交谈时应当意识到，说和听是相互的、平等的，双方发言时都要掌握各自所占用的时间，不能出现一方独霸的局面。特别是当对方发言时，一定要注意洗耳恭听，并适当跟讲话者交流目光，或用点头、微笑、手势等方式鼓励对方继续讲下去。如果对方是位健谈者，不管对方的话是否逆耳，也不要轻易打断对方的讲话，要让对方尽兴。即使对方的讲话已离题万里，但仍在滔滔不绝，也不要心不在焉，或做其他的事，或以同其他的人交谈等方式表示不耐烦甚至厌恶。否则，对方可能会见怪于你缺乏对他本身必要的尊重，你将因小不忍而失掉全局。每当遇到这种情况，谈判者应坚信，交谈的目的，并不是为了帮助对方改变平素存在的各种缺点，也不是为了帮助对方学会交谈，而是为了使对方最终按我方意向达成协议。
交谈时还应当注意，一旦自己出现失言或失态时，应当立即向对方道歉，说声“请原谅”、“对不起”，一定不要自我辩解。失言或失态者在仅为自我觉察，对方尚未完全察觉或尚未作出反应时，应镇定自若，运用随机应变之术机警地将话题叉开，或用补充说明作掩护，避免对方产生不满和反感。
赞同、肯定对方
在谈判过程中，当双方的观点出现类似或基本一致的情况时，谈判者应当迅速抓住时机，用溢美的言辞，中肯地肯定这些共同点。如有可能，还要想办法及时补充、发展双方一致的论点，引导、鼓励对方畅所欲言，将交谈推向高潮。
赞同、肯定的语言在交谈中常常会产生异乎寻常的或积极或消极的作用。从积极作用方面看，当交谈一方适时中肯地确认了另一方的观点之后，使整个交谈气氛变得活跃、和谐起来，陌生的双方从众多差异中开始产生了一致感，进而十分微妙地将心理距离拉近。在此基础上，本着求大同存小异、互谅互让、互惠互利的原则达成协议就成为比较容易的事情。从消极作用方面看，有时交谈一方虽然注意了对对方观点的赞同和肯定，但由于态度虚伪，多用讨好言词讨好对方，甚至是极近阿谀奉承之能事，就可能引起对方怀疑和警惕，也可能招致对方的鄙夷，从而使自己失去了与对方对话的平等地位。因此，赞同要态度诚恳，肯定要恰如其分，既不可言过其实，又不可言未达义。
当对方赞同或肯定我方的意见和观点时，我方应以动作语言，如点头、微笑等进行反馈交流。这种有来有往的双向交流，易于使双方谈判人员感情融通，从而为达成一致协议奠定良好基础。
态度和气，言语得体
交谈时要自然，要充满自信，态度要和气，语言表达要得体，说话手势不要过多，不要用手指指别人，不要唾沫四溅，谈话距离要适当。
交谈内容一般不要涉及病、亡等不愉快的事情，不要径直询问对方履历、工资收入、家庭财产、衣饰价格等个人生活问题；不要询问女士年龄、婚姻、体态等；对方不愿回答的问题不要追问；问到涉及对方反感的问题时要表示歉意；不要批评长者、身分高的人；不要讥讽别人，不要随便议论宗教，不要议论他国内政。争论问题要有节有制，不可进行人身攻击。如果谈判陷入僵局时，应保持耐心、冷静，一定注意就事论事，不可因发生矛盾就怒气冲冲甚至进行人身攻击或侮辱对方，这会导致谈判彻底失败，于对方于自己都没有好处。有诚意才有解决矛盾的可能，故而应当平静地讲明前因后果，据理力争的同时考虑双方互谅互让的余地，不纠缠于细枝末节，双方各让一步，尽可能达成满意的结果。
签约礼仪
经过一系列的磋商之后，双方达成了某些协议，这时要经过签约仪式使之形成文字，成为具有法律效力的文件。
谈判后，双方协商的合同条约等要最后定稿，一式两份。
签约仪式一般选在宽敞的会议室进行，设一张长桌，盖深色台布，桌后并排放两张椅子。面对门主方在左，客方在右，将事先打印好的文本摆放桌上，分别放好签字用具，正中放一束鲜花。签字桌后墙上可贴上会标，写明“XX合同签约仪式，X年X月X日”之类的标题。
签约时，双方参加谈判的全体人员都要出席，共同进入会场，相互致意握手，一起入座。双方都应设有助签人员，分立在各自一方代表签约人外侧，其余人排列站立在各自一方代表身后。
助签人员要协助签字人员打开文本，用手指明签字位置。双方代表各在己方的文本上签字，然后由助签人员互相交换，代表再在对方文本上签字。
签字完毕后，文本即已生效，双方应同时起立，交换文本，并相互握手，祝贺合作成功。其他随行人员则应该以热烈的掌声表示喜悦和祝贺。
有时，签约后还可安排礼节性的干杯礼仪，或者合影留念，以示长期合作的愿望。
邀约礼仪
