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第18章 善用沟通技巧,建立良好的上下级关系(5)

和领导谈话,当然应尽量获得更多信息,但要注意分寸,不该问的事情不要问。公司公开宣布的事可以问,道听途说的事不能问。有关公司的事,领导没有主动提起,也不能问。和领导谈话是让领导对自己加深印象的大好时机,所以要多谈自己的特长、对工作和公司的看法、对前途的打算、努力的方向等。如果能结合整个行业形势,对公司提出一些有价值的建议,肯定会令领导刮目相看。

四、正确处理与领导的分歧

1.用积极的心态面对分歧

在传统意义上分歧或冲突被认为是造成不安、紧张、不和、动荡、混乱乃至分裂瓦解的重要原因之一。分歧破坏了团队的和谐与稳定,造成矛盾和误会。基于这种认识,大家都将防止分歧与冲突作为自己的重要任务之一;并将化解冲突,作为维系团队稳定和保持团队连续性的有效方法之一。毋庸置疑,传统的观点有合理的一面,但将分歧和冲突完全消灭,显然是一种不够全面的理解,也是一件不可能的事情。

正如通用汽车的史隆所言:“意见相左甚至冲突是必要的,也是非常受欢迎的事。如果没有意见纷争与冲突,组织就无法相互了解;没有了解,只会作出错误的决定。”因此,分歧或冲突其实是另一种沟通的有效方式,建设性处理冲突有时反而能实现共赢,成为团队高效的润滑剂。

分歧有两种不同的性质,凡能推动和改进工作或有利于团队成员进取的分歧,可称为建设性分歧;相反,凡阻碍工作进展、不利于团队内部团结的分歧,称为破坏性分歧。其中建设性分歧对团队建设和提高团队效率有积极的作用,它增加团队成员的才干和能力,并对组织的问题提供诊断资讯,而且通过化解矛盾,人们还可以学习和掌握有效解决和避免分歧的方法。所以分歧也是一种沟通方式。

一个团队如果分歧太少,则会使团队成员之间冷漠、互不关心,缺乏创意,从而使团队墨守成规,停滞不前,对革新没有反应,工作效率降低。如果团队有适量的分歧或冲突,则会提高团队成员的兴奋度,激发团队成员的工作热情,提高团队凝聚力和竞争力。

意见分歧是一种常见现象,由于人们看待事物时,所处的利益、经历、视角维度不同,难免会发生意见分歧或冲突。这种意见分歧,不仅发生在同事之间,还较多地发生在下属与上司之间。

工作中的分歧是不可避免的,在与上司发生意见分歧的时候,我们必须正确对待这个难题。如果问题处理不好,就非常容易导致摩擦、纠纷,甚至冲突,种种不良的恶果就会时常发生,这不仅困扰着下属,更会令上司感觉尴尬。相反,如果我们能够通过沟通有效的化解矛盾、解决分歧,则有利于上下级关系的融洽,激发自己的工作热情,提高团队的凝聚力。

跟上司有分歧的时候,我们要避免破坏性的态度,比如“这个人太难沟通了,我以后自己做好自己的事,我才懒得管他了”或者“他根本就是不肯承担责任,我分内的事情自己拍板,他不找我我也不找他了”,这样的态度,其后果通常是灾难性的。

如果你觉得他对你不够公正,首先要冷静几分钟,想一想“他为什么这样做?”如果你过于情绪化,或者一向对上司有成见,可能会和他大吵一架,而这样只会使情况更糟。要始终坚持“对事不对人”,了解他的真实想法,顺应他的思路,冷静、客观地提出要求。

作为一个对自己负责的人,我们要提醒自己保持建设性的态度,尽量想到:上司从来不是完人,他有他的理由,他有他的风格,他有他的压力和困扰,他的考虑并不是全部都能让我们知道的。上司也是普通人,他的任务更重,也要面对来自他的上司、其他部门等方方面面的压力。对绝大多数上司而言,他最大的愿望是更好更快地完成任务,而不是从一上任就想刁难谁。有个员工以前总认为他的老板很挑剔,两人合作不愉快。一次郊游,他无意中对老板说:“你最近做的一次策划挺棒的。”老板很吃惊,顿有知音之感,随即俩人谈起了更多工作计划,关系渐缓。有时候,老板也会常感孤独,也需要赞扬。

如果在一件事情上我们跟上司有严重的分歧,当我们陈述了自己的理由之后,上司仍然按照他的意见去做,聪明的办法就是把这当成正常现象来接受。等你某一日身居高位,你会明白,人和人之间的意见往往不可调和,沟通并不能保证意见一致,即使不同心,大家也必须同力,这是职业人士的基本职业操守。

