杨莉、马海燕、马佳
（中国传媒大学信息工程学院）
摘要：高校学籍管理工作是高校教学管理工作的重要组成部分。在新形势下，实施校院二级学籍管理体制，就需要理清校院二级学籍管理工作中的相互关系。本文总结了目前二级学院学籍管理工作的主要内容，然后在分析学籍管理工作普遍存在的问题的基础上，探讨了学年学分制模式下高校二级学院学籍管理工作的新思路、新方法。
关键词：学年学分制、二级学院、学籍管理
资助项目：中国传媒大学教改项目“基层单位教学管理模式改革”。
一、引言
高等院校学籍管理工作是高校教学管理工作中的重要内容，是高校教育质量保障体系中的重要环节，在很大程度上直接影响着高校的教学效果和办学质量。近年来，随着办学规模的扩大、办学模式的转变、人才培养多元化的需求给传统的“以学校为中心”的学籍管理模式带来了冲击，这就要求高等院校必须实行校院二级学籍管理机制，调整工作重心，把原来属于学校教务职能部门的一部分决策权、管理权下移，同时赋予二级学院更多的学籍管理自主权，从而达到提高工作效率的目的。因此，在新形势下，如何加强高校二级学院的学籍管理工作，提高学籍管理者的工作效率，建立健全科学、规范、高效的二级学院学籍管理体制，是当前学籍管理工作应该深入探索的问题。
二、二级学院学籍管理工作的主要内容
目前许多高校实行的是学年学分制（也可称为弹性学分制）的学籍管理模式，学年学分制是将学年与学分制有机结合起来的一种学籍管理模式，在现行基本学制（本科一般为四年）的教学进度安排的基础上，学生可根据自身的实际情况，在一定幅度内缩短或延长其在校学习年限，学生毕业与否均与其是否修满了学校所要求的学分数量及学分构成相联系。[1]
在学年学分制模式下，实施校院二级学籍管理体制之后，二级学院的学籍管理部门将成为高校学籍管理工作的主体，此时二级学院的学籍管理工作将主要有以下几个方面的内容：
1.学籍管理
负责新生学籍注册、在校生每学期的学籍注册、不及格成绩统计及学分折算、学生学籍异动（含转专业、休学、停学与复学、学业警告、延长学制、留降级、退学）、学生奖励和处分以及毕业生处理（毕业生电子注册、毕业资格审核、毕业证书发放）等。
2.成绩管理
负责学生的考试（试卷的收集及管理、考场及监考安排等）、学生缓考、重考及重修（缓考、重考及重修手续的办理、考试人数的统计及安排、试卷的准备及存档管理）、成绩单的录入与上交、成绩归档与统计、成绩单的打印等。
3.学位管理
负责在校生英语四、六级考试的资格审查及报名、在修业年限内的毕业生学位英语等级考试的资格审核及报名、计算机等级考试的报名、学位资格审核、学位证的发放等。[2]
从以上分析可以看出，二级学院学籍管理工作的工作量和工作难度都很大，它贯穿于学生学习的始终，对于学生树立明确的学习目的和正确的学习态度起到了激励作用，同时也为学校教学工作的正常运行提供了有力保障。学籍管理工作者应该适应新形势，在繁杂的工作中理清思路、更新观念，同时提高管理能力和工作效率，探索适合本学院实际情况的新方法、新思路。
三、二级学院学籍管理工作中存在的问题
1.分工不明确，政策宣传不到位
高校在实施校院二级学籍管理体制后，学校职能部门的工作重心下移，将原来属于学校职能部门的大部分事务性工作交至二级学院来处理，同时也赋予二级学院一定的管理权和决策权。但是在实际工作中，许多高校并没有明确校院二级学籍管理部门之间的工作职责和工作范围，同时由于相关政策不完善以及宣传不到位，二级学院学籍管理工作者对校院两级管理体制的工作分工及权责认识存在模糊，在具体办事时，经常是跑错部门，耽误办事时间，影响工作效率。
2.管理队伍的管理水平有待提高
实施校院二级学籍管理体制之后，二级学院的学籍管理工作者将成为宣传和实施学校学籍管理制度的主体，在学籍管理工作中的地位举足轻重。但是很多二级学院的学籍管理工作者疲于应付繁重的事务性工作，很少有学习相关教育理论知识的机会和实践，缺少对学籍管理制度改革和创新的自觉意识，从而导致其自身的管理水平和实际工作能力得不到进一步的提高，其学籍管理水平也只是停留在传统型、经验型、事务型的管理水平上，使得二级学院学籍管理队伍专业化水平不高。[3]
3.管理部门之间的信息缺乏共享
高校在早期的建设过程中缺乏统一的规划和部署，各行政部门和教学单位也在信息化建设方面自成一体，同时由于各部门之间的管理制度和标准不统一，给全校范围内的数据整合就带来了很多困难，在学籍管理方面就体现为难以准确快速地建立学籍信息库，难以同步更新学籍异动信息库，从而给二级学院的学籍管理工作带来了困难。[4]
引进教务在线系统后，实现了学生学籍信息的网络化管理，课程成绩的录入、存档成绩的打印等工作均由具体的任课教师来完成，在很大程度上减轻了学籍管理工作者的工作强度。但是，由于系统管理员和二级学院学籍管理工作者认识上存在差异，导致教务在线系统并没有涵盖二级学院学籍管理工作的其他一些重要内容，例如：无法查询、统计需要参加毕业前大补考的学生姓名以及补考科目，无法统计学生在校期间考试不合格的累计学分，无法按教务处要求生成相应的毕业资审大表等。
