挂一面镜子，提醒工作人员随时整理自己的头发、衣饰，以保持整洁优雅的仪表和风度。
接待办公室除了安放一般办公家具、文具用品之外，还应有存放各种档案资料的柜子，用以存放员工生日、籍贯、工资、家庭情况的档案、公司股东、客户来信和其他档案等。
★了解客人的情况
不论客人是主动来访还是接受本单位的邀请，都应了解来访的目的、要求，会谈的内容、参观的项目、来访路线、交通工具、抵达和离开的具体时间，来宾的人数、姓名、性别、职务，来宾的生活习惯、个人爱好、饮食禁忌等。
★确定接待规格
接待规格的高低表现在安排活动的多少、场面规模的大小、招待的档次、迎送陪同人员职务的高低等方面。这要根据来宾的情况和本学位的情况来确定相应的规格。
★安排访问日期
安排访问日期包括迎送、宴请、会见、会谈、晚会、参观、交通工具、下榻宾馆等项目。日程的安排应考虑对方的愿望、风俗习惯、宗教信仰，日程力求详细、具体，确定后，应译成来宾使用的文字，打印好，供双方使用。
★相关文书的准备工作
当贵宾或顾客来临前，应先将各种相关资料配备妥当，如公司的宣传简介、餐厅的菜单、商店销售的商品及使用说明等。若为房地产及中介公司，则应先把所有与房屋有关的信息资料及介绍资料整理齐全，不可在客人已经来了才慌慌张张地找寻，这样会给人一种不专业的感觉，并认为你缺乏对客人的尊重。所以，必须备有充分的介绍本公司机构、历史、宗旨、服务项目等资料的宣传品，以便随时赠送给客人。
温馨提醒：
接待前的其他准备工作
香烟、烟灰缸、打火机这三项是一体的，准备时缺一不可，香烟可多备几种牌子的，以供来宾不确定时的需求。烟灰缸则要清理干净，不要让客人看见上次用过的烟头仍摆在里面。打火机也须时常检查燃料是否够用。如果是在禁言的场所则不必准备。
此外，还要事先与有关交通部门联系好，核实客人的班机或车船班次的抵达时间，安排好迎送车辆，定顿好客人下榻的客房及膳食。如对所接宾客不熟悉，又无我方陪同人员同机（船、车）到达，则要准备好接站牌，并且要提前抵达迎接地，对身份比较高的外宾应难备好鲜花。
§§§第四节 像对待贵宾一样
——商务接待礼仪
你教给人们对待你的方式。
——威恩·迪尔
广交朋友、礼貌待客一直是中华民族的传统美德。随着社会的进步，在人际交往中，人们接待行为的一些规范准则，也不断丰富、发展和变化，而在经济发展的今天，商务接待礼仪不论在现代社交还是在商务活动中起作用都不可忽视。
★接待礼仪
在接待客人时，可能需要经过公司的不同场所，这就需要接待服务人员注意以下几点关键之处：
1．电梯
如果需要乘坐电梯，必须引导客人上、下电梯。电梯到时，如果只有一个客人，可以以手压住电梯门，让客人先进，如果人数很多则应该先进电梯，按住开关再招呼客人上电梯。出电梯时刚好相反，按住开关客人先出电梯，自己才走出电梯。如果上司在电梯内，则应让上司先出，自己最后再出电梯。
2．走廊
在过走廊时，应该让客人走在走廊中间，在距离客人两、三步的地方，在转弯时要先提醒客人：“请往这边走。”
3．楼梯
先告诉客人去哪一层楼，上楼时让客人走在前面，这是为了保证客人的安全，也是让自己不能比站得高，以显示自己的谦逊。
如果前来的客人人数很多，应留意现场的秩序的维持，也就是秉持“先到先受理”的原则。对已经轮到的客人应有礼貌地招呼，说出：“下一位，请。”如果你能有秩序地应对，客人也就不会做无理的举动。
★待客之道
对来访客人，无论职位高低、是否熟悉，都应一视同仁，热情相迎，亲切招呼。如接待现场有家人、亲朋好友或同事，也应一一给予介绍，以表现出友好的气氛。如果客人突然造访，也要尽快整理一下房间、办公室或书桌，并对客人表示歉意。
客人到达，如果是长者、上级或平辈，应请其坐上座，主人坐在一旁陪同；如果是晚辈或下属，则请随便坐，但都应委派家人或下属送茶。茶水要浓度适中、量度适宜，一般要求在六七成杯较适宜，所谓“满酒浅茶”。端茶时，应用双手，一手握杯柄，一手托底。不可用手指捏住杯口，这样既显得不卫生，也不礼貌。
