2)会议期间的各项费用。
① 管理费用：供应品(大会徽章、会议签到、会议纪念品以及会议小册子)、运输费用、贮藏费用、保卫、设备、保险、速记、职员旅费等费用。
② 会议活动费用：演讲者和与会者的费用、设备租金、场地租金、会议用品的购置费用、娱乐费用、餐饮费用、交通费用及其他服务费用。
3）会后各项费用。
管理费用：交通费用、运输费用、印刷费用(会议报告和总结)、报告准备费用、邮资、会议评估过程费用。
提醒您
对酒店来说，要尽可能与会议组织者协商，利用自己的专业人员来为会议活动服务，如会议宣传资料、文娱活动安排等。
(4)场地需求
由于经营会议的酒店客流量较大，不但有住店顾客，还有外来参加会议的顾客，因此，它的厅堂面积比同等普通酒店要大一倍左右，比度假酒店要大30%；餐厅和酒吧的容量又要比上述酒店大10%～50%；购物设施也要比市区、郊区或机场酒店大50%；会议和多功能设施要比一般商务酒店多一倍，比度假酒店多1/3。
为了推销会议和提供辅助服务，会议酒店的行政区面积比市区酒店和度假酒店要大15%，其办公室面积比一般酒店大25%。
主要会议厅之间的连接要便于参加会议或展览的顾客在宴会厅或展览厅之间以及会议厅和分组会议室之间流动。如果上述设施中有的设施分散在不同楼层，则需要酒店在各个会前集合区之间设置自动楼梯和视控装置。
酒店会议常识
1.会议的性质
为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。
2.会议的市场规模
根据国际大会和会议协会(ICCA)统计，以国际会议为例，全世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50的各种国际会议有40万个，其市场价值超过2800亿美元。
3.中国会议市场现状
第一，与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。这主表现在：专业办会的组织或公司很少；缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。
第二，会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场。
第三，全国三星级以上的酒店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的会议市场发展的基础。
4.会议常见的设施及工具
会议常见的设施及工具包括：屏幕、投影仪(胶片投影仪及多媒体投影仪)、录像机、VCD、音响、话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风)、镭射笔、幻灯机、讲台、舞台、夹纸板、大白板、签到台、名片钵、马克笔、铅笔、信签、会议桌椅、插线板、彩电、横幅、指示牌、告示牌、桌卡、主席台、盆景、鲜花、背景板、隔板、灯光照明、同声翻译系统。
5.会议常见的用餐形式：
会议常见的用餐形式包括：圆桌式、自助式、鸡尾酒会、零点、外卖。
会议市场推销
酒店可以通过推广组合，如人员销售、广告、促销、公关关系等多种方式对目标市场及分销渠道进行推广。
一、会议市场推销的策略
1.会议产品“顾客化”
会议产品应根据会议对象进行有针对性地组合促销，让会议组织者感受到会议产品是专门为本次会议服务的。酒店会议产品顾客化的努力容易获得会议组织者的信赖，并赢得与会者的好感。
2.追求品牌的知名度
会议产品促销，一方面要充分宣传酒店的品牌、商标，发挥酒店的知名度的作用，另一方面应通过会议促销使酒店知名度得以延伸或提高。
3.寻求生命周期的延续
会议产品组合要适应消费需求的变化，并对酒店产品、市场进行有效地转移，延长酒店产品的生命周期。
4.产品差别化销售策略
产品差别化就是要求商品在市场上有适应性，如推销同样产品可在销售宣传上强调不同的特点和功能，推销不同的产品可以在顾客的便利程度上进行宣传。具体有以下几点：
提供有吸引力的销售资料或举办新闻发布会，有效接近市场目标；推出会议套餐，吸引顾客以最经济的方式来消费会议厅、客房、餐饮及娱乐设施，鼓励顾客试用，从而建立回头客；以优质服务和有竞争力的价格，争取大的公司顾客，培养顾客的忠诚度；建立回报奖励计划，吸引顾客重复使用酒店会议设施；建立销售奖励，推动会议业务进展，激发员工活力；与相当级别的酒店保持联络，了解、对比其会议场地面积、场租和其他设施设备的价目，以保持在市场中的竞争地位；与其他营销人员协作取得有用的商机。
5.突出会议厅的宣传
酒店会议厅推广活动的目的在于提高其知名度。因此，酒店应把宣传的重点放在会议厅的最优卖点上以达到推销的目的。这包括：
