“请示”的行文对象必须是自己的上级机关。这里所讲的“上级机关”是指与自己的有领导或者指导关系的直属上级，比如，一个县的教育局，县政府对它存在领导关系，市教育局与它是指导与被指导的关系，县委与县教育局党组又是领导与被领导的关系。
第二，要把握“请示”的内在逻辑
一份请示不论文字长短，其内在逻辑均是由“为什么要请示”和“请示什么问题”两大层次组成。所谓“为什么要请示”，通常包括请示的依据、背景和缘由；所谓“请示什么问题”，即要求上级机关为我们解决什么问题及怎样来解决问题。
“请示”的结尾用语，按照惯例，通常是写“可（妥、当）否，请指示”“是否可行，请批示”；要求上级加以批转的请示，一般写作“以上如无不妥，请批转……执行（办理）”；一些涉及工作重大问题解决措施的“请示”，也有的把“请批示”一语写作：“请指示”；申请资金、物资设备的“请示”，多将“请批示”写作“请核示”。
第三，“香烧一股，敬佛一尊”
所谓“香烧一股”，是比喻写请示要坚持一文一事，即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级机关及时地、专一地进行处理；所谓“敬佛一尊”，是比喻请示的主送机关只能是一个，不能多头请示。多头请示易使主办单位与协办单位之间相互推诿、扯皮，延误批复时间或者由于批复意见不一致，使下级难以适从。受双重领导的单位，在请示问题时，应当本着谁有权力批准这一问题就请示谁的原则，可将另一上级单位列为抄送，以便对方了解情况。如果是行政关系在中央、省市，而党的关系在省市、地县的，不能把党、政上级机关一并列为主送，应当按照党政各自的分工范围，或以党委、党组的名义请示上级党委，或以行政名义请示上级行政机关。
294.怎样写好“报告”？
【解答】“报告”是党和国家机关使用频率极高的一个文种，适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问事宜。“报告”不是单一的文种，是由若干具体文种构成的一个组合体。
由于报告多种多样，在写法上很难划一，现就综合性、专题性等几类主要报告的写法分别介绍如下。
（1）专题性报告
专题性报告的内容结构一般由以下几部分组成：
①标题。要明显反映出所报告的专题事由，由“事由”加上“情况报告”或“报告”字样组成，如《中国人民银行××市支行关于国家债券发行情况的报告》《××石化总厂关于经济责任制考核情况和奖罚意见的报告》《××县农业局关于今冬大白菜丰产不丰收的情况报告》等。
②正文。一般采用“三段式”的结构，这种结构又有两种基本情况：
一是“情况——问题——意见”，这种形式多系以反映情况为主的专题工作报告。例如，有一篇题为《××乡人民政府关于我乡旱灾情况的报告》，主体部分由三段文字组成：第一段叙述了该乡由于持续高温无雨，遭受严重旱灾的情况，介绍了乡党委、政府采取的一系列抗旱措施，如投资送水、抗灾自救、兴建工程等；第二段说明这次旱灾严重影响了群众的生产生活，预计今冬明春将有一批灾民面临缺钱的困难；第三段请求县政府在安排今冬明春救济款时给予考虑和关照。归结这份报告，第一段是“情况”，第二段是“问题”，第三段属于“意见”。这种写法，层次分明，层层递进，逻辑性强。
二是“情况——做法（或经验）——不足”。这种形式适用于以总结经验为主的专题工作报告。例如，《××省人民政府关于加快城市道路建设与交通管理工作的报告》，第一段文字介绍了该省改革开放以来，城市道路建设和交通管理工作出现的重大变化以及所取得的可喜成绩，这就是“情况”。第二段通过一个过渡语“所以取得以上成效，我们的主要做法是……”转入“经验”部分介绍，并列讲了四大做法，包括统一认识，加强领导；加强管理，充分发挥道路功能；统一规划，加快建设步伐；做好养护维护，服务经济发展。第三段在讲述做法、经验之后，单独使用一段文字，说明这方面工作还存在一些不足，有待进一步加以改进。值得注意的是，撰写这类专题工作报告的“不足”部分时，文字既要概括，又要简短，完全属于一种表态性的词语，切不可归纳成几个问题，又具有针对性地提出几点意见，这属于“画蛇添足”之举。
