提高你的时间效率就像是尽力成为一个优秀的高尔夫球手，一次一个洞，连续18次，满分18分。显然，想要轻易达到那个满分是非常困难的，但是，那并不能阻止优秀的高尔夫球手坚持不懈地提高他们的比分。在这个过程中，他们可能学会了谦让。当你想尽力节约工作时间，取得更多的业绩时，就给自己定一个类似的目标吧。完美可能很难达到，但是，优秀对你来说却不是什么困难的事情。
为什么不翻开新的一页？重新开始，再迟也不晚。然而，成为一个你自己或别人的优秀的时间管理者，那是一项非常困难的任务。不要让困难难倒你，应该把它当作一种挑战。
哈佛时间管理小秘籍
一个人没有明确的目标，就不能有效地管理自己的时间，就很难在工作和生活中取得显著的成就。所以，一个人想要管理好自己的时间，就要明确自己的目标。想要有明确的目标，下面谈到的三个方面就需要注意：
（1）把模糊的梦想变成清晰的目标
是什么因素使很多人追求成功却无法成功？绝大部分的人会认为是他们的目标不明确。要想管理好自己的时间，要想有力地控制自己的人生轨迹，就要明确具体地制定自己的目标，不要让自己的目标停留在模糊的梦想状态。
（2）用自己的特长选定目标
明确自己的奋斗目标，首先目标要可行，可以通过自己坚持不懈的努力能够实现。每个人有每个人的实际情况，大家都有自己的特长、优势，也有自己的弱项；有自己向往的生活方式，也有自己的实际困难。因此，选定自己的奋斗目标时，应保证不要与自己的实际情况脱钩，要根据自己的实际情况、根据自己的特长设定目标。
（3）设定的目标要有连贯性
一个人不但要有明确的目标，而且要把长远的目标分成阶段性的目标，使自己在奋斗过程中看到希望所在，能够保持热情，保持自信，持之以恒地向前走，更快更好地实现目标，而不会因为距离目标太遥远、看不到成功的希望而心灵疲惫，甚至放弃。
8.将时间浪费在电子邮件上
用“分”来计算时间的人，比用“时”来计算时间的人，时间多五十九倍。——雷巴柯夫
维多利亚今年30岁，在纽约市的一家商务公司做销售经理。她每天早上8点半到办公室。打开电脑后，她所做的第一件事情就是查收电子邮件。
“电子邮件给我的感觉很复杂，”她坦言，“一方面，我很期待能看到那些与我直接相关的公司的最新的活动信息。我也很愿意收到朋友们的来信。但是另一方面，我很担心面对二三十封既不是直接给我又和我没什么关系的邮件。每天下班前，还会有二三十封邮件出现在收件箱里。最糟的是，我必须打开它们才能确定是不是和我有关的。”
在过去几十年里，电子邮件早已经成为人们最有价值的沟通新工具了。通过电子邮件，你可以给你的隔壁邻居或地球另一端的朋友发送文字信息、扫描图像或是附加文件。同时它具有快速、便捷而且廉价的特点。但由于使用方式不当，电子邮件在很大程度上浪费了人们的大量时间。
也就是说，上面提到的维多利亚的情况并不是特例。很多公司的主管、经理和雇员们都会遭到电子邮件的轰炸。根据期刊《弗雷斯调查》（Ferris Research）几年前的一份研究报告，不管是在自己家里工作的人，还是在办公室里工作的人，甚至是每个月都需要出差的销售人员，平均每天都会收到40～50封非垃圾邮件、发出25封信件，并且每周还会收到70封左右的垃圾邮件。
处理如此众多的电子邮件，会让我们像上面事例中的维多利亚一样消耗掉大量的时间。当然，时间并不是全部被浪费掉了，因为对一个组织的工作而言，沟通是最基本的需求。然而，事实上，电子邮件给公司所带来的效益远远比在浪费时间上的损失高得多。如果我们拒绝笑话、个人信息、连锁信件、垃圾邮件和误发邮件进入收件箱并让我们从重要的工作中分神，电子邮件的成本还可以降得更低。在电子邮件开始控制你之前，你需要学一些技巧来控制电子邮件：
（1）每天要有固定几个时间处理你的电子邮件，最好避开自己做事最集中精力的时间段。除非你有一个紧急的邮件并且需要立即作出回复，否则，不要一有新邮件就打开信箱。相反，你应该在每天固定的几个时间内专门查询电子邮件，比如早上上班的前半个小时、午餐后和快下班的时候。这样可以减少电子邮件的打扰。
