（3）严肃对待，不可乱用
什么是“公告”中的“公”？一些人把它简单地理解为“公开”，所以它和“广而告之”成了亲兄弟，因为它是“公而告之”嘛！用汉语词典的一般释义去套用公文的专用名称是“风马牛不相及的”，这里的“公”与“公文”中的“公”都不可作“公开”来解释，要知它们具有特殊的政治含义，是党和国家权力的象征，因此，它的使用者势必是党和国家的高级管理机关。而且在内容上，必须是“重要事项”或者“法定事项”。一般的基层机关，地方各级行政主管部门和企事业单位不得使用“公告”来发布遵守或周知事项，公民个人更无权使用“公告”。至于目前我们在媒体上所看到的那些令人眼花缭乱的“公告”（如迁址、变更电话号码、商品促销、清仓大甩卖、注销账号、丢失证件、发票被窃、增资减资、饭店开业、酒楼开张、迪厅关闭、舞厅大修、招聘人员、出租房屋、招收学员……），理应加以杜绝。为什么不去使用“广告”、“启事”而干扰党和国家的正规公文呢！
地方各级行政主管部门（如金融、工商、公安、税务、物价、教育、卫生、司法、文化、房地产、消防、交通、市政、城管、环保、财政、审计……），根据职权发布周知事项，按照公文处理法规的规定，应用“通告”，切不可随心所欲地滥用“公告”。
306.怎样写好“条例”“规定”“办法”？
【解答】“条例”用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度；“规定”用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
“条例”“规定”和“办法”又是国家行政法规、地方性法规的主要形式。对某一方面的行政工作作出比较全面、系统的规定，称“条例”；对某一方面的行政工作作部分的规定，称“规定”；对某一项行政工作作比较具体的规定，称“办法”。国家行政法规的制发主体是国家最高行政机关——国务院；地方性法规的制发主体是省、自治区、直辖市的人民代表大会及其常委会和省、自治区人民政府所在的城市、经国务院批准的较大城市、计划单列市的人民代表大会及其常委会。
“规定”“办法”也是“部门规章”（即国务院各部门规章）和政府规章（即地方人民政府规章）的主要形式。
一些地区、部门根据上述法规、规章而制定的不属于法规、规章（因为法规、规章的制定者有着严格的限制）的“类规章性文件”，有时也使用“规定”与“办法”（它们较多的是使用实施细则、规则、规程等）。
“条例”“规定”和“办法”的内容结构一般由以下几个部分组成。
（1）标题
一般由两大要素组成。一是“内容”，如“××市城市绿化”“××省电子政务管理”“××地区引滦工程管理”“天津港保税区外商投资企业审批和登记”“中国共产党纪律处分”等；二是“文种”，如“条例”“规定”“办法”等。属于实施法律性质的法规、规章，在文种前面加“实施”二字，如《中华人民共和国行政法实施条例》；属于暂行性质，在文种前加“暂行”二字，如《××市铁道口安全管理暂行办法》；属于试行性质的，在文种后加括号标注“试行”二字，如《中国共产党党内监督条例（试行）》。
（2）正文
一般有以下几种写法。
一是“编章条式”的写法。以《中国共产党纪律处分条例》为例，全文分“总则”“分则”“附则”三大编，编下设章（共十五章），章下设条（总计一百七十八条）。“总则”部分为第一至五章四十四条；“分则”部分为第六至十五章，包括第四十五至一百七十四条；“附则”部分包括第一百七十五至一百七十八条。这一条例所以采用这种大编章的结构形式，显然是由它所包含的复杂、浩大的容量所决定的（此文请见2004年2月18日各大报纸）。
二是“章条款式”的写法。容量比前例稍为少一些的法规、规章，一般是采用全篇分作几章的形式，第一章为“总则”，最后一章为“附则”，中间若干章属于“分则”的内容。如下面的例文：
【例文】
《中国共产党党内监督条例（试行）》
第一章 总则
第一条为加强党内监督，发展党内民主，维护党的团结统一，提高党的领导水平和执政水平，增强拒腐防变和抵御风险能力，坚持党的先进性，始终做到立党为公，执政为民，根据《中国共产党章程》，制定本条例。
