上可分为三个阶段，即提高效率阶段、及时转化价值阶段和寻找机会阶段。
提高效率阶段与信息的数据处理阶段相适应，这一阶段使用信息技术的主要目的是提高信息的处理效率。及时转化阶段已认识到管理艺术在于驾驭信息，已经认识到信息的价值要通过转化才能实现，鉴于信息具有一定的时效性，因此必须对信息进行及时的转化，信息才能转化为价值。因此，这个阶段信息可以说主要用于管理控制。寻找机会阶段是企业利用信息在市场中寻找、捕捉能对企业产生效益的机会。这个阶段中，信息的特征是商品化。
在酒店中，信息的使用主要体现在酒店经营活动的管理上，概括起来，有以下几个方面：
1.在酒店前台各部门业务活动中的使用。它包括信息查询、预订客房、人住登记、客账结算、客户档案、销售分析等方面的使用。
2.在酒店后台各部门业务活动中的使用。它包括人力资源管理、财务管理、设施设备管理、仓库管理、能源控制等方面的使用。
3.在预测、决策中的使用。
（第三节）酒店管理信息系统的设计与实施
一、酒店管理信息系统设计的目标
1.有效的处理信息。在酒店的经营过程中，各种各样的信息每时每刻都在发生。过去的数据和当前的数据都是重要的信息资料，它们将被不同的数据处理过程所共享，并且会被多次使用，这就要求将大量的数据存储并保存下来，通常这些数据被保存在外部的存储介质中，需要时可随时存取和更新。根据采集来的有效信息，酒店管理系统通过各种应用程序模块对之进行处理，统计出可出租房间数、客房状态报告、客人账目、员工工资计算表、仓库物资动态进出情况表等各种报表，这是酒店高效管理的关键。
2.酒店管理、控制和决策的辅助工具。酒店信息系统有利于管理人员对各方面工作实施有效控制，渚如存货控制、人工费用控制、收款和客人账目控制等，从而合理监控和利用酒店资源。管理系统还应通过提供数据、提供分析手段等，在支持管理人员制定决策方面起到作用。
3.建立流畅的内部信息传递渠道。信息传递指信息从一环节传递到另一环节的过程。酒店内部的信息传递十分频繁，例如将客人账单从餐厅传递到总台，将账单上的费用填人客人结账单等等都是信息传递过程。传统手工处理信息、转换或重新填人数额的过程中很容易发生差错。建立酒店管理系统后，通过计算机联网和计算机数据通信，得以建立自动信息传递渠道。酒店管理系统的设计应使信息系统的入口单一、传递过程封闭，保证信息传递渠道畅通。
4.信息的有效采集。如果缺乏准确的信息数据，管理系统就不可能进行正确的信息处理和输出。酒店管理系统通过计算机化的信息采集代替原始的手工填单，使酒店各种表格、单据、工作记录、财务账目繁杂、处理困难的现象得到根本改观，提高丁作效率并减少差错。
5.先进性与可扩展性。当今，信息技术的发展异常迅速，设备的更新还贷比较频繁。而酒店一旦开发应用一套管理系统后都希望能持续使用相当长的一段时间。因此，酒店管理系统在设计时应考虑为今后的组织机构变动和经营过程变动预留下数据和功能的接口，考虑到酒店管理系统将来的功能扩展或调整。
二、酒店管理信息系统的构成
1.硬件系统
酒店信息管理系统硬件的基本要求是多用户、大存贮量、稳定性好、运行速度快等。一般来说，酒店信息管理系统的终端用户有几个至几十个，分布在预订、查询、接待、结账、兑换、房务中心、总机、商务中心、娱乐、餐饮、营销、财务、人事、库房、计算机管理中心等处，计算机硬件主要应考虑其各用户的联结形式。酒店计算机系统的硬件连接方式一般有两种：
（1）计算机机联网形式。计算机联网方式是把多台处在不同位置的计算机用通信线路联在一起，形成计算机网络系统。目前比较流行的是客户机用服务器结构.在这种结构中，通常用小型机作服务器，而其他微机作为工作站使用。工作站进行事务处理，向服务器请求信息或执行一项任务，服务器提供文件、打印、数据库等服务。
（2）多用户操作系统。多用户操作系统的基本思路是几个用户分时共用一台主机，各个用户在各自的终端上输入自己的数据并各自运行结果，主机可以将几台至几十台终端设备进行连接，通过通信控制口接收和发送信息。
这两种方式各有利弊，前者开发容易、价格经济，局部故障不会影响整个网络。目前由于微机性能的提高，服务器、客户机的结构口益显现出其优越性；后者速度快、效率高、数据町算，但主机发生故障，系统会全部瘫痪；