推广活动要强调会议厅极其便利的、国际性的位置，将会议厅定位为当地会展活动的优选会议地点；利用所有机会，通过公关活动，推广会议厅的设备设施；为最大限度地树立会议厅的公众形象，要参加当地贸易展览或其他有关的工业展览；与国际性的商户一起，参加海外销售之旅及贸易展览以推广会议厅。
二、会议推销要点
第一，提早给所有与酒店签约的公司、旅行社及会议、展览会、娱乐活动等组织机构寄送有关会议厅的宣传函件，在收到有关问询后，会议营销人员要及时跟进。对上述潜在顾客，营销人员要及时寄送今后会议厅最新的推广资料。
第二，为目标公司、会展组织者、旅行社举行一次熟悉酒店的参观活动，让其对酒店产品有感性认识，从而在宣传酒店方面树立信心。
第三，通过与当地会展中心接触，保持与当地旅游协会、外商投资协会等各行业协会的紧密联系，收集有价值的市场信息或进行联合推广，争取举办今后的会议、展览和研讨会、座谈会等。
第四，与当地旅游贸易机构和政府机构以及各地政府驻当地办事处建立良好的人际关系，争取举办招商会、展览会等。
第五，与各类培训机构、证券交易所、新闻机构等组织建立联系，并为其提供专业会议服务建议，争取商机。
第六，宣传和促进当地大型的贸易展览，最大限度地激发顾客对会议厅的兴趣，并借机树立酒店会议厅的公众形象，提高知名度。
第七，对国内外知名的公司进行常规销售拜访和电话促销，以争取潜在的商机。
三、确认及签订合约书
在预约时，营销人员一定要记下顾客所有的要求，但顾客日后可能有变化，所以，营销人员必须将双方所同意的事项记录在合约书上并请顾客签字，以保障顾客与酒店自身的权利。
如果顾客没时间亲自到酒店签约手续，营销人员可以通过书面、传真或邮寄的方式，将文件送至顾客手中，请顾客在合约书上签字，签妥后再传真或邮寄回酒店。
在签订合约时，酒店通常要求收取费用的10%作为订金。
会议房价结构
预订首先涉及的是会议代表们的房价问题。大部分会议要提前几个月进行计划组织，酒店不应承诺任何不变的价格。这个策略通常在首轮谈判中即应谈到，在最后的合同中也应包括，并注明“所有的价格随时会改变”，这可以维护双方的利益。
1.酒店会议价格制定的依据
很自然，价格在不同酒店之间，甚至在同一酒店里也会有差异。酒店价格通常根据以下因素来决定：旺季或淡季、团队大小、逗留天数、房间种类、使用房间天数、已知的出席情况及过去会议团队的困难等。
2.酒店决定会议价格的主要形式
(1)公开价
所有价格像邮寄答复卡上讲的那样，没有任何折扣或优惠，这是酒店为易于记录而采取的定价方法。
(2)滚动式房价
把所有房间除套间外都定价在最低价和最高价之间，而不管楼层及地理位置。有些顾客付多于平均价的房价，有些顾客却付少于平均价的房价，这又叫做无差别定价。
(3)折扣价
折扣价又叫优惠价。当这种定价会带来可观的回头生意时，有些酒店会采用这种方法，以刺激现有商业顾客或从竞争对手那里招揽别的更好的团队生意。
小的团队要求使用无差别的价格，而大型会议的组织者会觉得折扣价更适合他们。公开价很少用于会议，除非团队很小或酒店出租率很高。
折扣大概在公开价的30%以内，酒店的目标是为了保证它既可以赢得生意，又可以维持尽可能的高价。酒店打折还要考虑会议团队：
1）有无鸡尾酒会、宴会？能否使用展览大厅？
2）今后团队生意的机会是什么？
3）团队是否愿意为保留预订而写下公司的财政状况。
不管价格靠什么决定，价格确定而清楚是很重要的。会议组织者会在酒店价格尽可能低的原则上确定一个双方都能接受的折扣价。
四、发布会议通知单
营销人员在与顾客谈妥承办会议细节后，对内应发布一份类似公文的会议通知单（见下面【工具1】会议通知单），告知各个部门在该会议中应负责执行的工作。
会议通知单的内容包括契约书中的主要资料，以及各部门所需准备的物品和相关事项，如会议时间和相关事项、接洽人、特殊要求等。各部门接获会议通知单后，必须按照通知单上的要求执行工作。
五、再次确认
顾客有时候会对会议细节稍作修改，如参加人数的增减等。为适应这种临时变更，营销部门应该在会议举办前一周，再与顾客确认会议相关事项，将发生错误的可能性降至最低。
在以电话或传真的方式与顾客进行过确认后，如果没有需要变更的事项，一切准备工作即可依照会议通知单所述进行；但若顾客对会议提出了任何变更，营销部门就必须马上以会议变更单（见下页【工具2】会议变更单）通知各相关部门。
会议变更单上须详细写明会议原案及修订后的变更项目，以白纸黑字清楚地告知相关部门修改过的工作项目，这样各部门即可依照变更内容调整工作，合力达成顾客的要求。
另外，使用变更单明确传达会议信息，相关部门便不再允许有未接到通知的借口，所以有效避免了各部门互相推诿责任的现象。
探究.思考
1.会议市场推销的要点是什么？
2.酒店价格通常是根据什么来决定的？
3.企业会议一般包括哪几种？
4.显性开支具体包括哪些内容？
