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第26章 沟通协调能力(3)

④放大作用

如果协调有序,整体的领导工作效能就会大于各部门工作效能之和;反之,各部门工作效能之和就会大于整体工作效能。而领导者的协调作用就是通过对部门内外关系的调整,发挥放大作用,获得最大的整体效能。

(2)协调的内容

可以说,领导者活动的范围有多大,他所应组织和协调的内容就有多广。在日常工作中一般有如下两方面的内容。

①纵向协调

纵向协调是指与有隶属关系或上下级关系的部门或人员之间的协调。

与上级领导和机关的协调。一是要认真地贯彻执行上级的批示、决定和命令,取得上级的信任,这是下级与上级协调好的主要前提。二是作为被领导者,下级必须主动与上级进行沟通,以保障沟通道路畅通,使下情及时上达,如口头汇报、信息传递、请示、报告等,使上级掌握情况,以便取得上级的支持。三是及时反馈信息。作为下级,在上级决策前后都要及时反馈信息,使上级了解下边的反应,有利于上级做好决策,完善决策。

与下级部门和所属人员的协调。一要经常向下级通报信息和工作情况,使下属及时了解领导意图,更好地贯彻执行上级的决策。二要尊重下级的权利和利益,在决策和执行过程中,都必须充分考虑下属的承受能力,不损害下属的利益。三要经常深入基层,进行调查研究,更多地掌握下属的情况,主动关心下属的工作及生活问题,使下属对领导者更加尊重、信任。

②横向协调

领导者工作的横向协调是指领导者与领导者或部门之间的协调。

部门之间的协调主要包括三方面内容:一是目标协调,使每个部门都了解自己与总目标的关系和责任,为实现总目标而共同努力;二是信息协调,就是互通情报,加强部门间的交流与沟通;三是工作方面的协调,其中包括计划协调、组织工作协调、控制协调等。而所有这些都是在实现总目标的前提下进行的。

领导者之间的工作协调说开了就是同级组织协调。它主要包括四项内容:一是互相尊重,做到热情诚实;二是严于律己,宽以待人;三是彼此理解,尽可能分权不分家,并保证同心同德,通力合作;四是同舟共济,做到相互协调,相互依靠,相互依存,患难与共。

2.领导者协调的方法

作为一名领导者,日常要处理好方方面面的关系,如凝聚班子成员的团结关系,加强沟通的上下关系,原则面前的亲属关系,相互交流的友邻关系等。协调好诸多关系,不仅需要良好的政治素质、品格素质、知识素质和能力素质,而且更要讲究方式与方法。

(1)确立清晰的思路

协调每一件事情,都要根据协调内容和具体要求,把握住基本点,制定周密细致的协调计划,确立清晰的思路,研究协调中可能遇到的问题及对策。首先,要坚持实事求是、求真务实的原则。这不仅是一个工作原则,同时也是一种工作作风的体现。只有坚持这一原则,才能体现领导者扎实的工作作风,使各方配合,形成科学合理的协调思路。其次,要具有开拓创新的观念。也就是说,协调工作要有新思路、新思想,坚持在创新中求发展,在发展中求创新,不能自以为工作经验丰富,就单纯地凭经验办事;不能因为自己是领导,就主观武断,听不得不同意见。再次,要有明确的观点。没有明确的观点,就抓不住主要矛盾,就不能够准确把握各方的实际情况和实际需要。而确立明确的观点,就要针对各方所处环境的不同、从事工作的不同,以及存在的问题和矛盾,进行认真研究。最后,要做到心中有数。要用联系、发展的观点来看问题,承认差异,照顾个性,具体情况具体分析。心中有了底数,工作才能有条不紊,忙而不乱,达到最佳效果。心中无数,就必然导致工作的盲目被动,甚至导致组织协调工作的失败。

(2)掌握详尽的资料

做协调工作需要明确的观点,而明确的观点来自于对情况的掌握,这就要求我们立足需要解决的实际问题,搞好调查研究。如果不进行深入细致的调查研究,就会在协调中无所适从。因此,调查必须深入细致,认真了解对方的基本情况和实际需要,以及解决问题所应具备的条件。同时,调查研究要抓住重点,要把有限的时间和精力充分投入到解决重点和难点问题上。调查深入了,重点找准了、抓住了,还要把功夫下在分析研究问题上。对调查中收集到的材料,要进行认真的分析梳理,去粗取精,去伪存真,作出科学的结论。