（2）为私人的信件开设一个单独的电子邮件账户。鼓励自己的亲人、朋友等非业务联系人使用这个信箱地址，这样你可以在自己家中或中午休息的时候查看这些私人邮件。
（3）用系统的方法处理电子邮件。你可以这样处理众多的未读信件：首先，你要删掉所有的垃圾邮件和那些别人强行抄送给你并且与你无关的邮件，速度要快；其次，把所有紧急的邮件移到一个标有“紧急邮件”的文件夹里，然后按照你时间表里指定的时间处理；最后，把剩下的那些值得关注的邮件转移到“稍后处理”文件夹里，等到完成时间表里需要优先解决的事情之后，再来处理这些邮件。
（4）和与你通信的人进行有效的沟通，让他们清楚你所需要的信息。发一封回信这样注明：“请不要抄送这个信息给我”或者“关于这个问题我需要更多的信息”，或者“请把将来有关这一方面的信息直接发给某某人”。这样一两个星期后，你邮箱里那些没有价值的信件便会大量减少。
（5）公司应当鼓励员工在发信的时候把主题栏填写清楚。清晰的主题栏可以让接收者对信件的基本内容一目了然，也能够让接收者知道该如何处理这封邮件。
哈佛时间管理小秘籍
在很多情况下，员工们之所以工作量过重是因为公司没有强有力的规章制度，尤其是在电脑使用方法方面，有的时候会因收到过多邮件而影响其他工作的正常进行。
关于如何有效地使用电子邮件，我们有以下建议：
（1）邮件发给有必要看到的人，不要给整个公司的所有人员群发。
（2）使用回复，但不是“全部回复”。
（3）给每个小组设定一个主要联系人，这样联系的话就只要联系负责人就可以了。
（4）及时更新组员信息。
（5）如果你想退出组，就让你的负责人把你的名字以及联系方式都从组员中删除。
（6）不要发没有必要的邮件，比如笑话之类，很多员工不喜欢接收这类无聊的邮件。
（7）如果你有事情要同别人商量，而事情又比较复杂，就不要一直用发邮件的方式，你可以采用打电话或者采用即时通讯等比较快捷的交流方式。
9.转换成本，计算浪费的时间
抛弃时间的人，时间也会抛弃他。
——莎士比亚
有一天，迈克·戴维斯准备花两个小时写一份由两部分组成的长篇报告。他写好了第一部分的草稿，准备开始写第二部分的草稿。这个时候，他决定给自己一个小小的奖励，他站来，去咖啡室为自己倒了一杯咖啡，并且与自己的一个同事简短地聊了一会儿天。
几分钟后，他回到自己的座位，发现有两封新的电子邮件。“这我需要看看。”他对自己说。
回复完两封邮件，他重新开始写自己的报告，然而他发现已经没有办法从原来的那个地方开始写报告了，他忘记了当时的思路。于是，他不得不多花费5分钟的时间把自己写的东西重新看了一遍。
迈克·戴维斯的问题在办公室里是普遍存在的。很多时候，每一个办公室里都充斥着让人分心的事物。读读今天的《纽约时报》、查看一下朋友和同事的电子邮件或者在咖啡室与几个同事边喝咖啡边聊天，当然，还有网络，可以时不时地去看看最新的头条新闻、天气预报、体育比赛或者电影评论，这些都会让你分心。
让你分心的事物不单单是简单地把你从工作中拉走，事实上还可能出现让你的工作进度产生倒退的现象。这是因为它们分散了你的注意力，当你每一次重新开始工作的时候，都会因此而产生转换成本。为了继续休息之前的工作，你必须努力去回顾已经完成的部分，这样就产生了转换成本。一个人的工作越复杂，需要花在这上面的时间往往就越多，转换成本也就越高。根据纽约一家调查机构的一项调查估计，转换成本可以降低一个公司20%～40%的效率。这对生产力而言是一种无形的巨大的浪费。
其实，在工作的过程中，稍微的分心对工作的实际影响并不大。美国心理学家认为，在工作时稍稍分心或是休息一下，思路会由潜意识暂时接管，当思绪重新回到原来的工作时，意识会重新掌舵，解决问题。
