任务清单
一座大厦是由一砖一瓦砌成的，一个组织也是由一个一个任务构成的。为自己的任务列一张清单，标明轻重缓急，使自己的工作更有序、更高效。
我们每天面对的众多事情，常常令我们焦头烂额，这时，我们应该学会给自己列一份任务清单，按照轻重缓急的程度，将面临的工作分为以下四个象限，即重要且紧急的事，重要但不紧急的事，紧急但不重要的事，不紧急也不重要的事。
第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀，等等。
第二象限是重要但不紧急的事。比如，长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议，等等。
第三象限属于不紧急也不重要的事。既然不重要也不紧急，那就不值得花时间在这个象限。
第四象限是紧急但不重要的事。表面看似第一象限，因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。电话、会议、突来访客都属于这一类。我们花很多时间在这个里面打转，自以为是在第一象限，其实只是在第四象限徘徊。
现在我们不妨回顾一下上周的生活与工作，你在哪个象限花的时间最多？请注意，在划分第一和第三象限时要特别小心，急迫的事很容易被误认为重要的事。其实二者的区别就在于这件事是否有助于完成某种重要的目标，如果答案是否定的，便应归入第三象限。
要学会把时间花在第二象限，做重要而不紧迫的事。那样才会减少重要的事进入第一象限，变得紧急。
在工作中，我们需要时刻提醒自己，怎样做才是创造最高工作效能的最佳方式？找到重要但不紧急的事，之后用上全部的智慧、最恰当的方法去做好它，你的工作就能够保持高效而平衡了。
工作计划表
计划是联结我们现在所在之处与将来我们所去之处的桥梁。如果我们缺乏正确的计划，我们不仅无法达到自己的目的，而且还可能会让自己陷入困境。
许多管理人员为了保证计划的可行性，往往借助科学的方法来进行计划。因此，要提升自己做事的效能，你必须找出适合你的计划方法。
你要确保计划表既全面又具体地列出需要做的工作，以及具体行动之前的准备工作。此外，它还应该包括对当前和远期都很重要的工作。仔细检查工作计划表，找出对于实现目标没有用处的工作，并评估决定是否继续保留它们。
1．把工作分类
根据工作的性质整理工作计划表。如果工作的内容简单明了，并且你掌握了完成工作需要的所有信息，那么把这种工作归为“绿色”类别。如果一项工作你不能确定怎样才能完成，或者还需要进一步的信息分析，那么把它归为“黄色”类别。“红色”类别的工作是一定会给你带来麻烦的工作。如果一项工作的费用将会导致你不得不超支，那么把这项工作归为“红色”类别。
2．简化工作关系
如果工作比较复杂，那么最好花时间画一份简单的工作流程图，也叫网络图。网络图可以显示完成工作的顺序，指明哪项工作对时间要求最严格。如果有一个单项任务必须在所有其他任务开始之前进行，网络图会提示这一点，并促使你尽早开始这项任务。仔细研究网络图的逻辑结构，看一下是否能简化流程以加快工作进程。
3．合理推进你的计划
再完美的计划如果不执行就只能是泡影。一旦你作出了最终的决策，就要集中精力制订相应的实施方案，使自己朝着既定的目标稳步推进。
然而许多人常常以“忙得没时间”为理由抵制制订计划。其实，制订计划不仅能大大节省时间，还能带来工作的效果。美国一家制造公司的总经理为了让他的同事们理解“要节省时间就要投入一些时间”这一概念，从公司中挑选了两批带有重要性质的项目作对比，详细记录了每批项目的计划时间和执行时间。第二批项目与第一批项目相类似，但延长了它的计划时间。结果发现：计划时间较多的第二批项目不仅比计划时间较少的第一批项目执行得更快些，而且计划时间与执行时间的总和也少于第一批项目(参见下图)。更有意义的是，第二批项目还取得了更好的效果。由此可见，健全的计划能够帮助你完成更多的工作，取得更好的效果，而花费更少的时间。