第二条党内监督以马克思列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，坚持解放思想、实事求是、与时俱进，坚持民主集中制和党要管党、从严治党的方针。
第三条党内监督的重点对象是：……
第四条党内监督的重点内容是：……
第五条……
第二章 监督职责
第六至第十一条……
第三章 监督制度
第十二至第三十九条……
第四章 监督保障
第四十至四十四条
第五章 附则
第四十五条……
第四十六条本条例由中央纪委商中央组织部解释。
第四十七条本条例自发布之日起施行。
（中共中央于2003年12月31日印发）
三是“条项贯通式”的写法。内容比较简单的规章，以及一些机关、企事业单位的管理制度多采用这种写法。它的写作特点是：全文既无独立的开端，也无单独的结尾，而是由若干条并列成文。如《天津港保税区外商投资企业审批和登记规定》（2001年12月28日）：
第一条为做好天津港保税区（以下简称保税区）外商投资企业的审批和登记工作，根据国家有关法律、法规，制定本规定。
第二条保税区鼓励开办进出口贸易企业、国际转口贸易企业和为国际贸易服务的加工、包装、仓储、运输企业以及产品出口企业、技术先进企业。
第三条设立中外合资经营企业、中外合作经营企业的项目建议书、可行性研究报告的审批：
（一）投资总额在三千万美元以下的项目，由天津港保税区管理委员会（以下简称保税区管委会）负责审批。其中建设和生产经营条件需要国家综合平衡的，由天津市人民政府（以下简称市人民政府）报请国家对外贸易经济主管部门审批……
第十四条香港、澳门、台湾地区的投资者和华侨在保税区申请设立企业，按照本规定执行。
第十五条本规定自公布之日起施行。
四是“撮要分条式”的写法。这也是一些规章、制度比较通常采用的结构形式。如下文：
【例文2】
国务院关于严禁淫秽物品的规定
淫秽物品毒害人们的思想，诱发犯罪，危害极大。为了保护广大人民特别是青少年的身心健康，维护社会治安，保证现代化建设的顺利进行，对各种淫秽物品必须严格查禁。为此，作如下规定：
一、对各种淫秽物品，不论是否以营利为目的，都必须严格禁止进口、制作（包括复制）、贩卖和传播。
二、查禁淫秽物品的范围是：……
三、查禁淫秽物品的工作，既要坚决、认真，又不要扩大范围……
四、海关要加强进出口环节的查禁工作。
（五至十条，略）
十一、本规定的实施办法，分别由公安部……制定。
十二、本规定自发布之日起施行。
例文采用的是“撮要分条”的结构形式。开头属“撮要”，由三句话组成，前两句表明制发本规定的依据和目的，第三句用强调性惯用语“为此”表示对上文进行归纳性的综述，于下文进行承继性的概括，过渡到主体部分，即规定事项的说明。主体部分采用“分条”的形式，规定事项共写了10条：第一、第二条说明严禁的范围，第三至第八条交代查禁时应注意的问题，第九、第十条是对违犯规定者的处分原则。结尾，包括第十一与第十二条，说明实施要求与时间。例文条分缕析，清楚明白，一目了然。
写好法规性文件的要领包括以下四点。
第一，形式多样，不离其宗
从上述所举实例看到，法规文件的外形结构是多种多样的，它可以呈现全文设编、编下有章、章下有条、条下有款的写法，即“编章条款式”；也可以先写一个开头说明制发缘由、目的和依据，然后分条列项讲规定的事项及实施的要求与时间；还可以既无单独的开头，也无独立的结尾，全文由若干条项贯通。
虽然它们的外形结构呈现出多姿多彩的形态，但其内在结构却万变不离其宗。
这个“宗”就是“总——分——附”，这就是法规性文件结构的一条内在规律。所谓“总”，即开端要讲明制定法规的目的、依据与适用范围，它可以是一个“总则”，也可以是一个独立的开头语，还可以是并列的第一、第二条；所谓“分”，即法规所规定的具体事项内容，它可以是一个由若干章组成的“分则”，也可以是并列的若干章或若干条；所谓“附”，即用来明确时效、地效、人效、解释权及未尽事宜的部分，它可以是一个“附则”，也可以是单独的结尾段落，还可以是两三条。所以，我们在写作“条例”“规定”“办法”时，不论你采用什么结构形式，这个“宗”是万万不可违背的。