在商务交往中，因为各种各样的实际需要，商务人员必须对一定的交往对象发出约请，邀请对方出席某项活动，或是前来我方作客。这类性质的活动，商务礼仪术语称之为邀约。
当一方邀请另一方或多方人士，前来自己的所在地或者其他某处地方约会，以及出席某些活动时，他不能单凭主观意愿出发，而是必须取得被邀请方的同意与合作。作为邀请者，不能不自量力，无事生非，自寻烦恼，既麻烦别人，又自讨没趣。作为被邀请者，则需要及早地作出合乎自身利益与意愿的反应。不论是邀请者，还是被邀请者，都必须把邀约当作一种正规的商务约会来看待，遵循一定的行为规范，也就是遵循邀约礼仪。
对邀请者而言，发出邀请，如同发出一种礼仪性很强的通知一样，不仅要力求合乎礼貌，取得被邀请者的良好回应，而且还必须使之符合双方各自的身分，以及双方之间关系的现状。
邀约有正式邀约和非正式邀约之分。正式的邀约，既讲究礼仪，又要设法使被邀请者备忘，故此它多采用书面的形式。非正式的邀约，通常是以口头形式来表现的，相对而言，它要显得随便一些。
正式的邀约，有请柬邀约、书信邀约、传真邀约、电报邀约、便条邀约等等具体形式，它适用于正式的商务交往。非正式的邀约，也有当面邀约、托人邀约以及打电话邀约等不同的形式。它多适用于商界人士非正式的接触之中。前者可统称为书面邀约，后者则可称为口头邀约。
根据商务礼仪的规定，在比较正规的商务往来之中，必须以正式的邀约作为邀约的主要形式。因此，必须了解、掌握正式邀约礼仪。
请柬邀约礼仪
在正式邀约的诸形式之中，档次最高，也最为商界人士所常用的当属请柬邀约。凡精心安排、精心组织的大型活动与仪式，如宴会、舞会、纪念会、庆祝会、发布会、单位的开业仪式等等，只有采用请柬邀请佳宾，才会被来宾视之为与其档次相称。
请柬又称请帖，它一般由正文与封套两部分组成。不管是上街购买印刷好的成品，还是自行制作的，在格式与行文上，都应当遵守成规。
（1）请柬正文的用纸，大都比较考究，它多用厚纸对折而成。以横式请柬为例，对折后的左面外侧多为封面，右面内侧则为正文的行文之处。封面通常讲究采用红色，并标有“请柬”二字。请柬内侧，可以同为红色，或采用其他颜色，但民间忌讳的黄色与黑色，通常不可采用。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，则不宜采用。
（2）目前，在商务交往中所采用的请柬，基本上都是横式请柬。它的行文，是自左而右，自上而下地横写的。除此之外，还有一种坚式请柬。它的行文，则是自上而下，自右而左地竖写的。这种竖式请柬多用于民间的传统性交际应酬。
（3）在请柬的行文中，通常必须包括活动形式、活动时间、活动地点、活动要求、联络方式以及邀请人等项内容。
（4）在请柬的左下方应注有“备忘”二字，意在提醒被邀请者届时毋忘。在国际上，这是一种习惯的做法。西方人在注明“备忘”时，通常使用都是同一个意思的法文缩写“P.M.”。
（5）一般情况下，被邀请者的名字写在封套上，而不在正文出现，但并不禁止在正文出现，另外在正文中，“请柬”二字可以有，也可以没有。
（6）在对外交往中使用的请柬，应采用英文书写。按习惯在行文中，全部字母均应大写，应不分段，不用标点符号，并采用第三人称。
（7）在请柬的封套上，被邀请者的姓名要写清楚，要写端正，这是为了向对方示敬，也是为了确保它被准时准确送达。
书信邀约礼仪
以书信为形式对他人发出的邀请，叫做书信邀约。比之于请柬邀约，书信邀约显得要随便一些，故此它多用于熟人之间。
（1）用来邀请他人的书信，内容自当以邀约为主，但其措辞不必过于拘束。它的基本要求是，言简意赅，既能说明问题，同时又不失友好之意。可能的话，它应当打印，并由邀请人亲笔签名。比较正规一些的邀请信，有时也叫邀请书或邀请函。
（2）在装帖与款式方面，邀请信均不必过于考究。其封套的写作，与书信基本上相同。
传真邀约礼仪
传真邀约，指的是利用传真机发出传真的形式，对被邀请者所进行的一种邀约。在具体格式、文字方面，其作法与书信邀约大同小异，但是由于它利用了现代化的通讯设备，因而传递更为迅速，并且不易丢失。此外，还有一种电子邮件邀约，其作法基本与传真相同。
电报邀约礼仪
电报邀约，即以拍发专电的形式，对被邀者所进行的邀约。