制订计划的时间 执行时需要的时间
第一批项目
制订计划的时间 执行时需要的时间
第二批项目
信息过滤器
工作中我们经常会被铺天盖地的电子邮件搞得疲惫不堪，更可怕的是，它们常常会分散我们工作的注意力，为我们做正确的事带来很大的干扰。为此，我们应该学会如何有效过滤次要信息，将自己的注意力集中在最重要的信息上。
世界每时每刻产生的新信息充斥于每一个角落。据美国某研究机构专门的统计，全世界仅一天正式发表的论文，如果要你一个人全部看完（假如你能将其全部看懂），大概要1100年！然而，在这庞大的信息流里，真正对你有用、有价值的信息其实为数很少。以致许多企业家感慨：“资料太多，资讯太少！”由此可见，我们要在信息社会达成自己的目的，不仅要懂得“占有”信息，还要懂得让你手头掌握的信息变得有意义，能够为己所用。
在了解信息过滤器之前，我们先来介绍“占有”信息的四种主要方法。
1．阅读法
通过快速阅读文书、报刊等获取信息。运用此法注重在一个“快”字，可以在阅读时不考虑其他事情，但要尽可能多接触相关的资料。
2．捕捉法
利用电视、广播、网络，甚至电话、会议等渠道来捕捉信息。运用此法要注意保持客观的态度，聚精会神地听，了解说话者的意思，把握其意图。
3．调查法
从各项社会实际工作中收集信息，要掌握调查方法，进行缜密的调查。一些全球出名的公司如美国电话电报公司、杜邦、IBM等都非常喜欢到最佳作业典范企业进行现场调查。它们的理由是可以得到更为真实的第一手材料。
4．交换法
用你自己所拥有的信息与别人进行交换，以获取对方的信息。有人说：“你拿一个苹果与别人交换苹果，你只得到一个苹果。但你拿一条信息与别人交换信息，那你就得到两条信息。”
但是，如果我们只会“占有”信息，而不将无用、无效的信息过滤掉，那么我们将淹没在信息的洪流中，永远也无法实现自己的目的。未经过滤的信息犹如“消防栓中喷出来的水”，既不纯净又不鲜甜。那么我们要想“喝到鲜美的纯净水”，就该使用“信息过滤器”。在使用“信息过滤器”时，我们应注意按照以下的顺序将大量的信息一层层过滤。
依照信息过滤器的所示流程，我们可以筛去一些无关的信息，将自己的精力集中在自己的主要目的上。
80/20 法则
80/20法则向人们揭示了这样一个真理，即投入与产出、努力与收获、原因和结果之间，普遍存在着不平衡关系。小部分的努力，可以获得大的收获；起关键作用的小部分，通常就能主宰整个组织的产出、盈亏和成败。
1897年，意大利经济学家帕累托(1848～1923)偶然注意到英国人的财富和收益模式，于是潜心研究这一模式，并于后来提出了著名的80/20法则，即二八法则。
帕累托研究发现，社会上的大部分财富被少数人占有了，而且这一部分人口占总人口的比例与这些人所拥有的财富数量，具有极不平衡的关系。帕累托还发现，这种不平衡的模式会重复出现，而且也是可以提前预测的。
于是，帕累托从大量具体的事实中归纳出一个简单而让人不可思议的结论：如果社会上20％的人占有社会80％的财富，那么可以推测，10％的人占有了65％的财富，而5％的人则占有了社会50％的财富。
这样，我们可以得到一个让很多人不愿意看到的结论：一般情况下，我们付出的80％的努力，也就是绝大部分的努力，都没有创造收益和效果，或者是没有直接创造收益和效果。而我们80％的收获却仅仅来源于20％的努力，其他80％的付出只带来20％的成果。
