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第12章 转变思维,高效执行(2)

有一天,他趁着无事可做,悄悄地来到顶楼,并轻轻地敲门,但敲了许久,里面都没有反应。于是他轻轻把门推开了,可是里面只有一张写字台,他更加疑惑了。这时,他忽然发现写字台上放着一张纸牌,上面写着:请把这张纸牌送给总经理。所谓世上没有不透风的墙,此时,许多员工都知道了他的这一举动,并纷纷劝他不要去,还是把纸牌放回原处为好。但他没有理睬他们,拿着纸牌径直走向了总经理的办公室。

当他将这张纸牌交给总经理后,总经理面带微笑地向他宣布了一项出人意料的决定:“从今天起,你就是本公司的销售部经理。”

这个决定令他振奋,同时他也感到疑惑:“就因为我把纸牌拿来了吗?”

“不错,你知道吗?我一直在等待给我送纸牌的人,没想到等了这么长的时间终于等来了。我相信你能胜任这份工作,因为你是第一个吃螃蟹的人。”总经理充满信心地说道。

所以说,有时候敢走入禁区,你将会有意外的收获,可以说,这位新员工做了“第一个吃螃蟹的人”,他抓住了这次机会,因此,成功只属于他自己。要想在成功的道路上有所斩获,就一定要有迎着风险而上的勇气,大胆尝试,勇于思考并打破常规,敢于冒险,积极寻求突破,只要你拥有了这样的习惯,相信总有一天,世界也会在你面前低头。

除此之外,决心决定一切。无论你想完成什么样的任务或工作,都必须要将坚持不懈的毅力和决心注入自己的思维中,因为这决定了一个人是否能够为自己的目标而顽强地坚持下去。有这样一个故事:

一个叫罗伯特的美国人,想用80美元来周游世界,他人都认为他是在痴心妄想。

罗伯特没有理会那些冷嘲热讽,他找出一张纸,写下为旅行所做的准备:

(1)设法领取到一份可以上船当海员的文件;

(2)去警察局申领无犯罪证明;

(3)考取一个国际驾驶执照,找来一套地图;

(4)与一家大公司签订合同,为其提供所经国家的土壤样品;

(5)同一家胶卷公司签订协议,可以在这家公司的任何一个分公司免费领取胶卷,但要拍摄照片为公司作宣传;

……

当罗伯特完成上述的准备之后,他就在口袋里装好80美元,兴致勃勃地开始了自己的旅行。结果,他完全实现了自己的梦想。

以下是他一些旅行经历的片断:

(1)在加拿大巴芬岛的一个小镇用早餐,他不付分文,条件是为这家餐馆拍照并承诺在旅行中宣传;

(2)在爱尔兰,花5美元买了4箱香烟,从巴黎到维也纳,费用是送司机一箱香烟;

(3)从维也纳到瑞士,由于他搭乘货车的司机在半途得了急病,已经拥有国际驾驶执照的他将司机送到了医院,并将货物安全送到了目的地。货运公司非常感激他,专门派车将他送到了瑞士,当然是免费的;

(4)在西班牙一家新开张的公司门口,由于他们用来拍摄开张庆祝画面的照相机出了故障,罗伯特免费为他们拍摄了照片,他们送给罗伯特一张到达意大利的飞机票;

(5)在泰国,由于提供了一份美国人最近旅游计划的资料,他在一家高档的宾馆享受了一顿丰盛的晚餐;

……

这位美国人,就是将强大的决心注入到思维意识之中,以此推动自己进行周密的环球旅行规划,并且实现了自己的梦想。这就是思维在起作用,决心在起作用,没有决心丧失一切。

总而言之,只有执行力的基石得以稳固,执行才会变得顺畅、有力。

形象思维:具体化的执行最高效

形象思维指的是在思考问题或构思某事时,在想象力的辅助下将抽象复杂的事物,通过简单易懂的图形、构架等表示出来,这样能够使问题变得具体生动,更便于快速地解决问题。鱼骨图便是形象思维运用的一个很好的例子。

鱼骨图,是由日本管理大师石川馨提出的,是一种探索问题“根本原因”的方法,它也可以称之为“因果图”。目的在于理清问题的成因,同时将决策过程可视化。使用这项工具时,先决条件是简洁叙述问题(原因造成的结果),之后再找出问题产生的相关原因。在勾勒鱼骨图时,鱼头表示结果(由诸多原因造成的结果),鱼骨是造成结果的原因。鱼骨图能够逐次探究问题的主要原因、次要原因及其再次要原因,从而寻得解决之策。由此可知,鱼骨图是能够快速分析问题、解决问题,能够迅速提升执行力的良方。