交谈中，应不时地为客人续茶。如果备有糖果，主人可亲自为客人削剥果皮纸壳，但一定要注意卫生。用点心和糖果时，主人既不可低头只顾自己吃，也不可只让客人吃而自己不吃，使得客人不好意思，这样都是失礼的。如果客人到达时正好是吃饭时间，应该请客人用餐或留餐。如果客人远道而来，则尽力安排住宿。环境对人的情绪和精神状态影响甚大，因此，与客人交谈时，应该注意调节环境的温度、湿度和净度。
★接待中的注意事项
1．与客人交谈时不要有意无意地总看表，这样很容易被对方误解为下逐客令；
2．与多人交谈时，要照顾到在场所有的人，不能只与一、两个人谈；
3．有要事需与某个人说话，应等别人正在说的话说完，不宜随便打断别人；
4．发现有人想与自己说话，应主动询问，并表示愿意交谈；
5．谈话中如遇有急事需暂时离开，应当向对方表示歉意；
6．谈话内容一般不应涉及疾病，死亡等不愉快的事情。
温馨提醒：
※忌讳接待失礼
如有客来访，主人蓬头垢面或室内不整；
客人进门，仍“我行我素”；
不把客人介绍给家里人或在场者；
与客人交谈时，家里人或者在场者仍旁若无人，人为地制造嘈杂的环境；
交谈时心不在焉，东张西望；
客人多时，对客人不一视同仁；
把客人携带的礼品当场打开、乱翻乱弄。
※忌讳讨厌客人
不速之客来访总是有目的的，或者是探讨问题，或者是交换信息，或者是希望得到帮助，解决困难。为此，主人不能讨厌不速之客，多给不速之客以体谅，热情招待，并了解其来意，尽力满足其要求。
※忌讳下逐客令
主人不能根据自己的好恶而下逐客令，而应该采取一些合乎礼貌的做法，要热情不失礼节。此外，应该站在客人的角度多考虑问题，耐心听取对方的谈话内容，认真地分析其间的合理性，对于自己能办到的事情，应尽力而为，热情主动，要婉转不失身份。
§§§第五节 合“礼”送客
——商务送客礼仪
以希望别人怎样待我之心去对待别人。
——成功学大师美国戴尔·卡耐基
在人际交往中，好的开场似一束鲜花带给人愉快的心情，精彩的告别如芬芳的美酒令人回味。客人走时，我们要婉言相留，这是情谊流连的自然显示，并非俗套与多余。可是，如果我们迎宾热情送客却很冷淡，也会给客人留下不良印象。所以，在商务往来中，注意商务礼仪也很重要。
★送客礼仪
在和客人交谈的时候，如果想要结束交谈，可将胳膊肘抬起来或是双手支在椅子扶手上，这是是一种要结束交谈的身体语言。
在送客时，要走在客人的后面，在客人走时可挥手致意，道以“欢迎再来！”如果是远客或年纪大的客人，如有需要（如路不熟、走路不方便等），应送到车站或码头，客人上车、上船开动后再返回；如果是送客到机场，要等客人通过安全检查后再返回。
客人来访通常会带有礼品，主人应表示谢意，如：“让您破费了，真不好意思！”等，绝对不能漠视，或显出“理所当然”、“受之无愧”的样子。遵循“礼尚往来”的原则。
在客人要走时，应暗中帮助他们检查一下，该带的东西是否都已带走；还有没有其它需要商谈、讨论的问题等等。
送走远程的客人时，要为客人出行提供方便，如了解客人需要的返程的车票、船票或机票情况，尽可能为之设法预购或提供购买方便，如果自己实在无力解决，也要尽早通知客人，免得使客人措手不及。如有可能替客人代购车票、船票和机票，则应问清车次、航次、航班，以及抵达时间等，并问清楚客人有哪些具体要求。
当客人带有较多或较重的物品，送客时应帮客人代提重物。与客人在门口、电梯口或汽车旁告别时，要与客人握手，目送客人上车或离开，要以恭敬真诚的态度，笑容可掬地送客，不要急于返回，应鞠躬挥手致意，待客人移出视线后，才可结束告别仪式。
温馨提醒：
各国送客礼的乐趣
※送鞋礼
尼泊尔山区民族在告别时客人，要送上一双尼泊尔鞋。男客为黑色，女客为红色，意为祝客人归途顺利，前途无量。
※抹泥礼
新几内亚人在送别客人时会高声尖叫，还把道路上的泥土往客人身上抹，此举表示土地代表我的心，对你真心诚意。
※收伞礼
泰国北部农村的一些少数民族地区，客人来时有撑伞欢迎的习俗。若主人把伞收拢存放，则暗示主人要送客。
※白色礼
匈牙利人很好客，不管你带不带礼物到主人家，送客时他们都要送一份白色的礼物，表示祝你一切顺利的意思。
