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第28章 你会管理时间吗——记得少年骑竹马,转身便是白头翁(1)

没有时间不是理由

对于有职业的社会人士而言,在工作之余想学习些什么的最大瓶颈,恐怕非时间的问题莫属。这也正是他们与正规学生不同之处。正规学生可以把所有时间用于攻读的科目上,社会人士则由于受到时间的限制,不能像在校学生那样自在地专注于学习。

但不论是多忙碌的人,也必定有些闲置的时间。若一味哀叹“忙死了”、“没有时间”而无所作为,那将永远也抽不出学习的时间。所以,若真的需要学习的时间,就应该在埋怨时间不足之前,多学习怎么节省时间、创造时间的功夫。“没有时间”根本不是不学习的理由,只不过是懒人的一个常用语罢了。

常常说“我不会”,你就永远“不会”了。

有些上班族常说:“想学这,也想学那,想学的东西很多。不过,实在太忙了,腾不出时间学。”上班族与客户、同事的应酬多得连周末与家人共进晚餐的时间都没有,想腾出时间学习些什么就愈发难了。如果你这么想,事情就到此为止了。

一位心理医生遇到这样一位咨询者:

有位访客是一家公司的普通职员,他每天都在想:这件事要做,那件事等着完成……直到快疯了,只好跑去找医生求助。

医生听完了访客的叙述,了解到解决之道必须先改变他的生活方式,因此向访客提供了两个意见:假日必须休息,工作之外也要有一样自己的嗜好。那人遵照医生的建议,就去参加很早就想学习的汽车驾训班。课程自下午七点开始。说也奇怪,本来每天都要做到下午八点才能做完的工作,那人竟都于下午六点就处理完毕了。后来那位职员告诉医生:“那时候我几乎认为整个世界变了,同时也对于过去无谓消耗掉的时间觉得很惋惜。取得了驾驶执照之后,我已经再建立了另一个新目标。现在我每周去学两次剑道。我要用功,直到取得初段资格为止。”

也许大家要笑话这个人,太死心眼,不懂变通。从学校毕业到社会,无论你做什么,都得与自己的工作相配合。你得考虑到与家人相处、工作上的应酬及家庭生计如何兼顾等问题。在这种复杂的环境里学习,最重要的就是如何争取时间。

而对于时间来说,最重要的一点,不外乎如何有效地使用它,也就是说,凭它内容的充实与否,决定它的价值。就算时间很充裕,如果使用不得当,就等于不曾有过那一段时间,因为它已成为无价值之物。反过来说,只要高明的使用,就算是短促的一点时间,也可以把它当成几倍效率活用之。

如今,我们正处于信息化的社会里,忙碌得不可开交。为了避免为信息的洪水所冲走,如何完善地处置汹涌而至的工作,甚至为了享受生活的情趣,非得体会时间的有效使用法不可。因为,不管是从事任何工作或学习任何事物,只要能够有效地使用时间,即可以把多余的时间挪用于别处,如此一来,不但可以完成较多的工作,也可以享受“从容不迫”的生活方式。

上班族要做时间的主人

一般的上班族都有着一份忙碌的工作,又有家庭需要照顾。如果自我要求又高,学习过程中,难免会沮丧、难过,时间感觉永远不够用。然而,老天对待每个人都是公平的,但智慧的累积却是无限的,就看你是否能够体现,知不知道掌握而已。

要想办法做时间的主人,而非时间的奴隶。

1.设定规律的读书时段。

根据个人情况,比如闲暇时间的安排和自己的学习类型,在学习开始时做一个整体规划,排定读书时间。

比如你在清晨5点到6点,最固定也最有效;其次是晚间8点至10点,就高效利用起这两个时间段。若是急需在学习领域出成果,还可以将晨间时段再向前拉,这样逐渐成为一种习惯,一天也就会平白比别人多出了好几个小时的读书时间。

2.设定实际的目标。

随着自己需求的明确,将学习的成果设定为实际的目标。需要注意的是,为这个目标的完成,要能够明确地估计实际能力所花费的时间,宁可高估一些,也不要每天追着进度跑,每当完成一项进度,就是一项成就,而这些成就就是促使你完成以后进度的动力。

3.使用固定的读书区域。

良好的采光、远离噪音与干扰,有助于注意力的集中;干净、整齐的读书环境,更有助于提升阅读效果。因此,读书环境与空间的摆设非常重要,有时候,也可以放一些轻音乐或老歌“助兴”,有效率地念书,总感觉时间过得特别快。

4.订出事情的优先级。

事有轻重缓急,随着每天的进度、情绪,甚至内容的困难度,做一些机动的调整。心情好、精神状况不错时,可以学习一些较难的东西,相对容易理解,也较易吸收;当精神状况稍差,注意力较不能集中时,就选择做一些不需太耗神的工作,两者相辅相成,相得益彰。

5.学会对干扰的事物说“不”。

清晨的时间,绝大多数人都在睡梦中,自然不会有人打扰;晚间时段,或许干扰较多。比如,有孩子的成人,要督促检查孩子的作业,亲子间的互动等,这个时候就不妨安排一些轻松的内容,或是不需花费大脑的事物,即使被打扰了,也无伤大雅,毕竟孩子的成长只有一次,而自身的学习是终身的,千万不要顾此失彼。至于工作上的应酬、朋友的聚会,则是能避则避,念书、进修是最好的借口。