制作鱼骨图前要先分析问题原因及其结构,具体方法如下:针对问题,尽可能找出所有相关原因,并将所有原因进行分类整理,明确它们之间的层次和从属关系;然后分析遴选出重要原因;另外在描述原因时用语要简洁明确。

鱼骨图绘制的过程是这样的:先画出鱼头和主骨,再画出大骨、中骨、小骨;(数量可视原因多少而定)将问题标注在鱼头上,再将大的原因写在大骨上,中小原因写在中小骨上,然后用特殊符号标识出重要的原因。值得注意的是,梳理原因时,要分清层次,分清重点。

鱼骨图在使用过程中可参考以下几点:

(1)查找想解决的问题。

(2)把问题清楚地写在鱼头上。

(3)在自己难以找出原因时,可召集同事共同讨论。以便更多地找出问题产生的原因。

(4)在鱼骨上标出产生问题的原因。

(5)拿出任何一个原因,深入研究它为什么会产生这样的结果?

(6)针对原因追问为什么时,争取深入五个层次(连续问五个问题)。

(7)深入到一定地步后,认为难以继续进行时,尽可能完全地列出这些问题的原因,然后至少列出20个解决之策。

例如,某公司近期内发展缓慢,因此公司决策者为了提高公司绩效,针对人员、管理、设备、材料、环境、流程等几个方面,寻找导致绩效低下的原因。这时就完全可以运用鱼骨图法,列出问题和原因,然后发散思维理清原因与问题之间的关系。把问题写在鱼头位置上,再把这六个方面写于鱼骨上,接下来就是审慎地分析。

(1)人员:问题由个人因素引起,如员工缺乏经验、员工没有上进心等。

(2)管理:问题由管理因素造成,如企业策略、工作方案等。

(3)设备:问题由设备因素引发,如设备陈旧、机器操作方式有误等。

(4)材料:问题由材料因素导致,如材料质量有问题、材料供应商出问题等。

(5)环境:问题由外在因素引起,如行业状况、政府法规等。

(6)流程:问题由流程因素引发,如工作程序不当、物流速度欠提高等。

经过这样的层层分析之后,所有的原因逐渐被理清,关键的原因逐渐凸显,这样就能够有的放矢地解决遇到的问题。

超前思维:工作预测力让你敢为天下先

你有过这样的工作经验吗?工作一大堆却不知从何处下手,或是原以为事情会顺利开展却突然陷入无法解决的麻烦之中……上述困扰全是因为缺少超前思维导致的。

超前思维指的是未雨绸缪,以长远的眼光对未来作出谋划。在工作中可称之为“工作预测力”。预测力,具体指的是在进行任何一项工作之前,预先思考过所有可能会影响成败的问题或困难,并提出解决办法,假如事前未进行预测推演,最后极有可能会以一连串的失败收场。

日本索尼公司的创始人盛田昭夫就具有非凡的超前思维。美国贝尔实验室的研究人员在1947年就成功地研制出世界上第一个晶体管放大装置,可将音频信号放大上百倍。科学家肖克里在对晶体管进行研究的基础上,推出了PN结型晶体管,西方电器公司将其用于制作助听器,仅此而已。具有远见卓识的盛田昭夫,以未来的眼光敏锐地预测到晶体管的重大意义,并宣称晶体管将会为世界微电子工业领域带来一场惊人的革命。于是他力排众议,在1953年以2.5万美元买下了晶体管的专利。经过大量研究之后,索尼公司于1957年成功研制出世界上第一台可装在衣兜里的袖珍晶体管收音机,首批生产的200万台收音机,一投放市场就销售一空。索尼公司由此一鸣惊人,名扬全球,甚至带领着日本的微电子工业在世界上风光了数十年。

盛田昭夫运用的就是超前思维,从而将晶体管的发明运用到袖珍收音机中,敢为天下先,并因此获得了成功。

但预测力在运用过程中,有时往往失之草率、盲目,为任务的执行和完成增加不确定性,并增加自身的压力。在运用过程中,可遵循以下三个原则,以有效降低不确定性,更准确地预测即将面对的问题。

