（第一节）公文概述
一、公文概述
公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
1.公文的种类
（1）请示
请上级指示和批准，用“请示”。
（2）报告
向上级机关汇报工作，反映情况，用“报告”。
（3）指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
（4）布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。
向国内外宣布重大事件，用“公告”。
在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
（5）批复
答复请示事项，用“批复”。
（6）通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文，用“通知”。
（7）通报
表扬好人好事，批评错误，传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项，用“通报”。
（8）决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。
经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
（9）函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题，用“函”。
（10）会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。
2.公文格式
公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。
（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。
除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
（2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门）时，可以用抄报的形式。
（3）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
（4）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。
（5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
（6）收、发文单（部门）位应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。
（7）文字一律从左至右横写横排。
（8）公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等用纸大小，根据实际需要确定行文关系。
（第二节）公文处理程序
公文处理，是公司对公文及公文运行过程的管理。为了保证公文准确、迅速、安全地运转和传递，以充分地发挥公文的作用，应遵循一定的程序和规则。
1.收文处理
一般包括登记、分办、拟办、批办、催办等程序。
（1）上级发来的文件及注有密级的简报、电报、资料和平级发来的文件，均由文秘人员统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并按不同类别进行分类处理。其中内容重要的急件，及时呈送领导阅批，如领导出差，立即送办公室领导处理。
（2）承办人应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不宜直接横向传递，以免积压或传失。
（3）凡需办理的公文，应先送办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。办公室主任在签批公文时，认为无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接批有关部门阅办。各单位收到急件时，应在3天内答复并退回文件，一般要办理的文件，一周内应办理并退回文件，最迟不能超过15天。需要研究而不能马上处理的，也要先书面或口头简要回复。
（4）加强公文检查催办工作。文秘人员对有领导批示的公文及本公司发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各分公司、各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈。
（5）领导参加重要会议带回的文件，在汇报和传达后，应将会议文件交文秘人员立卷归档。
2.发文处理
一般包括拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、封发等程序。
（1）草拟公文的要求：
（1）要符合国家的方针、政策、法律、法令和上级的有关规定。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明。
（2）情况要确实，观点要明确，文字要精练，条理要清楚，层次要分明，标点符号要正确，篇幅要力求简短。
（3）引用的公文要写明发文机关、公文编号、标题和发文时间。
（4）草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸，文件字迹要清楚，文面应保持整洁，凡是文面凌乱不清的，要重新清稿。
（5）数字的写法。正式文件中，除文件编号、统计表、计划表、序号、日期、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外，其他用汉字书写。
（6）章节序数的写法。一般应按下列顺序排列：第一层为：“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”，第五层为“（1）”。
（7）不要滥用简称。年月日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。
（2）公文审核。公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送办公室核稿。以工会、社团名义发文的，由董事会和分管领导审核。
审核的重点：
（1）是否需要行文。
（2）是否符合国家的方针、政策、法律、法令，与本单位发过的公文是否衔接。
（3）提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
（4）处理程序是否完备，行文关系、公文格式是否符合规定。
（5）文字叙述是否符合文法和逻辑，标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处，必须进行修改，属于重要的原则性的问题，应退回原承办单位修改，改动过大的，要重新抄写。
（3）公文签发。公司行政文件，由分管副总经理签署意见后，由总经理签发。工会、社团的一般性文件，由分管领导签发，重要文件，由最高行政领导签发。
（4）公文拟稿、改稿和签发，一律用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。
（5）签发后的公文不得再作任何修改。若确需修改，必须重新送签。
（6）公文签发后，由文秘室负责打印、盖章、装订、登记、分发。打印文件要美观大方，符合公文格式。装订要整齐牢固，不漏页、错页、粘页。印章盖在年、月、日的中上方，上沿不压正文，下沿略压年、月、日，如正文末页无空档，可另起一空白页注上日期盖章，并在该页的左上方标明“此页无正文”字样。
（7）公文校对以原稿为准，非承办人不得擅自改动原文。校对未发现的差错，由校对人员负责；校对后，打字员没有改正的，由打字员负责。
（第三节）文件的管理细则
1.各单位要有专人负责文书的管理工作，建立严格的管理制度，加强对相关人员的保密纪律教育，做好文件的管理工作。严禁将秘密文件带往公共场所或家中。文件传递过程中，必须办理登记、签收、注销等手续，并按照收文簿检查归档，以防遗漏。
2.各单位工作中形成的文书，包括文件、会议记录、决议、照片、图表、录音带、录像带等有保存价值的资料，都必须由承办人收集齐全，分类整理，移交文书或有关人员核对整理后，于次年第二季度送交档案室归档，各单位、各经办人不得越期自行留存应该归档的文件。
3.没有存档价值和存查必要的公文，由档案室鉴别、登记后销毁。
（第四节）酒店常用公文表格
1.请示（《用制度管人》第435页）
2.报告（《用制度管人》第435页）
3.决议（《用制度管人》第436页）
4.决定（《用制度管人》第436页）
5.批复（《用制度管人》第437页）
6.通知（《用制度管人》第437页）
7.通报（《用制度管人》第438页）
8.公函（《用制度管人》第438页）