2.软件系统
（1）前台系统。是指酒店哥哥服务部门的职能系统。在酒店中，根据不同的管理对象一般可以划分为：客房管理、前厅管理、餐饮管理、商场管理、康乐管理、营销管理、后勤管理等子系统。前台系统包括了客人活动的所有内容，是宾馆酒店管理系统最为重要的组成部分。
（2）后台系统。后台主要是指酒店内部的财务管理、采购管理、人事管理、车务管理、工程设备管理和办公自动化等。
（3）前台和后台是两个各自独立的系统，前后台两大部分既可作为独立的系统行为，也可互联成一个统一的系统。前台系统是酒店计算机管理最重要的组成部分，后台主要处理酒店内部各部门的业务，除前台的收入、应收账等，还有费用、成本、原材料、奖金及资产的核算与管理等。值得注意的是，前台和后台系统间应有数据交换的功能，尤其是后台的财务系统软件和前台系统软件间更要能实现数据交换，这样，才能使整套系统融为一体，发挥最大功效。
三、酒店管理信息系统的选择
对于酒店的信息管理系统中，无论是进行开发还是选购，均应对系统本身提出一些设计原则和基本要求。这些要求是酒店选择信息系统时的重要依据。一般来说，酒店信息管理系统的选择应考虑以下这些方面：
1.硬件的性能要求
对于酒店的信息系统，关键要考虑硬件的速度、容量和可靠性。硬件的速度，应能满足多个用户同时使用系统响应的时间要求。一般若干个工作站同时运行时击键后的平均响应时间，应在3~7秒内，当然，这是系统包括软件、硬件、使用范围的一个综合结果，它是真正实用的响应器速度。
系统的容量至少应能满足日常操作需要，并能贮存3~5年的客史资料等数据。
从系统的可靠性看，系统应对本身所承担的负荷量、各种功能的响应时间有检测手段，在某些条件下还应有自我恢复功能，系统中某个工作站发生故障时，应不会导致全局的错误。
2.软件的性能要求
对于信息系统的软件系统，则要考虑它能提供多少功能，是否能满足酒店管理服务的需要。软件功能的完备在很大程度上决定了系统性能的好坏，要使系统报表反映全店运转情况，就必须覆盖所有营业部门。为此，系统必须能够提供预订、接待、账务、咨询、夜审、餐厅、外币兑换、程控计费及娱乐场所的相应功能。同时，为适应酒店的实际情况，软件还应该应具有关联性，所有账务数据应能经得起审核（包括交班审核、夜审、日审等）。此外，系统应该便于员下操作和使用。不少系统界面非常友好，提供在线式中文提示，大大减少了操作人员对计算机专业知识的要求，并提供快速易学的中文帮助功能以及数据自动处理功能，一般人员只要具备酒店业务知识，就可以很容易地进行操作。
3.性价比
对酒而而言，最重要的是根据自身的经营管理特点，选择一套适用的软件，关键在于实用、成熟、安全和服务保障，不应盲目追求先进，造成投资过大，而有些功能或硬件配置远远超过实际需要，或根本不适用。
4.扩展兼容性
扩展性是指系统在运行中，能够方便地增加其容量、外部功能和工作站点，这种扩展不应引起系统整体的更改；同时，系统的软件还要具有较好的兼容性，能够适应不同的计算机硬件。尤其应注意的是软件系统应具备必要的通用接口系统，处理与酒店其他自动化设备之间的连接工作。最常用的通用接口系统是程控电话自动计费系统、POS接口系统、IC卡接口系统、磁卡接口系统等。
5.总体供应能力
酒店信息管理系统涉及到硬件、软件。硬件系统包括主机、外设、通信、布线，软件涉及到功能、培训、运行、维护。因此，最好选择一家专业的供应商进行供货。这样，一方面可以保证设备相互间的兼容问题，如账单打印机、POS机以及软件的配套，如磁卡门锁、POS机软件、财务软件和前台软件的兼容性；同时，也可以避免软件供应商和硬件供应商之间的相互推委、互不负责的问题。
6.维护与支持
为保证酒店信息管理系统的正常运行，供应商所提供的支持和维护是必不可少的。供应商的支持和维护工作，主要应考虑以下几个方面：
（1）技术资料。包括各类文宁说明，如使用手册、维护手册、用户手册等。
（2）技术力量。供应商应承诺保修期内的维修、维护，以及口后的设备更新和添加，包括软件的修改和升级服务。酒店是24小时不间断营业的，因此供应商的出现故障响应时间和备品备件的供应能力对酒店来说至关重要。
