依据管理制度，稽核专员在某天对采购运作情况的日常稽核中发现了两个问题：一是某订单合同有超供的情况，但仓库却全单照收；二是某低值易耗品的订单和申购单的时间颠倒，明显是订单在前，申购单在后。责任者包括仓库管理员、采购员、物料控制员，稽核专员根据稽核结果提出了对相关责任人的处罚意见，并由采购部负责执行。
该企业的采购稽核管理制度，为进行采购稽核提供了依据和标准。实践表明，有了稽核制度，稽核人员就可以采取有针对性的措施，及时发现问题，纠正偏差。
二、执行氛围
采购稽核需要有执行氛围：首先是达成共识，其次是树立权威。
１达成共识。要大力宣传采购稽核的意义，让采购部门和相关人员明白采购稽核的重要性所在，通过相应的激励与处罚加大采购稽核的影响力，让采购人员把对执行制度、规范操作的认同上升为自觉的行动。
２树立权威。要着力提高采购稽核的权威，通过明确稽核人员的地位、支持稽核人员的工作、提升稽核人员的能力、扩大稽核人员的权限、落实稽核人员的建议等方法，加强采购稽核的执行力度，彰显采购稽核的执行效果。
三、专业队伍
采购稽核需要有专业队伍，包括稽核经理和稽核专员。
１核经理。主要的工作是稽核管理，比如编制计划、提出方案、确定流程、落实结果、培训员工等。需要较强的法律意识、专业知识、管理经验，需要熟悉法律规章、了解采购业务、拥有财务知识、具备产品知识、掌握稽核手段，而所有这些都体现了稽核工作的专业性要求，不懂这些就难以胜任稽核经理的工作。
２稽核专员。主要的工作是稽核实施，比如完成分管稽核任务、撰写稽核报告、提出处理意见等。需要较强的执行能力、一定的分析能力、较好的写作能力。从专业性角度讲，需要了解采购流程、清楚企业规章、熟悉稽核对象、掌握工作方法。如果对这些一无所知，就不可能完成相应的稽核任务。
以下是三则采购稽核经理和稽核专员的招聘广告：
１某集团公司招聘采购稽核经理，要求具有５年以上模具制造行业的采购管理经验，具有一定的机械知识，熟悉模胚、钢材、刀具等产品，掌握审计方法，品德优良、忠实可靠、责任心强，有较高的政策水平。
２某科技公司招聘采购稽核专员，要求是熟悉显示器、ＴＶ、笔记本生产需采购的产品原件、工程材料及设备，具备市场、信息的收集和分析能力，具有一定的沟通和协调能力，有良好的职业道德及维护企业利益的意识，２年以上内部控制或审计相关工作经验，熟悉采购流程，工作耐心细致，善于发现及分析问题，具有一定报告撰写能力。
３某电气公司招聘采购稽核专员，要求是电气类专业本科以上学历，有１年以上的同岗工作经历，熟悉采购管理和操作流程，有一定的分析和预测能力，熟练运用办公软件。
三则广告招聘三种不同层次的稽核人员，提出了不同的任职要求。有的要求比较全面，有的要求相对具体，但都突出了专业性的要求：需要懂产品，比如机械、电子、电气；需要知采购，比如有采购管理经验、熟悉采购流程；需要有技能，比如有较高的政策水平、有沟通协调能力、有分析预测能力、有一定的报告撰写能力、能熟练运用办公软件等。招聘广告中没有提到法律规章也可以理解，因为各企业的规章有所不同，完全可以在任职后通过学习掌握。重要的是必须清楚，掌握相关法律规章是对采购稽核人员最基本的专业性要求之一，不懂相关的法律和规章，采购稽核也就失去了实施的基础。
(第三节) 采购稽核的手段
采购稽核是一项比较复杂的工作，会面临许多困难，既有来自内部的阻力，也有来自外部的压力。做好采购稽核，需要运用有效的手段。那有效的手段又是什么？从大的角度讲，有稽核手段、采购手段、运作手段；从小的招数看，有三“公”、三“统”、七“分”。
一、稽核三“公”
稽核要做到三“公”，也就是业务公开、方法公平、处理公正。
业务公开，就是要把稽核的制度、目标、范围、内容、程序、结果公布于众，让采购人员清楚为什么要稽核、稽核什么、怎样稽核、有何结果、如何处理。
方法公平，就是要以严谨的作风、科学的态度、客观的角度展开工作，确保稽核的结果有真凭实据，不捕风捉影。
处理公正，就是要根据查出问题情节的轻重和影响的大小做出恰当的处置：严重违法的要移交司法机关；严重违纪、影响较大的要按照公司的有关制度进行处罚，或开除、或调岗、或降级；情节较轻、影响较小的要进行批评教育。
二、采购三“统”
采购要做到三“统”，也就是统一管理、统一验收、统一结算。
统一管理，就是要按照企业的采购战略，对采购业务进行统一管理，根据需要确定采购的架构、流程、模式，制定相应的制度和规范，进行合理的业务分工，以保证采购活动的秩序和效率。
统一验收，就是要制定统一的验收标准和程序，确保采购、生产、销售、技术、财务部门在验收过程中各司其职，相互配合、相互监督，以堵塞验收环节可能出现的漏洞。