（1）电报邀约与书信邀约，在文字上都要求热情、友好、恳切、得体。除此之外，电报邀约在准确、精练方面要求得更高一些，这是由电报这一形式本身所决定的。
（2）电报邀约速度快，准确率高，因此多用于邀请异地的客人。在具体内容上，它与书信邀约大致相同。
便条邀约礼仪
在某些时候，商界人士在进行个人接触时，还会采用便条邀约。便条邀约，即将邀约写在便条纸上，然后留交或请人带交给被邀请者。在书面邀约诸形式之中，它显得最为随便，然而因其如此，反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。
（1）便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应以干净、整洁为好。
（2）依照常规，用以邀约他人的便条不管是留交还是带交对方，均应装入信封之中，一同送交。让邀请条“赤条条”地来来去去，则不甚妥当。
（3）在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。“临阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。
回复邀约礼仪
任何书面形式的邀约，都是在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才发出的，因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位、任何个人的书面邀约，都应该及时地、正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答：或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，都有可能自作自受，自找麻烦。
商界人士在接到以书面通知为形式的正式邀约后，必须认定：邀请者是真心实意地希望自己能够接受邀请的。对方所看重的，或许是我方单位的名气和地位，或许是邀请者本人的身分和影响，或许对方单位与我方单位，对方本人与邀请者本人的良好关系，或许是希望能够借此机会增进、发展双方单位或个人之间的关系……不管怎么说，对方邀请我方，尤其是以书面形式正式地邀约我方，基本上都是对我方尊重与友好的一种表示。“来而不往非礼也”，所以在接到邀约后，应当作出积极的反应。
积极反应的第一步，就是要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。
考虑到同时受到邀请的往往不止于一方，为了使邀请者做到对他所发起的有关约会胸有成竹、避免失败，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。
事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方对能否到场必须作出答复。
通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”或“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。
有时，为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，依照惯例要将与邀请者联络的具体方式，详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码（网址、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等等），以上这些内容不必一一全部列出，可以根据具体情况从中选择。不过联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。
某些商务往来中所使用的正式邀约，尤其是请柬邀约，依照国际惯例，在正文之中行文时，对被邀请者所作的要求答复的请求，通常都采用英文或法文的专用词组和缩写来表示。
例如：“Toremind”意即“备忘”，用在书面邀约中，带有提醒被邀请者务必注意勿忘之意。
“R.S.V.P.”意即“不论出席与否，均望答复”。
这些外文词组与缩写在行文时，一般应当书写在正文的左下方。