(3)投入真挚的感情

情感是人对客观事物的一种态度。在协调工作中,领导者的情感对下属产生直接的影响。要把感情投入到整个事件的调解过程中,使协调对象能够感觉到你为他们付出了真情,从而达成理解,形成共识。投入感情,要有诚恳的态度,既要符合原则规定,又要据理力争。不能讲起话来轻描淡写,使听者无动于衷;不能敷衍了事,使听者不为所动;更不能态度蛮横,使听者产生反感情绪。投入感情要尽心尽责。被协调各方有不同意见是很正常的事情,这时候领导者须尽心尽责,履行好领导职责,坚持把工作做好,把分歧化为统一,把矛盾化为乌有,把思想统一起来。只有尽心尽责,才能说明领导者的感情是真挚的,对工作是投入的。如果缺乏尽心尽责的精神,被协调各方就会各执己见,很可能导致工作的失败。正如唐代诗人白居易所说:“感人心者,莫先乎情。”

(4)具有宽广的胸怀

领导者在协调工作中,常常会遇到不被人理解的事情,听到各种各样的议论,遇到这些情况时首先要沉着冷静。要认真听取别人的意见,对于正确的意见,要及时采纳,使自己的协调工作计划更加完善;对于不正确的意见,也要保持正确的态度,有理、有据、有节地进行批驳。其次要心地坦诚。只有去除私心杂念,坦诚地对待各方,才能与被协调者坦诚相见,达成一致意见;才能保证公开、公平、公正地处理好各种矛盾,完成协调任务。同时,还要胸怀宽广,尤其在被别人误解时,要进行主客观多方面的分析,不能以为人家和你过不去而抱有个人成见。“海纳百川,有容乃大”。做到了这一点,协调工作才能有所作为。协调工作涉及各个方面的多重关系,因此,领导者必须有宽广的胸怀和气度,否则协调工作就难以达到预期的效果。

(5)把握原则的界限

原则是开启“心锁”的“金钥匙”,原则把握得好,各种矛盾和问题就会迎刃而解,否则,不但旧的矛盾和问题解决不了,反而会增加新的矛盾和问题。协调时要立足于对方的实际情况,把握好原则界限,把协调工作做扎实。把握好协调原则,就要站得高,把握正确方向,不偏离政策界限,不偏离原则规定,要在政策规定的范围之内解决问题,一切从实际出发,坚持以事实为根据,既要考虑甲方的实际需要,也要考虑乙方的实际困难;既要考虑甲方的态度,也要考虑乙方的承受能力。把握好协调原则,还要注意,不管是甲方还是乙方,工作中或多或少都有漏洞,协调时要注意补台,不能拆台;多说好话,多介绍优点,不在各方之间说长道短,不在大庭广众之下揭某一方的短处。只有这样,才能促使各方相互取得信任、理解和支持,愉快地接受协调。

(6)讲究语言的艺术

“良言一句三冬暖,恶语伤人六月寒”。领导者要讲究语言艺术,做到真实、准确、全面。真实,就是不讲假话、空话,说的每句话,使人听了都觉得“是这么回事”,“是这个道理”。准确,就是要抓住焦点,主题集中,合乎逻辑与科学。全面,就是不搞片面性,不说绝对话,讲事要周全,说理要全面。在组织协调工作中,针对不同的单位环境,不同的对象,一定要谨慎,不能语无伦次,不能伤人家的感情。否则,就会使工作由主动变为被动,人为地增加协调难度。同时,协调工作是一项启发性的工作,要把双方的思想统一起来,还要多做启发诱导性的说理,使各方从中悟出道理,达成一致。此外,还要增加语言的生动性和趣味性,用幽默诙谐的语言增强协调的吸引力、感染力,使各方在愉快的气氛中达成共识。

3.怎样培养协调能力

提高领导者的协调能力,最基本的途径就是理论与实践相结合。

一是要不断扩充知识和技能。要提高这种能力,就必须使自己的知识面不断扩大,绝不能只局限于精通本部门的知识上。因为专才只能做好分内的业务工作,只有通才才能既熟悉业务又善于管理和协调。人类科研史上著名的“曼哈顿工程”的故事也可以充分说明这一点。

1942年,美国开始组织实施研制原子弹的“曼哈顿工程”,工程领导人的选任是个令人头疼的问题。参加该工程的科学家和工程技术人员共15万余人,其中有世界一流的物理学家爱因斯坦、康普顿、费米等。这些人都是“专才”,不适宜担任领导工作。经过反复考虑,美国总统罗斯福选中了奥本海默为这项工程的领导人。罗斯福为什么要选择他呢?原因在于他不仅是科学家,而且知识面广,有组织管理能力,善于协调科学家们共同工作。事实证明,罗斯福的选择是英明的。

二是要不断积累工作经验。除了要具有广博的管理知识以外,管理工作经验的积累也是不可忽视的。这是提高领导者协调能力的又一条重要途径。理论来源于实践,又反过来指导实践。现代管理科学的理论就是通过无数的管理经验,不断地概括、总结,使之系统化、理论化而逐步形成的。因此,领导者应当不断地总结自己的管理经验,并注重学习和吸收各方面的成功做法,这样日积月累,便可以使自己的协调能力逐步完善和提高。

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