统一结算，就是要由财务部门统管结算事宜，货款的预付和结算都要经过核实、验对、审批三道关，做到合同相符、发票无误、入库真实、凭证齐全、手续完整，以减少不必要的经济损失。
三、运作七“分”
运作要做到七“分”，领导分管、权限分级、职能分离、责任分解、信息分享、操作分段、方法分类。
领导分管，就是公司和部门两级稽核工作要分别由总经理和采购总监统管，公司采购稽核部门由总经理直接管辖，对总经理负责；采购部门的
稽核小组由采购总监直接管辖，对采购总监负责。
权限分级，就是要根据采购的批量和金额确定审批权限，要有明文规定，比如金额低于多少的由采购经理审批，金额在多少范围之间的由采购总监审批，金额超过多少的必须由总经理审批，但所有申请在报批前都要经过稽核部门的预审。
职能分离，就是要把有关联性的职能分开，比如申请、批准、采购的职能要分离，采购、验收、使用、记录的职能要分离，审核、记账、付款的职能要分离，检查和执行的职能要分离。
责任分解，就是要通过岗位责任制和问责制来划分相关部门和人员的职责，落实岗位之间的相互制约，做到“谁主管谁负责，谁影响谁负责”。信息分享，就是要建立信息管理体制，利用各种渠道收集、汇总、分析市场、供应商、价格、技术等信息，并实现相关资源在采购系统内部的共享。
操作分段，就是要针对采购的不同环节进行分阶段稽核，比如前面提到的计划、寻源、实施、验收、结算、评估环节，以抓住重点、提高效率。
方法分类，就是要根据稽核对象的不同特点采取相应的对策，比如对采购合同进行事前稽核，对采购价格进行专项稽核，对库存情况进行抽查稽核，对实施过程进行跟踪稽核，对重大问题进行特案稽核等。
福建三钢集团从１９９７年起为采购监控管理逐渐建立了六大保障体系。第一是组织保障体系，包括四项举措：供销分离，设置专业供应公司；加强内控，成立内部监管科室；统一管理，组建集团稽查部门；集中优势，配备得力专业人员。第二是思想保障体系，有三项活动：以反腐败为中心的教育活动；以阳光交易为理念的宣传活动；以反面典型为教材的警示活动。第三是制度保障体系，重在四个方面：
规范职责权限的职责制度；监控大额采购的管理制度；保证实施的监督检查制度；优化队伍的竞争淘汰制度。第四是合约保障体系，要求三个完善：通过成分界定完善质量条款；通过按质论价完善价格条款；通过责任追究完善赔偿条款。第五是质量保障体系，从两方面入手：确定原材料、燃料进厂复样复检流程；明确生铁、合金抽检方法。第六是计量保障体系，采取内外兼管：进厂前根据不同特点制定不同的计量方法；进厂后对必经之地进行全天候监控。
福建三钢集团这六大保障体系所取得的成效主要体现在两个方面：首先是企业得到发展，产量、利润快速增长，对外形象大幅提升，内部凝聚力明显增强；其次采购成本得到控制，采购行为不断规范，阳光交易全面落实，经济效益逐年攀升。这些成效可以通过以下数据表明：１０年间产量由８０万吨增长到３００万吨，利润由１８１万元上升为３４亿元，节约的采购成本超过４２亿元，挽回的直接经济损失近２００万元，获得的荣誉称号包括“全国产品质量和服务质量双十佳企业”、“全国五一劳动奖状”、“全国思想政治工作优秀企业”、“全国厂务公开先进企业”、“全国文明单位”、“守合同、重信用企业”、“纳税百强企业”、“企业形象３００佳”等。
福建三钢集团的采购监控管理的六大保障体系，是采购稽核的全方位展现，有重点、有条件、有手段，应该成为采购总监进行稽核管理的经典教材，值得学习、思考和借鉴。
采购稽核的成功，除了要明确重点、创造条件、运用手段外，还要关注一些稽核人员自身的问题，比如是否有充分的准备、是否有清晰的目标、是否操作正确。事实上，许多采购稽核工作没能达成预期的效果，在很大程度上就是因为准备不充分、目标不清晰、操作不正确等问题所致。
比如，由于对稽核的流程不熟悉，对稽核可能产生的影响估计不足，当问题出现时就有可能束手无策；又比如，对稽核要到达到什么效果、做到什么程度、需要在什么时候完成都没有底，又怎么能够做好稽核工作？再比如，从哪里入手、用怎样的顺序、采用什么方法，如果选择不当，都会对稽核的进程和结果造成影响，有可能事倍功半，也有可能无功而返。
解决这些问题的根本出路在于稽核专业人员的聘用标准和能力培养。
采购总监要想在采购稽核方面取得成效，必须在稽核人员的聘用和培养上把好关。首先要制定稽核人员的聘用标准，法律意识、专业知识、管理经验应缺一不可。其次要注重稽核人员的能力培养，熟悉法规、掌握方法、循序操作是基本方向。只有双管齐下，才能为稽核管理的成功提供必要的人才保障。
