信函也就是平时所说的公函，是为开展各项商务活动而用的，因此又称之为商务信函。它在现代社会的运用极为广泛。
商务信函的基本礼仪
1.信封的使用礼仪
应根据我国标准信封的具体规定，并结合单位自身的形象特征设计和制作带有单位标志的信封。信封不要用订书机加封，宜用胶水封口，邮票贴在右角，若需多枚邮票，可贴在信封背面。航空标签应贴在信封正面右下角。还须注意的是，印刷了单位名称的信封，不能用来寄递国际及港澳台邮件。
2.信笺的选择
在颜色方面，可以是白色、乳色、蓝色等，彩色镶边的信笺也日益流行起来。商务活动中的信函最好不用带有彩饰的信笺。如果是写文言信，那么最好用竖行信笺。不要使用有折痕污迹的信纸。写英文信，应使用信纸质地较好的，如用打字机，字迹一定要清楚。
3.书写的礼仪
书信字迹要规范，最好用楷体字或行书。可用蓝色、黑色钢笔书写，用圆珠笔或毛笔书写也可，不宜用铅笔书写，忌用红色书写。书写时要确认收信人、邮政编码、地址、姓名准确，称呼恰当。信封收信人的称谓后一般有“启”，也可用“亲启”。若寄给旅居某地或旅馆的人，要写上“请留交”；当需转交时可写“烦交”或“转交”
某人。发信人地址也要写清楚，一旦信交不到收信人，可便由邮局将信退回。海外信函的信封正面，收信人姓名、地址居中书写，第一行写收信人的姓名，姓名前就加上称呼，第二行写门牌和路名，第三行写城市名和邮政编码，最后一行写国名。可以各行开头对齐，也可以每行往右后缩五个字母。应用寄达国通晓的文字书写，寄达国国名应用大写字母。寄件人姓名、地址写在信封正面左上角或信封背面上半部，顺序同收件人姓名、地址一样。
4.信纸的折叠
信纸的一般折叠法是文字向外，先直后横，或先横后直。文字面内的折法，一般是丧家凶信折法。信笺顺折向上最为适合，因为收信人拆信后，抽出信笺便看见自己的名字。写文言书信时，最好注意这一点。寄往欧美国家的信函，信纸折叠方式为横折。先折信纸的下端，后折信纸的上端，以便收信人拆信后，打开信纸便可看到自己的名字。
几种常用商务信函的礼仪
（1）邀请信礼仪。这是用于邀约的一种社交信函。
邀请信一般内容比较简单，但措辞要诚恳，受到邀请的人无论应邀与否，都要及时回复。
（2）聘任信礼仪。在一般情况下请柬和聘书可代替聘任信，不过，对于单一的或特殊的对象来说，信函的样式显得更为郑重。为了表示对受聘者的器重和敬仰，则可由单位的负责人发聘任信。当今的外企、合资企业用聘任信较多，其他机构使用不多，但随着我国尊重人才风气的兴起和行政首长负责制的形成，聘任信会逐步普遍起来。
（3）推荐信礼仪。这是单位或个人介绍某人担任某项职务或负责某项工作的信函。推荐信的发出者可以是和被举荐人有交情或业务关系的人，也可以是有某种关系的组织单位。推荐信要尽可能介绍被推荐人的详细情况，需实事求是，态度也要适当，不可强人所难。
（4）商洽信礼仪。这是单位或个人因业务关系而用的一种信函。这种信函旨在就某一问题进行书面商讨。
无论是个人还是组织，第一次就问题商洽，要就这一事项的缘起、目的等阐明，提出具体的意见和建议，乃至具体计划。如果是商业方面的商洽函，有关数据、指标等都要明确无误。
专家支招
依据我国文字书写的形式。题词可以分为横竖两种格式。竖式的一般从右向左写，横式自左向右写。题词一般都有三部分内容：一是题词正文；二是题词的对象，即给谁题写的；三是落款。常见的情形是题词居中，对象在右或在上，落款在左或在下，落款除题词者的姓名外，还应有题词的时间。有的也把题目的对象放在正文之后。有一些带有号召性的、对象不确指的题词，大多省略题写对象。一些题写于山水实物上的题词，则多是上不写题词对象，下不写落款。
