企业免不了要开各种各样的会议.以保证管理工作的高质高效。
本章旨在介绍开展或筹集会议所应掌握的各项环节，主要包括会议要求、会议目标、会议制度、会议日程（会议地点、时间、人数）、会议记录及会后安排等一系列工作流程。
§§§第一节 会议管理概述
一、什么是会议
简单地说，会议就是面对面地交换意见。具体来说，会议就是企业中的有关人员，就某个议题，在指定的时间、指定的地点进行面对面讨论，并形成某种结论。
（一）召开会议应遵循的行为准则
在召开会议时，需要遵循以下一些行为准则：
（1）围绕所讨论的主题；
（2）按时到会和休会；
（3）每次只让一个人发言；
（4）每个人都有义务参加；
（5）坦率、诚实、诚恳；
（6）不要使用挖苦、嘲讽言辞；
（7）会议的总体气氛是积极向上的；
（8）提出建设性批评；
（9）集中注意力，不要影响会议；
（10）既做到理解他人，还要做到被人理解；
（11）集体的决定一经做出，就要坚决执行。
（二）组织会议要考虑的问题
组织会议时，需要考虑以下问题：
（1）议事日程；
（2）合适的地点；
（3）确定与会者并通知他们；
（4）任命主席；
（5）向与会者宣传其各自所需的信息；
（6）会议将如何进行。
二、会议的标准
目前，会议成为企业正常运行的必要手段，是企业议事决策的主要方式。开会的目的在于集思广益，沟通意见，纠正偏差，统一意志，提高行动能力，进而促进问题的解决。
一般来说，会议的标准如下：
（1）有明确的目的，或当会议可能达到期望的结果时才举行会议；
（2）开会前应做好充分准备，包括准备议事日程、向与会人员分发资料，以有意义的方式参加会议；
（3）把握参与的活跃性；
（4）要把握会议的进度，当会议已经达到它的目的时，或当进一步的讨论已没有任何价值时，促使会议作出一个明确的结论。
三、会议的类型
一般来说，会议的类型主要包括：
（一）启动会议
启动会议非常重要，在每一个新阶段或者开始某一个任务时，都有必要召开启动会议。启动会议的目的，在于明确目标和交付物、组织结构与责任分工。在启动会议上，还可以介绍企业管理的流程和协作规则等等。
（二）进展情况会议
它一般结合企业计划而召开，即根据其基准计划来分析当前的状态，这种会议可以定期召开。进展情况会议可划分为以下几个层次：
（1）小组会议，对应于各小组的工作计划；
（2）部门会议，对应于各部门的工作计划；
（3）企业级会议，对应于里程碑计划。
（三）指导委员会会议
这种会议往往与决策有关，召开会议时要根据会议内容确定吸收哪个层面的人参加，以及其做出决策与否。
（四）技术性会议
这种会议主要处理技术性问题。通用的会议管理原则主要包括：
（1）事先对需要召开哪些会议做出规划，写明会议的具体内容，这样有助于提高会议的效率；
（2）如果没有必要开会，那么就选择不开；
（3）要结合会议的具体情况，保证参会人员的有效性和必要性。
四、年度会议计划表
五、会议组织的工作流程
会议组织的工作流程，如图8—1所示。
六、会议的规则
会议的基本规则有助于会议的顺利举行。在会议一开始，就应宣布这些规则，在进入正题之前最好强调一下规则的重要性。会议规则可参考如（1）开诚布公；
（2）寻找运用信息的方法；
（3）不要搞人身攻击或贬低他人（包括使用形体语言）；
（4）不可夸夸其谈；
（5）休息结束时准时返回会场，如果需要去休息室或取饮料可直接离席；
（6）会上提到的内容均需保密，不得外传；
（7）可以在任何时候提问；
（8）积极参与；
（9）把私事置之门外。
七、与会人员的要求
通常，与会人员要注意以下几点要求：
（一）遵守时间
遵守出席会议的时间，是与会人员最基本的会议礼节之一。只要承诺出席会议，不论职位高低，是否预备发言，都应准时到会。迟到者会令人反感，答应出席却无故不到者更会招致非议。
（二）不得“走神”
会议一旦开始，就该全神贯注地聆听会议主席和其他各位发言人的讲话。不要在别人发言时看报纸、打手机甚至昏昏欲睡。不能无故早退，这通常被理解为一种“无声的抗议”，从而引起误会。如果在会议进行时需要短暂离开会场，行走时应注意不要影响其他会议代表；如果时间较长或者提前离会，应向有关人员说明原因，并表示歉意，一般在征得同意后方可离席。
（三）避免“噪音”
