你是否总是感觉时间不够用，总是有种火烧眉毛的感觉？如果经常出现类似的感觉，你便要审视一下自己的时间到底用在哪里了：你在消极情绪上耗费了太多的时间？发邮件、写文书让你的时间大大缩水？总是力求完美让你无法从容应对时间？……在哈佛人士看来，这些情况都映射出了你在时间管理方面的欠缺。先来了解一下自己将时间浪费在了哪些地方吧，它会告诉你，这些被你浪费掉的时间恰恰是你无法成为行业精英人士的主要原因。
自我测试：你在什么地方浪费了太多时间？
检查一下你的工作方式和可能受打扰的因素，看看自己在什么地方浪费了太多时间。请根据你的实际情况，按照以下标准进行打分，并记住相应的得分。
几乎总是 0分
大多数是 1分
有时是这样 2分
几乎没有 3分
（1）电话时常打扰我，通话时间比较长。
（2）不速之客常常影响我，让我不能专心于自己的工作。
（3）讨论时间通常比较长，而我从中受益很少。
（4）由于常常屈从于压力，我才遵守我的时间表。因为有些事情难以预料，或者我打算做的事情太多了。
（5）没有明确的先后顺序，我总是想着一口气就把工作完成。我常常被琐事所困，不能集中精力做最重要的工作。
（6）有的工作时间紧迫，任务繁重，所以我总是觉得很难完成任务，故而总是拖延，或者从来没有完成过，因为我总是静不下心来。
（7）我办公桌上的文件堆积如山，回复与阅读需要很多时间。
（8）与他人缺少沟通，信息交流迟滞，误解甚至摩擦时有发生。
（9）当别人向我寻求帮助时，我很难拒绝他们，即使我还有自己的工作要完成。
（10）我常常做一些其他人也可以做的事情，而没有授权给别人做。
（11）在我的生活中，工作与个人的目的性不明确，每天毫无意义地工作、生活。
（12）有时我缺乏自律，难以实现自己的计划。
根据自己的回答，计算一下所得的分数，看看自己的分值是多少。
0～17分：你没有任何时间观念，既不能驾驭自己，更不能有效地领导别人。时间管理可以使你开始崭新、成功的生活。
18～24分：你努力控制自己的时间，但是方法不对，而且不能长久地坚持下去，所以总是不能成功。
25～30分：你的时间管理进行得还不错，但是你可以做得更好。
31～36分：祝贺你，你有很好的时间管理能力，是别人学习的典范。你可以把自己的经验与别人分享，同时你也要坚持把时间管理继续下去。
1.超负荷工作
时间最不偏私，给任何人都是二十四小时；时间也最偏私，给任何人都不是二十四小时。——赫胥黎
罗伯特是一家IT公司的优秀员工，他一直勤奋努力地工作，并且总是希望自己能将工作做得更好。他一直竭尽全力地去做好一切工作，来帮助团队达到公司的工作目标。
有一天，他的上司罗斯说：“我觉得应该有人为我们公司的新项目的下一步工作制订一份详细、周密的计划书。大家谁愿意主动来接受这个工作？”
然而，没有一个人作出回应，大部分员工都默默地坐在那里，眼睛看着自己的笔记本。
“有没有人愿意做这份计划书？”罗斯又问了一次。
罗伯特见没有同事愿意主动承担这个工作，便像往常一样站出来，接下了这项工作。罗斯对罗伯特的行为表示赞许，当即赞赏他是一个勤劳、认真的好员工。他的举动是同事们意料之中的，他的同事都很清楚他在这种情况下会有什么样的行为，只要他们坚持不站出来，罗伯特最后一定会承担起新任务的。罗伯特是一个勤奋、踏实的完美主义者，他所做的工作通常都完成得非常出色。但是他存在一个问题，那就是他很多时候不能按时完成工作任务，因为他总是接受一些超负荷的工作。
罗伯特这样的人是很值得赞赏的员工，但他们也存在一个很大的问题，那就是不懂得对别人、对工作说“不”。他们总是大包大揽，经常承担起自己能力之外的工作。因此，他们的工作日程计划总是不断增加新的工作任务，而他们也经常在深夜或者周末加班加点才能完成任务。更让人觉得遗憾的是，他们的工作效率并不高，在工作进度上，他们总是落在其他人的后面。