2.通过有效沟通消除分歧

既然与领导的分歧是难免的,那么,我们应该如何来处理分歧,才能使分歧不转化为冲突或矛盾,而是朝着更加平和、正面的方向发展呢?首先,要有效处理冲突,必须做到主观态度上坦诚,客观依据上有理有据,掌握一定的谈话技巧,尽力说服领导。谈的时候,最重要的是自信!当然,这一点基于你提出的要求是合理的。

找好时机、找到适当的场合后,开头的话术也会影响着你这次表达沟通是否成功。先让领导知道你的出发点是好的,例如“我是为了公司营运着想”或“我非常尊敬你”之类的话,接着再以委婉的方式暗指上司的错误。

此外,“以退为进”也是个好策略。例如,很多下属最讨厌说一套、做一套的领导。如果你想要让上司知道他“说一套、做一套”的错误,你可以以隐喻的方式,例如“我的朋友在某家公司工作,总是抱怨他的老板说一套、做一套……”暗示上司他所犯的错。一般而言,聪明的领导听得懂暗示,并且会感谢你的诚恳与体谅。

毫无疑问,和上司据理力争需要勇气。如果你同时还不希望被解雇的话,就更需要智慧。

一位名叫琼斯的中层经理人,在一家很大的金融公司工作。有一天琼斯接到老板彼得起草的一份两页长的计划书。她认为这个计划很有可能增加成本,或者会引起客户和员工不满,总之不切实际,而且无法实施。当然,既然已经在公司内部“混”到中层,琼斯还是有一些职场经验的,她明白这是一份来自老板的计划书,因此她必须谨慎对待。

根据经验,琼斯意识到在和老板碰撞以前需要进行“冷处理”。她过了一天之后才采取行动(但实际上她已经选择了错误之路)。第二天早上,琼斯来到老板的办公室,告诉他这个计划书不切实际,无法执行。“不可能,你尽管按此去做吧。”老板回答道。“我认为应该重新考虑。”琼斯坚持自己的意见。而老板的回答是“不行”,没有任何商量余地。琼斯事后反省自己,她的举动在一开始就让老板有了防备之心。实际上,她让老板感觉到自己似乎不够资格管理这一切。她明白自己应该选择另外一种方式。

这次,她在仔细看完报告之后,立刻就走进老板办公室,询问老板能否为此项计划书召开一次会议,以便让她自己和同事都能更好地理解这个计划的目的并执行。老板很乐意,马上确定开会时间。琼斯带着笔记本来到会议室,她首先请老板讲述公司需要达到的目标,然后在现场提出了很多问题,请老板帮助自己澄清对此计划的理解;在确信自己完全理解老板的意图之后,琼斯在会上用自己的话重新概括了公司所要实现的目标(这样有助于让老板理解琼斯已经完全理解自己的目标)。

然后琼斯提出希望补充一些新建议,并愿意加班制订另一个计划书,在规定时间内交给大家讨论。老板同意了。故事的结尾是,老板最后采用了琼斯的计划书,并让公司贯彻实施。

以下一些建议就是我们从琼斯的故事中总结出来的,如果我们能够从中吸取经验,就会帮助自己解决与领导之间的分歧,最后赢得胜利。

(1)不要直接说出你不同意老板的意见,包括不要使用“但是”一词(很多人以为这个词会比较婉转表达自己的不同意见),因为这个词带来的否定意思已经众所周知。你可以使用“我建议”这个词来代替,在此类交谈中,这是一个很有魔力的词。

不要让你的判断锋芒毕露,不要立刻就递上一份新的建议书。最好的方法是要求开一个短小的会议讨论老板的目标。

(2)如果你要提出一个方案,事先要认真准备你的论据和理由,尽可能让它的优势显现出来,使上司容易接受。如果你能同时提出几个方案供他选择,最好是举出各种方案的有利因素和不利因素,供其参考并做出决定。注意不要直接反驳、否定上司的意见,尽管你有把握自己是对的。当你认为上司确有考虑不周时,可用提问的方式来表示你的异议。

(3)要在会议上请老板阐述目标,并确信自己完全理解。然后提出一系列更深刻的问题,并告诉老板自己愿意就此进行思考,愿意在规定时间内完成一些补充。

(4)要将自己的建议和老板最关心的目标紧密结合。在新的建议书中,可以沿着老板某些脚印和路线图前进和创新。记住,你的目的只是要提出自己的想法,并让它得以实施,而不是去证明老板是错误的。

