从事秘书工作首先要有良好的心理素质，然后要有全面的统筹能力，因为秘书工作特别需要条理性。要避免领导顾此失彼，首先做秘书的就不能顾此失彼。秘书工作，做好了就是领导的管家，做不好就是一名杂工、一名消防队员。
公司招进一名总裁秘书，小女孩是毕业于文秘专业的应届生。入职已经接近一个月了，可她还是不能进入工作状态。老板对俺提过几次，总是露出不满的语气。HR部门跟踪了解到这名女孩自己好像也陷入茫然之中，用她的话说，学校所学的专业知识、公文要求等模板出自政界，与职场和企业的实际做法格格不入。她在网上也搜索了许多资料，但却都只学得了书面格式，学不到做事方法。HR部门经理告诉她，俺早年做过领导的秘书，让俺给她传授些经验，于是，俺又被HR部门经理安排做了一回单兵培训。
面对小女孩渴求的目光，俺先从表面现象说起：“当今社会上普遍存在一种不健康的意识，只要提到职业秘书，特别是领导身边的女秘书，似乎与生俱来总是与‘暧昧’、‘妖精’之类的词汇联系在一起。事实上，职场上的众多女秘书，除了极个别由秘书变成了‘秘书’外，大多数秘书都是非常优秀的职业人士。她们都是凭借自己的本事和实力工作、生存，所以，做好这一工作首先要有一定的心理承受力，有一种‘身正不怕影子斜’的气概，有一种藐视世俗眼光的勇气。”
停顿片刻，俺接着论述“为什么领导身边总是女秘书居多”的原因：“领导身边女秘书居多主要是因为绝大多数女性天生比较细心、认真，工作中不容易出现疏漏。另外，强势的领导在布置工作任务时，为了将任务‘压’下去，总免不了对下属发威发怒。这时候，女性秘书便成了领导与下属之间的缓冲剂，起到了打破僵局、承上启下的纽带作用。”
“那么，在公司内，一名称职的秘书平时究竟应该做哪些工作呢？”小女孩迫不及待地追问。
俺理了理头绪，缓缓道来：“在职场和公司内，我们仔细观察一下就可以发现，秘书的具体工作实际上分为‘表层’与‘里层’两种类型，‘表层’为事务，‘里层’为工作。‘表层’事务包括这样三个方面：
“第一，安排领导平时的工作日程，比如出席各种活动、迎接上级检查、参加或主持会议、接待客人来访等。秘书要按照事情的轻重缓急，为领导列出详细的日程安排，使领导的多项活动在时间上不发生冲突。
“第二，安排领导的出差出行，提前做好车辆、票务、随身物品的配置，小到衣食住行，如为领导代收代转礼物、建议回赠回馈礼品；大到联络、预约相关人员，商定具体洽谈内容，落实相关细节等。
“第三，为领导解决意外麻烦，淘汰和过滤各类骚扰信息，分流无关紧要的事务。
“这些‘表层’工作是需要社会经验的，并且需要秘书细心观察和条理性分析能力。而‘里层’工作相比起这些服务类工作，就更需要个人能力和扎实的功底做基础了。这些‘里层’工作包括：
“第一，文件资料、工作计划、领导讲稿的起草和准备，观点上不能相互冲突，思维不能自相矛盾。讲稿要以领导的语气出现时，必须注意保持领导说话和做事风格的独特性、一致性以及连续性。
“第二，在领导向下属布置完工作任务之后，主动跟踪各项工作的进度并及时反馈；收集、汇总政策性反馈意见，甄别提炼有价值的信息，为领导进一步决策提供依据。在处理日常文件资料时，按照先急后缓的顺序排列相关文件供领导审阅；对于长篇大论的报告、总结，提炼出重点要点，并向领导建议处理方案。
“第三，疏通个人信息渠道，注重横向联系，为领导掌握下属的动向提供支持。特别是面对突发事件，及时收集、提供信息，为领导提供参谋意见。一旦领导作出决定，便不折不扣地传达领导的指令。
“第四，为领导分析高层人士的意图和动向，并提出相关建议。特殊时候，领导受到问责时，在自己可承担的范围内，还要代领导受过。一般性的尴尬问题秘书要主动承担下来，在大局上创造一种是自己不小心而为、与领导绝无关系的表象。
“第五，宣传和树立领导的正面形象，时而写文章以领导名义发表，自己甘当幕后笔吏，默默无闻地奉献才华；时而还要私下为领导捉刀代书题名题词，以领导的名义公之于众。
“总之，秘书工作特别需要条理性。要避免领导顾此失彼，首先秘书就不能顾此失彼。秘书工作，做好了就是领导的管家，做不好就是一名杂工、一名消防队员。”
理出了一个头绪，小女孩心中有数了，她不由得感慨：“仅仅只看工作职责，那些条条款款实在太抽象、太模糊了。这样一细分，我终于明白自己应该做什么了。”
