1.与下属说话的艺术与分寸
能否把握与下属说话的分寸，对上司塑造自己的威信是至关重要的。因为上司与下属之间的沟通基本上都是建立在口头上的。要想把每一条命令或建议都写下来是不切实际的，也是不可能的。要想让下属真正地领会、欣然地接受、切实地执行自己的命令或建议，上司必须得把握好说话的分寸。
具体做法是：
（1）仔细考虑说话内容
上司必须认识到，他们所说的每一件事对基层员工来说，都代表着权威。管理层级或职衔越高，所说的话就越重要。任何大公司的总裁都不会轻易发表评论。
上司不仅要思考自己打算说什么，还要考虑下属会如何获得和理解信息。甚至还要想到接受者可能做出的反应。
（2）注意说话方式和态度
说话的方式与内容同等重要。用粗声粗气或不愉快的语气传递信息时，听者所接收到的反应几乎总是情绪性的或是对立性的。由此上司可以预料到听者也会以同样的方式做出反应。
因此在发出指令时，下属应该得到一个全面的解释，要坦率，要允许提问，要聆听不同意见，不要以自己的资格而自以为是。认真思考来自下属那里的任何有意义的修改意见，以获得更理想的结果。
在下达口头指示时，上司还必须事先预料到下属可能做出的反应。他们会提出什么反对意见？如何回答这些反对意见？如何把无聊的抱怨与合理的关心区分开来？是否某个人比别人的抱怨更多？如何让这个人在会议中处于“中立状态”？
（3）选择好谈话地点
在传递口头信息时应该考虑的一项重要因素是，到底应该在什么地方传递信息？上司办公室是传递信息的最安全场所。这里是上司权威的最强象征。对于下面这些信息来说，上司选择办公室作为交谈地点是十分恰当的：新的指示、程序的变化、需要解决的问题以及对下属进行的批评。
还有很多情况下，上司到下属的办公桌前或办公室里交谈更为恰当。比如，下属可能拥有进行讨论的数据和资料，上司不希望打断下属的工作。如果你希望表扬下属或对他表现出特殊的认可，到下属的办公室或办公桌前驻足交谈也是一个好办法。
上司可能希望相互之间交流显得更随意。在大厅或饭厅里碰到下属，向他发出你的信息或指令，就好像一切均在不经意的时候发生的。
当需要向很多下属传达指示或指令时，就需要使用会议室了。
（4）灵活运用说话技巧
美国第四十任总统里根，是一个很会把握说话分寸和善于运用说话技巧的人。
里根在到达俄勒冈州波特兰时说：“我的几位辛勤工作的助手们劝我不要离开国会而风尘仆仆地到这里来。为了让他们高兴，我说：好吧！让我们来掷硬币，决定是去访问你们美丽的俄勒冈州，还是留在华盛顿。’你们知道吗？我不得不连续掷14次才得到使我满意的结果。”
里根迎合少数民族的手法就像他迎合不同地区的人民那样变化多端，富有吸引力。在向一群意大利血统的美国人讲话时，他说：“每当我想到意大利人的家庭时，我总是想起温暖的厨房，以及更为温暖的爱。有这么一家人住在一套稍嫌狭小的公寓房间里，他们决定迁到乡下一座大房子里去。一位朋友问这家一个12岁的儿子托尼：‘喜欢你的新居吗？’孩子回答说：‘我们喜欢，我有了自己的房间。我的兄弟也有了他自己的房间。我的姐妹们都有了自己的房间。只是可怜的妈妈，她还是和爸爸住一个房间’。”
里根总统访问加拿大，在一座城市发表演说。在演说过程中，有一群举行反美示威的人不时打断他的演说，明显地显示出反美情绪。里根是作为客人到加拿大访问的。作为加拿大的总理，皮埃尔·特鲁多对这种无理的举动感到非常尴尬。面对这种困境，里根反而面带笑容地对他说：
“这种情况在美国是经常发生的。我想这些人一定是特意从美国来到贵国的，可能他们想使我有一种宾至如归的感觉。”
听到这话，尴尬的特鲁多禁不住笑了。中国有句谚语说：“到什么山唱什么歌，见什么人说什么话。”看来里根是深谙此道的，所以在政坛才能够左右逢源，大出风头。我们虽然不一定具备里根那么高的讲话技巧，但是，在适当的场合、对适当的人说适当的话的技巧还是应该有用的。
2.用幽默的语言激励下属员工
有一次，美国329家大公司的行政主管，参加一项幽默意见调查。由一家业务咨询公司的总裁霍奇先生主持此次调查，调查发现，67％的主管人员相信：幽默在商业界具有相当的价值。60％的人相信：幽默感能决定一个人事业成功的程度。