6.自我酬劳学习的成功。

周末虽然是大段的可以安排学习的时间,但却不要忽略了家人。只有家庭生活和美,没有后顾之忧,成人才能从容地进行学习提高。所以,在周六、周日的下午、晚间都可以安排跟家人的娱乐时间,可以去逛街、下馆子、看电影等,在孩子寒暑假期间安排一些户外活动,算是对孩子与自己的犒赏。其实,对于成人学习者而言,学习带来的事业上的被肯定和生活质量的提高,或许才是学习动力的根源,也是自己努力代价的具体响应。

有人形容,工作、学业与家庭兼顾,有如蜡烛两头烧或三头烧;因此,家人的支持是相当重要的,若能够为你分担照顾子女的压力,那你就可以无后顾之忧、全力冲刺了;其次,在工作时间,还是要以工作岗位的工作为主,因为工作是一个家庭的主要经济来源,倘若生计有问题,怎么可能安心念书;最后,晚间的其他时间,原则上不要再加以规划,除了做做家事、照顾小孩外,让自己定期喘口气也是很重要的。

学习,在于毅力的考验,只要有心,没有冲不破的难关与障碍;学习永远不会嫌晚,只在于你是否下定决心。让我们来做时间的主人,而不是做时间的奴隶。

算算你的时间成本

“一寸光阴,一寸金。”自古以来便有这种说法。可见时间并不是免费的。若在生活过程中把时间无谓地消费掉,便形同无谓地浪费了许多金钱。反过来说,若把这些容易被浪费掉的时间有效地运用,就等于赚取了许多金钱。

活跃于日本企业界的顶尖人物黑川康正先生就是一位管理时间的高手。他曾在他的书中这样描述:我很佩服身为教师的母亲。她在当教师的同时,依然能把家庭整理得井井有条,把时间当成至宝似地处理。在她的潜移默化下,我从小便很注重时间管理。到了升高中时,这种时间管理观念便凸显出来。

进高中后不久,我便把自己每天从早上起床到晚上入寝的所有动作、行为和思考加以检视,计算所需的时间。甚至使用马表计秒表,仔细地把洗脸、用餐、换衣服、上学,从抵达学校到上课前及上课后到社团活动结束为止等所需花费的时间计算出来。

我之所以那么不厌其烦,其实,目的无非是想检视是否有漏掉的时间。因为即使是琐碎的时间,也应该把它物尽其用,加以把握。为此,首要工作便是客观地把握住如何花掉一天时间的规律。检视计量的结果,常常发现一天内没有好好加以利用的空白时间多得令人吃惊。

此外,我也计测了花在各项功课上的时间。例如做一张英语单词记忆卡得花多少时间,查阅辞典需花多少秒,测验时写答案得花多少分钟等。何以要那么麻烦?目的无非是想善加利用每一分每一秒的空闲时间。假设做一张卡片得花20秒,那么只要挪用10分钟的空暇时间,不就可做30张卡片吗?

成为社会人士之后,我更把这种方法扩而充之,用来计算自己的每一分钟大约值多少钱。再进而把自己的工作时间除以收入,算出自己的工作时间成本。刚进入公司时,时间成本难免便宜些。随着能力的提升,时间成本也会随着向上调整。时间成本的向上调整,亦促使我更能珍惜时间。

当时对时间成本的观念尚不及现在严苛。由于现在自己经营会计事务所,必须给付员工报酬,所以比以前更重视时间成本。假设员工每一分钟的时间成本为60日元,那么10分钟的无谓浪费便会造成600日元的损失。这看起来似乎很琐碎,但常存“一秒钟等于一日元”的想法,自然会产生一种尽可能减少无谓地浪费时间的意识。

当把时间更切实地与金钱换算起来,也许我们就能对“时间就是金钱”有更深刻的理解,也因此变得真正像珍惜金钱一样去珍惜时间。

挖掘更多的闲暇时间

虽说人类享有的时间相当平等,一律只有24个小时。但这仅指物理时间。只要动动脑筋,懂得善用时间,便可多出二到三倍的时间来。从这层意义看来,所有的人在一天之内所享有的时间并非完全相同。譬如,闲暇时间便可加以有效利用。通常,我们在一天之中不经意花掉的时间,可分为闲暇时间和关注时间两类。

关注时间是指我们从事某种工作时,自始至终均为这项工作所据而无暇他顾的时间;闲暇时间则是指我们欲完成某一目的所需花费的时间中一段空白的时段。这个时段可用于从事其他行为。

譬如,洗涤衣服的时间便是典型的闲暇时间。与往日不同的是,今日已是一个机械取代人工的时代。假设洗涤衣服需要花费1个小时,并不表示从洗涤到弄干都必须亲手操作。只要使用洗衣机,便无需把整整1小时全部投入于洗衣服。洗衣机是否全自动姑且不提,真需要动手做的,无非只是把衣服和洗涤剂投入洗衣机中再按下按钮,其他的则已可由机械代劳。这样,1小时,实际上只需5分钟,那么其余的55分钟,你将做些什么?如果你有种植盆栽、花木,也可利用这段时间修剪、浇水;如果你正在学外语,那么55分钟也算是一堂课了。如果你暂时不想做些什么,那么,你也可以拿一支画笔,涂涂抹抹,找出自己的兴趣!