为了确保会议的顺利进行，每个与会者都要避免制造“噪音”。在会议进行过程中，与会者可鼓掌，但不允许“鼓倒掌”、吹口哨、敲打桌椅、肆意起哄，也不允许任意打断别人的发言，向其提出挑衅性的质疑，或对其进行人身攻击。在会场上，不要随时用手机与会场外保持联络。
（四）有秩序地就座
在走上主席台时，要井然有序。如果与会者鼓掌致意，主席台就座者也应微笑着以鼓掌作答。有的会议已在座位上或主席台的长桌上写明就座者的名字，应按照会议工作人员的引导，准确地入座。
在会议进行时，主席台就座者要注意倾听发言人的发言，一般不应在发言人发言时阅看其他文件或与主席台上的其他就座者交头接耳。主席台就座者倘有重要和紧急的事情提前离开会场，应与会议主席打招呼，最好在征得会议主席同意之后再离席。
（五）发言应简练
就会议发言人或报告人来说，在发言之前，可以面带微笑，环顾一下会场四周。如果会场里掌声四起，可适时地鼓掌答礼，等掌声静落之后，再开始发言。发言或报告一般应使用普通话，并掌握好讲话的节奏。如果会场里交头接耳之声不断，要适当转换话题，或将发言、报告内容适当压缩，尽量使时间紧凑有序。
八、会务工作的原则
通常，企业在进行会务工作时，要注意以下几个原则：
（一）准备充分
在准备会议时，组织者要充分理解会议的指导思想，掌握会议的组织领导情况，弄清楚会议的时间、地点、出席人员、会议内容等。
（二）精简高效
企业对于必须召开的会议，务：必讲究效率，坚持少而精的原则。对于可开可不开的会议，则坚决不开。
（三）厉行苇约
对企业来说，不应铺张浪费。要紧密围绕会议的相关内容进行安排，将会议成本降到最低。与会议无关的任何东西都应被排除在外，需厉行节约，不讲究排场，不追求形式。
（四）组织严密
任何会议都需精心组织会务工作，确定日程安排，且不要轻易改变。
严格按照日程安排做好各项服务工作，使会议进展顺利。
（五）服务周到
会议进展中，对会务的各个细节都要精心安排，确保不出纰漏。如文件起草、会场布置、食宿交通、医疗保健、安全保卫等服务工作，务必随时跟上。
九、会议的目标
十、每周例会制度
每周例会制度
第一条部门管理人员例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。
第二条会议主要内容包括：
（1）各部门经理汇报一周工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题；
（2）总经理传送经理或其上级公司有关文件、董事会有关指示及总经理办公室精神；
（3）由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作要点，进行布置和安排；
（4）其他需要解决的问题。
第三条参会者在会上要畅所欲言，各抒己见，允许持有不同观点和保留意见，一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真贯彻执行。
第四条严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施。
十一、部门会议制度
部门会议制度
第一条 目的
为加强公司对各级会议的管理，提高会议质量，特制定本制度。
第二条制订与废除
制订、修改与废除本规程的决定权在总裁。
第三条会议成员构成
部门经理会议成员由总裁、副总裁、总裁助理、董事会秘书、部门经理和室主任构成。在总裁认为有必要的情况下，可以要求部门经理以下级别人员参加，听取他们的意见。
第四条会议召开
部门经理会议分两种：
（一）临B寸会议
临时会议在总裁认为必要的时候召开。
（二）例会
例会每周二上午9时在总裁办公室召开；如果例会日适逢节假日，或遇不测事件不能如期召开，则改在适宜的日子召开。
第五条会议主持
会议由总裁召集并主持召开，总裁因故不能出席时需指定代理者，由其代理召集并主持会议。其他会议成员可以用书面或口头的形式说明理由，申请并获取会议召集和主持权。在这种情况下，召集和主持权获得者必须尽早召集会议。
第六条审议事项
审议事项如下：
（一）机构与制度事项
（1）业务组织机构与业务规定、规程的制订、修改与废除；
（2）与子公司的业务关系、财产关系和人事关系的决策事项；
（3）各部门在业务上的重要报告、请示与联络事项；