在《芝加哥论坛报》里工商专栏的作家那葛伯，访问了参与调查的几位主管人员，而后整理出几位高级经理人员的意见：
克雷夫特公司总裁毕尔斯认为，幽默感对于主管人员十分重要。“它是表示一个主管是否具有活泼、弹性的心态的重要指标。”毕尔斯说：“这样的人通常不会把自己看得太重，而且比较能做出好的决策。”还有一家公司的总裁，从创造和谐快乐的同事关系的观点来看幽默感。“这是一个基本原则，”他说，“就是你若能做些自己引以为乐的事情，那么你会是一个较好的老板和较好的属下。”
幽默口才被用为工商业的沟通有逐渐增长的趋势，还有另一个可靠的指标，此论断是来自幽默家欧尔本的资料。他创办幽默服务，发现近10年来光顾的客户有很大的转变。工商业者有愈来愈多的倾向，不再像从前以娱乐界、政治家、教育家等为主。
至于对一个受雇于人的职员，幽默口才对他潜能的发挥有什么实效呢？赫斯特先生在佛罗里达一家经营数家餐厅的大公司里，担任高级主管的工作。他将幽默口才列为职员必备的条件之一。他说，尤其是居于“最前线”接待客人的职员，更是特别重要。他建议在人事的甄选和面谈时，要“选那些能自我解嘲的人。”
此外，他还问每一位应征者这样一个问题：“你曾经发生过什么有趣的事？”如果应征者想不起什么有趣的事，他建议他们说个幽默的小故事，这对应征者才能的发挥也会有帮助。
以我多年来演讲的经验，发现愈来愈多高阶层的上司人，希望他们在同事和大家眼中的形象更人性化一些。这些上司人鼓励我和他们一同笑。因此，我可能会向一位名人开这样的玩笑：“哦！老天！你瞧你这副狼狈相！这次意外中还有什么人受伤吗？”
或者这样问：“乔家里那场火不是太可怕了吗？他整个图画室全被烧掉了。他仅有的两本书都被烧光，而其中一本他甚至还没翻过呢！”
和别人一同笑，会增加我笑自己的机会。如果我不抓住这些机会的话，我就失败了。一个演说家站在讲台上，如果只知道笑是一剂良方，但是自己却打不开瓶盖来服用，那就是个失败者了。
在你的工作中，幽默口才能形成一股力量去了解、影响并激励他人，同时也造成一股力量去了解并接受自己。要达到这个目标，你可以现在就开始看事情的光明一面——运用幽默口才。
“我喜欢你哪一点？嗯，我想，是你从未因盗用公款而被捕。”我们多半不会因此找寻一位同事的好特质。但是想想反面，常能产生正面的结果来。具有幽默口才的观点能使我们对同事的行为着眼在它的光明面上，而不是着眼在它的错误和缺点。我们去了解并接受人性的小错，增进更好的工作关系。有一个职员偷懒闲晃，把他的老板惹火了。
“我从来没有看过像你这么不中用的人。”老板震怒，“你一个月都做不到一个钟头的工作。你且说说看，公司雇用你会有什么好处？”
这位职员想了一想，回答说：“当我去度假时，不会有多出来的工作丢给别人做。”
还有一位建筑工人在工地里搬运东西，每次只搬一点。工头不得不开口说话。
工头以纠正的口吻对他说：“你想你是在做什么？你看看别人搬那样重的东西！”
“嗯哼，”工人说，“如果他们要懒到不像我搬这么多回，我也拿他们没办法。”当你发展幽默口才来了解他人的想法时，你就在你的工作中打开了良好的沟通之门。
当然，我知道你不会认同一个强盗的观点！但是和其他各行各业的人一同笑，能帮助你塑造良好的自我形象，而且设身处地为别人着想。然后，你就能适当表达自己的观点——并成功地赢得他人的赞同。
有的人在处理工作时，就好像房间里的蚊子——知道要做什么，却不知道从何开始。
如果我们以尖刻的批评去对待一位工作没有处理好的同事，就会造成失败的局面。那位同事会失去他的自信心，而我们会失去他的信任，得不到成功的合作。但是“以对方为中心”，了解他人，却能打开沟通的途径。
藉幽默口才来与他沟通！以建议的方式来代替批评，对工作上出现的问题，和你的同事一起轻松面对吧。那么你和你的同事就都会放松下来。更甚于此的，你的同事会因此觉得能自由自在地与你一同工作。
对棘手的工作保持轻松的态度，能帮助我们避免错误并防止失败。法律学教授席格尔在演讲法庭程序时，就这一点特意加以说明。
“当你在为一个判例辩论时，如果掌握对你有利的事实，就抓住这些事实去打击对方。”席格尔教授这样建议，“如果你握有对你有利的法律，那就抓住法律去打击。”