你现在的工作状态是不是也像罗伯特一样？如果你也像罗伯特那样大包大揽，什么工作都接受，那么，你就应该认真思考一下超负荷工作给你的生活带来了哪些方面的负面影响。你的职业生涯将被超负荷工作搞得没有一点生气，然而这些工作最终又有多少与你的关键目标相关？更何况，你还可能因为超负荷工作把自己搞得筋疲力尽。此外，如果你把本来应该花费在学习新知识、陪伴家人和交际等方面的时间也全部拿来工作的话，那么，你的个人生活也将痛苦不堪。如果你存在上面的这些情况，建议你按照下面的方法去尝试一下，也许你可以避免让自己超负荷运转：
（1）明确自己的关键职责和目标。如果这样做了，你便可以很容易地把本职工作和额外的工作区分开来。如果公司里有本职工作以外的任务，不要主动揽下它。相反，你应该好好想想，谁最有责任去完成它，这是谁的本职工作或者分内的工作。如果最后你不得不参与这项工作的话，也不要把这项工作当成是你自己的职责，而是尽量去当主要负责人的好助手。
（2）如果你的同事没有完成他的工作或是没能达到你的标准，请不要想着帮他去完成工作。这是费力不讨好的事情。你的同事可能会把他的工作做得非常糟糕，但是如果你插手帮他们做的话，那么他们可能永远也不会取得进步。相反，你应该针对他们的工作进度和工作状态，提出一些有意义的建议，帮助他们把工作做好。
（3）学着对你的老板和同事说“不”。如果你天生乐于助人或者你习惯性地把自己看作团队中的一分子的话，说“不”是一件困难的事情。但如果不懂得拒绝的话，你将像事例中的罗伯特一样，无休止地工作。
其实拒绝老板或者上司对于工作的额外要求远远比你清楚地说出为什么要做这项工作容易得多。认真地思考一下说“是”将会给你带来什么样的后果——打乱你的工作计划，让你无法按时完成最重要的工作，这样说“不”的理由就会变得十分清晰了。在老板面前，说“是”非常容易，说“不”对你来说却是一个很大的挑战。对老板或者部门主管说“是”可以让你在很短时间内取悦他。在上面罗伯特的例子中，罗斯就会想：“如果没人愿意做的话，罗伯特还是可以做的。”但如果总是因为接受新的工作任务而导致你的本职工作不能按时完成的话，你很可能就会成为一个失败者。更重要的是，说“是”并不能让你得到升职的机会。罗斯会想：“我需要罗伯特在现在的这个职位上，我的工作不能没有他。”老板们是不会让那些他们觉得不可或缺的人升职的。
在你的工作过程中，当上司要把难以完成的额外工作委派给你的时候，你可以按照下面提供的办法解决：
（1）在你想好之前，什么都别说，先想办法得到缓冲的机会：“我们明天下午来谈好吗？”
（2）充分利用喘息时间，准备好你的回答。
（3）当你去见上司时，把你现在手中的工作列个单子给他，让他来决定你的本职工作和那个即将委派给你的新任务，哪个应该优先完成。这样，皮球就被踢回到他那里。
哈佛时间管理小秘籍
当你觉得自己的工作超负荷时，你需要好好地调整一下自己的工作状态。这里有一些小窍门，对你应该有所帮助：
（1）给自己设定一个脱离工作的时间。不管你几点开始工作，你都要设定一个一个脱离工作的具体时间。一旦设下时间，就要按这个设定来做。在这个时间以后，你就不要再做与工作相关的事情，不管是检查邮件或者是思考关于工作的问题。
（2）培养自己的业余爱好。除了工作以外，你还喜欢做什么？看书，运动，还是听音乐？总之，你要找到一个自己喜欢的、可以放松自己的业余爱好。下班后你应只想下班后的事，而不要再想工作了。
（3）学会适时地休息。一般来说，你的工作时间是8～10个小时，这么长的一段时间，你不可能做到毫无间歇地工作。如果可以的话，你可以到办公室外走走，跟别人聊聊天，活动一下筋骨，远眺一下，等等。这样做，更有利于你的工作。
（4）寻找提高工作效率、增加收入的有效方法。当你的能力增强的时候，你的个人价值自然也就变高了。渐渐地，你就有机会接触一些价值更高、收益更多的工作和项目。这通常意味着你需要换一份新工作，但也有可能是升职。当然，也有可能你将开始创业或者成为顾问。通过增加收入，减少工作时间，你就为自己赢得了更多的空闲时间。
2.授权效果不佳
管得少，就是管得好。
——杰克·韦尔奇