(1)不依赖才能。很多人会觉得制定标准很麻烦,依照临场状况来调整会更方便,这就是“依靠个人才能来做事”。然而当一件事缺乏标准做法,依赖于临时变通,在执行的过程中必定会产生无效率之处,不但会造成时间与精力的浪费,还会耗损持续做一件事的动力。因此在工作中务必及时详细地记录每一个步骤,尽量减少“临时决定”的模糊地带。

(2)不仰赖意志力。无可避免地,人的意志力很容易受到身心状态的影响,有时能完全克制自己的欲望,有时则较为随性。因此在制定工作方法时,应该是“靠工作架构来推动自己,而非借助于坚强的意志力”,有了架构只要照着做就可以了,无需在每次工作时勉强挤出意志力来,这样执行的压力便会大减,执行过程也就会变得愉快轻松。

(3)不依靠记忆力。人一天中说过的话,隔天有九成都会忘记,因此架构工作术的观念之一就是不依赖记忆力。把要进行的行动步骤用笔记和电脑记录下来,化成可依循的行动准则。否则每次执行相同作业时还得花时间回顾之前的做法、拼凑模糊的记忆,很容易感到疲惫,行动也就难以为继。在行动之前,不妨先列一张清单,将以下几项内容全部列上:为最坏的情况作打算,把全部与履行承诺及义务相关的未解决的事情做一个总结。预想最好的情况,专心想象一下最好的结局应是什么。选择中庸之道,写下应多行动,少分析的事情。

那么如何提升工作预测力,可从以下几个方面进行努力。

(1)锻炼风险管理力随机应变。经常将自己所能想到在工作中可能会出现的意外情况(无论发生概率多么微小)全部都记在纸上。接下来针对列出的每一个可能发生的突发事项,思考如何避免意外发生,若意外真的发生该如何解决的应变之法。最后则是确认开始行动的时间点,也就是执行方案的引爆点。设定引爆点的好处在于能够清楚地让每个人知道什么时候应该静观其变,什么时候又该采取行动以免真碰到问题时却无法控制局面。

(2)锻炼想象力,创造更多选项。着手开始做事之前,应先针对工作内容扩大想象的范围,想象该项工作是由哪些细节组合而成的,或是设想好可以利用哪些方式完成工作。其次将自己接下来的行动影像化,借由具体画面慢慢理清脑中模糊不清的想法,有助于以后的实际行动更为简洁顺畅。进行想象时首先应重视“量”,任凭想象力不断奔驰,不需要限定品质与方向。

(3)锻炼觉察力,发觉改变契机。要学会预测必须先对周遭发生的事情有所感觉,觉察模式分为两类:被动式的觉察和主动式的觉察。被动式的觉察表示的是:因为受到外在人、事、物的刺激而学习到新知;或是认识到自己的不足进而采取相关行为,比如说听了一场好的演讲而获得心灵上的成长。主动式觉察则代表自己主动观察周遭的变化。例如发现自己每次都是将工作拖延到最后期限之前,才手忙脚乱地完成。所以觉察到之后一旦被分配到新工作,就要将它切分为数个小阶段,每天逐步推进计划。

(4)锻炼持续力让习惯成自然。经常听到有人说,我每天要运动三十分钟之类的自我约定,不过通常情况下只是三分钟热度。对于自我约定务必立下严格的规范,提前预定好一天当中的某个时间做某件事情,如此才能慢慢地养成习惯。然而养成任何习惯的过程都会碰到困难和挫折,总会让人怀疑自己能否办到。这时,在找理由放弃之前,想办法摧毁不能持续的理由,同时努力寻找坚持的方法,双管齐下才不会下错决定,才不会让自己后悔。

日本乐天市场社长三木谷浩史有一句名言:“1.01的365次方等于多少?”。他以每天改善1%的公式计算一年可以达到的成果后获得答案“37”,意指若每天能进步1%,一年后的自己将比现在强大37倍。凭借着这股不停改善的执念,三木谷浩史从创业初期起,便时时提醒自己能否把工作做得更好,因此三木谷浩史亲自到日本全国各县市,挨家挨户拜访商铺,带领乐天从顾客只有30人、月营业额不到15万日元、全公司只有六个职员的小型网络公司,在十四年内快速成长为日本第一大网络公司,全球第六大网络公司。在全日本拥有超过6600万名会员。

“改善”是让平凡人变成天才的方法,这是三木谷浩史的信念,而蕴含在“改善”之中的则是坚定的持续力。

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