“如果你既没有事实，也没有法律对你有利呢？”有一个学生提出问题，“那么你该怎么办？”
“在那种情况下，你就打桌子吧！”
席教授向我们提出了很好的建议：当你本行的工作的确十分棘手时，就试着以趣味的思考来面对它吧！
3.上司怎样与下属交谈
上司与部下交谈是交往应酬中经常的事，也是上司必须掌握的一门技巧。
①要善于激发部下讲话的愿望。留给对方讲话机会，使谈话在感情交流的过程中完成信息交流的任务。
②要善于启发部下讲真情实话。上司一定要克服专横的作风，代之以坦率、诚恳、求实的态度，不要以自己的好恶显现出面部的高兴与不高兴的态度。并且尽可能让对方在谈话过程中了解到：自己所感兴趣的是真实情况，并不是奉承、文饰的话，消除对方顾虑或各种迎合心理。
③要善于抓住主要问题。谈话必须突出重点，扼要紧凑。要引导和阻止对方离题的言谈。
④要善于表达对谈话的兴趣和热情。充分利用一切手段——表情、姿态、插话和感叹词等——来表达自己对部下讲话内容的兴趣和对这些谈话的热情。在这种情况下，上司微微地一笑，赞同的一点头，充满热情的一个“好”字，都是对部下谈话的最有力的鼓励。
⑤要善于掌握评论的分寸。在听取部下讲述时，上司一般不宜发表评论性意见，以免对下属的讲述起引导作用。若要作评论，措词要有分寸。
⑥要善于克制自己，避免冲动。部下在反映情况时，常会忽然批评、抱怨起某些事情，而这在客观上又正是在指责上司。这时上司要头脑冷静、清醒。
⑦要善于利用谈话中的停顿。部下在讲述中常常出现停顿。这停顿有两种情况：一种是故意的。它是部下为检查一下上司对他谈话的反应、印象，引起上司作出评论而做的，这时，上司有必要给予一般性的插话，以鼓励部下进一步讲下去。第二种停顿是思维停顿引起的，这时上司应采取反问、提示等方法接通部下的思路。
要善于利用一切谈话机会。谈话分正式和非正式两种形式，前者多在工作时间进行，后者多在业余时间进行。作为上司，也不应放弃非正式谈话机会。在业余时间无主题的谈话，是在无戒备的心理状态下进行的，哪怕是片言只语，有时也会得到意外的信息。
4.指令下属办事时使用的任务语言
对下属使用什么样的语言，就会产生什么样的效果。例如，当把下属叫到办公室来对他说：“喂，你要听我做经理的命令。”这俨然是上司的态度。所谓“经理的命令”，就表示你把这个员工当成比你次一等的人看。这种“任务言语”，当然很容易遭致职工们的强烈反感。
如果能够委婉地运用这种“任务言语”，也许会使自己在公司内的人际关系变得非常顺畅。例如，经理在必须委任下属办事时，特意走到下属的桌子前对他说：“我有件事想拜托你！”原本可以命令下属的经理，却对下属说“拜托”。借着这种言语，使得整个地位（身份）倒转过来。这种倒转的字眼，会使下属充满干劲，而且会使工作进行得更顺畅。
成熟的人，越是处在高位越懂得“谦恭下士”的道理。李明在饭店任客房部经理。他说越是得人缘的人，对服务生的态度越客气，“辛苦你了”、“谢谢你”、“麻烦请帮我换张床单”，措辞客气有礼，服务生觉得受到大人物尊重，也会以其服务为乐。反之，如果常用命令的口吻：“喂，把这床单换了！”“给我取份报纸来！”服务生听了必定不高兴，心想：“有几个臭钱有什么了不起！”在实际行动上也不会尽力做好完善的服务了。同样一件事，关键在于一者用“请求”，另一者用“命令”，任何人都喜欢被他人看成是重要人物，用请求的语气说话，无形中抬高了对方的地位，反之，用命令的语气说话，等于把对方的身份贬低，甚至践踏在地。
“只有先把自己放在别人脚下的人，别人才会把你捧在头上”，睿智的人懂得这个道理，说话时会先替对方着想。愚昧的人为了炫耀自己比对方了不起，才会以在言语上贬损他人为乐。
当所处的地位比对方高时，要格外留意说话的口气，如果校长能亲切地向工友说：“老张，身体真健康啊！”经理能休恤员工说声“大家辛苦了”，客人能向服务生说声“麻烦你了”，岂不令听者心情为之振奋。对自己而言，一句客气话不需费吹灰之力，却能达到有百利无一害的结果，何乐而不为？即使对方为你服务是应尽的义务，然而一句客气话却能使他对你更为心悦诚服。
同样是来自上司的命令，以请求的字眼来使身份整个反转过来，就会消除下属的反抗心理，不觉得是在命令他。