（3）培训。酒店信息管理系统涉及到酒店大部分员工，因此，供应商所提供的培训同样是衡量系统好坏的重要标准。一般来说，培训至少应包括系统使用前的培训、使用初期的跟岗培训和日后的临时性培训。
7.安全性
信息管理系统涉及到酒店管理的方方面面，其中含有大量重要的内部信息，包括各种账务、费率、报表等，因此，在系统管理上，对于有多数据录入口的用户系统、各工作站点操作员口令、姓名及使用权限都应有严格的控制，一般应采用操作人员、主管、系统管理员、网络系统管理员多级账户、密码及操作级别管理，做到极高的保密性和安全性；同时，在硬件的配置上，还要考虑意外事故后的恢复措施，为保证数据不致丢失，最好采用双主机或双服务器以做“镜像”处理，并定期进行数据拷贝备份。
四、酒店信息管理系统中的硬件配置
酒店信息管理系统硬件的基本配置主要有：服务器、有盘工作站、无盘工作站、复印机、打印机、不间断电源、集线器等。
五、酒店管理信息系统的软件功能设计要求
1.前台软件基本功能
（1）预订服务。散客预订量、散客来店预订、餐饮预订及修改、团体预订量修改、预订客房、客史档案管理、团体抵店预报、预订当日可用房报告、客房销售统计表、月份预订统计表、其他统计报表、单位信用分析等。
（2）询问服务。以多种方式查找在住/离店客人、单位/团体用房、宾客流动情况、客史档案查询、房态查询、常用电话号码查询、火车车次、航班、汽车车次查询、购物、旅游、宗教设施、娱乐场所等社会信息查询。
（3）接待服务。团体及散客快速人住、预订散客或团体快速入住、修改客人信息、自动开/关客房、长途电话、排房、留言处理、租赁处理、房态查询、房客生日预报、黑名单提示、回头客、VIP客人提示、特殊服务日报、客房日报表、客房销售统计、客源及出租情况分析。
（4）收银管理。最新结算费用的输入、查询、项目拆分、按行转账、查在住客人账、查已结客人账、团体结账、散客结账、单项结账、旅行社、协议单位挂账、中间结算、杂项记账、预付款查询、结账续住、部分结账、交班审核和交班报告、封锁账号、催款报告、夜审、统计报表、团队公付费用和自付费用分别结账、打印、查询明细账、团队总单结账式分房结账、打印发票、有多种收款方式（如现金、支票、挂账、信用卡等）。
（5）餐饮、康乐。接待客人用餐，按桌点菜、加菜、退菜并进行结算；住店客人信用审核和转总台；可按桌号查客人用餐明细账，按餐厅收银员进行汇总和查询，查餐厅菜点销售情况，能做出餐厅营业报告、餐厅经营报告和各类统计报表，能登记和查询用餐预订、餐厅预订、宴会预订，打印订餐单和菜单，能对餐厅、服务费率、菜点及价格、付款方式、收款员情况等进行修改。
（6）程控总机管理。基本费率设置、特殊电话管理、综合办公楼电话管理、电话使用权限的自动开通/关闭、基本电话查询、特殊电话查询、维护管理、各类统计报告，客房话费自动记账等。
（7）商务中心。打字、复印、传真、出租（打字机、个人电脑）、电话、文秘等费用转账、结账、查询及统计报表；上网费用的计算、结账。提供各种结账方式。
（8）总经理查询。提供有关酒店经营的信息，主要包括：全店客人流动情况，动态客房出租率；客房使用情况；各销售点动态收入；营业收入分析；其他各种查洵功能。
（9）客房中心。房态维护、楼层业务管理、客房小酒吧管理、在住客人信息查询、在住客人财务查询、黑名单提示、VIP客人管理、回头客提示及服务管理、洗衣费用管理等。
2.后台软件基本功能
（1）日记账处理。登录日记账（或自动转入）；结账、查询；打印日记账；录入银行对账单；打印调节表；支票账录入；核销查询、打印等。
（2）应收账管理。
（3）账务处理。设置会计科目的级数、科目代码、名称；金额数据位数，往来账单位代码及名称；凭证录入；凭证汇总、浏览、删除、打印；置凭证审核标志；输入明细分类账、总账；打印账页；打印余额表；月末处理；年末处理；报表；查询；数据文件管理；系统维护。
（4）人力资源管理。员工档案材料的录入；对员工进店、离店、调动进行处理；查询、统计、删改人员资料、数据项的实际定义和系统维护。