换言之,虽说洗衣服需要1小时,实则只需花2~3分钟把衣服和洗涤剂投入,洗涤完毕后再花2~3分钟把衣服拿出来,合计应不超过6分钟。若真有此意愿,其间的空白时段便完全有可能充作学习时间。

同理,只要费点心思,不难发现从出门到抵达公司的这段闲暇时间,也可加以有效运用。譬如,每天上下班的交通时间。尽管交通愈来愈发达,但目前在城市里每天花1~2个钟头的交通时间是司空见惯的事。小数目怕长计,每年的交通时间就可观了。

不妨想想,在这段闲暇时间内可以做些什么。当然,有座位的话是最理想不过的。而在上班时间内往往是很拥挤的,人群中,看书是比较困难了,这种情况下,构思当天或计划第二天的工作和学习的细节,也可以制作学习卡片,在等车或乘车时进行学习。而“以耳学习”应该是最有效最愉快的方式了。

现在城市里,大有住房郊区化的趋势,住房远离公司,相对地增多了空白时段。如果能把上班这段时间善加使用,一天的时间就不止24个小时了。

做家务的时候,对于大脑和耳朵来说也是处于闲暇状态,这个时间也可以利用起来,你可以边想边干,整理自己的思路,说不准还会在干家务时,捕捉到智慧的灵感,也可以采用耳朵学习法,边干边听学习材料。

看电视其实是最浪费时间的一项活动。美国曾做过一个长期调查发现,看电视长短跟一个人的智力水平成正比,也就是说看电视越长,人变得越来越傻。那么,何不将看电视的时间作为学习的时间呢?

如果你是一个有心人,闲暇时间是到处可得的。鲁迅先生就是把喝咖啡的时间也是高效利用的。无谓地浪费时间,最后终将尝到苦果,正所谓“少年易老学难成”。为了日后不致追悔莫及,就应更加珍惜闲暇时间。而且,古有名训:“小人闲居则不善。”人在无所事事时,常会有做不善之事的倾向。所以,就时间管理的观念而言,说“闲居会麻痹人对时间的感觉”,似乎并不为过。

节省时间重在规划

要节省出时间,挤出时间用来提高我们自身,是需要花费心思好好规划一下时间的。

时间可以节省出来。

“一切节约,都要归根到时间的节约上。”从时间中节约时间的方法主要有以下几种:

1.安排时间时要先问三个“能不能”。

第一,能不能取消它。

一个人的时间和精力是有限的,不可能什么都去做;所以,应该节制一下过于广泛的兴趣。

对那些做不做都无妨的事情,就完全可以不去安排。

第二,能不能合并起来做。

那些可以合并起来做的事情,尽可能地把他们合起来做,统筹安排,做到两全其美,甚至是十全十美。

比如说你在排队买东西时可以看报纸杂志;在用洗衣机洗衣服的时候,你可以同时洗菜,做饭,做打扫;在看电视的时候,可以打毛衣;在散步时可以交谈,可以听音乐,想事情。

第三,能不能代替它。

做事情前想一想能不能将费时多的办法用一种费时少的方法代替。

在了解某部名著的内容时,可以去看它的电影或连环画,而不去读原著;一个人能办好的事情,不去让两个人来做;可以通过看电视、读报、上网等获得信息。

2.利用时间要先抓三个“快不快”。

第一,节奏快不快。

调节工作、生活频率,加快工作和生活的节奏,可以在一定程度上节省时间,提高工作和生活效率。

第二,动作快不快。

动作的快慢决定着所耗时间的长短。

有这样一件事,说的是一位闲来无事的老爷爷给远方的孙女寄张明信片,这件事可以花上1天的时间来做。先是买明信片老爷爷用了2个小时,后来找老花镜又找了1个小时,找孙女的地址又用了1个小时,写明信片用了2个小时,投递明信片又用了1个小时。

这位老爷爷所做的事,如果是换一个动作迅速的人来做,应该只要几分钟就可以办好。

第三,进展快不快。

我们所讲的时间观念和节奏观念,都是为了提高办事效率,如果1个小时就把需要2个小时办的事情办完了,其进展速度提高了一倍。在有限的时间里办成更多的事情是非常有意义的。

多出来的时间不单是节省出来的,更多的是挤出来的。方法主要有以下几种:

1.化零为整凑时间。

要想成为一个时间的富有者,就要学会化整为零,善于把时间的“边角余料”拼凑起来,加以利用,这就要求做到:

第一,重视每一分钟。

有一个叫雷曼的学者说过“每天只要不浪费或不虚度或不空抛剩余的那一点点时间,即使只有五六分钟,如能正确利用,也一样可以有很大的成就。游手好闲惯了,就是有聪明才智,也不会有所作为。”

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