一天下午，从新西兰回来的公司董事长，突然召见正在每周一次的管理例会上开会的CEO汤姆·桑德斯。他从自己的公文包里拿出一本美国新出版的《如何授权》（How to Delegate）给了汤姆，并对汤姆说：“汤姆，你一个人负责了太多的工作，这是你的问题。我建议你下周前把这本书看完，下周我会请你吃饭，到时候我们再讨论这本书。”
汤姆有些生气，认为董事长是在指责自己的工作做得不到位。气急败坏的他回到会议上大声说：“安排我看《如何授权》……好像我的工作做得不够似的，真不知道董事长怎么想的……我们谈到什么地方了？是的，我正想问你关于我跟你说使用油的等级……”
“稍等一下，汤姆，”市场总监史蒂芬·巴恩斯说，“我们认为董事长说得也对。没错，汤姆，你工作比任何人都努力，但是你太注重细节了。你浪费了你自己大量的宝贵时间来检验管理细节，甚至做许多别人能为你做的日常工作。如果你授予别人更多的权利，做更多的工作，那将会给你自己留出更多的时间去考虑在今后的几年里，公司该如何发展，朝哪个方向发展，具体发展步骤是什么，等等。”汤姆看了看史蒂芬，又看了看在场的其他人，然后说：“好吧，你看上去已经获得了每个人的赞同。我同意你的意见，会把这本书从头到尾看完的——如果整个周末我都有时间。我会一直读下去的。现在，我们继续谈论我们的工作……”
一周后，汤姆看完了那本《如何授权》后深受启发，他发现了致使自己整天忙得焦头烂额的问题所在。
汤姆从书中学到了授权的各种技巧，渐渐地改变了自己的工作方式。他开始学着把一些下属能够很好地完成的工作交给手下人去做，而自己去处理更重要的事情。这样一来，汤姆就不至于每天忙得晕头转向了。
在经济发展迅速的今天，适当授权对任何一个公司的管理者来说都很重要。尽管大家都知道授权对公司、对自己、对下属都有利，但是为什么至今很多公司的管理者仍然很难进行真正意义上的授权呢？
（1）管理者的习惯
一般公司中的管理者已经习惯了拥有决策权，而授权需要管理者们放弃一部分的决策权并把权力下放到自己的下属手中，他们会担心失去控制权。而且，管理者往往会感觉到他们的地位受到了下属的威胁，甚至会觉得他们有可能失去这份工作。
（2）觉得让下属做会浪费时间
不少的管理者宁可自己辛苦地去工作，也不愿意把工作分派给下属。某公司的高级主管每天都忙忙碌碌的，总有工作需要他去做。朋友建议他把工作内容分派给下属。他却说：“教会下属如何去做，需要花费几个小时的时间；如果自己做的话，不到半个小时就能做好了。有时间教会他们，还不如自己做花费的时间更少。况且他们做的可能达不到我的要求。”
（3）担心下属滥用权力
很多企业的管理者认为，由于信息的不对称，被授权后的员工往往很难达到主管要求的工作目标，因为他们往往不能理解主管要求他们达到什么样的工作目标。而同时，他们做出的决策对公司的成本和利润都产生较大的影响。
（4）认为下属的能力没有达到自己的要求
有些管理者还可能担心下属的能力达不到完全地自由运用权力和制定正确的决策。一旦对员工进行授权，他们的行为将不会再受到以往的规范和制度的制约，他们可能会不知道该如何去做。
（5）员工怕承担责任
许多公司的员工已经习惯在分派和命令中工作，大部分的权力往往是公司管理者才拥有的，责任也是他们所承担的。一旦员工需要为自己的行为结果承担一定责任的时候，他们很可能会犹豫是否需要为他们所犯的错误也承担责任。而一旦所犯的错误比较大，他们又担心会被责骂甚至可能失去工作。所以，一些员工不愿意接受授权。
（6）公司的环境阻碍了主管的授权
授权并不适合每个公司和每一个行业，许多公司环境因素会影响到管理者授权的顺利实施，比如企业不支持团队工作、公司里存在旧的雇佣关系、缺少激励机制等，都会影响到管理者的授权。当一个公司的员工、制度、文化都能够适应时，授权才能真正发挥作用。
哈佛时间管理小秘籍
授权可以节省你的时间，而且还能提升下属的能力。了解了公司的管理者为何很难进行真正意义上的授权后，你需要分析一下自己是否需要授予下属更多的权力？
（1）你是否因为下属向你询问工作问题或决策而经常被打扰？
（2）对于下属应该做的事情，你是否发觉你正在帮他做？
（3）你工作的时间是否比你管理的时间要长？