很明显，二八法则向人们揭示了这样一个真理，即投入与产出、努力与收获、原因和结果之间，普遍存在着不平衡关系。小部分的努力，可以获得大的收获；起关键作用的小部分，通常就能主宰整个组织的产出、盈亏和成败。
研究二八法则的专家理查德·科克认为：凡是洞悉了二八法则的人，都会从中受益匪浅，有的甚至会因此改变命运。
理查德·科克在牛津大学读书时，师兄告诉他，“没有必要把一本书从头到尾全部读完，除非你是为了享受读书本身的乐趣。在你读书时，应该领悟这本书的精髓，这比读完整本书有价值得多。”这位师兄想表达的意思实际上是：一本书80％的价值，已经在20％的页数中就已经阐明了，所以只要看完整本书的20％就可以了。
理查德·科克很喜欢这种学习的方法，而且以后一直沿用它。牛津并没有一个连续的评分系统，课程结束时的期末考试就足以裁定一个学生在学校的成绩。他发现，如果分析了过去的考试试题，把所学到知识的20％，甚至更少的与课程有关的知识准备充分，就有把握回答好试卷中80％的题目。这就是为什么专精于一小部分内容的学生，可以给主考人留下深刻的印象，而那些什么都知道一点但没有一门精通的学生却不尽如考官之意。这项心得让他并没有披星戴月终日辛苦地学习，但依然取得了很好的成绩。
理查德·科克到壳牌石油公司工作后，在炼油厂服务。他很快就意识到，像他这种既年轻又没有什么经验的人，最好的工作也许是咨询业。所以，他去了费城，并且比较轻松地获取了Wharton工商管理的硕士学位，随后加盟一家顶尖的美国咨询公司。上班的第一天，他领到的薪水是在壳牌石油公司的4倍。
就在这里，理查德·科克发现了许多二八法则的实例。咨询行业80％的成长，几乎全部来自专业人员不到20％的公司。而80％的快速升职也只有在小公司里才有——有没有才能根本不是主要的问题。
当他离开第一家咨询公司，跳槽到第二家的时候，他惊奇地发现，新同事比以前公司的同事更有效率。
怎么会出现这样的现象呢？新同事并没有更卖力地工作，但他们在两个主要方面充分利用了二八法则。首先，他们明白，80％的利润是由20％的客户带来的，这条规律对大部分公司来说都行之有效。而这样一个规律意味着两个重大信息：关注大客户和长期客户。大客户所给的任务大，这表示你更有机会运用更年轻的咨询人员；长期客户的关系造就了依赖性，因为如果他们要换另外一家咨询公司，就会增加成本，而且长期客户通常不在意价钱问题。
对大部分的咨询公司而言，争取新客户是重点工作。但在他的新公司里，尽可能与现有的大客户维持长久关系才是明智之举。
不久后，理查德·科克确信，对于咨询师和他们的客户来说，努力和报酬之间也没有什么关系，即使有也是微不足道的。聪明人应该看重结果，而不是一味地努力。依照一些解释真理的见解做事，而不是像头老黄牛单纯地低头向前。相反，仅仅凭着脑子聪明和做事努力，不见得就能取得顶尖的成就。
二八法则无论是对企业家、商人还是电脑爱好者、技术工程师和其他任何人，其意义都十分重大。这条法则能促进企业提高效率，增加收益；能帮助个人和企业以最短的时间获得更多的利润；能让每个人的生活更有效率、更快乐；它还是企业降低服务成本、提升服务质量的关键。
闻名全球的IBM公司，它的成功绝不是偶然的。早在60年代，IBM公司的管理人员就通晓80/20定律，并将其运用其中。在1963年，IBM的电脑系统专家发现，一部电脑约80％的拥亏时间，是花在20％的执行指令上的。当时，基于这一重要的发现，公司立刻重写它的操作软件，让大部分的人能容易接近这20％，进而轻轻松松使用，因此，比其他竞争者的电脑，IBM制造的电脑更易操作，更有效率，速度更快。这令IBM电脑一时风靡全球，成为了电脑行业中的佼佼者。