第二，把握文种，慎用“条例”
“条例”属于党和国家的法规性文件，是一个高级机关可使用的文种。它用于调整党和国家生活某一方面的准则，规定有关政治、军事、经济、文化、教育、科技等一些重要事项，明确某一机关、组织的职责、任务和权限，具有很强的权威性。
在党的机关中，对“条例”的使用者已经作了十分严格的限定，应是“党的中央组织”，非此，绝非特殊授权，显然不可使用。
“条例”又是国家行政机关的一个主要文种，它的制发者是国务院。“条例”也是地方性法规的一个主要文种，它作为公文其制发主体基本是省、自治区、直辖市的人大及其常委会，或省会城市、较大城市、计划单列市的人大及其常委会（发布前，须经省、自治区人大及其常委会批准方可发布施行）。
国务院于1987年4月21日在《行政法规规定程序暂行条例》中明确规定：“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不称‘条例’。”
综观上述，不是任何一级党政机关都可以制发“条例”的，要正确了解文种，准确使用“条例”。
第三，区别情况，规范行文
“条例”“规定”“办法”等法规性文件，在内部行文时，要用法定文种中的“通知”做“文件头”来加以颁行。向社会上公开发布，采取“法随令出”的原则，有的可使用“公布令”加以发布，如国家行政法规，国务院各部委制定的“部门规章”，省、自治区、直辖市人民政府等制定的“地方政府规章”；有的则不能用“令”，必须用“通知”，如“类规章性文件”。地方性法规应用“公告”予以发布。
第四，全面具体，用语严密
写作法规性文件，内容要合理、切实、全面、具体。所谓“合理”，是指正确体现党和国家的方针政策；“切实”，是指符合客观现实情况；“全面”，是指凡牵扯到的问题都要有所说明，万万不可出现缝隙；“具体”，是指规定的范围、尺度要具体，处理的界限要明确，特别是在“办法”的写作中更应如此。
法规性文件的用语极其严格，“基本”“原则”“总的”“大概”“可能”“约”“差不多”“两三种”“过半年”“左右”“力争”“几乎”“尽力”“较大”等弹性语言不可用，要字字清清楚楚、句句掷地有声，特别是那种“水中望月”“雾里看花”似的摇摇摆摆、模模糊糊的语言，“像雨像雾又像风”似的歧义语，绝对不能写进法规性文件。歧义语是公文的大敌。
307.怎样写好“函”？
【解答】在党政公文主要文种中，“函”是唯一的一个平行文。按照党和国家公文法规的规定，“函”是相互商洽工作，询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准时使用的文种。函在实际行文中形成了多种类型。
从内容作用上看，包括以下几个方面。
申请函
申请函，即向无隶属关系的有关主管部门请求批准事项的函。
商洽函
商洽函，即用于请求协助、商洽解决办理某一问题的函。
询问函
询问函，上下级或同级之间均可使用，如上级向下级询问工作情况或某一具体事情，下级向上级机关及主管部门询问有关方针、政策和工作中遇到界限不明确的问题等。
答复函
答复函，上级答复下级询问、平级相互答复事项及审批答复函时使用的函。
告知函
告知函，平级或不相隶属单位之间相互通知事情时使用的函，其内容均属周知事宜，不得带有指挥的性质。
“函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文时要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的。因此，不能把机关日常使用的普通“信函”（也叫“便信”“便函”）与“函”混为一谈，信函不是正文公文。“函”在新中国成立前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入，商品经济的发展，流通领域的活跃，横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。
“函”的内容结构一般由以下几个部分组成。