(5)要等到老板请自己阐述新建议时才谦虚地开口说话。但是一旦轮到你上场,就要以积极、充满热情的态度进行阐述。演讲要从老板最关心的目标入手,而不是你如何补充了一些新东西。发言要短小精悍,老板们通常没有很多耐心和时间。

3.分歧无法调和时,必须服从

工作中存在分歧,某些时候的确是难以避免的。但是,如果下属因为不接受、不认可领导的决定,而采用各种方法如推托、迟缓、疑问等予以抵制、对抗,导致执行无法获得预期效果,那也将是非常严重的事件。即便是存在分歧,确定下来的决定或任务仍然要严格执行。当然,首先要尝试采用沟通的方式达成共识,消除分歧;但是假如遇到涉及个人或部门利益冲突的状况,沟通就很难达到真正的共识,意见和观点也难以统一。那么,遇到这种问题,该如何正确处理呢?

没有哪两块手表的时间,是完全一样的。战争题材的电影里,我们经常能看到这样的镜头,战略进攻之前,各个军种的军官便开始对表,当场的最高长官会宣布:“现在是早晨9点15分30秒,请大家对一下自己的时间!”这个时候,所有的军官都会立即调整自己的手表时间,保证跟最高长官的时间完全一致。

没有服从就没有执行力,在遇到意见分歧的时候,下属要首先服从领导的命令。领导的职责是带领所属的部门完成工作任务达成绩效,这是作为领导的存在价值;也就是说,领导的存在是为了追求绩效达成,而不是为了所谓的公平、民主或平等。

与此同时,作为下属,接受公司的任命并承担责任,要非常明确自己的价值是协助领导达成其承担的绩效。其实,只要稍加观察和分析,就会发现多数的分歧或冲突,主要是因为下属总是站在自己的角度和立场;而领导,多数则是站在部门的角度和利益上。由此,分歧的解决也就必将是以个体利益服从团队利益为方向。

诚然,下属有畅谈自己的想法、表明立场、贡献脑力和智慧的权利,但是这种权利仅限于决策过程当中,而绝对不是决策完成之后。即便是,决策过程中发生分歧或冲突,作为下属的第一反应也应该是服从是第一位的要求。一旦决策确定下来,作为下属,就必须放弃或保留自己的想法,而运用自己的脑力和智慧,调动资源坚决贯彻和执行领导确定下来的方案。

孟超是某民营制药公司的高级技术专家,在该行业已经工作了八年,拥有丰富的工作经验,目前负责公司药品的技术鉴定和新产品的开发。最近他们公司计划投入一笔巨资,用于开发一种新型的药品,但他根据自己以往对市场的了解和现在药品市场的情况认为,目前市场上同类的药品有200种之多,已经处于饱和的状态,如果这时买地建房,扩充设备,再开发这类的药品无疑属于盲目投资。

作为新产品的技术专家,他及时地向老板讲明了自己的意见,但老板却不认同他的观点,并坚持认为这个项目还有利可图。孟超看到公司里为这个新项目的开展忙个不停,而企业却还处在亏损的状态,心里非常着急。他这时面临着一个两难的境地:老板决定着自己的工作职位和收入高低,而生意的成功与否与他的利益也息息相关。如果他的意见得到老板的认同,处理得好,避免了公司的损失,就会受到老板的赏识;如果继续没日没夜地就这件事跟老板争论,得罪了老板,处理不好,可能就会丢掉许多利益,甚至既有的饭碗。

为了一项业务的决策,你与上司发生分歧,上司以一贯的经验坚持己见,你还能坚持自己的业务决策吗?

古语有云“在其位谋其政”,那么,不在其位自然也就不一定要“谋其政”了。决策者既然不是你,你就应该尊重别人的决策。推销自己有个过程,老板为什么不接受我们的意见,可能是我们自己之前的一些做法没能取得他的信任。何况,你自己不在其位,有一些信息未必是你看得到的。我们不能太自以为是,而是要承认老板的智慧。

再从现实的角度来谈,你的饭碗都在老板的手里,公司的股份有你多少呢?成败胜负,做老板的自有担当,在老板听不进去的时候,你大可以进退两便,而不必杞人忧天。一个企业有机会走向成功,也有机会走向失败的,或许有的时候,真的就是让你“无力回天”。老板的人格境界决定了企业发展的大小和极限,除非你能推销自己让他接受你的建议。

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