③结尾。通常要写上一句结语，如“特此报告”“以上报告如有不妥，请批示”，等等。
（2）综合性报告
综合性报告的内容结构一般由以下几个部分组成。
①标题。由“时间概念”加上“工作情况报告”字样构成，如《二○○五年上半年工作情况综合报告》。
②正文。要把握好三点内容：
第一，要有一个概括说明全文主旨的开头。这个开头在写作技巧上可采用起句立意的手法，开门见山，先把一定时间内各方面总的工作情况，包括依据、目的、总的行动和对整个工作的估价等加以概括介绍。
第二，要有一个内容比较丰富的主体。主体也就是报告的核心部分，在这个部分里，要把各个方面工作的主要情况，并列地拉开段落，每一个大的段落即表述一个方面的主要工作。在具体写法上，应包括这方面工作的进展情况、主要做法、取得的主要进展和效果，尽量使用数字说明和概括性的材料，做到言简意赅。例如，××县委《关于二00四年我县生产情况的综合报告》，在主体部分集中写了五个方面的做法：集中力量发展工业；继续强化农业的基础地位；下大力搞好市场流通建设；大力发展外向型经济；全面实施“科教兴县”的战略。
第三，要有一个较为具体的结尾。综合报告的结尾与工作总结的结尾不同，后者要讲究既简短又概括，属于表态性的结尾，而前者却要检查这个时期的工作还存在一些什么问题，并有针对性地提出下一步工作意见。
（3）检查报告
检查报告的写法包括：
①标题。对发生的事故、错误情况加以概括形成“事由”，再加上“检查报告”或“检讨报告”字样，从而形成这类报告的标题。如《关于兴平煤矿发生瓦斯爆炸、造成人员严重伤亡重大事故的检查报告》、《关于××二号钻井船翻沉事故的检讨报告》、《关于我市赴美考察团人员在国外严重泄露国家重要机密的检查报告》等。
②正文。通常由“四段式”组成。第一，写“情况”，即所犯错误、所发生事故（事件）的基本情况；第二，写“原因”，包括发生问题的直接原因和间接原因、主观原因和客观原因；第三，写“责任”，即造成的主要责任与次要责任；第四，写处理情况及今后意见。对已经作了处理的写明处理情况，尚未进行处理的要提出今后处理意见；对错误的责任者，可按照责任大小、问题的轻重，分别提出处理意见；处理意见不单指对人的处理，也包括改进工作，堵塞漏洞等方面的措施。
③结尾。通常写为“以上报告当否，请指示”。
（4）呈请性报告
呈请性报告的内容结构一般由以下几部分组成：
①标题。这类报告的标题与专题性报告的标题写法基本一样，由“事由”与“文种”组成。如国家计委于2001年5月18日写给国务院的《关于棉花质量和市场管理检查情况的报告》；国家审计署于2001年1月9日写给国务院的《关于公路建设资金审计情况的报告》；中共××市农委党组写给市委《关于二○○五年农业增产指标与生产准备工作意见的报告》以及中共××地委、××地区行署写给省委、省政府《关于加快××地区经济发展几个问题的报告》等。这类报告的上报，目的很明确，不是请求批转，就是要求上级给予批示，而多数情况不是希望加以批转。如前述的两份报告，国务院办公厅分别以国办发〔2001〕43号和国办发〔2001〕12号文件转发给有关单位；前述的第3份报告，该市以市委名义向全市的各级党组织做了批转；最后那份报告省委、省政府作了专门的批示。
②正文。呈请性报告的正文，主要由“情况——问题——建议”的三段式组成。如以前述第一份报告为例，它在开篇处，先占用两段文字，叙述了由谁、在什么时间，对哪几个省（自治区）的棉花质量和市场管理自查自纠工作进行了检查以及检查的基本情况，肯定了成绩，说明取得了阶段性成果，这是第一个层次，即“情况”部分。第二个层次也由两个自然段组成，归纳说明在棉包质量标识、棉花加工质量、对非法加工设备的处理和监管以及管理体制等方面存在的一些问题，这属于“问题”部分。然后通过一段过渡句：“为进一步加强棉花质量和市场管理，不断提高棉花质量和规范棉花市场管理，现提出以下建议：”转入“建议”部分，分别提出了“提高认识，巩固成果”“管理加工，规范收购”“深化改革，标本兼治”三点建议。
