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第7章 通报的写法

一、通报的概念

通报适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况。通报属下行公文。

二、通报的种类

表彰性通报。主要用来表彰先进,介绍单位或个人成功的经验、做法,以学习先进,见贤思齐,改进与推动工作。

批评性通报。用来批评后进,纠正错误,打击歪风,指出有关单位或个人存在的错误事实,提出解决办法或处理意见。

传达性通报。用于传达上级重要精神与重要情况,引起人们的警觉与注意,对当前的工作起指导作用。

三、通报的写作要求

通报由标题、主送单位、正文、发文机关和日期组成。

标题由发文机关、事由、文种或事由、文种构成。如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》、《关于人大建议、政协提案办理情况的通报》等。

表彰性通报和批评性通报正文一般分为三部分:

(一)主要事实。表彰性通报要突出主要先进事迹,批评性通报要抓住主要错误事实;

(二)分析指出事例的教育意义。表彰性通报,是在阐述先进事迹的基础上,提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神。批评性通报要分析错误的性质、危害,产生的根源和责任,指出应吸取的主要教训等;

(三)决定要求。表彰性和批评性的通报,应写明组织结论与予以表彰或处理的决定,同时提出对表彰或批评对象与读者的希望、要求。为了防范和杜绝类似错误发生,批评性通报的结尾处,通常要有针对性地提出防范的措施或规定。传达性通报一般不写决定要求。

(四)生效标识。在正文右下方标明发文机关名称,加盖印章,写明发文日期。

情况通报有两种形式:一种只对有关事实作客观叙述;另一种还对有关情况加以分析说明,有时还针对具体问题提出应采取何种对策的指导性意见。

四、通报的作用

通报对下级和有关方面的指导作用重于指挥作用,主要是起到倡导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。具体作用是:

(一)嘉奖和告诫的作用。在一定范围内对具体的人和事表扬或批评,借以达到鼓励先进、弘扬正气或批评错误、打击歪风邪气的目的。表彰通报和批评通报对当事人的奖励或惩罚,具有行政约束力。

(二)交流作用。传达重要情况和知照事项的通报,能及时交流信息,上情下达,并能促进上下级之间、有关部门之间的相互了解。

五、通报的结构与写作格式

(一)标题

通报的标题通常由发文机关、事由和文种三个要素构成,有时可省略发文机关和事由,只写“通报”二字。但比较重要的通报则不能省略。通报的签署和时间也可以在标题下方,这样则不再落款;通报也可以有抬头、落款,时间则写在发文机关下面。

(二)正文

1.表彰通报正文的一般写法

(1)叙述先进事迹,包括时间、地点、人物、事迹、怎么做的、结果;

(2)对上述事件进行分析、评议,指出其典型意义,或概括其主要经验。语言要简明概括;

(3)提出表彰或发出号召。

如果是转发式的表彰通报,正文部分先对下级机关所发的这个材料进行评价,加上批语,即对被表彰者进行评议等,再发出号召或提出要求。

2.批评通报正文的一般写法

(1)通报原由,即将事故或错误事实的经过情况、时间、地点、事故、后果等交待清楚;

(2)对事故进行分析评议,重点分析事故发生的原因,指出事故的性质及其危害,并提出处分决定;

(3)写明防止此类事故的措施,要对症下药,提出告诫,或重申某一方面的纪律。

3.情况通报的一般写法

情况通报的正文,关键在于对情况的掌握要确实、全面、充分。它的正文包括:

(1)叙述情况;

(2)分析情况,阐明意义;

(3)提出指导性意见。

六、通报与通知的区别

从通报与通知的特点和作用,可以看出它们的主要区别有:

(一)内容范围不同。通知可以发布行政法规和规章,批转和转发公文,传达需办理和周知的事项等;通报则是表扬先进,批评错误,传达、交流重要的情况、信息。两者虽然都有告知的作用,但通知告知的主要是工作的情况,以及共同遵守执行的事项;通报则是告知正反面典型,或有关重要的精神或情况。

(二)目的要求不同。通知的目的是告知事项,布置工作,部署行动,内容具体,要求受文机关了解要办什么事,该怎样办理,不能怎样办理,有严格的约束力,要求遵照执行;通报的目的主要是交流、了解情况,或通过正反两方面的典型去教育人们,宣传先进的思想和事迹,提高人们的认识。

(三)表现方法不同。通知的表现方法主要是叙述,告知人们做什么,怎样做,叙述具体,语言平实;通报的表现方法则常兼用叙述、说明、分析和议论,有较强的感情色彩。

七、重点说明

(一)注意时效性。发通报要抓住时机,及时将先进典型和经验向社会宣传推广,对反面典型予以揭露,引起警戒,或对某些重大事项和重要情况,及时予以通报,以起到交流情况、信息,指导工作的作用。错过时机的通报,就失去了它的时效性,没有行文的意义了。

(二)注意指导性。不能事无巨细都发通报,要选择对工作有普遍指导意义的事项来发通报。通报要有普遍的指导意义,就应选择典型。先进的典型要能反映事物的本质特征,能揭示时代的本质,体现时代的精神。反面的典型,应有一定的代表性,能体现鉴戒的作用。所以,只有选准、选好典型,通报才能起到激励教育、推动工作和批评警戒的作用。

(三)注意真实性。通报中所涉及的事例,必须是客观存在的,经过反复调查、认为是真实可靠的,绝不允许捏造和虚构。同时,事例的反映要准确,不能夸大或缩小,要实事求是。通报在结尾提出的希望和号召,也必须切合实际,有一定的针对性,使读者能够接受或受到启示。

八、范文

中华人民共和国教育部关于××大学处理一个学生

侮辱教师的问题的通报

各省、市、自治区高教(教育)厅(局),全国重点高等学校:

最近××大学对一个学生在实验课中不遵守学习纪律和侮辱教师的问题,给予处分,并将校委会的决定正式公布。这样处理是对的。一切学校要提高教学质量,一方面是教师必须根据党的教育方针和学校的培养目标,认真地教好课程,关心和爱护学生,对学生提出严格的要求;另一方面是学生必须按照教学计划的要求,尊重教师的指导,遵守学习纪律,认真地学好功课。现将××大学的布告全文印给你们,供参考,希望引起大家的注意。

中华人民共和国教育部(印)

一九××年×月×日

附:××大学布告一份(略)

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