（4）总裁认为特别必要的其他事项。
（二）方针与计划事项
（1）经营计划与经营方针的实施方案要点和对策；
（2）经营上重要的方针与计划；
（3）总裁认为特别有必要审议的其他事项。
（三）财务事项
（1）一项10万元以上固定资产（无形资产）的获取、处理、租赁、借贷以及重要的改造事项；
（2）一项金额在100万元以上的长期资金（两年以上）的借入以及债务保证事项；
（3）一项金额在30万元以上的短期资金借入以及债务保证事项；
（4）对一方进行20万元以上的投资事项；
（5）对一方进行20万元以上的贷款事项；
（6）融资与集资事项；
（7）重要的对外担保事项；
（8）不良债权的处置事项；
（9）总裁认为有特别必要审议的其他事项。
（四）项目经营事项
（1）重要的项目经营机会与风险事项；
（2）项目决策事项；
（3）项目的实施与监控事项；
（4）大宗交易事项；
（5）一项价值30万元以上人民币的索赔事项；
（6）重要交易关系的建立与解除事项；
（7）营销渠道和策略的选择事项；
（8）营销价格的决定、修改事：顷；
（9）总裁认为有特别必要审议的其他事项。
（五）办公事务事项
（1）重要的人事任免、调动和赏罚事项；
（2）干部职工的晋升、提薪、奖金、津贴以及考核评价事项；
（3）人事招聘、录用事项，专家顾问的外聘事项；
（4）一项金额10万元以上的赔偿事项；
（5）一项金额5万元以上的办公事务开支事项；
（6）一项金额5万元以上的聘金、会费、交际费开支事项；
（7）一项金额3万元以上的招待接待费、差旅费开支事项；
（8）重要的涉外、公关事项；
（9）契约与诉讼事项；
（10）总裁认为有必要审议的其他事项。
（六）本规定以外的事项，除总裁认为有必要提交部门经理审议外，决策权跟归总裁所有
第七条决议部门经理会议审议与决议，完全在总裁的决策基础上进行。
第八条决议执行
部门经理会议一经形成决议，由相关部门经理或室主任负责执行，及时贯彻落实决议内容与精神。总裁以下的全体职工必须按决议内容与精神执行。决议内容与精神的变更权在总裁。
第九条会议事务
部门经理会议事务由董事会秘书全权负责。
（1）会议议题的资料整理与准备；
（2）会议议程安排；
（3）会议记录与纪要整理；
（4）会议决议草案的起草；
（5）会议文件的保管；
（6）对会议决议实施情况进行调查，及时向总裁报告。
第十条实施报告
部门经理或室主任有义务和责任在适宜时候，把决议的实施过程、情况与结果向总裁报告。
第十一条附则
（1）在董事会秘书因故不能负责会议事务的情况下，在总裁办公室成员中指定一名代理；
（2）本规定自20××年××月××日起实施。
十二、会议管理制度
会议管理制度
（一）总则
第一条为减少会议次数，缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。
（二）会议分类及组织
第二条全厂会议
全厂会议归纳为四类：
1.班组（小组）会
主要由各工会、小组长或行政班组长决定并主持召开。
2.系统和部门工作会
这是各车间、科室召开的工作会（如车间办公会、科务会、科室职工大会等），由各车间科室领导决定召开并负责组织。
3.专业会议
这是全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。
4.厂级会议
主要包括厂级领导（扩大）会、全厂干部会、全厂班组长会、全厂职工大会、全厂技术人员会以及各种代表大会，分别报请厂部批准后，由各办事部门分别负责组织召开。
第三条会议组织
上级或外单位在本厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会、用户座谈会等），一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协助做好会务工作。
（三）会议安排
第四条例会的安排
为避免会议过多或重复，正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。例行会议安排如下：
1.各类代表大会
（1）科协会员代表大会；
（2）企协会员代表大会；
（3）职工代表大会；
（4）车间（部门）职工大会（或职工代表小组会）。