③结尾。这类报告的结尾用语，通常写作“以上报告如无不妥，请批转有关单位（或具体点出那些单位，如‘各区、县、局’‘各部、室、分公司’等）执行（或‘贯彻’‘办理’‘贯彻执行’等）”。
写好“报告”的要领包括以下三点：
（1）切实把握“报告”的写作规则
“报告”的内涵决定它在写作上的通用规则，这就是人们通常所讲的“三段式”。但应注意的是，“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的状态，主要有以下几种：
①情况——做法——问题（意见）；
②情况（做法）——问题——今后意见；
③情况——问题——今后意见；
④情况——原因（责任）——下一步做法；
⑤情况——原因——责任及处理意见；
⑥情况——问题——建议等。
写“报告”要切实掌握“三段式”的基本要求，这对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。
（2）注重实效，情况真实
注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及决策的反馈作用，上级机关要通过报告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说，报告是决策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议，如果不注重时效性，就很有可能影响决策的及时性和科学性。
要使报告充分起到决策与执行之间的“桥梁”作用，除了注重时效之外，还必须原原本本地反映实际情况，做到“实事求是”。不能“米不够拿水凑”，更不能“谎报军情”，向上级打“注水报告”。由此可见，真实是报告写作之本。
（3）语言简洁。篇幅短小
“报告”的篇幅要短。要做到短，就要充分运用概述和突出重点的表达办法。毛泽东曾指出：“报告文字每次一千字左右为限，除特殊情况外，至多不要超过两千字。一次不能写完全部问题时，分两次写。或一次着重写几个问题，对其余问题则不着重写，只略带几笔；另一次，则着重写其余问题，而对上次着重写过的只略带几笔。综合报告内容要扼要，文字要简短，要指出问题或争议之所在。”（《毛泽东选集》第4卷，人民出版社1991年6月版，第1264～1265页）
要使“报告”做到短小精悍，就应“避繁就简”。这里讲的“繁”，主要是指现象拼凑，事实罗列，也就是通常讲的“流水账”；这里讲的“简”，是指注意综合分析、寻求规律、讲究提炼、显示本质。还应当坚持“厚积薄发”。所谓“厚积”是指占有材料多，这样写起“报告”来才能“以一当十”，言简意赅、一语中的，这就是“薄发”。最后，还要“舍得删削”。草稿写成后，要通过修改，把那些可用可不用的字、词特别是句子删掉；删削叠床架屋的用语；化冗长的句子为短小精悍的句子；要“脱靴摘帽”，削减开头的“套话”和结尾的“空话”。总之，要字斟句酌，力求精炼，以少胜多。
295.怎样写好“意见”？
【解答】“意见”这个文种，虽然在1996年5月3日《中国共产党机关公文处理条例》和2000年8月24日《国家行政机关公文处理办法》发布之前，尚不是党的机关和行政机关的主要公文文种（亦称“法定文种”），但新中国成立50多年来人们一直在用，而且使用的还相当多。那时人们的用法主要限于向上级表达工作上的认识、看法、困难及处理解决的意见，以便取得上级支持，给予批转。人们通常称这种做法为“部门意志的上升与转移”，即某一部门上报的“意见”，经上级机关这么一转一批，“部门的意志”就转移上升为“机关的意志”。也有的部门上报的“意见”，虽不是要求批转，但希望上级做出批示回复，以使上级对自己的某一认识看法和解决措施得到肯定，这是当时使用“意见”的又一情形。
近些年来，人们对“意见”的使用在不断发生变化。主要表现在先前只用于向上行文的“意见”，开始用于平行及下行特别是向下行文。因此，加强对“意见”文种写作的研究是十分必要的。新《条例》规定，“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。
关于“意见”的结构与写法。由于“意见”行文方向的多样化，其结构写法也呈现不同的样式。