4.学籍管理工作的规范性有待加强
学籍管理工作中的转专业、辅修与攻读第二专业、休学、留降级、退学、学位授予以及毕业等内容都是关系学生前途的重要环节，学籍管理工作者应该从学生一入校就向他们积极宣传学校的学籍管理规定；在学生办理转专业、休学等学籍异动审批手续之前向学生说明学校的相关政策以及利害关系；在学生达到一定的不及格学分之后应及时提醒和督促学生，避免学生留降级和退学，影响正常的学位授予和毕业。但在实际工作中，学籍管理工作者工作繁重，很少有人能够及时提醒和引导相关学生，而学校和二级学院也缺少这方面的预警机制，缺少督促学生学习的规章制度。
四、做好高校二级学院学籍管理工作的几点思考
1.理顺校院二级学籍管理的职责，重视二级学院的学籍管理工作
学校和二级学院作为不同层次的学籍管理主体，在学籍管理工作中的地位和作用应各不相同。学校职能部门应制订科学的、规范的管理制度，明确学校和二级学院之间在学籍管理工作中的相互关系和职责，在确保二级学院成为学籍管理工作中心的同时，形成学校统筹协调、学院管理为主的学籍管理新体制。
同时，高校领导必须重视学籍管理工作，要在人力、物力和财力上加大投入。在人才培养上，在引进具有教育管理理论知识和丰富经验的学籍管理人员的同时，还应该为二级学院的现有学籍管理者创造条件，鼓励和支持他们积极参加业务培训，增进他们和其他兄弟院校之间的沟通，提高学籍管理人员的业务综合能力。
2.加大对学籍管理规定的宣传力度，建立相应的预警机制，做好学生的学籍异动工作从新生刚入校时，学校就应该积极主动地向他们宣传学校的学籍管理规定，让学生们了解学校的规章制度。除此之外，还应该积极动员班主任和辅导员，让他们不定期地召开主题班会，组织学生学习学籍管理、学籍异动、学位授予以及毕业等条例。使学生能够真正认识到学籍管理的重要性和严肃性，使其深入人心，并能自觉地认真执行学籍管理条例。
除了在每学期开学初进行必要的学业警告之外，应该建立监督学生平时学习过程的预警管理机制：在学生旷课后，及时通知和警告学生，避免出现因旷课次数太多而被取消期末考试资格的考勤预警；及时将选课信息反馈给学生，对学生选课时间、选修学分、选修课程等予以提示的选课预警；统计学生的不及格累计学分，督促学生努力学习，避免学生达到留降级甚至退学标准的成绩预警；提示休学期满的学生应及时办理复学手续，提醒毕业后仍在修业年限内的学生返校参加重修考试的学籍异动预警；根据专业培养方案要求，对学生尚未修满的课程进行统计，通知学生们及时修满相应课程，从而达到毕业要求的毕业预警等。[5]
在对学生进行学籍异动处理的工作中，应严格按照学生学籍管理规定，做到有章可循、公正无误、一视同仁。不管是留降级还是退学，都应该在学生办理学籍异动手续后，加强对学生的思想教育。学籍管理者应及时将学生学籍的异动情况通知给班主任、辅导员，班主任、辅导员应随时了解学生学习状况，并及时和家长沟通，应让学生把这些学籍异动看做是教育手段，起到督促和鼓舞学生的目的，而不是机械地处罚，不管不问，使学生产生厌学情绪。
3.进一步开发教务在线系统，加强部门间的沟通和协调，实现信息资源共享二级学院的学籍管理者应在平时的工作中，总结经验并及时和教务系统的管理员进行沟通，一起开发教务在线中学生不及格学分累计情况、学生参加毕业前大补考的考试科目以及自动生成毕业资审大表、学位资审大表等重要表格的功能，从而提高学籍管理者的工作效率。
教务部门可进一步开发教务在线系统中的其他模块，同时向学生处、财务处等部门开放权限，使这些部门也能够随时查看学生的学籍异动情况，随时了解准确的班级人数，统计学生欠费，从而为部门之间的工作带来便利，提高了工作效率。
总之，二级学院的学籍管理工作是一项繁琐、细致和持久的工作，是一种引导和保证学生自主学习、发展个性并获得大学教育的手段。高校学籍管理工作者必须在实践中不断总结经验，研究学籍管理工作的新特点和新问题，只有这样才能使学籍管理工作更加适应时代的发展，以学生为主体实施因材施教，为培养创新型人才发挥更大的作用。
参考文献
[1]田海霞，卢佳颖。弹性学分制下普通高校教学管理的改革与完善。科技创新导报，2009（12）：138.
[2]刘旭东，薛素萍。高校学籍管理的现状、问题及对策。理工高教研究，2004（5）：50-51.
[3]李美中。论高校二级学院（系）教学秘书队伍建设。管理科学，2008（6）：127-128.
[4]董明伟。网络平台下高校学籍管理的实践与研究。教学研究，2008（4）：323-325.
[5]申沛，周情操。学籍预警工作的探索与实践。中国电力教育，2009（2）：53-54.
